高校外事管理內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)檔案工作研究

陳亮 王芳

摘 要：隨著國內(nèi)高校開放辦學(xué)理念的形成以及國際化辦學(xué)層次水平的提升，國內(nèi)外高校間聯(lián)絡(luò)互通、人員往來、學(xué)術(shù)科研交流日益增多。與此同時(shí)，部分高校的外事管理部門設(shè)立了專項(xiàng)承擔(dān)管理學(xué)校與某一國家或地區(qū)開展外事工作的內(nèi)部機(jī)構(gòu)以提高工作效率。筆者分析高校外事管理內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)檔案管理的內(nèi)容，探討該類內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)檔案管理工作的特點(diǎn)并提出工作建議。

關(guān)鍵詞：高校;外事;內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu);檔案;管理

中圖分類號(hào)：G272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-5079 （2020） 18-0-02

隨著我國對(duì)外開放水平的快速提升，高校國際合作交流業(yè)務(wù)日漸增多，涉外管理工作總量隨之增加。在高校機(jī)構(gòu)改革的背景下，高校外事工作管理機(jī)構(gòu)和模式也面臨新的調(diào)整。為更有效、更符合學(xué)校外事管理工作的實(shí)際需要，許多高校在外事管理部門主導(dǎo)下設(shè)置了專項(xiàng)外事工作管理機(jī)構(gòu)，大多承擔(dān)面向某一國家或地區(qū)的外事管理事務(wù)，如中德事務(wù)中心、中非事務(wù)中心等，業(yè)務(wù)涉及教育、學(xué)術(shù)、科研及文化交流合作管理，推進(jìn)了實(shí)現(xiàn)高效化、系統(tǒng)化、深入化外事專項(xiàng)管理水平。該類內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的檔案管理內(nèi)容及特點(diǎn)均具有一定的特殊性。

一、高校外事管理內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)檔案管理的內(nèi)容

高校外事檔案具體是指國內(nèi)高校與國外高等院校、國際組織、國外學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)或個(gè)人間涉及交流互訪、聯(lián)合辦學(xué)、科研合作、人員往來等外事活動(dòng)中形成的文字、影像、音頻、視頻等具有歸檔價(jià)值的文件資料。外事檔案是高校檔案管理工作的重要組成部分，根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》，隸屬于外事檔案范疇內(nèi)WS11類別。具體分類包含外事綜合檔案、教師及學(xué)生因公出國業(yè)務(wù)檔案、外籍專家工作檔案、國際會(huì)議工作檔案、來華留學(xué)生檔案、中外合作辦學(xué)工作檔案等諸多方面內(nèi)容。

該類機(jī)構(gòu)所涉及的外事檔案管理內(nèi)容一般包含所承擔(dān)的多方面管理業(yè)務(wù)內(nèi)容。一般主要包含綜合業(yè)務(wù)檔案、教師及學(xué)生因公出國業(yè)務(wù)檔案及來華留學(xué)生檔案。綜合業(yè)務(wù)檔案主要包含內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)開展國別或區(qū)域外事工作所涉及的相關(guān)規(guī)章制度文件、工作計(jì)劃總結(jié)、工作數(shù)據(jù)報(bào)表、日常管理中的工作記錄以及外事工作會(huì)議材料等。因公出國檔案包括通過內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)所派出的高校教職員工及學(xué)生因公出訪國外高校或教育機(jī)構(gòu)、赴國外長短期訪問交流學(xué)習(xí)、參與國際學(xué)術(shù)會(huì)議、開展國際教學(xué)科研學(xué)術(shù)交流等相關(guān)活動(dòng)中形成的出國前審批、回國后管理等審批流程單、報(bào)表、日程安排、審核表、批復(fù)說明、公示報(bào)告等過程文件。來華留學(xué)生檔案主要包括內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)所對(duì)應(yīng)管理國別或地區(qū)留學(xué)生來校學(xué)習(xí)過程中形成的包括身份證明、各類申請(qǐng)表格證明類資料、錄取類文件、注冊文件以及畢結(jié)業(yè)證書證明類等文件在內(nèi)的具有參考價(jià)值的紙質(zhì)及多媒體影音資料。

二、高校外事管理內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)檔案管理的特點(diǎn)

一是管理范疇寬。有別于高校外事管理部門的某一科室單純負(fù)責(zé)某一類外事檔案具體的收整管理工作，特定外事國別或區(qū)域內(nèi)設(shè)管理機(jī)構(gòu)由于承擔(dān)綜合外事、因公教師及學(xué)生派出、來華留學(xué)接待等多種類工作業(yè)務(wù)內(nèi)容，其所對(duì)應(yīng)的檔案管理范疇也相應(yīng)寬泛，種類涉及多類外事管理檔案的細(xì)分類別，是外事類檔案的管理縮影。二是管理綜合要求強(qiáng)。高校的外事內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)檔案工作綜合了多種類型細(xì)分檔案種類，除要求具體操作人員具備檔案收整方面的基本技能，學(xué)習(xí)檔案學(xué)的基本知識(shí)之外還需具備較強(qiáng)的外事多類型檔案綜合收整操作能力，熟悉不同類別檔案的收整要求、流程與方法技巧。三是管理專業(yè)性強(qiáng)。特定國別及區(qū)域的檔案來源具體指向性要求工作人員具備相應(yīng)的國別或區(qū)域所使用的通用語言能力以及相關(guān)外事文化知識(shí)，以便與源檔案外方提供對(duì)象開展交流并收整、識(shí)別、篩選及整理收集相關(guān)基礎(chǔ)性外文文件資料。四是管理嚴(yán)謹(jǐn)度高。該類檔案管理具備外事檔案管理對(duì)于外事檔案收整工作的一般性要求。要求檔案管理工作人員具備外事工作所要求的敏銳性與辨識(shí)力，具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，形成精細(xì)的工作習(xí)慣，能夠妥善、安全地完成文件歸檔工作，確保收整的實(shí)效性與完整性。同時(shí)通過收整的過程控制，確保歸檔的安全性與保密性。

三、高校外事管理內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)檔案管理工作建議

針對(duì)高校外事管理內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)檔案的特點(diǎn)，對(duì)于該類檔案管理工作提出如下建議：

（1） 梳理工作流程與機(jī)制，將外事管理內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)檔案管理工作納入學(xué)校檔案管理及外事檔案管理制度體系之中。學(xué)校層面上應(yīng)完善總體外事檔案管理工作協(xié)調(diào)體系。將外事檔案工作納入全校外事工作內(nèi)容之中。將檔案管理部門作為成員之一納入全校外事工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的同時(shí)將外事管理部門作為成員之一納入全校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，以實(shí)現(xiàn)外事檔案管理工作的統(tǒng)籌與落實(shí)。形成檔案管理部門牽頭，外事管理部門具體管理，職能部門評(píng)價(jià)的工作協(xié)調(diào)體系。同時(shí)部門層面上應(yīng)明確外事管理部門內(nèi)部外事檔案管理工作的具體責(zé)任人與具體工作人員，理順工作方案。內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的相關(guān)責(zé)任人和具體工作人員均應(yīng)納入部門外事檔案管理工作小組之中。部門應(yīng)整理本校外事檔案工作指南與分工細(xì)則，明確部門總體及內(nèi)設(shè)部門的外事檔案的歸檔范圍內(nèi)容和時(shí)效要求。建立本部門檔案管理工作考評(píng)方法，對(duì)于內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)相關(guān)工作定期檢驗(yàn)與考評(píng)，確保該機(jī)構(gòu)相關(guān)檔案收整符合部門整體檔案管理工作要求。

（2） 加強(qiáng)該類檔案收整工作人員的選拔及培訓(xùn)。多數(shù)設(shè)置外事管理內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的高校通常采用兩塊招牌，一套人馬開展工作。即內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人通常由外事管理部門領(lǐng)導(dǎo)兼任，工作人員通常由外事管理部門的工作人員兼任。這就造成了現(xiàn)有的工作人員可能之前不負(fù)責(zé)或是僅負(fù)責(zé)某一類外事檔案的收整工作，對(duì)于多類型外事檔案的收整工作缺乏相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)與技能。同時(shí)由于在選拔內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的工作人員的過程中對(duì)于特殊語種語言能力的明確要求，檔案管理技能要求往往被忽視。這種人員的選用方式最終影響到該類檔案收整過程中的規(guī)范性與時(shí)效性。學(xué)校可以在人員選拔過程中，適當(dāng)將檔案收整能力納入考量范疇。應(yīng)積極吸納掌握現(xiàn)代檔案管理技能并具備外事管理能力的優(yōu)秀人才充實(shí)到外事檔案管理團(tuán)隊(duì)之中?？梢圆扇〗M織檔案理論知識(shí)與技能集中培訓(xùn)、部門內(nèi)部業(yè)務(wù)研討、校外專題研修班學(xué)習(xí)等多種方式提升外事內(nèi)設(shè)部門檔案管理工作人員的相關(guān)知識(shí)與素養(yǎng)。以確保工作人員能夠勝任相關(guān)管理工作。同時(shí)可通過定向開展外事政策法規(guī)及外事知識(shí)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，強(qiáng)化相關(guān)工作人員的政治覺悟度與敏感性，提升管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)度與責(zé)任感。

四、結(jié)語

綜上所述，高校外事管理內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)檔案管理是高校整體外事檔案管理工作的重要組成部分。該項(xiàng)工作在具備外事檔案一般性管理內(nèi)容與特性的基礎(chǔ)上有著自身的特殊性。高校尤其是外事管理部門應(yīng)重視該類檔案的管理工作。從管理機(jī)制及人力資源方面積極開展工作，提升管理水平，為推進(jìn)高校外事管理提供參考與依據(jù)，進(jìn)而提升高校的國際化辦學(xué)能力與水平。

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其他作者簡介：

王芳，女，漢族，山東濱州人，碩士，館員。研究方向：檔案管理。