機關(guān)單位疫情防控工作文件材料歸檔原則探析

姜素蘭 謝永憲

摘要：各級黨政機關(guān)和人民團體在疫情防控工作中形成了大量有保存價值的文件材料。對于這些材料的歸檔，要堅持全面性、全程性、及時性原則，確保疫情防控工作文件材料齊全、完整、規(guī)范、有序、安全、可用。

關(guān)鍵詞：新型冠狀病毒肺炎 疫情防控 文件材料 歸檔 檔案

新型冠狀病毒肺炎（以下簡稱“新冠肺炎”）疫情防控是一場人民戰(zhàn)爭、總體戰(zhàn)、阻擊戰(zhàn)，沒有哪個機關(guān)、哪個人可以置身事外。在黨中央的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和及時部署下，經(jīng)過我國各級黨政機關(guān)和人民團體的緊急行動、全力奮戰(zhàn)，疫情防控形勢持續(xù)向好，正在擴大疫情防控阻擊戰(zhàn)的戰(zhàn)果。在這個過程中，各個機關(guān)單位響應(yīng)號召，迎難而上，開展了大量扎實、有效的工作，發(fā)生了無數(shù)感人奮進(jìn)的英雄事跡，同時形成了數(shù)量可觀的疫情防控工作文件材料。

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章對檔案工作的相關(guān)要求，機關(guān)單位疫情防控工作文件材料需要堅持全面性、全程性與及時性原則，實現(xiàn)文件材料的集中統(tǒng)一管理，確保疫情防控檔案的齊全、完整、規(guī)范、有序、安全、可用。

一、遵循全面性原則，確保疫情防控工作文件材料齊全、完整

疫情防控工作文件材料歸檔要遵循全面性原則。在疫情防控工作中機關(guān)單位形成的所有來源、所有內(nèi)容、所有類型、所有形式的文件材料都要歸檔，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。

（一）文書類文件材料

這類文件材料主要包括紙質(zhì)文件和電子文件，具體內(nèi)容包括：

1.中央、國務(wù)院及有關(guān)部門，市委、市政府及有關(guān)單位，市新冠肺炎疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組及有關(guān)機構(gòu)關(guān)于新冠肺炎疫情防控工作的指示、決定、通知等文件材料。

2.各級領(lǐng)導(dǎo)在疫情防控工作中的重要批示、指示和講話等文件材料。

3.各級領(lǐng)導(dǎo)檢查、調(diào)研本單位疫情防控工作時做出的指示、講話等文件材料。

4.上級機關(guān)在疫情防控工作中制發(fā)的規(guī)定、意見、通知，以及召開專門會議的文件材料。

5.向上級機關(guān)報送的請求、報告、函及復(fù)函等文件材料。

6.本機關(guān)和各部門在疫情防控中形成的各項制度、工作方案、應(yīng)急預(yù)案，以及制發(fā)的通知、意見等文件材料。

7.記載和反映本機關(guān)和各部門疫情防控專項工作的文件材料。

8.記載和反映本機關(guān)疫情防控期間復(fù)工復(fù)產(chǎn)的文件材料。

9.記載和反映本機關(guān)支援全國疫情防控的文件材料。

10.本機關(guān)防控健康宣傳活動中形成的宣傳圖冊、宣傳畫、戰(zhàn)“疫”作品，以及新聞宣傳報道等文件材料。

11.本機關(guān)在人力、經(jīng)費、物資等保障工作中形成的文件材料。

12.本機關(guān)和各部門關(guān)于疫情防控工作的全面總結(jié)、會議記錄、大事記等文件材料。

13.其他有保存和利用價值的文件材料。

（二）聲像類文件材料

這類文件材料主要包括照片、錄音、錄像等，具體包括：

1.各級領(lǐng)導(dǎo)檢查、調(diào)研本單位疫情防控工作中形成的聲像材料。

2.召開的各種會議以及舉辦各項宣傳活動中形成的聲像材料。

3.在疫情防控工作中形成的其他有保存價值的聲像材料。

（三）實物類文件材料

這類文件材料具體包括：

1.各級領(lǐng)導(dǎo)、社會知名人士檢查、調(diào)研本單位疫情防控工作中形成的題詞、簽名等。

2.在疫情防控工作中獲得的集體和個人榮譽證書、獎狀、獎杯、錦旗、牌匾、光榮冊等。

3.在疫情防控工作中形成的其他有保存價值的實物類文件材料。

二、遵循全程性原則，確保疫情防控工作文件材料規(guī)范、有序

疫情防控工作文件材料歸檔要遵循全程性原則。機關(guān)檔案室要全程參與疫情防控工作的文件材料整理，擔(dān)負(fù)監(jiān)督、指導(dǎo)的職責(zé)，在流程與規(guī)范上，確保疫情防控工作中所有時間點上形成的文件材料都符合歸檔質(zhì)量要求。

（一）提前介入，全程進(jìn)行“線上”業(yè)務(wù)指導(dǎo)

疫情期間，為了更好地記錄和保存機關(guān)單位戰(zhàn)“疫”實況，檔案室可以通過電話、微信、視頻會議等方式，開展疫情防控文件材料歸檔工作的業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)，使各部門檔案員明確歸檔責(zé)任和任務(wù)，熟悉工作流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求，具備完成工作的業(yè)務(wù)技能和意識，做好前端控制。檔案室黨員干部要發(fā)揮帶頭模范作用，值班值守，確保疫情防控期間檔案工作的每個流程安全、規(guī)范、科學(xué)、無誤。

（二）明確重點，加強歸檔文件材料質(zhì)量控制

疫情防控歸檔文件材料的質(zhì)量控制貫穿始終。歸檔文件材料質(zhì)量應(yīng)滿足《北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等相關(guān)規(guī)范性文件的質(zhì)量要求。第一，歸檔文件材料須為原件，題名、時間、作者等要素要準(zhǔn)確。第二，紙質(zhì)歸檔文件材料應(yīng)字跡清晰，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙書寫。第三，歸檔文件材料不能含有易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。第四，電子文件應(yīng)與其元數(shù)據(jù)一并歸檔，且確保元數(shù)據(jù)齊全完整，無遺漏或殘缺，電子文件與其元數(shù)據(jù)應(yīng)建立持久有效的關(guān)聯(lián)。第五，電子文件應(yīng)采用符合國家規(guī)定的、適合長期保存的文件存儲格式歸檔。第六，歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

三、堅持及時性原則，確保疫情防控工作文件材料安全、可用

疫情防控工作文件材料歸檔要堅持及時性原則。在疫情防控工作的文件材料整理過程中，機關(guān)檔案室要及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，為歸檔文件材料的安全、可用提供專業(yè)技術(shù)保障。

（一）及時跟進(jìn)，確保疫情防控工作文件材料安全

疫情防控工作中，各部門、每個人都處于高度忙碌和緊張狀態(tài)，加之有些部門對文件材料歸檔工作不熟悉，容易產(chǎn)生忽視文件材料歸檔工作的情況。機關(guān)檔案室應(yīng)具有全局性眼光，明晰機關(guān)疫情防控工作的整體布局，清楚形成重要文件的關(guān)鍵節(jié)點，掌握應(yīng)歸檔文件材料的分布、運轉(zhuǎn)和管理情況，制定單位疫情防控文件材料歸檔范圍及疫情防控檔案保管期限表，及時開展收集工作，留存具有保存價值的文件材料，避免散失。

（二）隨時歸檔，確保疫情防控工作文件材料可用

習(xí)近平總書記在中共中央政治局常務(wù)委員會上指出，“各級黨政領(lǐng)導(dǎo)干部特別是主要領(lǐng)導(dǎo)干部要堅守崗位、靠前指揮，在防控疫情斗爭中經(jīng)受考驗，深入防控疫情第一線，及時發(fā)聲指導(dǎo)，及時掌握疫情，及時采取行動，做到守土有責(zé)、守土盡責(zé)”。疫情防控檔案是疫情最真實、最可靠的信息源，是各級政府部門快速、及時做出判斷、采取行動的重要參考依據(jù)。因此，疫情防控工作文件材料要做到及時歸檔、隨時歸檔，保證歸檔過程的有序化和條理化，將機關(guān)檔案室打造成為疫情防控工作的可靠信息源。

四、結(jié)語

檔案是連接過去、現(xiàn)在和未來的橋梁。疫情防控工作檔案可以真實、完整地再現(xiàn)機關(guān)單位戰(zhàn)“疫”歷史場景，使之留存于后人，傳播于世界。習(xí)近平總書記在中共中央政治局常務(wù)委員會上指出，“疫情防控不只是醫(yī)藥衛(wèi)生問題，而是全方位的工作，各項工作都要為打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)提供支持”。檔案工作者要認(rèn)真領(lǐng)會總書記的疫情防控工作精神，把思想和行動統(tǒng)一到黨中央的部署上來，把歸檔工作抓實抓細(xì)抓到位，始終做到守土有方、守土有責(zé)，奮力奪取疫情防控阻擊戰(zhàn)的最終勝利，服務(wù)防疫工作大局。

*本文為北京聯(lián)合大學(xué)“普通本科專業(yè)核心課程建設(shè)項目——檔案管理學(xué)”“研究生學(xué)科特色課程建設(shè)項目——現(xiàn)代檔案管理理論與實踐”兩個階段性研究成果。

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作者單位：北京聯(lián)合大學(xué)