基于財務(wù)視角的合同全流程管理探索

孫勇 郭陽 羅燕 王卓瑜

國網(wǎng)新源控股有限公司

一、引言

對一段時期內(nèi)公司所簽訂的全量合同，按照招投標(biāo)、合同訂立與簽署、合同履行、變更、結(jié)算，以及合同履行后管理階段進(jìn)行全面梳理。通過合同事前審核、全流程跟蹤管理的方式，以預(yù)算控制、進(jìn)度控制、資金控制、發(fā)票結(jié)算控制等全流程管控方式，對合同履約執(zhí)行及結(jié)算過程進(jìn)行全面梳理，總結(jié)規(guī)律，建立公司的合同管理業(yè)務(wù)流程，并以合同為核心建立公司的供應(yīng)鏈、業(yè)務(wù)聚焦、價格評估、執(zhí)行評價等業(yè)務(wù)模型，最終形成公司全業(yè)務(wù)生態(tài)網(wǎng)絡(luò)等業(yè)務(wù)模型，體現(xiàn)合同管理的精準(zhǔn)畫像。

利用文本挖掘及機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)，對合同進(jìn)行數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)化，提取合同管理及財務(wù)管控相關(guān)的特征信息，建立基于合同管理及財務(wù)管控的文本挖掘詞庫，開展合同關(guān)鍵信息（包括但不限于支付、決算等相關(guān)指標(biāo)）識別提取，建立合同與財務(wù)深度關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫，為財務(wù)、經(jīng)法數(shù)據(jù)支撐合同全鏈條監(jiān)測提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)?；诤贤鞒瘫O(jiān)控視角相關(guān)的重點、關(guān)鍵指標(biāo)進(jìn)行分析研究，在公司信息平臺完成可視化展示。

二、合同規(guī)范化管理

一個企業(yè)的經(jīng)營成敗和合同管理有密切的關(guān)系，成功的企業(yè)需要對合同進(jìn)行有效管理，有利于企業(yè)提高管理水平，并且對經(jīng)濟(jì)效益的提高產(chǎn)生巨大的推動力，促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。企業(yè)作為經(jīng)濟(jì)活動主體在市場中獨(dú)立承擔(dān)經(jīng)營風(fēng)險，合同既是企業(yè)從事經(jīng)濟(jì)活動、取得經(jīng)濟(jì)活動的紐帶，也是產(chǎn)生糾紛的根源。企業(yè)經(jīng)營中的風(fēng)險有許多是在合同的立項、訂立和履約中產(chǎn)生的。企業(yè)要就合同管理全過程的每個環(huán)節(jié)，從合同簽訂到履行完畢，制訂一套比較完善而嚴(yán)密的切實可行的合同管理制度，使合同管理有章可循。這些環(huán)節(jié)主要包括：合同的洽談、草擬、評審、簽訂、下達(dá)、交底、學(xué)習(xí)、責(zé)任分解、履約跟蹤、變更、中止、解除、終止等。

檢查合同基本內(nèi)容是否齊全，項目執(zhí)行地點、交貨地點、服務(wù)期限、交貨時間、稅率、合同份數(shù)是否齊全明確。重點關(guān)注合同簽訂過程中存在的下列事項：合同簽訂未在招標(biāo)文件約定時限內(nèi)完成，或未在中標(biāo)通知書發(fā)出之日起30日完成；合同簽訂時間早于中標(biāo)通知書下達(dá)時間；合同金額不等于中標(biāo)金額；合同變更處理不規(guī)范，未在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行備案管理；合同解除管理不規(guī)范等。

通過上述數(shù)據(jù)分析，形成可視化展示。

三、成本管理

針對大部企業(yè)而言，買賣類合同通常占企業(yè)所簽訂合同的數(shù)量、金額較大，因此，對買賣類別的合同進(jìn)行分析就變得至關(guān)重要。對于大型企業(yè)物資采購部門所簽訂的合同，可以從以下幾種情況進(jìn)行分析：

（一）針對同一物品，同一規(guī)格型號，同一供應(yīng)商，同一年份，不同系統(tǒng)內(nèi)單位價格變動情況，依此分析集團(tuán)公司下屬不同單位在購買同一供應(yīng)商相同物資成本的差異。同時，針對同一物品，同一規(guī)格型號，同一單位，不同年份比較價格變動情況，分析不同價格變動的情況。如下表所示：

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（二）針對同一物品、同一規(guī)格型號、同一單位、同一年份、不同乙方價格變動情況。以及同一物品、同一規(guī)格型號、同一供應(yīng)商、不同年份比較價格變動情況。如下表所示：

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四、合同履行方面

檢查合同履行情況，包括到貨及時性，延期到貨情況，工期、項目延期情況，履約、質(zhì)量保證金、貨物、服務(wù)、項目質(zhì)量情況，合同標(biāo)的物是否交付、規(guī)格型號、數(shù)量、單價是否一致。

（一）合同到貨情況分析

其中，到貨及時性衡量指標(biāo)到貨及時率（及時到貨標(biāo)的物金額/貨物采購總額）；延期到貨情況-延期到貨天數(shù)、涉及的合同金額、涉及的合同數(shù)量；工期滯后情況-工期滯后天數(shù)、涉及的合同金額、合同數(shù)量；項目延期情況-延期天數(shù)、涉及的合同金額、合同數(shù)量；貨物、服務(wù)、項目質(zhì)量情況-貨物、服務(wù)、安裝調(diào)試、項目驗收等情況；履約、質(zhì)量保證金-是否按照合同規(guī)定及時提供履約保函或者支付保證金，是否存在未提供相關(guān)擔(dān)保就開始進(jìn)行合同結(jié)算。

（二）付款情況分析

1.分析預(yù)付款項是否超比例。針對預(yù)付的工程款、物資款，合同規(guī)定工程施工、物資采購等需提供預(yù)付款保函的，必須收到對方單位保函后才能支付，且保函金額應(yīng)與預(yù)付款金額相等。主要材料由建設(shè)單位自行采購的工程項目，預(yù)付款額度原則上不超過工程價款總額的10%；主要材料由承包單位代為采購的工程項目，預(yù)付款額度原則上不得超過工程價款總額的30%。其他預(yù)付款，應(yīng)嚴(yán)格按照合同支付，原則上不應(yīng)超過合同總價款的20%。對于合同期滿仍未沖賬或因其他原因長期掛賬，經(jīng)過認(rèn)真清理確實無法轉(zhuǎn)銷或收回，已不屬于預(yù)付性質(zhì)的預(yù)付款，應(yīng)將其余額轉(zhuǎn)入其他應(yīng)收款核算。2.應(yīng)付暫估掛賬是否超過3個月。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門應(yīng)加強(qiáng)物資采購和工程項目進(jìn)度管理，動態(tài)跟蹤供應(yīng)商交貨和結(jié)算情況，對已交貨但因結(jié)算單據(jù)傳遞不及時而形成的應(yīng)付暫估款掛賬應(yīng)及時清理，原則上應(yīng)付暫估掛賬時間不能超過三個月。3.質(zhì)保金扣留情況是否合規(guī)。質(zhì)保金未扣留，存在潛在損失風(fēng)險。合同約定有質(zhì)保金的，在貨物質(zhì)保期滿，并無索賠或索賠完成后，供應(yīng)商憑貨物質(zhì)保單和質(zhì)保金收據(jù)到供應(yīng)商服務(wù)大廳辦理質(zhì)保金支付手續(xù)。4.應(yīng)付款是否長期掛賬。應(yīng)制定合理的應(yīng)收款項信用政策，規(guī)范會計核算、嚴(yán)格臺賬管理、加強(qiáng)跟蹤分析、落實核對清收責(zé)任，降低應(yīng)收款項長期掛賬余額，切實防范經(jīng)營風(fēng)險。第二十五條各級單位應(yīng)于期末對應(yīng)付款項進(jìn)行全面檢查。對債權(quán)人沒有追索且已超過訴訟時效的逾期應(yīng)付款項，以及長期掛賬超過三年且有確鑿證據(jù)證明無法支付的款項，經(jīng)各單位總經(jīng)理辦公會議或類似機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)后計入營業(yè)外收入。

（三）合同變更分析

合同變更依據(jù)是否充分，是否存在以變更的形式規(guī)避正常招投標(biāo)的問題-變更合同個數(shù)、變更金額、變更原因、變更后的合同金額、合同變更率。合同變更實質(zhì)上是對合同的修改，是雙方新的要約和承諾，這種修改通常不能免除或改變供應(yīng)商的合同責(zé)任，但對合同實施影響很大，造成原“合同狀態(tài)”的變化，必須對原合同規(guī)定的內(nèi)容做相應(yīng)的調(diào)整。同時要對合同變更的影響作進(jìn)一步的分析。合同變更是索賠機(jī)會，應(yīng)在合同規(guī)定的索賠有效期內(nèi)完成對它的索賠。在合同變更過程中就應(yīng)記錄、收集、整理所涉及到的各種文件。

（四）合同涉訴情況分析

涉訴合同的個數(shù)、金額、訴訟標(biāo)的金額、涉訴原因、訴訟階段、預(yù)計負(fù)債金額。企業(yè)在快速發(fā)展的過程中，因市場拓展、經(jīng)營規(guī)?？焖贁U(kuò)張和內(nèi)部資源相對不足、經(jīng)營資金緊缺等矛盾普遍存在，發(fā)生部分經(jīng)濟(jì)糾紛案件已在所難免。案件發(fā)生后，如何處理好已發(fā)生的經(jīng)濟(jì)糾紛案件，將直接關(guān)系到企業(yè)的市場信譽(yù)和形象，關(guān)系到企業(yè)的生產(chǎn)成本和效益，所有企業(yè)管理人員必須予以高度重視。

結(jié)束語：總之，合同管理流程是合同承辦部門根據(jù)相關(guān)規(guī)定確定合同對方當(dāng)事人、起草合同文本并在經(jīng)法系統(tǒng)中發(fā)起合同審核流程，合同專業(yè)審核部門、法律審核部門以及相關(guān)審核人員在其職責(zé)范圍內(nèi)對合同進(jìn)行審查，合同歸口管理部門進(jìn)行合同編號，合同承辦部門組織合同履行和合同資料歸檔的過程。合同管理在現(xiàn)代企業(yè)的管理中發(fā)揮著極為重要的作用，高度重視企業(yè)的合同管理，才能使合同管理更好地為企業(yè)提供保障，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。