關(guān)于信息化技術(shù)對(duì)人事檔案管理影響的探究

楊芳

摘 要：科技時(shí)代下，人事檔案管理基本實(shí)現(xiàn)了信息化，用技術(shù)和設(shè)備代替了人力，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)工作模式效率低，出錯(cuò)率高的不足，提升了人事檔案管理的安全性，也為行政機(jī)構(gòu)開展各項(xiàng)工作提供了更加扎實(shí)的保障。文章主要分析了信息化技術(shù)對(duì)人事檔案管理的影響，提出了幾點(diǎn)促進(jìn)信息化技術(shù)應(yīng)用的建議。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù);人事檔案管理;影響

引言

人事檔案管理屬于一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在如今工作標(biāo)準(zhǔn)提高的要求下產(chǎn)生了更進(jìn)一步的發(fā)展需求，對(duì)人事檔案管理工作也提出了更高的要求，必須以更高的效率和精準(zhǔn)性完成工作，而這無疑需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、智能化技術(shù)與信息技術(shù)的支持。

1.信息化技術(shù)對(duì)人事檔案管理的影響

1.1 促進(jìn)人事檔案管理模式創(chuàng)新

在這個(gè)信息大爆炸的時(shí)代下，人事檔案信息無疑是寶貴的戰(zhàn)略資源，人事檔案管理也屬于人力資源管理工作的一個(gè)重要組成部分。但是，檔案的累積會(huì)不斷增加檔案信息管理的難度，用紙質(zhì)資料來承載信息并通過人工翻閱的方式查詢資料已經(jīng)成為了最原始的方法，顯然在效率、準(zhǔn)確率方面都已經(jīng)難以滿足工作需求。信息化技術(shù)的出現(xiàn)與應(yīng)用徹底改變了這樣的傳統(tǒng)工作模式。利用辦公軟件，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的統(tǒng)一化管理，快速進(jìn)行信息檢索、匯總和分類，信息化資料也代替了紙質(zhì)資料，這將加快人事檔案管理的發(fā)展。

1.2 提高人事檔案管理工作效率

人事檔案管理工作包括對(duì)檔案資料進(jìn)行整理、歸檔、分類、保存和查詢，如果保存紙質(zhì)資料，其工作量是可想而知的，顯然無法在有限的時(shí)間內(nèi)完成超量的工作任務(wù)。而利用信息技術(shù)，我們可以利用計(jì)算機(jī)程序和辦公軟件在瞬間完成資料的復(fù)制、傳輸、查詢工作，還能夠篩選出重復(fù)、錯(cuò)誤的信息，大大提高工作效率，更好的滿足人事檔案資源的應(yīng)用需求[1]。

1.3 增強(qiáng)人事檔案管理服務(wù)水平

人事檔案管理的最終目的是提高檔案的利用率，在保存資料的過程中涉及到資料的修改和共享。人為修改資料可能出現(xiàn)惡意篡改信息的行為，破壞檔案的真實(shí)性和完整性，傳遞紙質(zhì)資料則有丟失和損毀的可能。但是利用信息技術(shù)，檔案的每一次修改都會(huì)留下相應(yīng)的記錄，包括修改的內(nèi)容和修改人。利用檔案系統(tǒng)中的共享或者資料復(fù)制功能，還能夠在保留原件的基礎(chǔ)上為他人提供需要的信息，避免檔案的完整性被破壞。人事管理人員可以在電腦上迅速的調(diào)出需要查詢?nèi)藛T的姓名、職稱等相關(guān)信息，還可以及時(shí)的修改相關(guān)信息，并更新辭職或離職人員的信息資源，這樣可以保證人事檔案的準(zhǔn)確性與真實(shí)性，促進(jìn)人事檔案的高效、高質(zhì)管理[2]。

2.信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用

2.1加強(qiáng)人事檔案管理應(yīng)用信息技術(shù)的思想

社會(huì)的信息化發(fā)展促使人們?cè)絹碓街匾曅畔⒌闹匾饔?，信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用實(shí)質(zhì)就是要實(shí)現(xiàn)信息管理自動(dòng)化系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用，這種自動(dòng)化的人事檔案管理系統(tǒng)具有即時(shí)性、快捷性及動(dòng)態(tài)性等方面的特點(diǎn)，它能夠?qū)崿F(xiàn)傳統(tǒng)人事檔案管理無法實(shí)現(xiàn)的功能，如快速的查詢功能、及時(shí)的更新功能等，這就要求人事檔案的管理人員必須端正態(tài)度、擺正心態(tài)，愿意接受改變、接受新的技術(shù)，如有些人事檔案管理人員由于工作年限較長(zhǎng)，不愿意改變已有的工作模式，或者因思想的固化而不能充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)，這些都不利于信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用與推廣。因此，必須要加強(qiáng)人事檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)的意識(shí)，促進(jìn)人事檔案管理人員從實(shí)際出發(fā)，立足現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，綜合考慮人事檔案信息化管理的過程與內(nèi)容，實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案管理中的問題，及時(shí)尋找針對(duì)性的解決措施，增強(qiáng)信息化技術(shù)對(duì)于人事檔案管理的積極影響。

2.2推動(dòng)人事檔案信息化管理的一體化進(jìn)程

人事檔案管理的內(nèi)容包括人事檔案的建檔、歸檔、轉(zhuǎn)檔、查詢、借閱、借出、盤點(diǎn)及處理等方面，這些內(nèi)容既相互獨(dú)立，又相互影響，它們形成一體化的流程。

如檔案的查詢是建立在建檔與歸檔基礎(chǔ)之上的，沒有建檔與歸檔也就無法查詢相關(guān)的人事檔案，同樣檔案的處理需要原有的檔案信息作為處理的對(duì)象與基礎(chǔ)，因此，每一個(gè)流程與環(huán)節(jié)都是相輔相成，相互促進(jìn)的關(guān)系[3]。信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用使得檔案的每一個(gè)內(nèi)容與環(huán)節(jié)都實(shí)現(xiàn)了管理的信息化過程，管理人員可以在計(jì)算機(jī)或其他網(wǎng)絡(luò)設(shè)備上快速的實(shí)現(xiàn)檔案的查詢、盤點(diǎn)、轉(zhuǎn)檔等方面的功能，加強(qiáng)人事檔案信息資源安全、快捷的共享，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用促進(jìn)人事檔案管理中所有業(yè)務(wù)的一體化運(yùn)作，如人事檔案信息的接收、存儲(chǔ)、提取、使用、管理等方面，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理服務(wù)一體化的職能[4]。

2.3加大軟件開發(fā)力度

人事檔案管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用需要信息化操作平臺(tái)的支持，沒有信息化操作平臺(tái)的支持，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化是不可能的，這就要求人事檔案的管理人員大力研發(fā)人事檔案管理的信息化軟件或技術(shù)，對(duì)各類操作不斷進(jìn)行更新與升級(jí)，從而建立起整體的人事檔案管理信息系統(tǒng)。在人事檔案管理信息系統(tǒng)的建立過程中，要全面考慮檔案工作的實(shí)際情況，如管理系統(tǒng)需要具有查詢、傳輸、維護(hù)、處理等方面的功能，這些功能能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案管理的安全性、實(shí)用性及科學(xué)性。

2.4促進(jìn)信息溝通

人力資源和社會(huì)保障局負(fù)責(zé)擬訂人力資源和社會(huì)保障事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，指導(dǎo)事業(yè)單位人事制度改革等公關(guān)工作，并不是獨(dú)立進(jìn)行的，需要與其它行政單位和部門之間進(jìn)行溝通與交流，建立各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)機(jī)制，確保人事檔案信息的完整性與規(guī)范性，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的安全可靠，促進(jìn)人事檔案管理信息化速度的提高[4]。

3.結(jié)語

總之，信息化技術(shù)將提升人事檔案管理的工作效率，提高檔案資源的利用率和信息的安全性，該檔案管理模式的推廣是必然的。未來必須促進(jìn)信息化技術(shù)在各類檔案管理中的深入應(yīng)用，全面推廣，并加大對(duì)辦公系統(tǒng)及軟件的開發(fā)力度。

參考文獻(xiàn)

[1]代俊紅.信息化技術(shù)對(duì)人事檔案管理的影響[J].學(xué)園，2017（30）：187-188.

[2]陳川.關(guān)于信息化技術(shù)對(duì)人事檔案管理影響的探究[J].傳播力研究，2018，000（011）：P.228-228.

[3]陳銘.關(guān)于信息化技術(shù)對(duì)人事檔案管理影響的探究[J].科技傳播，2015，007（024）：42-43.

[4]張雨薇，李鋒.人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)策略分析[J].科協(xié)論壇，2013（3）：98.