公文管理工作中的“堅守”與“變通”

李子木

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）05-089-04

摘 要 公文管理是辦公室工作中，一門理論與實踐緊密結(jié)合的科學，在實際工作中必須堅守一定的工作原則和規(guī)范。同時，公文管理又具有綜合性、多樣性和復(fù)雜性等特點，在處理具體事務(wù)時很難尋求一套放之四海而皆準的模式。公文管理工作日新月異，工作的方式方法也需要與時俱進、常變長新。本文基于新時代對辦公室工作的新要求，從事業(yè)單位公文管理者的角度出發(fā)，論述了對于公文管理中“堅守”與“變通”的辯證看法，從理論和實踐角度探討了辦公室事務(wù)中公文管理工作需要“堅守”與“變通”的一些見解。

關(guān)鍵詞 公文管理 堅守 變通 傳遞 督辦 服務(wù) 效率

黨的十八大以來，習近平總書記作出一系列重要指示，明確中辦“四最一中樞”的職責定位，提出“五個堅持”要求，賦予黨委辦公廳（室）抓落實的基本職能，希望黨委辦公廳（室）建成“堅強前哨”、“鞏固后院”。這充分體現(xiàn)了黨中央對黨委辦公廳（室）工作的高度重視和殷切期望，也為我們新時代基層辦公室工作人員提供了根本遵循、指明了努力方向。

面向新時代，國家各級機關(guān)、單位也對辦公廳（室）全面提升“三服務(wù)”工作提出了新課題、新要求。作為中央企事業(yè)單位的辦公室，是一個單位的綜合職能部門，起著承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)各方的樞紐作用，工作千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。如何在基層辦公室工作中進一步增強“四個意識”，提高服務(wù)素質(zhì)，不斷改革創(chuàng)新，全面提高“三服務(wù)”工作水平是我們每一位辦公室人應(yīng)當思考和努力的方向。

一、公文管理是辦公室工作的重要內(nèi)容

辦公室工作從內(nèi)容上可以粗略劃分為：辦文、辦會、辦事，三個方面。公文管理則是“辦文”工作的最主要內(nèi)容，是公文從形成、復(fù)制、運轉(zhuǎn)、辦理、傳遞、存貯到轉(zhuǎn)換為檔案或銷毀的完整周期中，以特定方法和原則對公文進行創(chuàng)制加工、保管料理，使其完善并獲得功效的行為或過程[1]。它是使公文得以形成并產(chǎn)生實際效用的全部活動，是機關(guān)實現(xiàn)其管理職能的重要形式。

其實，公文管理并非一門新興學科。我國早在4千多年前就出現(xiàn)了公務(wù)文書和文書工作。隨著國家機構(gòu)的出現(xiàn)，一切公共事務(wù)的管理也就成為了國家行為，公務(wù)文書也就成了國家管理的重要工具?！秴问洗呵铩は茸R》中就有對夏朝“太史令終古”這樣的秘書官員的記載。秦漢時期已設(shè)立了“御史府”、“尚書臺”這樣的專門處理文書的機構(gòu)，并對公文的文種、格式和傳遞等做了統(tǒng)一規(guī)定，并第一次有了上行文和下行文的使用規(guī)范。唐宋時期中央政府已逐漸形成“中書出令、門下審議、尚書執(zhí)行”的“三省制”格局，公文管理也逐漸發(fā)展成熟，秘書工作主要由中書省和門下省分工承擔，負責公文的起草、保管、抄寫、審議以及處理臣下報送的奏章等。

我國歷史上形成了許多行之有效的公文管理制度，有的還沿用至今，對現(xiàn)有公文管理有著重要意義。例如請示類公文需一文一事制度，即一件公文只陳述一件事情，不同的事由不能混雜在一件公文中。南宋《慶元條法事類·卷十六·文書門》中明確規(guī)定：“諫奏公事，皆直述事狀，若名件不同，應(yīng)分送所屬，而非一宗事者，不得同為一狀?！边@是目前所能見到的關(guān)于“一文一事”制度的最早記錄。

新中國成立后，先后發(fā)布了《公文處理暫行辦法（草案）》《國家行政機關(guān)公文處理辦法》《黨政機關(guān)公文處理工作條例》，對公文管理作出了明確、詳細的規(guī)定。

由此可見，公文管理在行政管理工作乃至國家機構(gòu)管理工作中歷史悠久、不可或缺?？梢哉f，在一定意義上行政管理的過程主要是對公文的處理過程[2];公文管理工作的質(zhì)量，直接關(guān)系到行政效率的高低。提升公文管理的水平與質(zhì)量，使之更好地為各項行政管理活動提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，能直接作用于行政機關(guān)工作效率和管理水平[3]。

二、辯證看待公文管理中的“堅持”與“變通”

“堅守”意為堅決守衛(wèi)，堅定地遵守或保持。出自《墨子·號令》：“官吏豪杰與計堅守者十人及城上吏比五官者，皆賜公乘”。是對原則的堅持，是不畏磨礪、直面壓力的毅力和勇氣，是不忘初心，不辱使命的信仰。

“變通”意為明達、靈活。出自《周易·系辭下》：“《易》窮則變、變則通，通則久。是以‘自天佑之，吉無不利?！笔且罁?jù)不同情況，作非原則性的變動，是具體事務(wù)中的酌情處理、是特殊情況的靈活機動。

“堅守”與“變通”，看似一對反義詞，二者卻并不矛盾?！皥允亍辈皇鞘刂f思想、老黃歷，一味“死腦筋”的本本主義。俗話說，無規(guī)矩不成方圓，我們要堅守的是原則、大是大非，是工作的目標和方向，是一種面對壓力、困難，不低頭、不退縮的精神和態(tài)度。“變通”絕非投機取巧，更不是圓滑、耍小聰明。而是要求我們學會創(chuàng)新創(chuàng)造、換位思考，不固步自封，不墨守成規(guī)。時代進步，生產(chǎn)力在發(fā)展，“變通”更是要求我們的思想跟得上歷史發(fā)展的需求。

公文管理工作是基層機關(guān)事務(wù)中的一個重要組成部分，它具有很高的專業(yè)性和規(guī)范性要求，是做好機關(guān)服務(wù)工作、連接“臺前”與“幕后”的紐帶[4]。無論在公文辦理的各個環(huán)節(jié)，都有嚴格的制度，要求做到準確、及時、安全。準確，不僅包括公文的質(zhì)量，也包括公文管理程序中的各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量;及時，應(yīng)根據(jù)公文的輕重緩急處理，做到不積壓、不拖延、不誤時誤事。安全，保證公文內(nèi)容的安全，特別是涉及國家秘密的文件，一定要嚴格遵守國家保密法規(guī)，嚴格管理。

但是，與“文”打交道，其實質(zhì)還是與人和事打交道，看似一成不變，實則因時因事都在變。如何在工作時間中找到平衡點，把握處理事務(wù)的分寸，在公文管理中做到流轉(zhuǎn)高效、審核正確、督辦及時、歸檔完整，需要公文管理工作者不斷的學習和實踐，掌握好公文管理中的“堅守”與“變通”，從而實現(xiàn)公文管理的優(yōu)化和高效。

我們應(yīng)該辯證的看待“堅守”與“變通”兩者之間的關(guān)系，防止兩種定勢思維誤區(qū)。只有正確認識兩者之間的關(guān)系，樹立正確的思維意識，找到共贏點和工作切入點，把二者結(jié)合起來，在實踐中不斷磨礪，才能游刃有余的開展公文管理工作。

三、公文管理中“堅持”與“變通”的幾點淺見

（一）文件傳遞過程中的“堅持”與“變通”

1.堅持保密底線不動搖，保證文件傳遞過程的安全可靠

當前我國保密工作面臨的形式復(fù)雜尖銳，要求我們時刻堅持保密底線不動搖，履行好職責使命。毛主席說過“必須十分注意保守秘密，九分半不行，九分九也不行，非十分不可?！庇捎趶氖骂I(lǐng)域的特殊性，我們常常需要處理一些帶有敏感信息的文件。這就需要辦文人員看問題、辦事情善于抓住重點和主流，在這類文件中緊急的督辦，必須有的放矢，抓住主要矛盾，不能一味想著公文的辦結(jié)，忽略保密的底線。

保密工作有很強的政治性，必須嚴格按照程序辦事。公文管理不僅僅要在紙面工作上下功夫，更要嚴守組織紀律，切實管牢自己的嘴，嚴謹辦事，認真對待每一個電話、每一份文稿、每一項督辦。無論是涉密文件的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、保存、維修、銷毀等日常工作，還是落實承辦文件事項等，都要嚴格規(guī)范、遵循章法。絕對不在普通通訊過程中提及敏感信息的督辦;不將文件或相關(guān)附件傳遞給知悉范圍以外的人員;不在非密的OA系統(tǒng)中處理涉密文件。把一絲不茍、精益求精的嚴實作風貫穿辦文的全過程，力爭做到“辦文零缺陷”。

2.變通使用信息化流程，提高文件傳遞過程的及時性

文件的傳遞過程需要處理大量的信息，如：文件質(zhì)量、辦文進度、流轉(zhuǎn)節(jié)點、部門協(xié)作、信息交流等等。提高文件傳遞的質(zhì)量和效率，保證公文的及時性、實效性，是公文管理工作的重要部分。隨著信息時代的來臨，人類社會正向第三次浪潮文明跨越，這種跨越讓信息化辦公逐漸向機關(guān)、企事業(yè)單位的各項事務(wù)中滲透，帶給我們前所未有的便捷與高效。在公文管理領(lǐng)域，隨著辦文電子化的不斷推進大大便捷了文件流轉(zhuǎn)路徑，優(yōu)化和提升了辦文的效率。電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速處理、共享和傳遞，我們可以通過辦公設(shè)備輕而易舉的閱讀和利用它們，不再受到時間和距離的約束[5]。

我們必須明確，是公文管理規(guī)定信息化流程，而不是信息技術(shù)，公文信息化的基礎(chǔ)是公文的管理模式。公文管理人員必須“變通”的使用信息化流程，通過優(yōu)化電子流程模塊的應(yīng)用，打破原來部門之間的壁壘和信息不對等，提升各部門的協(xié)作，從而實現(xiàn)文件傳遞過程的加速。

辦公軟件的模塊化和可開發(fā)性也給公文管理者提供了相當大的發(fā)揮空間。我們在流程優(yōu)化再造上，應(yīng)堅持目標導(dǎo)向，根據(jù)文件涉及的業(yè)務(wù)需求，提出整體設(shè)計框架，通過對模塊重組、創(chuàng)新，幫助我們匯總、處理大量的文件數(shù)據(jù)，在整體框架之下解決各部門的具體需求。遇到緊急的文件，可以通過郵件、移動辦公平臺給予提醒或告知。公文管理人員應(yīng)當學會主動利用電子化管理手段，通過電子流程節(jié)點的設(shè)置，控制審核步驟、便于對承辦人員、承辦情況、文件進度進行實時掌握。通過流程的閉環(huán)，監(jiān)控事項的進程、推動任務(wù)的完成。充分利用流程的檢索、提醒等功能實現(xiàn)“外包大腦”，將有限的精力放到更核心的工作上，實現(xiàn)流程便捷人，而非流程支配人，使得公文管理工作效率躍遷到更高的層次。信息化系統(tǒng)擁有高技術(shù)、智能化、便于操作等特點，公文管理的信息化步伐已成為必然，只要我們轉(zhuǎn)變觀念，不讓信息化流程成為束縛我們工作的枷鎖，而是成為我們手中的魔方，才能“萬變不離其宗，一切盡在掌中”，讓電子化手段為公文管理服務(wù)，真正實現(xiàn)協(xié)同辦公、高效辦公。

（二）公文督（催）辦過程中的“堅守”與“變通”

1.堅守責任擔當，提高服務(wù)水平

督辦是公文管理的一個重要環(huán)節(jié)。它是落實公文承辦事項，推進機關(guān)行政事務(wù)的一項重要工作。公文督辦，應(yīng)當堅持實事求是，適時督辦的原則。通過督辦使機關(guān)各項事務(wù)責任到人，做到事事有人負責，提高工作效率。公文管理工作者應(yīng)當對公文流轉(zhuǎn)的進度、時間節(jié)點心中有數(shù)，分清輕重緩急及時催辦，歷次催辦的過程和情況應(yīng)有所記錄;要及時了解督辦事項情況，跟蹤查督;公文如有更新和補充，需及時與承辦部門（人）溝通;督辦過程中發(fā)現(xiàn)的問題和信息，應(yīng)及時反饋，以便協(xié)調(diào)解決，直至落實完畢;任務(wù)完成后及時將公文閉環(huán)，歸檔。

作為辦公室工作的重要內(nèi)容，督辦，督的不僅僅是公文本身，更是一種工作態(tài)度和職業(yè)素養(yǎng)，必須堅守牢固的責任意識和服務(wù)態(tài)度，不能變。

首先，凡事講規(guī)矩，不能變。公文具有鮮明的政治性、法定的權(quán)威、現(xiàn)實的效用等特點。它的督辦必須確保準確、把握節(jié)奏，其跟蹤、回訪、閉環(huán)等環(huán)節(jié)應(yīng)該嚴守紀律、講規(guī)矩。已辦事項要回頭看落實情況，有具體事項的承辦結(jié)果應(yīng)該明確到報送時間、報送途徑、以及是否有上報實體等。要分清職責范圍和服務(wù)對象，任何時候都不能越級越權(quán)督辦。突出重點，講規(guī)矩，注重實效，保質(zhì)量，做到有查必有果，有果必匯報。

在公文的督辦、催辦過程中，會接觸到形形色色的人和事，公文管理人員應(yīng)該時刻保持做人做事的準則，防止拖沓和推諉扯皮。給予提醒、建議和幫助時，絕對不能為了維護“情面”隨意通融。沒有原則、違反規(guī)章制度的事，堅決不能做。只有堅守好這些基本環(huán)節(jié)，才是做好“堅強前哨和鞏固后院”的前提。

秉承恪盡職守的職業(yè)操守，謹言慎行，可靠忠誠，是衡量一個公文管理人員是否合格的一項基本準則。公文管理人員要明確自身職責，遵守制度和章程，嚴格按規(guī)矩辦事，忠于崗位職責、忠于服務(wù)對象、忠于理想信念，做到知行合一，努力成為一名“對黨忠誠、個人干凈、敢于擔當”的新時代辦公室工作者[6]。

其二，堅守俯首做事的態(tài)度，不能變。公文管理工作有一定的被動性，常常是文牽動著事，事推動著人。只有俯首做事、埋頭苦干，才能立得住、站得穩(wěn);不等不靠、不推不拖，腳踏實地的做出成績，才能有底氣。習近平總書記在任寧德地委書記時所寫的《從政雜談》中提到“不能只熱衷于做‘質(zhì)變的突破工作，而要注重做‘量變的積累工作”。強調(diào)了俯首做事，默默奉獻的精神，強調(diào)了實踐經(jīng)驗積累和總結(jié)的重要性。公文督辦工作可能遇到的問題復(fù)雜多樣，其解決問題的經(jīng)驗更是必須通過具體問題的反復(fù)實踐和琢磨才能得到的。

其三，堅守真誠服務(wù)的意識，不能變。督辦本身就是一種服務(wù)，應(yīng)當做到周到、細致、熱情，不能盛氣凌人、不能含糊其詞，更不能夸夸其談。要牢固樹立真誠服務(wù)的理念，對辦事人員要禮貌、熱情;對待同事要互幫互助、相互尊重，顧全大局、謙讓包容，著力營造團結(jié)協(xié)作、溫馨融洽的工作氛圍。必須堅決杜絕“話難聽、臉難看”的現(xiàn)象。一張熱情笑臉、一杯暖心的熱茶、一份待人的真誠都是服務(wù)態(tài)度的堅守和體現(xiàn)。

辦公室工作是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，公文督辦要傳達上級的工作決策、指示精神，協(xié)調(diào)處理好工作中的業(yè)務(wù)關(guān)系，確保政令暢通。因此，在具體工作中，必須樹立辦公室就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為基層服務(wù)、為群眾服務(wù)的工作理念，應(yīng)以“功成不必在我”的精神境界和“功成必定有我”的責任擔當，爭做優(yōu)秀的公文管理工作者。

2.學會思想變通，善于換位思考

在公文的全生命周期管理過程中，與人交流是必然的，也是不斷變化的。當各環(huán)節(jié)要素之間、要素與規(guī)則之間存在矛盾沖突時，公文管理者應(yīng)學會換位思考，從解決問題、促進流程推進和公文閉環(huán)的目的出發(fā)，分清主要矛盾和次要矛盾，靈活變通的給予幫助或有技巧的拒絕。首先，應(yīng)當夯實基本功，當強化責任擔當，增強政治定力，對規(guī)則制度心中有數(shù)。面對咨詢和請求，該說的說，不該說的堅決不能說，更不能亂說。其次，在溝通交流中，應(yīng)以幫助對方解決問題為溝通著力點，嘗試從聽者的角度出發(fā)，注意表達方式和用詞匯的情感密度來緩和對方的負面情緒，以提供明確的理論支撐材料等方式幫助對方解決問題。決不能站在督辦對象的對立面思考問題，一味指責對方的錯誤做法，導(dǎo)致矛盾激化。在督促、提醒和處理問題時，態(tài)度堅定但語氣溫和，拒絕之余提供幫助方案，從而保證做到對事不對人，既保守住辦文的規(guī)則，又服務(wù)好職能部門。

不同的表達處理方式導(dǎo)致截然不同的結(jié)果。公文督辦過程中，拖沓、模棱兩可的表達，只能使對方感到公文管理者的不專業(yè)和對事、對人的不重視。在協(xié)調(diào)矛盾沖突時，反而容易讓對方感到敷衍和輕視。我們不能一味只想著自己工作的節(jié)奏和進度。要靈活變通、換位思考，根據(jù)文件的具體時間節(jié)點和承辦事項，提前或者延緩督辦，甚至有些公文需要多次提醒、實時跟進，這樣既給承辦對象一個緩沖時間，又能及時、有節(jié)奏的督促公文的閉環(huán)。

俗話說，“一言以興邦 一言以喪邦”。語言是溝通的重要橋梁，說話是最直接的窗口和形象。在督辦溝通的過程中靈活變通，能讓我們在交流中保持良好的服務(wù)姿態(tài)，讓對方感覺到我們的真誠，使工作更高效的推進。

（三）提高公文管理工作效率中的“堅守”與“變通”

1.堅持“第一次就把事情做對”

公文管理的整個流程是環(huán)環(huán)相扣，緊密聯(lián)系的。當各個環(huán)節(jié)的工作一直在正向跑道上推進時，工作效率就會成正向疊加?？墒钱敼墓芾碇谐霈F(xiàn)即便很小的錯誤，反過頭來補救、重復(fù)勞動的時間消耗可能會遠遠大于做這項工作本身。正所謂“一字入公文，九牛拔不出”，公文一旦發(fā)出，里面的紕漏就很難挽回。及時疏忽了看似很小的錯誤，都會造成人力、物力和時間上的浪費，實則影響巨大。

因此，首先在公文管理的各個環(huán)節(jié)，必須做到字斟句酌，精益求精。建立嚴格的登記制度，便于統(tǒng)計、查找和督辦;把好文書入口，嚴格控制進入文書實際處理體系的文書量;按要求采取適當?shù)膫鏖喎绞?，避免文件積壓和丟失;及時督辦，加速公文運轉(zhuǎn)，保證事項落地;清退、銷毀和歸檔有記錄、有交接、不遺漏。二是嚴格遵守公文程序。審核公文時，必須牢固樹立標準意識，從嚴要求、符合規(guī)范。這就要求公文管理者對公文管理的各項規(guī)章制度學深悟透，自覺做到往心里走、往實里走，投身工作，拼搏奉獻，在實踐中不斷磨練內(nèi)功心法，錘煉心智。

做好公文管理工作，必須有高度的責任心，樹立“零距離服務(wù)”和“零差錯服務(wù)”的理念，樹立辦公室工作無小事的工作理念，要保持高度的責任意識、一絲不茍的嚴肅態(tài)度、嚴謹細致的工作作風，認真的對待每一項工作，才能提高每個環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量，縮短每個節(jié)點的辦理時間，從而提高公文管理的整體工作效率。

2.變通破局，提高工作效率

公文管理的被動性并不意味著要抹殺公文管理工作的前瞻性和創(chuàng)造性。公文管理人員容易形成按部就班的機械工作的惰性思維，結(jié)果陷入“當一天和尚敲一天鐘”的狹隘的定式化工作模式中。如何打破這種定勢，在思維方式上尋求變通，是提高公文管理工作效率的一個突破口。公文管理人員不能僅僅把自己當作文件的“打印機”“二傳手”，而是要熟悉公文所牽涉事務(wù)的目標、思路，通過綜合分析，發(fā)揮主觀能動性，靈活變通，才能打開工作的新局面。

文件管理工作細致且瑣碎，如果只是為了完成任務(wù)而忙碌，工作就真的像蒙眼驢推磨一樣，感覺一直往前走，事實上只是原地打轉(zhuǎn)。想要破局，就要在工作中主動思考，學會從忙碌的現(xiàn)狀中跳出來看問題，從全局角度把握公文的節(jié)奏。

提升工作效率，不僅僅是提高單位時間的工作密度，更需要公文管理人員具備一定的戰(zhàn)略眼光，做到心中有數(shù)，“越位”思考，主動分析工作中可能遇到的潛在需求。正所謂“身在卒位，胸懷帥謀”，工作的開始往往是從初生牛犢的“看山是山”，到感到焦頭爛額的“看山不是山”，只有不斷實現(xiàn)思維方式的常變常新，才能做到胸有成竹的“看山還是山”，從而實現(xiàn)工作效率層級的躍遷。

公文牽涉的事務(wù)、環(huán)境都有可能不斷變化，這些都要求公文管理人員具備靈活的思維，變通的意識，具體問題進行具體分析，破除工作中的因循守舊，生搬硬套和僵化刻板。只有學會靈活變通，才能提高工作水平和效率，實現(xiàn)理想的工作目標，更好實現(xiàn)公文管理在辦公室工作中的價值。

四、結(jié)語

公文管理工作不是所謂簡單的“文字的搬運工”。浮光掠影、走馬觀花式的編號、登記、排版，并不能算是管理了公文。無論是公文寫作的筆下生花、字字珠璣，還是處理公文事務(wù)中的輕重緩急，其中的“保守”與“變通”都不是毫無根據(jù)的，而是建立在對具體事務(wù)的正確認識和精準把握基礎(chǔ)之上的，其中還有許多地方值得我們共同探討，并在長期的學習和實踐中積累。只有靠注重平時工作中的自我訓(xùn)練，不斷的補齊自己的短板，才能做到“臨陣磨槍不快也光”“大聞小情，遇事不慌”。

“倡導(dǎo)默默無聞，甘于奉獻”是新時代機關(guān)事務(wù)工作領(lǐng)域的價值導(dǎo)向，作為中央企業(yè)辦公室的工作人員，我們要自覺把學習貫徹"五個堅持"要求作為一條紅線貫穿各項工作始終，在平凡的崗位上盡職盡責、潛心鉆研、銳意進取，堅定正確政治方向，處理好“臺前-幕后”“傳統(tǒng)-創(chuàng)新”之間的尺度、把握“堅守-變通”之間的分寸。

如果將公文管理比作建筑，那么堅守的是基石、加固的是鋼筋骨架;變通的是格局和裝修。只有雙管齊下，才能將它建成堅不可摧的摩天大廈。在公文管理工作中，我們每個人都是奮斗的主角，都有一份責任。將“小我”融入“大我”，在辦文、辦會、辦事中把握正確輿論導(dǎo)向，堅持以共產(chǎn)黨人的初心使命為精神動力，在為中心工作服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為單位工作大局服務(wù)方面作出新的貢獻。

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