水利工程檔案管理中的問題及對(duì)策

王倩倩

摘 要： 水利檔案是水利活動(dòng)的原始記錄，是水利事業(yè)的寶貴財(cái)富。做好水利檔案信息資源利用服務(wù)工作的目的就是全面實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，更好地服務(wù)于社會(huì)。本文分析了檔案管理中存在的普遍問題，并提出了改進(jìn)措施，為今后檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞： 水利工程;檔案;管理

【中圖分類號(hào)】C931.3???? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A???? 【文章編號(hào)】1674-3733（2020）17-0294-02

水利檔案記載了水利的發(fā)展歷程，記錄著歷代水利人治水的成功與失敗。水利檔案將歷來的治水經(jīng)驗(yàn)呈現(xiàn)給人們，避免了后人在開發(fā)利用水資源中走彎路。新世紀(jì)以來，我國水利發(fā)展進(jìn)入了一個(gè)新的時(shí)代，水利發(fā)展依然占據(jù)重要地位，也面臨著重大機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新形勢(shì)下，水利工作要突破舊格局，水利檔案工作也要注重開發(fā)利用，在工作的深度和廣度上有進(jìn)一步的發(fā)展。

1 我國水利檔案開發(fā)與利用中存在的問題

1.1 館際關(guān)系不協(xié)調(diào)

利各單位檔案館歸各單位領(lǐng)導(dǎo)。由于地域的限制，加以技術(shù)、經(jīng)費(fèi)等原因的制約，館際間各自為戰(zhàn)，雖然偶有培訓(xùn)，卻沒有形成一個(gè)有效的檔案信息交流系統(tǒng)平臺(tái)，培訓(xùn)時(shí)間短，問題交流少，培訓(xùn)結(jié)束后，大家的聯(lián)系減少甚至不聯(lián)系，這對(duì)館際間業(yè)務(wù)工作的展開有一定的影響。館際間合作主要依靠學(xué)術(shù)交流、業(yè)務(wù)指導(dǎo)，但由于資金、地域等的限制，到外省市和兄弟縣水利檔案館學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)也各有差異。地區(qū)發(fā)展迅速、單位效益好的，就可以多去考察、學(xué)習(xí)，拓寬眼界，而條件不夠的，則機(jī)會(huì)較少甚至沒有，造成水利檔案館向兩極發(fā)展。

1.2 檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置不健全

按檔案法規(guī)定，一個(gè)單位的檔案工作，可以設(shè)立專門機(jī)構(gòu)，也可以設(shè)專職檔案人員。有些機(jī)構(gòu)雖規(guī)模大，內(nèi)部也設(shè)立了很多機(jī)構(gòu)，但也只是在將檔案員設(shè)在辦公室內(nèi);有的單位將檔案室設(shè)在辦公室內(nèi)，并不單獨(dú)成立檔案室。有的水利檔案為圖方便在各處室自行保管，沒有集中交歸檔案室，造成利用時(shí)無從查詢。

1.3 服務(wù)方式單一

水利檔案的服務(wù)方式一直以“你來我查”的館內(nèi)服務(wù)為主。信息的提供也以內(nèi)部為主，雖然編目檢索等基礎(chǔ)工作做得不少，但卻沒有與利用有機(jī)結(jié)合，功能性較差，使用范圍窄。群眾對(duì)水利檔案館內(nèi)資源了解的少，有時(shí)查詢資料與檔案儲(chǔ)存信息內(nèi)容不符，很難找到自己需要的文檔資料。在編研工作上沒有突出地位，檔案部門的信息仍存在分散、缺少系統(tǒng)整理的問題。對(duì)水利檔案的二次加工、三次加工的信息產(chǎn)品極其少，沒有將水利檔案轉(zhuǎn)變?yōu)闀緢D冊(cè)等形式向社會(huì)傳播，也沒有較多地通過廣播、電視等媒體向社會(huì)主動(dòng)傳遞檔案信息。

1.4 水利檔案信息建設(shè)不夠完善

對(duì)于一些專業(yè)的軟件，如水質(zhì)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)、水資源管理系統(tǒng)等不能同步進(jìn)行，系統(tǒng)上對(duì)水利檔案管理工作相對(duì)不健全，缺乏統(tǒng)一的管理模式，對(duì)于電子檔案概念的建立是比較模糊的，更強(qiáng)調(diào)的是紙質(zhì)檔案的建立，這使得整個(gè)檔案信息建設(shè)處在一個(gè)失衡的狀態(tài)。另外，水利檔案的儲(chǔ)存與信息不夠集中、基礎(chǔ)工作做的不扎實(shí)。水利檔案平時(shí)無人管理，用時(shí)到處翻找的狀況嚴(yán)重，無法進(jìn)行系統(tǒng)的編研工作，尤其是一些重要技術(shù)資料可能流失在個(gè)人手中，使用時(shí)查無下落，嚴(yán)重影響了技術(shù)檔案資料的完整性、檔案的積累和水利工作效率的提高，影響對(duì)水利檔案的開發(fā)與利用。

1.5 館藏工作不合理

在館藏工作中有著以下三方面問題：一是庫藏結(jié)構(gòu)不合理，偏宏觀，反映一般性工作較多，而微觀的、專業(yè)性的檔案太少;反映上級(jí)機(jī)關(guān)活動(dòng)、指示性、方針政策性的檔案多，反映下級(jí)機(jī)關(guān)單位活動(dòng)的檔案偏少;紙質(zhì)檔案偏多，其他載體的檔案偏少，不利于檔案的長期保存。二是庫藏檔案文件清理有待優(yōu)化，同一全宗內(nèi)的重復(fù)文件保存情況偏多;保存價(jià)值低或已經(jīng)失去保存價(jià)值的，或經(jīng)鑒定需要銷毀的文件仍存在。三是完整性不夠，某些全宗內(nèi)的檔案由于各種主觀與客觀因素的影響沒有收集齊全。

2 完善我國水利檔案開發(fā)與利用的對(duì)策

2.1 水利檔案館與社會(huì)之間要實(shí)現(xiàn)雙向參與

水利單位是服務(wù)單位，其目的就是為社會(huì)提供服務(wù)功能，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，因此應(yīng)該與社會(huì)互動(dòng)起來，實(shí)現(xiàn)雙向參與。水利檔案館資源豐富，是社會(huì)人士了解水利信息的最佳場(chǎng)所。水里檔案館還具有服務(wù)教育功能，全球變暖、沙塵霧霾天氣等惡劣環(huán)境越加嚴(yán)重，急切要求人們?cè)鰪?qiáng)保護(hù)環(huán)境意識(shí)，節(jié)約水資源，注重水土保持。讓人們走進(jìn)水利檔案館了解水利，了解水，鼓勵(lì)青少年學(xué)習(xí)水利知識(shí)，為祖國未來的水利建設(shè)打造堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.2 促進(jìn)水利檔案管理機(jī)構(gòu)高效化

實(shí)現(xiàn)管理機(jī)構(gòu)的高效化，就是要充分發(fā)揮檔案部門的工作效率，科學(xué)管理檔案。整個(gè)水利檔案系統(tǒng)，在服從黨的方針路線，學(xué)習(xí)黨的十八大會(huì)議精神的前提下，建立水利檔案事業(yè)的總體目標(biāo)和近期目標(biāo)，各省、市、地、縣所屬的檔案部門確定具體目標(biāo)。在總目標(biāo)的指導(dǎo)下，各水利部門的具體目標(biāo)通過制定具體計(jì)劃進(jìn)行落實(shí)，最后落實(shí)到水利檔案工作人員。任務(wù)明確后，還必須使整個(gè)系統(tǒng)的每個(gè)單元明晰自己的職責(zé)，即建立目標(biāo)責(zé)任制。目標(biāo)責(zé)任制的建立有利于工作質(zhì)量的提高，開創(chuàng)水利檔案工作的新局面。

2.3 應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)提高開發(fā)利用水利檔案技能

可充分利用網(wǎng)絡(luò)覆蓋面廣、信息量大的優(yōu)勢(shì)，將館藏慨況、檔案管理情況等信息放到互聯(lián)網(wǎng)上，當(dāng)然網(wǎng)上檔案數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)上利用者的查閱都需要檔案工作人員的適當(dāng)?shù)墓芾砉ぷ??？s微技術(shù)的發(fā)展為水利檔案的保存提供了很大便利。檔案室可以利用縮微設(shè)備將收藏的重要檔案的影像攝入縮微膠卷。如果是特超縮微的話可以縮小到成千上萬倍。經(jīng)過這種技術(shù)處理的檔案，其體積小、成本低、攜帶方便、查閱快捷，同時(shí)保存期長，既可以解決檔案體積不斷膨脹帶來的難題，又能使檔案從保管、整理、編目為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐詸n案信息管理為主。近年來，縮微技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步，將水利檔案縮微膠卷和計(jì)算機(jī)相結(jié)合，使得檔案的存貯、檢索、還原復(fù)制等更加方便。以縮微膠卷代替原件提供利用，減少了對(duì)原件的磨損，增加了原件的保存壽命。

2.4 水利檔案實(shí)現(xiàn)全面計(jì)算機(jī)管理

信息系統(tǒng)的健全也是高效化所必不可少的。水利檔案部門的信息不夠健全，相對(duì)來說，縱向的信息系統(tǒng)全面，而橫向的信息系統(tǒng)不夠完善，由于保密、不外借等原因，水利檔案系統(tǒng)內(nèi)部與外部的有關(guān)部門之間很少往來甚至不來往。信息的不流通，阻礙了檔案人員的思維與創(chuàng)新，對(duì)工作效率有不小的影響。只有健全信息系統(tǒng)，增加縱向和橫向的溝通聯(lián)系，進(jìn)一步健全調(diào)查研究，建立館際之間、省際間的相關(guān)檔案與檔案工作情況的發(fā)展，及時(shí)對(duì)所掌握的信息加工、整理，為水利事業(yè)的發(fā)展提供查考憑證。

2.5 實(shí)現(xiàn)管理方法科學(xué)化

水利檔案管理方法科學(xué)化，就是不能只簡單的進(jìn)行宣傳教育，而是要將法治運(yùn)用到管理中，綜合運(yùn)用經(jīng)濟(jì)、宣傳教育等方法。我國水利檔案工作中，雖然制定過一系列的規(guī)章制度來加以規(guī)范，但卻多數(shù)流于形式，比較薄弱。水利檔案工作的組織形式以及信息等的溝通都需要法律條文來固定。這些問題只有通過制定和貫徹以檔案法為中心的一系列法規(guī)、法令、條例、章程等來實(shí)施管理。只有加強(qiáng)法制，水利檔案工作才有法可依，有章可循，才能自動(dòng)發(fā)揮職能，保持整個(gè)系統(tǒng)的穩(wěn)定，從而促進(jìn)水利檔案的發(fā)展。

2.6 提高水利檔案管理人員的福利待遇

福利待遇不是工資待遇，是保障一個(gè)單位工作人員各項(xiàng)權(quán)利的一種制度安排。新公共服務(wù)理論指出，社會(huì)組織要為本單位職工提供良好的福利待遇而建立完善的福利制度，完善的福利制度，不但能調(diào)動(dòng)員工的積極性，同時(shí)也能夠提高員工對(duì)于本單位的歸屬感，體現(xiàn)人文建設(shè)，形成良好的向心力和凝聚力。制定檔案工作獎(jiǎng)勵(lì)制度，通過對(duì)檔案管理工作的考核制定獎(jiǎng)勵(lì)等級(jí)，對(duì)檔案管理崗位進(jìn)行分級(jí)，施行崗位晉升制度，并對(duì)不同等級(jí)的崗位設(shè)置相應(yīng)等級(jí)的福利待遇，通過提高福利待遇來調(diào)動(dòng)水利檔案管理人員的積極性。

3 結(jié)束語

總之，水利檔案的開發(fā)與利用是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，同時(shí)也是一項(xiàng)需要長期堅(jiān)持下去的工作。目前水利檔案的信息化利用僅僅在初期水平，沒有發(fā)揮其最大價(jià)值。水利檔案要發(fā)展就必須要有所突破，水利檔案的開發(fā)與利用，對(duì)整個(gè)社會(huì)體系建設(shè)都有利。將現(xiàn)代化的信息技術(shù)使用到檔案的日常管理之中，借此來完善檔案的管理和提高檔案管理水平。要從這些方面將檔案的收集、保管和利用工作做好，讓水利檔案的能夠科學(xué)化和規(guī)范化，檔案管理工作也能夠向更高的層次發(fā)展，更好的為社會(huì)公眾服務(wù)。

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