高校信息化資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計研究

葉軍偉

0 引言

資產(chǎn)從產(chǎn)生到消失都需要進(jìn)行監(jiān)管，對資產(chǎn)的重要指標(biāo)實時監(jiān)控預(yù)警，實現(xiàn)資產(chǎn)數(shù)據(jù)與預(yù)算和決算的信息共享和數(shù)據(jù)一致，必須要做到資產(chǎn)管理全面的信息化。對傳統(tǒng)的票據(jù)工作模式進(jìn)行突破，改善信息遲緩的系統(tǒng)設(shè)備，加強(qiáng)數(shù)據(jù)共享，解決傳統(tǒng)管理模式帶來的資產(chǎn)賬實不符，資產(chǎn)管理部門與財務(wù)部門賬賬不符，領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控不力，管理效能低下等問題。信息化時代對完善國有固定資產(chǎn)管理體制有著多方面的有利因素，除了在學(xué)校內(nèi)部對與資產(chǎn)管理工作進(jìn)行了目標(biāo)達(dá)成外，還有利于教育主管部門和財政主管部門實時監(jiān)管國有資產(chǎn)和收集統(tǒng)計資產(chǎn)數(shù)據(jù)。這樣能夠做到各級部門無縫對接，做到從上到下的信息一體化，為更大范圍和更高層級的科學(xué)決策提供數(shù)據(jù)支持。

1 需求分析

高校具有較高的自主權(quán)限，部門設(shè)置各不相同，但資產(chǎn)管理的流程及制度具有一定的相似性，一般都設(shè)置有專門的資產(chǎn)管理部門統(tǒng)一管理全校的資產(chǎn)并向上級主管部門上報本校的資產(chǎn)數(shù)據(jù)，財務(wù)部門管理全校的財務(wù)并向上級部門上報本校的財務(wù)報表。根據(jù)高校資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程的共性，可以將資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)分為：部門人員管理、資產(chǎn)入庫管理、資產(chǎn)數(shù)據(jù)變動、資產(chǎn)移交、計提折舊攤銷、資產(chǎn)處置、出租出借和生成資產(chǎn)報表等八個方面。

總的來說，根據(jù)高校資產(chǎn)管理工作的需要，資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)滿足以下需求：

（1）多級管理，一級為資產(chǎn)系統(tǒng)管理員，二級為資產(chǎn)管理部門、三級為財務(wù)管理部門、四級為各使用部門的資產(chǎn)管理人員、五級為普通用戶，各級用戶根據(jù)工作需要有不同的權(quán)限，在保證數(shù)據(jù)安全性的前提下，不同級別用戶能方便地完成資產(chǎn)管理操作。

（2）按照上級主管部門的要求提取資產(chǎn)卡片的數(shù)據(jù)，自動生成各種資產(chǎn)報表。

（3）多條件查詢功能、資產(chǎn)卡片數(shù)據(jù)批量修改、系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（如：人員、部門、存放地點等）和資產(chǎn)卡片數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、導(dǎo)出。

（4）保證系統(tǒng)的安全性。

（5）資產(chǎn)系統(tǒng)管理員能夠根據(jù)工作需要對系統(tǒng)功能模塊和人員權(quán)限進(jìn)行設(shè)置。

1.1 部門管理功能分析

部門人員管理主要包括部門信息、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、人員和存放地點幾個部分，系統(tǒng)的部門管理功能應(yīng)包括新建和刪除部門、查詢和修改部門信息、設(shè)置內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、設(shè)置人員信息、設(shè)置存放地點信息等五個部分。新建部門時由學(xué)校資產(chǎn)管理部門用戶輸入部門信息，系統(tǒng)生成一個的編號作為該部門的唯一標(biāo)識。在部門內(nèi)設(shè)置內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、人員和存放地點時，系統(tǒng)也需要生成編號作為唯一標(biāo)識。用戶可以根據(jù)名稱和編號查詢信息。修改或者刪除數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)都需要進(jìn)行校驗，比如資產(chǎn)卡片中使用了的部門和人員就不能刪除，部門名稱不能重復(fù)等，并能清晰簡潔地提示用戶。

1.2 資產(chǎn)入庫功能

高校的新增資產(chǎn)主要來源有采購、劃撥、捐贈等方式，凡是達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)的資產(chǎn)，不管是從何種渠道獲得都必須入庫。資產(chǎn)管理部門在資產(chǎn)系統(tǒng)中為每項新增資產(chǎn)建立一張資產(chǎn)卡片并將資產(chǎn)的名稱、資產(chǎn)分類、品牌型號、數(shù)量、取得日期、取得方式、管理使用部門、使用人、資產(chǎn)原值、存放地點、是否計提折舊、折舊年限、資產(chǎn)使用狀態(tài)等信息錄入到卡片中并提交財務(wù)部門。財務(wù)部門收到資產(chǎn)卡片后再進(jìn)行報賬，在對應(yīng)的資產(chǎn)卡片錄入財務(wù)入賬日期和會計憑證號，將資產(chǎn)卡片提交給資產(chǎn)管理部門。資產(chǎn)管理部門核對資產(chǎn)信息并入庫，系統(tǒng)對資產(chǎn)信息進(jìn)行完整性和一致性校驗，并根據(jù)資產(chǎn)分類和獲得日期生成唯一的資產(chǎn)編號，將資產(chǎn)狀態(tài)設(shè)置為已入庫。

1.3 資產(chǎn)報表功能

資產(chǎn)報表模塊能夠提取資產(chǎn)卡片的數(shù)據(jù)生成資產(chǎn)負(fù)債表、固定資產(chǎn)情況表、無形資產(chǎn)表、房屋車輛土地大型儀器設(shè)備情況表、折舊表、資產(chǎn)使用情況表、出租出借表、資產(chǎn)分類一覽表等表格，這些表格中的各種合計數(shù)據(jù)由系統(tǒng)根據(jù)資產(chǎn)卡片計算得出，表格可以保存到數(shù)據(jù)庫以供財務(wù)部門和校級領(lǐng)導(dǎo)查詢，也可以打印和導(dǎo)出。

1.4 資產(chǎn)移交

資產(chǎn)使用過程中，資產(chǎn)的管理部門和使用人可能會發(fā)生改變。如果管理部門不變，僅是使用人改變，叫作部門內(nèi)移交；管理部門也發(fā)生改變的，就叫作跨部門移交。

部門內(nèi)移交：資產(chǎn)使用人進(jìn)入資產(chǎn)移交模塊，建立資產(chǎn)移交卡片，添加需要移交的資產(chǎn)卡片，選擇移交日期、資產(chǎn)接收人，系統(tǒng)按照操作日期生成唯一的移交卡片編號，資產(chǎn)接收人進(jìn)入系統(tǒng)資產(chǎn)移交模塊確認(rèn)接收，資產(chǎn)管理部門進(jìn)入資產(chǎn)移交模塊，審核無誤后提交，系統(tǒng)校驗后更改資產(chǎn)卡片信息。

跨部門移交：各部門管理員在資產(chǎn)移交模塊中建立資產(chǎn)移交卡片，添加需要移交的資產(chǎn)卡片，選擇移交日期、新的使用人、管理部門，系統(tǒng)生成唯一的移交卡片編號。資產(chǎn)接收人、接收部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)接收，資產(chǎn)管理部門審核后提交，系統(tǒng)校驗后更改資產(chǎn)卡片信息。

1.5 資產(chǎn)處置

遺失或者沒有使用價值的資產(chǎn)，需要進(jìn)行資產(chǎn)處置。二級用戶在資產(chǎn)處置模塊中新建處置卡片，添加需要處置的資產(chǎn)卡片，填寫處置日期、同意處置的文件編號、處置收益、處置方式、經(jīng)辦人等信息，系統(tǒng)進(jìn)行校驗并生成唯一編號，將資產(chǎn)處置卡片的狀態(tài)設(shè)置為等待銷賬；財務(wù)部門辦理銷賬，并在資產(chǎn)處置卡片上填寫相關(guān)信息，系統(tǒng)將資產(chǎn)處置卡片的狀態(tài)改為完成處置，學(xué)校資產(chǎn)管理部門將處置的資產(chǎn)卡片下賬。

2 資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計

2.1 系統(tǒng)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)

根據(jù)權(quán)限的不同把用戶分為五個級別，其中一級用戶擁有最高權(quán)限，具有用戶管理、數(shù)據(jù)庫還原等權(quán)限；二級用戶擁有資產(chǎn)入庫、資產(chǎn)信息變動、移交、處置、部門人員管理、資產(chǎn)報表生成等權(quán)限。一級用戶和二級用戶權(quán)限高，操作復(fù)雜、數(shù)據(jù)量大，同時用戶少，人員地點相對固定，因此采用C/S 模式，客戶端可以安裝在學(xué)校資產(chǎn)管理部門的專用電腦上。三級、四級和五級用戶權(quán)限受限，對數(shù)據(jù)安全性的要求較低，數(shù)據(jù)量也不大，但是數(shù)量眾多，分布廣泛，因此采用B/S 模式，可以不受地點的限制通過互聯(lián)網(wǎng)隨時訪問系統(tǒng)。

采用B/S 與C/S 混合模式既能滿足高校資產(chǎn)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)量大、安全性高的特性，又能具有信息交互方便及時的優(yōu)點，還便于系統(tǒng)的升級維護(hù)，只需要對服務(wù)器端軟件和資產(chǎn)管理部門的客戶端軟件進(jìn)行操作。

2.2 系統(tǒng)功能模塊劃分

桌面客戶端可劃分為部門管理、卡片查詢、資產(chǎn)入庫、資產(chǎn)信息變動、資產(chǎn)移交、資產(chǎn)處置、對外使用資產(chǎn)管理、資產(chǎn)報表和系統(tǒng)管理模塊等九個模塊，B/S 模式的瀏覽器客戶端有以下六個功能模塊：財務(wù)報賬、資產(chǎn)移交、處置銷賬、資產(chǎn)報表查詢、個人信息設(shè)置和資產(chǎn)卡片查詢?nèi)缦聢D所示。

圖1 資產(chǎn)管理系統(tǒng)功能模塊劃分

由于資產(chǎn)管理的復(fù)雜性，以上功能模塊之下還需要設(shè)置子模塊，比如資產(chǎn)入庫模塊就由資產(chǎn)卡片導(dǎo)入、新建資產(chǎn)卡片、批量建立卡片和卡片入庫4 個子模塊構(gòu)成。新建資產(chǎn)卡片模塊用于建立一張卡片，批量建立卡片模塊和資產(chǎn)卡片導(dǎo)入模塊用于大批量資產(chǎn)入庫，用戶可根據(jù)實際情況選用不同的功能模塊。每個模塊都需要具有校驗功能，以保證資產(chǎn)數(shù)據(jù)的正確性和完整性。

3 安全性分析

（1）網(wǎng)絡(luò)安全：資產(chǎn)系統(tǒng)可以通過高校的校園網(wǎng)連接進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)的，因此可以利用學(xué)校的防火墻設(shè)備和監(jiān)控系統(tǒng)，保證網(wǎng)絡(luò)安全性。

（2）權(quán)限管理：嚴(yán)格控制網(wǎng)絡(luò)客戶端用戶的權(quán)限，用戶可以進(jìn)行查詢操作，資產(chǎn)使用人可以申報修改本人名下的資產(chǎn)信息，或者申報移交本人名下的資產(chǎn)，由二級用戶通過桌面客戶端進(jìn)行審核。桌面客戶端安裝在資產(chǎn)管理部門的專用計算機(jī)上，學(xué)校資產(chǎn)管理部門指定系統(tǒng)管理員和學(xué)校資產(chǎn)管理員作為一級和二級用戶。

（3）數(shù)據(jù)安全：數(shù)據(jù)若有變動，系統(tǒng)記錄下變動前的數(shù)據(jù)，以及變動時間、經(jīng)辦人等信息，如果因操作失誤造成資產(chǎn)信息有誤，也能查找源頭并恢復(fù)數(shù)據(jù)。還需要按時進(jìn)行本地數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫增量備份和異地數(shù)據(jù)備份，遇到設(shè)備損壞或者自然災(zāi)害等異常情況也能保證數(shù)據(jù)的安全。