如何采取有效舉措提升檔案服務(wù)水平

秦軍艷

摘 要：在新時(shí)代的稠密人口和強(qiáng)流動(dòng)性背景下，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提升為人民服務(wù)的檔案工作水平，充分發(fā)揮人員檔案在統(tǒng)籌分析全縣人力資源管理中的重要作用，這也是當(dāng)下縣檔案局的檔案管理工作的核心。本文就縣檔案局人事檔案的服務(wù)內(nèi)容和當(dāng)前問題展開分析，對提升檔案局人員檔案服務(wù)水平的方法做出了多方面的探討。

關(guān)鍵詞：檔案局;檔案;保管;查借閱;接收

中圖分類號：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 18-00-02

縣人事檔案是管理縣內(nèi)人員流通、工作的基礎(chǔ)，為以畢業(yè)生為代表的廣大群眾的工作、離職和調(diào)任提供了國家的政治依據(jù)。而一般縣內(nèi)人員需要檔案資料來完成房產(chǎn)交易、購買社保、核對工齡、退役軍人信息采集、職務(wù)職級調(diào)整、身份證明等方面的應(yīng)用，由檔案局保管的人員檔案提供原始佐證材料，充分發(fā)揮了檔案在服務(wù)中心、服務(wù)民生等方面不可替代的憑證作用。

一、縣檔案局人事檔案的服務(wù)內(nèi)容

檔案服務(wù)是各個(gè)檔案局做好檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和基本要求，也是評價(jià)和提升檔案管理工作質(zhì)量的主要標(biāo)準(zhǔn)之一，下面，筆者分析了我縣檔案局的檔案服務(wù)內(nèi)容[1]。

（一）對人員檔案的接收、收集服務(wù)

這部分主要是在相應(yīng)的規(guī)范化要求下，通過規(guī)定的接受制度和征集辦法，將分散或需要轉(zhuǎn)接的其他機(jī)關(guān)、地方、單位的檔案，接收、收集至本縣檔案局的檔案館之中，完成規(guī)定的檔案管理工作，例如檢查檔案內(nèi)容，若有缺漏錯(cuò)誤需通知對應(yīng)人做好完善改進(jìn)。對縣人員檔案的接受和收集工作，能否精準(zhǔn)、細(xì)致、及時(shí)、全面地完成規(guī)范化管理工作，這是評價(jià)縣檔案局工作作用和效果的重要指標(biāo)，而這部分工作既影響著人民群眾的檔案安全性和綜合管理，也影響著干部的培養(yǎng)、考核和提拔任用等方面[2]。

（二）人員檔案的保管服務(wù)

檔案保管的主要內(nèi)容是對接收、收集的檔案做妥善安置，確保其準(zhǔn)確性、完整性和保密性。這部分工作與縣內(nèi)人員和干部的切身利益都有緊密聯(lián)系，關(guān)系到他們的身份認(rèn)定和調(diào)職任用，與能否繼續(xù)為社會(huì)提供所需服務(wù)具有直接作用。

人員檔案的保管工作主要包括檔案的庫房集中保管、登記編號，主要是需要保持檔案存放環(huán)境衛(wèi)生整潔，塑造適宜的儲(chǔ)存溫度和濕度，減少和防范干擾檔案保管的因素和問題的發(fā)生，保障檔案的存儲(chǔ)安全性。

（三）人員檔案的查借閱服務(wù)

一般來說，縣檔案局的查借閱服務(wù)是由具備相應(yīng)查借閱檔案資格的團(tuán)體或個(gè)人，在有相應(yīng)的正當(dāng)理由的時(shí)候，對檔案局提出檔案查閱或借閱申請，申請通過后約時(shí)間前往檔案局所在地，由檔案局提供其所申請的檔案，給申請者做查閱、借閱或拷貝復(fù)制等用途。人員檔案之中有記載該人員的核心信息的文件資料，例如出生成長情況、政治發(fā)展情況、學(xué)習(xí)就業(yè)情況等信息，具有唯一性和真實(shí)性，其中的內(nèi)容對個(gè)人的發(fā)展來說，有長期保存的歷史性價(jià)值。而查借閱服務(wù)所設(shè)置的層層門檻和標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)操作方式，正是為了加強(qiáng)檔案局作為檔案這一重要文件的保存機(jī)構(gòu)，在個(gè)人或機(jī)構(gòu)需要檔案文件證明和審查的時(shí)候，管理檔案的人員能夠及時(shí)地提供相應(yīng)的檔案信息，并且注意提供時(shí)和提供后的檔案信息和檔案保存的真實(shí)性、安全性和有效性[3]。

二、檔案局人員檔案服務(wù)中的問題

新時(shí)代，人員流動(dòng)性增加，工作和所在地的變動(dòng)性加大，而且各干部人事制度改革和調(diào)動(dòng)頻發(fā)，這些都給檔案局的人員檔案管理工作帶來了更高的要求和問題。盡管在黨和國家的制度政策的規(guī)范下，檔案管理工作已充分利用科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鞣绞絹韴?zhí)行管理檔案的工作內(nèi)容，但仍存在一些問題有待發(fā)展和改進(jìn)。

（一）未嚴(yán)格把關(guān)檔案材料的接收、收集工作

理論上，應(yīng)當(dāng)對檔案材料的接收、收集工作做好嚴(yán)格的把關(guān)審核，但是，一方面，人員檔案涉及眾多方面的材料文件，涵蓋文件的時(shí)間跨度大;另一方面，在人員檔案在多地流轉(zhuǎn)的過程中，往往經(jīng)過多位檔案管理人員的操作和管理，為考據(jù)其中文件情況和真實(shí)性、準(zhǔn)確性等方面帶來了挑戰(zhàn)。在筆者的縣檔案局工作實(shí)踐中，在接收、收集人員檔案材料時(shí)，檢查其中的內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)一些缺漏文件難以追溯的情況，例如干部檔案中時(shí)間節(jié)點(diǎn)、前后填寫對不上，有多處涂改或文件有缺損等情況。甚至檔案中記錄的人員出生日期或參加工作時(shí)間的文件混亂，大大干擾了國家核定國民的退休時(shí)間或計(jì)算工齡等事項(xiàng)[4]。

（二）對人員檔案的保管服務(wù)工作不到位

人員的檔案材料多為紙質(zhì)文件，其對儲(chǔ)存環(huán)境的溫度和濕度要求都比較高，而且長年累月儲(chǔ)存的紙質(zhì)文件還會(huì)受到蟲蛀、腐蝕、失火等災(zāi)害性因素的影響，若對這些保管人員檔案所要防范的問題沒有清楚的認(rèn)識和堅(jiān)持努力的態(tài)度，就可能導(dǎo)致管理人員對人員檔案的保管服務(wù)工作不到位。在筆者工作的檔案局，就曾有檔案管理者在保管檔案的過程中，未對溫濕度做好防范，使得一些放置位置靠近地面的檔案受到強(qiáng)潮氣影響，出現(xiàn)了霉點(diǎn)，使得檔案保管工作未能取得較好效果。

（三）低效率且有安全隱患的檔案查借閱工作

一般來說，各檔案局的人員檔案量總體是在逐年增加的，這就給在有檔案查借閱要求時(shí)翻找人員檔案帶來了很大的工作量，造成低效率;而檔案查借閱的個(gè)人和單位也偶爾有不規(guī)范操作的情況，例如借機(jī)涂改、失誤損毀等現(xiàn)象，從而影響了人員檔案的完整性和準(zhǔn)確性，帶來了較大的安全隱患。筆者就曾見過有個(gè)人借查借閱的機(jī)會(huì)對所借閱的檔案做了不規(guī)范的涂改，給檔案局的檔案管理工作帶來極大的干擾和挑戰(zhàn)。

三、提升檔案局人員檔案服務(wù)水平的方法

想要切實(shí)做好檔案服務(wù)工作，需要好好把握習(xí)近平新時(shí)代的中國特色社會(huì)主義，以其為指導(dǎo)，對現(xiàn)有的檔案管理問題做好精確的整改。注意對基礎(chǔ)檔案服務(wù)工作的落實(shí)，對檔案管理制度的改進(jìn)和完善，對檔案管理辦法的創(chuàng)新和提升，從優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍培養(yǎng)做起，從而更充分的發(fā)揮人員檔案管理在國家對人員的培養(yǎng)和統(tǒng)籌規(guī)劃中的作用。

（一）提升檔案局的人員檔案接收、收集服務(wù)水平

（1） 積極主動(dòng)的以多種方式接受、收集檔案。可以應(yīng)用定時(shí)、定向、跟蹤、補(bǔ)充等多種方式，完善人員檔案收集過程。例如在每年的高校畢業(yè)季的檔案收集高峰期，注意加強(qiáng)人手，從各高校定向接受檔案，及時(shí)檢查其中是否存在不實(shí)、遺漏等情況。而對縣干部人事檔案的收集，尤其是臨時(shí)的小規(guī)模變動(dòng)，例如干部進(jìn)修、晉升、評職稱等，需要安排專人與另一方做好對接工作，加強(qiáng)對檔案材料中變化的掌握，提升檔案接收、收集工作的準(zhǔn)確性和工作效率。

（2） 執(zhí)行嚴(yán)格的檔案材料接收、收集制度。檔案局的管理人員應(yīng)當(dāng)對需要接收、收集的每一份人員檔案都從內(nèi)容和形式這兩方面做嚴(yán)格的審核，若發(fā)生形式不符、內(nèi)容存疑、信息難以確認(rèn)等問題，需要與相關(guān)方進(jìn)行材料的再次復(fù)核，確保為人們提供真實(shí)、完備的人員檔案材料服務(wù)。

（二）提升檔案局的人員檔案保管服務(wù)的水平

做好對儲(chǔ)存溫濕度、蟲蟻等影響檔案保管安全性的因素的管理和防范，在計(jì)算機(jī)、電子信息技術(shù)和人工智能快速發(fā)展的當(dāng)下，還可以在檔案保管中融入新型科技的使用，加強(qiáng)保管服務(wù)的安全性和準(zhǔn)確性，也便于檔案局工作人員對所保管的檔案做整體保管。

可以從落實(shí)檔案局人員檔案的電子化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)做起，根據(jù)該檔案局的實(shí)際情況，設(shè)計(jì)檔案電子化建設(shè)的規(guī)劃，在其中明確劃定電子化的范圍和標(biāo)準(zhǔn)，并在后續(xù)按計(jì)劃、分批次的完成規(guī)劃的落實(shí)。積極運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對人員檔案的各方面情況做加工處理，提升信息利用的有效率。

（三）提升檔案局人員檔案的查借閱服務(wù)水平

（1） 積極利用網(wǎng)絡(luò)化的人員檔案管理方式。將一般民眾的檔案收錄信息，和對干部人事檔案的基礎(chǔ)信息做整理編目，將其上傳到檔案管理部門的專項(xiàng)網(wǎng)站上，給人們開通一定的公共查閱權(quán)限，供他們?nèi)粘Ｉ暾埐榻栝喎?wù)。而對一些檔案調(diào)動(dòng)及檔案材料變動(dòng)的情況，及時(shí)做好網(wǎng)絡(luò)信息同步、準(zhǔn)確的修正和更新，這樣網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方式，不僅能夠提升管理檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性要求，檔案局還能為需要檔案查借閱服務(wù)的單位和個(gè)人提供更好地服務(wù)，降低查檔成本、提升查檔效率，但有一定的技術(shù)和管理門檻。

（2） 防范查借閱服務(wù)中影響檔案安全性和保密性的隱患。對來檔案局查借閱檔案的情況，應(yīng)當(dāng)對其中的時(shí)間、地點(diǎn)、相關(guān)人員等做好清楚的記錄，并電子網(wǎng)絡(luò)備份。而檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)確定所申請的查借閱檔案的范圍，做好監(jiān)督管理工作，防止出現(xiàn)污損、丟失、泄密等情況，對人員檔案管理帶來不必要的麻煩。

在新時(shí)代的稠密人口和強(qiáng)流動(dòng)性背景下，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提升為人民服務(wù)的檔案工作水平，充分發(fā)揮人員檔案在統(tǒng)籌分析全縣人力資源管理中的重要作用，這也是當(dāng)下縣檔案局的檔案管理工作的核心。

參考文獻(xiàn)：

[1]張小玲.淺談干部檔案造假行為的防范[J].檔案，2015（05）：48-51.

[2]李雪云.高校干部人事檔案開發(fā)利用淺析[J].宿州學(xué)院學(xué)報(bào)，2015 （04）：321-325.

[3]任民.人事檔案公共服務(wù)模式探析[J].浙江檔案，2014（02）：254-255.

[4]王天泉.永恒的主題嶄新的課題——天津市檔案局局長榮華談檔案公共服務(wù)[J].中國檔案，2012（09）：411-413.