高校公派出國學(xué)生檔案管理工作探析

摘 要：隨著國內(nèi)高校國際化辦學(xué)理念的構(gòu)建和業(yè)務(wù)的不斷開展，高校層面的國際教學(xué)科研合作、對外聯(lián)合人才培養(yǎng)的項目開展以及在校學(xué)生層面的國際互動交流等日益頻繁，高校公派出國學(xué)生的人數(shù)呈急速增長趨勢。該類檔案的收整業(yè)務(wù)量相應(yīng)不斷增加。本文結(jié)合高校公派出國學(xué)生檔案收整經(jīng)驗，探討該類檔案的內(nèi)涵及管理工作意義，總結(jié)該類檔案管理工作原則，提出對該類檔案管理工作的建議。

關(guān)鍵詞：高校;公派出國;學(xué)生;檔案;管理

中圖分類號：G272 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 14-0-02

高校學(xué)生因公派出國具體是指根據(jù)人才國際化培養(yǎng)的實際需要，由高校各院系專業(yè)根據(jù)學(xué)校人才培養(yǎng)的方向、內(nèi)容和性質(zhì)，根據(jù)與國外對口接收培養(yǎng)單位的相應(yīng)要求、國家教育部門相關(guān)項目要求或境外交流活動的要求，選拔并派遣具備基礎(chǔ)學(xué)習(xí)素質(zhì)、較強(qiáng)學(xué)術(shù)能力、合格政治素養(yǎng)的在校學(xué)生赴境外參加長短期學(xué)歷或非學(xué)歷教育培養(yǎng)項目、相關(guān)科研學(xué)術(shù)交流、文體衛(wèi)交流或國際組織活動的各類派出活動。

隨著國家對外開放規(guī)模不斷擴(kuò)大，層次與水平不斷提高以及教育全球化和國際化趨勢的不斷發(fā)展，各高校對外交流合作活動日趨頻繁，與境外聯(lián)合人才培養(yǎng)項目的開設(shè)逐漸增多。公派出國學(xué)生人數(shù)呈現(xiàn)迅速增長態(tài)勢。與此同時，相應(yīng)而來的是該類檔案收整工作量的大幅度增加。筆者結(jié)合自身對該類檔案的收整經(jīng)驗，剖析高校公派出國學(xué)生檔案的管理內(nèi)容，探討該類檔案工作的意義，提出該項工作的工作原則，總結(jié)該項工作的相關(guān)建議。

一、高校公派出國學(xué)生檔案管理的內(nèi)涵

學(xué)生公派出國檔案是高等院校對于公派出國學(xué)生的相關(guān)管理規(guī)范文件資料以及記錄和反映參與長短期出國項目的在校學(xué)生在參與境外考察學(xué)習(xí)、聯(lián)合科研、學(xué)術(shù)交流、文體衛(wèi)交流或國際組織等活動中形成的具有保存價值的包括以傳統(tǒng)媒介及新保存媒介保存下來的文件材料，是外事專業(yè)檔案的重要組成部分。

高校公派出國學(xué)生檔案一般包含學(xué)校學(xué)生出國管理工作相關(guān)文件規(guī)定資料以及高校學(xué)生因公赴境外高?；蚪逃龣C(jī)構(gòu)訪問學(xué)習(xí)、出席國際學(xué)術(shù)會議、開展聯(lián)合科研活動與學(xué)術(shù)交流、參與國際組織工作、參加國際文化體育衛(wèi)生領(lǐng)域交流等相關(guān)活動中形成的系列文件。主要包括高校學(xué)生公派出國年度計劃總結(jié)、相關(guān)管理及規(guī)范文件、相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表。同時包括個體公派出國學(xué)生的基本個人資料、出國前申請及審批、出國中表現(xiàn)及成績、回國后評價管理等相關(guān)各類文件資料。具體的個體學(xué)生公派出國檔案一般包含學(xué)生前置在校學(xué)習(xí)階段的相關(guān)成績證明、表現(xiàn)及獎懲證明、學(xué)生身份證件、參與境外項目或活動的申請相關(guān)文件、項目或活動邀請信及譯文、校內(nèi)審批流程文件、相關(guān)費(fèi)用文件單據(jù)、項目或活動進(jìn)行中的學(xué)習(xí)及表現(xiàn)證明、簽證及停留證明以及項目或活動完成歸校報到后的報到流程文件等豐富的內(nèi)容。

二、公派出國學(xué)生檔案管理的意義

高校公派出國學(xué)生檔案全面反映并記錄了學(xué)生整體公派出國活動管理要求、狀況以及個體公派出國的派出前中后的全管理過程，具有非常重要的存檔價值。在此類檔案的收整管理過程中，歸納該類型檔案具有下述重要性：

（一）公派出國學(xué)生檔案管理工作是考核高校國際化辦學(xué)管理工作以及人才國際化培養(yǎng)成果的重要依據(jù)

各高校學(xué)生公派出國相關(guān)工作計劃、日志及總結(jié)、相關(guān)管理規(guī)范及制度文件、學(xué)生出國前中后過程控制文件記錄以及該類別出國數(shù)據(jù)報表等文件資料整體體現(xiàn)了高等院校對于學(xué)生公派出國工作管理的重視程度與規(guī)范程度，是上級主管部門考核高校國際化辦學(xué)以及外事管理工作規(guī)范性與成效性的重要依據(jù)。通過對高等院校學(xué)生公派出國管理制度建設(shè)、過程控制管理、出國培養(yǎng)或參與國際交流成果成效等相應(yīng)檔案文件資料進(jìn)行檢查評價評估，能夠有效地評定高校國際化辦學(xué)及人才培養(yǎng)工作的進(jìn)展與成效。另一方面，個體學(xué)生因公派出的相關(guān)檔案文件資料真實體現(xiàn)了學(xué)生參與境外項目或活動的完整過程。是學(xué)生所在院系評價學(xué)生參與學(xué)習(xí)、開展學(xué)術(shù)科研及交流活動成果成效的真實依據(jù)，同時也是高校評定學(xué)生所參與的境外培養(yǎng)項目或交流活動成效的重要依據(jù)，是高校評定學(xué)生所在院系及學(xué)校相關(guān)職能部門培養(yǎng)及管理工作的重要依據(jù)。

（二）公派出國學(xué)生檔案管理工作是高校國際化辦學(xué)水平提升的內(nèi)在要求

人才培養(yǎng)國際化是高校國際化辦學(xué)的重要指標(biāo)之一。收整和利用公派出國學(xué)生相關(guān)檔案資料能夠為高校評價與改進(jìn)提升運(yùn)行中的學(xué)生境外培養(yǎng)項目與境外交流活動提供第一手依據(jù)。能夠有效地推動各院系自勘自查，提高學(xué)生培養(yǎng)質(zhì)量與成效。做好該類檔案的收整管理工作。對于促進(jìn)高校對外合作交往，提升聯(lián)合培養(yǎng)項目、擴(kuò)大學(xué)生層面交流，提高科研學(xué)術(shù)水平具有重要的意義。

三、公派出國學(xué)生檔案管理工作原則

公派出國學(xué)生檔案收整歸屬于大外事檔案工作范疇，在具體收整操作與管理過程中，應(yīng)遵循以下原則。

（1） 公派出國學(xué)生檔案工作應(yīng)構(gòu)建并理順管理機(jī)制體制。高校應(yīng)將該項工作納入國際化辦學(xué)整體工作計劃與評價體系之內(nèi)，納入到高校檔案管理職能部門、外事工作部門以及相關(guān)學(xué)生派出學(xué)院學(xué)部的相關(guān)管理機(jī)構(gòu)和具體管理人員的職責(zé)范圍之內(nèi)。應(yīng)將該項工作的落實與開展情況作為推進(jìn)學(xué)校國際化辦學(xué)工作評價指標(biāo)之一對相關(guān)學(xué)院及部門的工作開展評估、檢查與反饋提升。

（2） 公派出國學(xué)生檔案工作應(yīng)堅持面向利用原則。檔案工作的重要意義在于積累前期資料，為后續(xù)的參考利用提供全面科學(xué)的依據(jù)，因而此類檔案管理工作同樣應(yīng)遵循這一法則。在文件資料的實際收集過程中即應(yīng)充分考慮后續(xù)歸檔保管以及被查找利用的便利性，以促進(jìn)高校人才國際化培養(yǎng)、推進(jìn)國際化辦學(xué)為目標(biāo)面向后期開發(fā)利用積極開展工作。

（3） 公派出國學(xué)生檔案工作應(yīng)實現(xiàn)信息化。應(yīng)積極收集整理相關(guān)學(xué)校與學(xué)生層面的信息資源，確保收檔的信息準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，留存安全。著力實現(xiàn)歸檔介質(zhì)、手段及方式方法的數(shù)字化，提高信息收集與處理效率。

四、公派學(xué)生出國檔案管理工作的建議

針對公派出國學(xué)生檔案收整工作的重要意義及工作原則，對于該類檔案的管理工作提出如下建議：

（1） 架構(gòu)公派出國學(xué)生檔案管理新機(jī)制。隨著各高校國際化辦學(xué)水平的不斷提升，學(xué)生公派出國參與聯(lián)合培養(yǎng)項目、參與聯(lián)合學(xué)術(shù)科研活動、參與國際文化、體育、衛(wèi)生活動、參與國際組織活動的人員不斷增多，對應(yīng)產(chǎn)生的檔案的數(shù)目激增。該類檔案的管理工作中間涉及到學(xué)生所在院系學(xué)部、學(xué)校外事管理派出部門、學(xué)校檔案管理等多個部門。應(yīng)建立檔案管理部門總覽，各相關(guān)院系學(xué)部參與、外事管理派出部門具體實施，學(xué)校層面考核評價的管理統(tǒng)籌工作協(xié)調(diào)機(jī)制，可組織建立學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)辦公室，統(tǒng)一協(xié)調(diào)各院系部門開展該項工作并向?qū)W校匯報。明確相關(guān)院系、部門的具體負(fù)責(zé)人以及具體工作人員。實現(xiàn)各部門及人員各司其職，工作有落實、評價反饋及時的良性工作機(jī)制體制。

（2） 加強(qiáng)公派出國學(xué)生檔案管理工作人員的管理培訓(xùn)。多數(shù)高校采用公派出國學(xué)生外事管理部門的工作人員作為兼職檔案管理人員具體開展該類檔案的收整管理工作。這類人員的優(yōu)勢在于具體經(jīng)手學(xué)生派出流程，掌握第一手原始資料以及學(xué)校該項工作政策制度，但是對于檔案收整及管理的基本知識技能相對缺失，導(dǎo)致無法確保具體檔案收整過程中的規(guī)范性、時效性與完整性?？梢詫υ擃惾藛T采取檔案業(yè)務(wù)知識強(qiáng)化培訓(xùn)、檔案技能實操指導(dǎo)、專業(yè)課題研討學(xué)習(xí)等多種方式提升檔案管理基本業(yè)務(wù)能力。

（3） 加強(qiáng)公派出國學(xué)生檔案管理的信息化數(shù)字化建設(shè)。目前，大部分高校公派出國學(xué)生檔案的收整仍采取紙質(zhì)原始介質(zhì)為主，電子檔案介質(zhì)為輔，兩種方式并用的方式開展。在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時代背景下，各高校面臨的事該類檔案的數(shù)據(jù)數(shù)量劇增且數(shù)據(jù)類型繁多的情況，高校應(yīng)充分利用數(shù)字化媒介保存相關(guān)檔案資料以確保檔案收集的時效性、完整性與安全性。同時可以根據(jù)各自實際情況，開發(fā)學(xué)生網(wǎng)上公派出國管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)該類檔案采集與存檔的網(wǎng)絡(luò)化與信息化。實現(xiàn)出國前中后全過程數(shù)字化檔案采集，推進(jìn)無紙化信息化利用，提高檔案的后期開發(fā)利用效率。

綜上所述，公派出國學(xué)生檔案管理是高校檔案管理工作的重要組成部分。該項工作對于高校推進(jìn)人才國際化培養(yǎng)以及國際化辦學(xué)具有重要意義。各高校應(yīng)遵循相應(yīng)的工作原則，架構(gòu)合理的工作機(jī)制體制，完善該類檔案管理收整人員的培訓(xùn)培養(yǎng)，加強(qiáng)檔案收整的信息化建設(shè)。進(jìn)而助推學(xué)校的國際化辦學(xué)事業(yè)騰飛。

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作者簡介：趙一鳴，女，漢族，山東龍口人。研究方向：外事管理。