水利工程檔案管理問題及處理措施

陳紅

摘 要：水利工程檔案是最真實、最客觀地記錄和反映水利工程建設(shè)全過程的資料，對工程建成后的運(yùn)行管理、養(yǎng)護(hù)維修、改（擴(kuò)）建等工作起著非常重要的作用，對其他類似工程也具有借鑒和參考的價值。因此，收集好、管理好、利用好檔案資料是各參建單位和檔案管理人員的重要職責(zé)。鑒于此，文章結(jié)合筆者多年工作經(jīng)驗，對水利工程檔案管理問題及處理措施提出了一些建議，僅供參考。

關(guān)鍵詞：水利工程;檔案管理問題;處理措施

0 引言

做好水利工程檔案管理，不僅加快工程建設(shè)進(jìn)度，提高工程管理水平，還為今后工程的運(yùn)行管理、維修養(yǎng)護(hù)等提供可靠的依據(jù)和參考價值。針對目前水利工程檔案管理中存在的諸多問題，既要提高認(rèn)識，提高各級領(lǐng)導(dǎo)的重視，也要切實加強(qiáng)檔案管理人員培養(yǎng)力度，切實推動水利工程檔案管理事業(yè)更好更快地發(fā)展。

1 水利工程檔案管理的意義和價值

1.1 水利是國民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)性產(chǎn)業(yè)之一

水是生命之源、生產(chǎn)之要、生態(tài)之基，是影響國計民生最大的自然資源。興修水利、消除水害，關(guān)系到個人的生產(chǎn)生存和社會的發(fā)展進(jìn)步。國家對水利工程建設(shè)高度重視。巨大的投資規(guī)模反映了水利重要的社會性功能，承擔(dān)著基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)所賦予的任務(wù)。

1.2 水利工程檔案是參建各方維護(hù)自身利益的重要依據(jù)

水利工程通常投資規(guī)模大、建設(shè)周期長、風(fēng)險隱患多、技術(shù)要求高，在長時間的施工過程中各參建單位難免會遇到合同糾紛等事宜。作為客觀記錄工程建設(shè)過程的檔案資料，是參建各方主張自身權(quán)益，進(jìn)行事故索賠和反索賠的重要依據(jù)。特別是現(xiàn)在建立了工程質(zhì)量終身制，水利工程檔案作為證據(jù)的作用將要更為凸顯。

2 水利工程檔案管理問題

2.1 重視程度不夠、業(yè)務(wù)水平不高

水利工程檔案管理是一項專業(yè)性極強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員兼有水利工程和檔案管理2個專業(yè)的業(yè)務(wù)知識。然而，目前建設(shè)單位的檔案管理人員對行政檔案管理比較了解，對項目建設(shè)檔案管理沒有經(jīng)驗。大部分施工、監(jiān)理等參建單位均較少配備專職檔案員，一般是由普通工作人員擔(dān)任或由工程技術(shù)員兼任檔案員，造成水利工程檔案管理水平低下。

2.2 管理制度不夠完善

水利工程在建設(shè)前期，由于機(jī)構(gòu)、人員不到位等客觀原因，造成基層單位未構(gòu)建與檔案管理工作相配套的制度，導(dǎo)致工程檔案管理無章可循，加之沒有配備專職檔案管理人員，工程技術(shù)員自覺收集檔案的能動性偏低、收集到的檔案分類整理不細(xì)致、資料完整性偏低、信息化水平長期無法提升等諸多問題的滋生，不利于水利工程取得預(yù)期運(yùn)營效益，甚至對其可持續(xù)發(fā)展進(jìn)程形成一定制約。部分基層管理人員長期沿用既往經(jīng)驗、方法開展檔案管理工作，在水利工程整體完工時才收集、整理相關(guān)資料，這種“臨時抱佛腳”的工作風(fēng)氣若長期不被解除，則將會增加檔案資料遺失、缺損等問題發(fā)生的概率。

2.3 資料質(zhì)量水平亟待提高

在檔案管理過程中，存在著有部分監(jiān)理、施工單位資料內(nèi)容填寫不正確，對《水利工程施工監(jiān)理規(guī)范》（SL288-2014）理解不到位，沒有按照最新規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編制的現(xiàn)象。在工程實施過程中，部分原始資料的格式與書寫不規(guī)范;有的檔案資料缺少原件、附件;有的資料內(nèi)容與工程實際不一致，缺少針對性;有的檔案管理人員對收集到的資料保管不善，致使資料嚴(yán)重破損等問題。檔案管理人員在進(jìn)行歸檔的過程中沒有對其進(jìn)行再加工、再調(diào)整、再完善，嚴(yán)重地影響了檔案管理工作的效率，從而影響了檔案資料的質(zhì)量。

3 水利工程檔案管理問題的處理措施

3.1 完善檔案管理相關(guān)制度

從某種層面上分析，只有在一套完善的檔案管理工作制度支撐下，檔案管理工作方能有更大可能踐行規(guī)范化發(fā)展的路線，相關(guān)方法實施的可靠性方能有所保障。為保證檔案材料采集的全面性與完整度，歸檔過程的標(biāo)準(zhǔn)性，需構(gòu)建完善的檔案管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，清晰擬定檔案移交歸檔體制，明確歸檔范疇、內(nèi)容及具體時間等;擬編檔案管理、檔案崗位要求及職責(zé)落實等機(jī)制，確保各個檔案管理人員職責(zé)清晰，分工明確，密切合作，促進(jìn)部門檔案管理規(guī)范、有序推進(jìn)。在水利工程建設(shè)、生產(chǎn)管理等階段會形成大量文件資料，這些文件真實的記錄了水利工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)行期間的所有活動，在考評工作質(zhì)量、經(jīng)驗學(xué)習(xí)等諸多方面均起到一定作用。各級檔案部門應(yīng)積極履行自身職責(zé)，立足于實際狀況，自覺參與，針對水利工程形成的各種資料歸檔工作做出科學(xué)指導(dǎo)，從根本上確保與工程相關(guān)檔案采集、歸檔的全面性、完整性。

3.2 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

在水利工程檔案管理工作中，要嚴(yán)格按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則開展檔案管理工作。項目法人及各參建單位要成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，對各類參建單位檔案資料格式進(jìn)行統(tǒng)一要求，形成檔案管理工作由“項目負(fù)責(zé)人統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、部門配合、專人負(fù)責(zé)”的管理機(jī)制。在工程實施過程中，項目法人在進(jìn)行工程進(jìn)度、質(zhì)量、安全等檢查時，對工程檔案資料收集、整理、保管等情況同步進(jìn)行檢查，形成一種項目法人對檔案管理工作高度重視的工作格局。

3.3 水利工程檔案業(yè)務(wù)各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理

由于水利工程項目在規(guī)劃和建設(shè)過程中，會涉及到的環(huán)節(jié)比較多，同時這些環(huán)節(jié)還具有復(fù)雜性的特征，所以任何一個環(huán)節(jié)如果出現(xiàn)問題，勢必會直接影響到整個水利工程項目的建設(shè)。所以必須要意識到工程檔案管理在其中的重要性，工程檔案管理工作提出以及具體應(yīng)用過程中，其主要是對各個環(huán)節(jié)的各種不同類型信息資源進(jìn)行客觀的收集和利用，這樣可以為各個環(huán)節(jié)的決策提供準(zhǔn)確有效的依據(jù)作為支持。由此可以看出，水利工程檔案在形成以及具體應(yīng)用過程中，各個環(huán)節(jié)相互組合在一起，可以被看作是一個具有有機(jī)特征的整體。任何一個環(huán)節(jié)的工作如果沒有落實到實處，達(dá)不到理想化的實施效果，那么很有可能會直接影響到全局工作的實施。所以，必須要將質(zhì)量管理放在首要位置上，將檔案的質(zhì)量落實到各個環(huán)節(jié)當(dāng)中。同時，還要將水利工程檔案的形成、歸檔等各個環(huán)節(jié)，看作是一種具有無限循環(huán)特征的過程。在日常工作過程中，必須要及時發(fā)現(xiàn)隱藏在其中的問題，同時還要將信息及時反饋到新的工作環(huán)節(jié)當(dāng)中，這樣才能夠保證水利工程檔案管理的水平。

3.4 注重檔案人員素質(zhì)強(qiáng)化與管理信息化建設(shè)

隨著檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與要求的愈發(fā)嚴(yán)格，對檔案人員能力素質(zhì)提出更高的標(biāo)準(zhǔn)要求。構(gòu)建高素質(zhì)、高專業(yè)檔案管理隊伍儼然成為檔案管理工作強(qiáng)化的關(guān)鍵所在，所以單位需加大對人員素質(zhì)能力強(qiáng)化的重視度。若條件允許，積極組織檔案管理人員開展集體性的先進(jìn)管理技術(shù)、理念教育活動，進(jìn)一步深化人員的專業(yè)素質(zhì)能力與技能水平。與此同時，組織檔案人員結(jié)合定期培訓(xùn)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)的方式，促進(jìn)管理人員管理觀念與思維的轉(zhuǎn)變，并深入掌握現(xiàn)階段檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展態(tài)勢、相關(guān)法規(guī)制度的提出等最新動態(tài)，確保其檔案管理工作開展?jié)M足水利工程建設(shè)需求。另外，加大信息化檔案管理重視度，引進(jìn)更為先進(jìn)的管理技術(shù)，并注重對老舊設(shè)備的更新與維修，確保檔案管理具備良好硬件環(huán)境。

3.5 注重檔案收集工作的強(qiáng)化

要想進(jìn)一步提升檔案收集管理效果與有效性，需依據(jù)具體工程建設(shè)情況，在項目準(zhǔn)備階段、施工階段以及竣工驗收階段進(jìn)行檔案采集的強(qiáng)化。檔案管理部門需要求檔案管理人員加強(qiáng)與工程參見單位的聯(lián)系，并按照規(guī)定制度嚴(yán)格開展檔案收集工作。需要注意，不同階段所開展的檔案收集工作標(biāo)準(zhǔn)要求不同，所以必須按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)開展符合不同建設(shè)階段的檔案收集工作，確保水利工程項目檔案資料收集的完整性與連續(xù)性。此外，檔案管理部門需積極參與到項目驗收活動中，對項目驗收階段檔案資料的提交細(xì)致審核，若發(fā)現(xiàn)檔案資料中存在問題、漏洞，需要求參見單位重新進(jìn)行檔案資料的搜集和提交，確保檔案資料達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求后方可繼續(xù)參與決算。

結(jié)束語

總之，水利工程檔案管理工作對于我國水利事業(yè)的建設(shè)發(fā)展具有非常重要的意義，同時也是水利工程項目后期運(yùn)行管理工作的重要參考依據(jù)。因此，要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，不斷完善檔案管理制度，采取有針對性的工作策略有效解決大型水利工程檔案管理工作存在的問題，促進(jìn)檔案管理效率的不斷提升，助力水利事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

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