幾種常用事務(wù)文書(shū)的寫(xiě)作技巧

石林鑫

摘? ?要： 事務(wù)文書(shū)作為日常事務(wù)處理過(guò)程中的文書(shū)，在人們的工作中有著重要作用。本文對(duì)計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等常見(jiàn)事務(wù)文書(shū)的寫(xiě)作技巧進(jìn)行分析，為這些事務(wù)文書(shū)在社會(huì)工作中的有效應(yīng)用提供些許參考。

關(guān)鍵詞： 事務(wù)文書(shū);寫(xiě)作技巧;實(shí)用

事務(wù)文書(shū)作為處理日常事務(wù)中廣泛應(yīng)用的實(shí)用性文書(shū)，從廣泛意義來(lái)看屬于公務(wù)文書(shū)，不過(guò)其與正規(guī)的行政公文等相比，在體式規(guī)范性、行文規(guī)則、收發(fā)處理程序等方面的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范并不嚴(yán)格，更偏向于日常使用、實(shí)用辦事。要想在日常事務(wù)處理中有效運(yùn)用事務(wù)文書(shū)，不但要掌握事務(wù)文書(shū)具備的運(yùn)用廣泛、格式多樣、材料真實(shí)、內(nèi)容公開(kāi)、語(yǔ)言簡(jiǎn)明等特點(diǎn)，還要掌握相應(yīng)的寫(xiě)作技巧。

一、計(jì)劃的寫(xiě)作技巧

計(jì)劃是事務(wù)文書(shū)中最常用的一種，基本在各個(gè)領(lǐng)域、行業(yè)都有普遍應(yīng)用，如政府部門(mén)、企事業(yè)單位、醫(yī)院、學(xué)校等。計(jì)劃是指處于特定目的，對(duì)某段時(shí)間的具體工作、業(yè)務(wù)等進(jìn)行合理安排，具有一定的指導(dǎo)和規(guī)范作用。實(shí)際上計(jì)劃還可以被細(xì)分為多種類型，既有從時(shí)間層面進(jìn)行劃分的“規(guī)劃”和“安排”，又有從簡(jiǎn)繁層面進(jìn)行劃分的“方案”和“要點(diǎn)”，還有從細(xì)致層面進(jìn)行劃分的“計(jì)劃”與“設(shè)想”。不過(guò)無(wú)論是何種計(jì)劃文書(shū)，主題內(nèi)容都基本圍繞目標(biāo)、方法與評(píng)價(jià)三方面展開(kāi)。下面對(duì)各種計(jì)劃文書(shū)的特征及寫(xiě)作技巧進(jìn)行分析：

（一）規(guī)劃

規(guī)劃的特點(diǎn)在于宏觀，而且廣泛體現(xiàn)在時(shí)間、范圍與內(nèi)容上。就時(shí)間層面看，規(guī)劃時(shí)間跨度較大，通常都在三年以上;就范圍層面看，規(guī)劃覆蓋范圍較廣，往往強(qiáng)調(diào)全局性、全面性;就內(nèi)容層面看，規(guī)劃往往較為概括，具體程度較低。規(guī)劃通常用于對(duì)組織的長(zhǎng)遠(yuǎn)工作和發(fā)展做出統(tǒng)籌部署，方向性、戰(zhàn)略性特征明顯，而且必須保證內(nèi)容足夠嚴(yán)肅、科學(xué)與可行。規(guī)劃一般包含前言、指導(dǎo)方針與目標(biāo)、主要內(nèi)容和政策措施、結(jié)尾四大部分，各部分獨(dú)立性較強(qiáng)，同時(shí)聯(lián)系極為緊密，有著明顯的邏輯關(guān)系。在進(jìn)行規(guī)劃寫(xiě)作時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照內(nèi)容組成形式依次編寫(xiě)，必須從全局或重點(diǎn)出發(fā)，對(duì)長(zhǎng)遠(yuǎn)工作和發(fā)展進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，發(fā)揮指導(dǎo)性作用。

（二）安排

安排是一種具體的計(jì)劃文書(shū)格式，主要體現(xiàn)在時(shí)間、目標(biāo)、內(nèi)容等方面。從時(shí)間上看，安排往往是對(duì)近期可見(jiàn)時(shí)間范疇內(nèi)的工作進(jìn)行計(jì)劃;從目標(biāo)上看，安排強(qiáng)調(diào)通過(guò)具體工作、手段等實(shí)現(xiàn)目標(biāo);從內(nèi)容上看，安排的內(nèi)容必須寫(xiě)得足夠詳細(xì)，具備高度實(shí)踐性，方能利用實(shí)施并指導(dǎo)工作等。由于安排文書(shū)所涉及的內(nèi)容范圍往往較小，在寫(xiě)作時(shí)需要對(duì)內(nèi)容進(jìn)行分解，從最詳細(xì)角度對(duì)各種工作、活動(dòng)、任務(wù)等加以明確，并明確流程與規(guī)范，保證科學(xué)性和可行性，有效指導(dǎo)相關(guān)工作具體開(kāi)展與落實(shí)。

（三）方案

方案的特點(diǎn)是內(nèi)容復(fù)雜詳細(xì)。方案涉及的內(nèi)容范圍不一定大，但是對(duì)應(yīng)的工作往往極為復(fù)雜，如果不以詳細(xì)、復(fù)雜的形式進(jìn)行全面說(shuō)明和部署，那么勢(shì)必導(dǎo)致工作開(kāi)展存在不少缺陷與漏洞。在寫(xiě)作方案文書(shū)時(shí)，首先應(yīng)當(dāng)對(duì)一般內(nèi)容構(gòu)成有所了解，按照指導(dǎo)思想、主要目標(biāo)、工作重點(diǎn)、實(shí)施步驟、政策措施、具體要求等，逐步深入地對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行詳細(xì)、復(fù)雜、全年而科學(xué)的部署。根據(jù)具體職能和工作，可以針對(duì)實(shí)際情況適當(dāng)?shù)卦黾踊騽h減其中的某些構(gòu)成項(xiàng)，以全面、準(zhǔn)確傳達(dá)意思為核心要求。

（四）要點(diǎn)

要點(diǎn)是內(nèi)容極為簡(jiǎn)略的計(jì)劃文書(shū)，特點(diǎn)是將主要內(nèi)容進(jìn)行整理、總結(jié)，以簡(jiǎn)要的關(guān)鍵點(diǎn)的形式進(jìn)行表達(dá)。要點(diǎn)在事務(wù)處理中通常被用作指導(dǎo)性文書(shū)，給予接收文書(shū)的單位、部門(mén)等足夠自由，既指明方向并提出要求，又讓相關(guān)工作的具體實(shí)施可以根據(jù)具體單位、部門(mén)等的實(shí)際情況自行組織。在進(jìn)行要點(diǎn)文書(shū)寫(xiě)作時(shí)，一定要把握好重點(diǎn)，對(duì)主要內(nèi)容進(jìn)行提煉，準(zhǔn)確傳達(dá)意思的同時(shí)避免過(guò)于煩瑣。

（五）計(jì)劃

計(jì)劃是計(jì)劃文種中特性最適中的一種文書(shū)形式，不管是時(shí)間，還是范圍，又或者是內(nèi)容，都處于較為適中的范圍。換言之，計(jì)劃的時(shí)間跨度有一定范圍但不大，通常在半年到一年之間;范圍往往在單項(xiàng)工作到部分工作之間;內(nèi)容詳細(xì)程度處于規(guī)劃和安排之間。計(jì)劃的寫(xiě)作內(nèi)容構(gòu)成主要是開(kāi)頭、主體與結(jié)尾三大部分，其中主體部分應(yīng)當(dāng)對(duì)具體工作或者部分工作進(jìn)行具體規(guī)范，既要具有一定的規(guī)劃性，又要通過(guò)短期工作安排快速實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。

（六）設(shè)想

設(shè)想是計(jì)劃文種中最粗略的一種文書(shū)形式，主要體現(xiàn)在內(nèi)容上，同時(shí)實(shí)踐跨度較長(zhǎng)。設(shè)想內(nèi)容要求相對(duì)較低，特別是在嚴(yán)肅性、科學(xué)性和可行性方面，主要是表達(dá)一種具有一定規(guī)劃的思路，有著初步明確的內(nèi)容和一定程度的具體操作規(guī)范，但是并不能直接用于指導(dǎo)和規(guī)范工作。從某種程度來(lái)說(shuō)，設(shè)想是其他計(jì)劃文種的雛形，寫(xiě)作對(duì)象一般是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或者廣大群眾，并在審核、討論通過(guò)后再對(duì)具體內(nèi)容進(jìn)行具體規(guī)劃。設(shè)想的文體要求不高，無(wú)須嚴(yán)格按照某種特定格式進(jìn)行編寫(xiě)。內(nèi)容編寫(xiě)十分廣泛，通常只要表述目標(biāo)或者對(duì)具體規(guī)劃、計(jì)劃、方案、安排等進(jìn)行粗略介紹與分析即可。

二、總結(jié)的寫(xiě)作技巧

（一）總結(jié)的特點(diǎn)

總結(jié)指?jìng)€(gè)人、單位、部門(mén)等針對(duì)過(guò)去一階段工作的回顧、分析、盤(pán)點(diǎn)與評(píng)價(jià)，既是反映過(guò)去工作情況的依據(jù)，又是指導(dǎo)以后工作的工具。從方向上看，總結(jié)的內(nèi)容主要分為兩種，一為表彰先進(jìn)、樹(shù)立典型、推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的積極方向，二為指出缺陷、吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的消極方向。不過(guò)不管是積極方向還是消極方向，總結(jié)都是以促進(jìn)今后工作的優(yōu)化與完善為重要目標(biāo)?？偨Y(jié)可以按照內(nèi)容、范圍、時(shí)間等進(jìn)行分類，如基于內(nèi)容分類的工作總結(jié)、學(xué)習(xí)總結(jié)、會(huì)議總結(jié)等;基于范圍分類的地區(qū)性總結(jié)、部門(mén)性總結(jié)、單位總結(jié)等;基于時(shí)間分類的階段性總結(jié)、年度總結(jié)、月總結(jié)等?？偨Y(jié)有兩大特點(diǎn)，分別為內(nèi)容自我性和回顧理論性?？偨Y(jié)往往從個(gè)人角度出發(fā)，雖然強(qiáng)調(diào)客觀規(guī)律，但總會(huì)包含不少主觀內(nèi)容。同時(shí)總結(jié)并非記錄，需要對(duì)重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行提煉和概括，通過(guò)分析歸納反映事物的本質(zhì)規(guī)律，實(shí)現(xiàn)由感性認(rèn)知到理性認(rèn)知的過(guò)渡。

（二）總結(jié)的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容

和大部分事務(wù)文書(shū)類似，總結(jié)的結(jié)構(gòu)也可以被廣泛分為三大部分，即標(biāo)題、正文與尾部?？偨Y(jié)的標(biāo)題具有兩種構(gòu)成形式，其中公文式標(biāo)題具有一定的規(guī)范和要求，通常標(biāo)題中需要包含單位名稱、時(shí)間、是由、文種組成等;而非公文式標(biāo)題的組成則較為靈活自由，可根據(jù)編寫(xiě)人員表達(dá)訴求進(jìn)行自由擬題?？偨Y(jié)的正文部分通常包含前言、主體與結(jié)尾三部分，其中前言是簡(jiǎn)明扼要的基礎(chǔ)說(shuō)明;主體是對(duì)具體工作的總結(jié)，是最重要的部分;結(jié)尾是概述全文的部分，通常需要進(jìn)行高度概括，同時(shí)對(duì)今后工作開(kāi)展情況提出意見(jiàn)?？偨Y(jié)的尾部主要是署名與時(shí)間，其中署名可根據(jù)標(biāo)題情況合理刪除。

（三）總結(jié)的寫(xiě)作技巧

在進(jìn)行總結(jié)寫(xiě)作時(shí)，一定要從第一人稱視角出發(fā)，代表個(gè)人、單位、部門(mén)、企業(yè)等進(jìn)行總結(jié)?？偨Y(jié)的內(nèi)容雖然可具備一定的主觀性，但必須高度客觀，尤其是在反映客觀事實(shí)時(shí)，不得出現(xiàn)造假、有意隱瞞等情況。另外，總結(jié)應(yīng)當(dāng)具有條理性，從主要矛盾著手進(jìn)行全面總結(jié)，既要確保相關(guān)信息得到詳細(xì)表達(dá)，又要避免死板記錄，重點(diǎn)針對(duì)教訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)等進(jìn)行研究和分析，加強(qiáng)概括，準(zhǔn)確表達(dá)總結(jié)的中心思想，并為今后工作的開(kāi)展提供依據(jù)和指導(dǎo)。

三、調(diào)查報(bào)告的寫(xiě)作技巧

調(diào)查報(bào)告是針對(duì)某個(gè)問(wèn)題進(jìn)行調(diào)查后，將具體情況向上級(jí)、相關(guān)部門(mén)、群眾等進(jìn)行報(bào)告的事務(wù)文書(shū)。調(diào)查報(bào)告具有高度科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性，必須客觀反映具體情況，不得融入報(bào)告編寫(xiě)者過(guò)多主觀思想和情感，更不能出現(xiàn)編寫(xiě)者隨意篡改、刪除、增加、造假的情況。調(diào)查報(bào)告往往用于反映具體事物的具體情況，也可用作揭示經(jīng)驗(yàn)或揭露問(wèn)題。

（一）調(diào)查報(bào)告的內(nèi)容構(gòu)成

1.標(biāo)題。調(diào)查報(bào)告的標(biāo)題大多為公文式，一般需要在標(biāo)題中準(zhǔn)確反映調(diào)查事由及文種組成。而且可以應(yīng)用正副式標(biāo)題，其中正題用于揭示中心思想，副題則用于說(shuō)明調(diào)查事由。另外，還有部分調(diào)查報(bào)告可采取文章式標(biāo)題，即根據(jù)報(bào)告編寫(xiě)者實(shí)際需要，靈活編寫(xiě)標(biāo)題。

2.開(kāi)頭。調(diào)查報(bào)告的開(kāi)頭部分用作交代調(diào)查的各方面基礎(chǔ)信息，主要包括調(diào)查起因、內(nèi)容、對(duì)象、范圍、調(diào)查對(duì)象情況、調(diào)查結(jié)果概要及結(jié)論性意見(jiàn)等。部分調(diào)查報(bào)告可以省略開(kāi)頭部分，直接對(duì)主體部分加以編寫(xiě)。

3.主體。主體作為調(diào)查報(bào)告最主要的部分，既要記錄調(diào)查情況，又要總結(jié)調(diào)查結(jié)果。根據(jù)不同布局結(jié)構(gòu)安排，主體部分的寫(xiě)作方向、邏輯將有所不同，對(duì)應(yīng)的觀點(diǎn)材料組織也會(huì)發(fā)生變化，導(dǎo)致觀看對(duì)象的觀看重點(diǎn)與觀看體驗(yàn)發(fā)生變化。一般來(lái)說(shuō)，調(diào)查報(bào)告主體部分的布局結(jié)構(gòu)主要包括橫式結(jié)構(gòu)、縱式結(jié)構(gòu)、綜合式結(jié)構(gòu)。其中橫式結(jié)構(gòu)指將調(diào)查材料分為多個(gè)部分，各個(gè)部分并非簡(jiǎn)單的順承關(guān)系，而是并列、因果、分總、主從等更具獨(dú)立性的關(guān)系;縱式結(jié)構(gòu)是以調(diào)查事件的發(fā)生順序?yàn)榛A(chǔ)進(jìn)行編寫(xiě)，具有強(qiáng)烈的整體性和統(tǒng)一性;綜合式結(jié)構(gòu)是橫式與縱式結(jié)構(gòu)的復(fù)合形式。

4.結(jié)尾。結(jié)尾是總結(jié)調(diào)查結(jié)果的部分，通?？梢愿鶕?jù)調(diào)查事由、調(diào)查結(jié)果等采取三類寫(xiě)作方式。第一類是直接針對(duì)調(diào)查內(nèi)容提出意見(jiàn)或建議，或者對(duì)新生事物表達(dá)有待深入研究的意愿;第二類是概括全文基本內(nèi)容，并以此為基礎(chǔ)深化主題，這樣寫(xiě)作方式多用于對(duì)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行推廣;第三類是對(duì)正文內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)補(bǔ)充，補(bǔ)充的內(nèi)容通常和調(diào)查、報(bào)告的核心部分關(guān)聯(lián)不強(qiáng)，不過(guò)需要進(jìn)行闡明。

5.落款。落款即寫(xiě)明作者或單位，同時(shí)寫(xiě)好年月日。如果調(diào)查報(bào)告中含有附件，則還需要在結(jié)尾位置備注附件名稱與份數(shù)。

（二）調(diào)查報(bào)告的寫(xiě)作技巧

調(diào)查報(bào)告寫(xiě)作的關(guān)鍵在于材料。報(bào)告編寫(xiě)者必須掌握大量第一手資料，不可道聽(tīng)途說(shuō)，務(wù)必保障材料的真實(shí)性、完整性、可靠性。對(duì)材料進(jìn)行全面、深入研究，對(duì)材料進(jìn)行整理，結(jié)合布局結(jié)構(gòu)合理組織觀點(diǎn)材料。另外，報(bào)告總結(jié)也是調(diào)查報(bào)告的關(guān)鍵部分，在對(duì)其進(jìn)行編寫(xiě)時(shí)應(yīng)當(dāng)基于調(diào)查材料進(jìn)行總結(jié)、提煉，闡明規(guī)律，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，印證觀點(diǎn)。

四、演講稿的寫(xiě)作技巧

演講稿作為一種常用事務(wù)文書(shū)，通常被作為較為隆重的儀式上和某些公眾場(chǎng)合發(fā)表的講話文稿。演講稿的寫(xiě)作核心在于準(zhǔn)確表達(dá)個(gè)人觀點(diǎn)、見(jiàn)解、主張等，寫(xiě)作水平高低直接決定了演講的成功與否。由于演講稿通常用于公眾場(chǎng)合，因此有一定的格式要求，雖然相對(duì)其他事務(wù)文書(shū)而言要求更寬泛，但也不容忽視。演講稿主要由標(biāo)題、稱呼與正文三部分組成。其中標(biāo)題通常是圍繞演講主題進(jìn)行設(shè)置;稱呼是根據(jù)演講面向?qū)ο蠹把葜v內(nèi)容的不同，需要合理決定稱呼。例如學(xué)校校長(zhǎng)在寫(xiě)作關(guān)于校風(fēng)校紀(jì)相關(guān)內(nèi)容的演講稿時(shí)，則可以用“同學(xué)們”或者“親愛(ài)的同學(xué)們”等稱呼。正文是演講稿最重要的部分，雖然并沒(méi)有明確的格式要求，但通常有一定的寫(xiě)作技巧和規(guī)范。由于演講的作用在于準(zhǔn)確傳遞觀念、見(jiàn)解和主張，同時(shí)盡量讓聽(tīng)眾認(rèn)真聽(tīng)完演講并接受這些內(nèi)容，在寫(xiě)作演講稿正文時(shí)必須圍繞這一目的展開(kāi)。演講稿正文部分通?？梢詣澐譃殚_(kāi)頭語(yǔ)、主體和結(jié)語(yǔ)三部分。開(kāi)頭語(yǔ)的作用在于吸引聽(tīng)眾注意力，同時(shí)引出主題，一般可以采取背景、問(wèn)候、感謝、問(wèn)題、概括、揭示中心論點(diǎn)、圍繞演講題目或緣由引入等方式寫(xiě)作，而且盡量做到生動(dòng)有趣，不能像死板的教條一樣。主體可以根據(jù)演講需求，合理選擇記敘、議論或者抒情等方式進(jìn)行寫(xiě)作，準(zhǔn)確把握各種寫(xiě)作方式的精髓。而結(jié)語(yǔ)則關(guān)系到能否推動(dòng)演講進(jìn)入閉幕的高潮。成功的演講往往需要在結(jié)尾總結(jié)全文、提出希望、表示決心、照應(yīng)題目等，起到加深聽(tīng)眾對(duì)演講的印象，促使聽(tīng)眾產(chǎn)生共情、激勵(lì)聽(tīng)眾等作用。

五、結(jié)語(yǔ)

事務(wù)文書(shū)作為日常事務(wù)處理中常用的文書(shū)，掌握寫(xiě)作技巧十分有必要，將為日常工作的順利、高效開(kāi)展提供基礎(chǔ)支持。結(jié)合工作實(shí)際情況，重點(diǎn)針對(duì)一些常見(jiàn)事務(wù)文書(shū)的寫(xiě)作技巧進(jìn)行總結(jié)、學(xué)習(xí)和研究，同時(shí)在文書(shū)寫(xiě)作時(shí)注重提高實(shí)用寫(xiě)作能力與水準(zhǔn)，是當(dāng)代公民應(yīng)當(dāng)具備的重要素質(zhì)。

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