淺談合同管理中存在的問題與對策

摘要：隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的全面發(fā)展和市場經(jīng)濟理念的深入人心，專賣體制與計劃管理下的煙草公司也逐漸進入市場，與各類經(jīng)營主體聯(lián)系愈加頻繁。在聯(lián)系過程中，煙草公司對合同的重要性認(rèn)識也更加深入，凡是經(jīng)濟往來均要求訂立合同，而在合同管理過程中必然會面臨風(fēng)險。此時，合同管理中的風(fēng)險防范和控制措施將會起到至關(guān)重要的作用。本文將針對濮陽市煙草公司合同管理中的風(fēng)險問題進行研究，歸納總結(jié)相應(yīng)的防范措施，探索適合濮陽市煙草公司長遠發(fā)展的合同管理模式。

關(guān)鍵詞：合同管理;存在問題;對策

中圖分類號：F276.1文獻識別碼：A文章編號：

2096-3157（2020）17-0028-02

一、概述

近年來，隨著我國市場經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，合同已成為現(xiàn)代企業(yè)從事經(jīng)營活動和對外經(jīng)濟交往的主要手段，而企業(yè)中絕大部分的糾紛都是因為合同本身不完善或者合同履行過程出現(xiàn)了某些偏差而產(chǎn)生的。因此，企業(yè)只有做好合同管理工作，才能有效防范風(fēng)險。

合同管理是一個多環(huán)節(jié)的動態(tài)過程，主要包括合同簽訂管理、合同履行管理、合同變更管理以及合同檔案管理。加強合同管理對于提高合同水平、減少合同糾紛、進而加強和改善公司經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟效益都具有十分重要的意義。

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的全面發(fā)展和市場經(jīng)濟理念的深入人心，煙草公司也逐漸進入市場，與各類經(jīng)營主體聯(lián)系愈加頻繁，但專賣體制下的煙草公司因自身優(yōu)勢地位所產(chǎn)生的競爭優(yōu)越感依然存在，對市場規(guī)則不太敏感，法律意識淡薄，對可能發(fā)生的風(fēng)險認(rèn)識不足或者存在僥幸心理，合同管理整體水平無法與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)，存在諸多弊病。

二、煙草公司合同管理的現(xiàn)狀及存在問題

一直以來，煙草公司始終牢記嚴(yán)格規(guī)范是保持行業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的“生命線”，堅決把嚴(yán)格規(guī)范責(zé)任扛在肩上、抓在手上、落到實處。近年來，隨著合同往來的逐漸增多，煙草公司對合同規(guī)范管理工作更加重視。但是，由于煙草公司發(fā)展歷程中合同管理工作薄弱和管理水平低下，部分市級及基層煙草公司忽視對合同的管理，流于做表面文章，行動上還是墨守成規(guī)陋習(xí)。以濮陽市煙草公司為例，公司內(nèi)部風(fēng)險防范機制不健全，對合同的規(guī)范化管理存在或多或少的問題，導(dǎo)致合同管理難以發(fā)揮應(yīng)有的效用。

1.合同管理重要程度不夠

沒有認(rèn)識到合同既是從事經(jīng)濟活動、取得經(jīng)濟效益的紐帶，也是產(chǎn)生糾紛的根源。認(rèn)為“簽完合同就萬事大吉”、“僅把合同當(dāng)作付款的工具”，“重形式、輕實務(wù)”的思想還未徹底扭轉(zhuǎn)。事前審核、事中控制參與程度不夠，而更多的是在事后被動的忙于處理，行使“消防隊員”職能，造成重大經(jīng)營決策和對外經(jīng)濟活動中缺少法律論證和審核環(huán)節(jié)，埋下許多隱患和風(fēng)險。另外，在機構(gòu)設(shè)置，人員配備方面支持不夠，縣級分公司法務(wù)人員多為兼職，且非法律專業(yè)人員，業(yè)務(wù)不夠精通。

2.合同起草不規(guī)范

爭取合同起草權(quán)并盡量使用本公司擬定的合同示范文本，可以在合同中充分考慮自身利益，從而盡量避免可能發(fā)生的損失。濮陽市煙草公司沒有認(rèn)識到爭取合同起草權(quán)的重要性，部分合同業(yè)務(wù)部門存在惰性思維，直接使用對方出具或起草的合同，即使自己起草合同，也是草草了事，存在必要條款不齊全，意思表達不充分，我方利益考慮不周全等諸多問題。

3.合同審核存在局限性

雖然要求對外簽訂的每份合同都由法律顧問和法務(wù)部門審核把關(guān)，但法務(wù)部門只能對合同內(nèi)容合法性、合同條款嚴(yán)密性以及合同形式規(guī)范性進行審查，對合同簽訂的背景，合同相對人的履約能力，是否存在先履行后送審的“倒簽合同”現(xiàn)象以及合同執(zhí)行過程中可能存在的問題都無從了解，也無法進行有效的監(jiān)控，導(dǎo)致合同管理無法到位，風(fēng)險防范流于表面。

4.合同簽訂不規(guī)范

無法對簽訂過程進行實時把控，合同簽訂不規(guī)范的現(xiàn)象層出不窮，部分合同存在未經(jīng)法定代表人授權(quán)、未由雙方代表簽字或蓋章、未填寫簽訂日期、未加蓋騎縫章、未完全按照審核部門意見修改合同即對外簽訂等問題。

5.后續(xù)監(jiān)管不到位

和合同訂立階段相比，是否按照合同約定履行交貨義務(wù)、提供相關(guān)服務(wù)，合作過程中的單據(jù)、權(quán)證等重要證據(jù)是否全部歸檔的合同后續(xù)管理工作顯然也很重要，前者直接影響合同目的是否能夠?qū)崿F(xiàn)，后者則是決定訴訟結(jié)果的成敗。但實踐中，不按合同約定履行的情況層出不窮，遺失單據(jù)乃至合同正本的現(xiàn)象屢見不鮮，這些忽視合同動態(tài)管理的行為都給企業(yè)發(fā)展埋下了潛在的風(fēng)險。

6.管理手段落后

在當(dāng)今信息化的時代背景下，濮陽市煙草公司還在使用傳統(tǒng)的合同管理模式，合同審批、反饋修改意見、歸檔整理等工作仍通過紙質(zhì)文件進行，導(dǎo)致合同審批周期過長、工作效率不高、監(jiān)督作用發(fā)揮不到位。人工編寫合同臺賬，歸檔保存紙質(zhì)合同也存在諸多弊端，紙質(zhì)合同以紙張為媒介，不僅容易破損或丟失，而且安全性差，合同被篡改的糾紛時有發(fā)生。另外，紙質(zhì)合同需要指派專門人員負(fù)責(zé)管理，還也需要充足的存放空間，且再使用、查詢、調(diào)閱的難度較大。

7.維權(quán)意識不強

合同履行過程中遇到違約糾紛時，習(xí)慣協(xié)商為主，忽視行使法律賦予的權(quán)利。在對方已經(jīng)違約的情況下，不善于運用法律武器依法維權(quán)，合同到期以后仍然繼續(xù)合作，甚至出現(xiàn)怠于維權(quán)，被動、消極行使企業(yè)合法權(quán)利的情形。

三、解決煙草公司合同管理中存在問題的對策

針對合同管理中存在的問題，濮陽市煙草公司應(yīng)從培養(yǎng)風(fēng)險意識、完善體制機制，嚴(yán)格審核把關(guān)和加強后續(xù)監(jiān)管等方面全方位建立健全合同風(fēng)險管理體系，以達到維護濮陽市煙草公司合法權(quán)益的目的。

1.完善合同管理機制，明確合同管理任務(wù)

完善合同管理體制機制建設(shè)工作是優(yōu)化合同管理流程，提高合同管理效率和水平前提和基礎(chǔ)。實現(xiàn)對合同的全過程管理，必須加強合同管理制度建設(shè)，建立分級管理、歸口管理、統(tǒng)一授權(quán)、審查會簽、編號歸檔、監(jiān)督檢查的合同管理制度體系。在合同的管理過程中，一要根據(jù)需要明確劃分各部門的責(zé)任，督促各相關(guān)的業(yè)務(wù)部門落實好自身的工作，從而實現(xiàn)對合同的立項、簽訂、履行、結(jié)算全過程管理，通力合作，共同防范合同風(fēng)險的發(fā)生。二要配齊配強法務(wù)工作隊伍，分配精通行業(yè)政策、具有專業(yè)知識的人員到法務(wù)工作崗位，建立相應(yīng)的激勵機制，暢通法務(wù)人員的職業(yè)發(fā)展通道，可將法務(wù)人員由管理崗轉(zhuǎn)為專業(yè)技術(shù)崗，實行評聘制，提高法務(wù)人員的工作積極性。三要廣泛開展合同法律知識培訓(xùn)，培養(yǎng)干部職工樹立正確的合同風(fēng)險防范意識，從工作實際需要出發(fā)，針對辦理頻繁較高的合同類型進行專項培訓(xùn)，助推企業(yè)合同風(fēng)險防控全局化進程。

2.制定合同格式文本，掌握文本選擇主動權(quán)

自己制定格式文本，既能節(jié)省時間，又能減少交易風(fēng)險，避免日后可能會出現(xiàn)的爭議，即使出現(xiàn)爭議，也可以掌握主動權(quán)。對于生產(chǎn)經(jīng)營過程中多次簽訂、反復(fù)適用的合同，如租賃合同、買賣合同、建設(shè)施工合同、服務(wù)合同，濮陽市煙草公司應(yīng)優(yōu)先采用國家局、省公司編制的合同范本，并相應(yīng)建立濮陽市煙草公司合同范本庫。有合同范本的，合同業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)適用合同范本庫中的范本。暫無合同范本的，合同業(yè)務(wù)部門起草后要按程序提交法律顧問、法務(wù)部門審查修改。重大復(fù)雜合同業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前與法規(guī)部門商討，由外聘法律顧問和法務(wù)部門共同參與談判、起草等工作。

3.嚴(yán)把合同審核關(guān)，強化合同簽訂管理

建立合同聯(lián)合審核制度，環(huán)環(huán)相扣，形成合同審核的閉環(huán)，法規(guī)部門負(fù)責(zé)對擬簽訂合同進行合法性審查;合同業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同相對人的具體情況、履行能力進行審核;采購部門負(fù)責(zé)對合同項目實施程序進行審核;財務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的資金收付審查和結(jié)算進行審核;審計部門負(fù)責(zé)對合同簽訂、履行情況進行審計監(jiān)督。建立合同簽訂審批和授權(quán)制度，合同文本未經(jīng)審查部門簽字確認(rèn)和法定代表人授權(quán)不得對外簽訂。建立合同專用章制度，合同文本未經(jīng)法務(wù)部門確認(rèn)，未提供審核材料和法定代表人授權(quán)書不得加蓋合同專用章，以確保相關(guān)部門審批意見得到落實，審核資料、授權(quán)委托等手續(xù)完備。

4.跟蹤合同履行進度，加強合同后續(xù)監(jiān)管

簽約的目的主要是保障合同的及時有效履行，防止違約行為的發(fā)生，所以跟蹤合同履行進度，加強合同后續(xù)監(jiān)管是十分必要的。合同簽訂后，合同履行部門要嚴(yán)格按照合同約定，督促對方全面履行合同義務(wù)，并及時掌握合同履行進度，組織好履約驗收工作，與此同時，還要確保我方正確履行義務(wù)。合同履行過程中。若遇需要修改或變更合同內(nèi)容時，必須經(jīng)雙方同意，并簽訂補充、變更協(xié)議。合同履行部門應(yīng)當(dāng)收集、保存合同履行過程中產(chǎn)生的傳真、電子郵件、信函、單據(jù)等原始資料，并按照合同管理制度及時整理歸檔。財務(wù)部門在辦理合同結(jié)算付款時，應(yīng)嚴(yán)格按照生效合同約定的條件和內(nèi)容進行審核。合同管理部門也應(yīng)加強對履約過程的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)依法及時采取相應(yīng)措施，防止合同違約或己方利益受損。

5.實行信息化管理，提高合同管理水平

配合目前正在使用的采購系統(tǒng)，建立合同管理模塊，整合合同信息數(shù)據(jù)，一方面，對合同文件進行系統(tǒng)有效的歸類整理，建立合同標(biāo)準(zhǔn)文本庫，合同承辦人員起草合同時既可根據(jù)需求在文本庫中選擇合同標(biāo)準(zhǔn)文本，又可參考已存檔的同類文本，從而減少合同擬定、審核過程中的工作量。另一方面，系統(tǒng)可以自動將記錄的數(shù)據(jù)生成統(tǒng)計信息，直觀反映出企業(yè)合同管理總體情況，方便管理者進行決策。如：由系統(tǒng)對履行期限、款項支付等關(guān)鍵節(jié)點實施自動提示，甄別出履行異常的合同，幫助和引導(dǎo)管理部門精準(zhǔn)查找問題，即時提出應(yīng)對措施。與此同時，通過合同管理系統(tǒng)的建設(shè)，將紙質(zhì)合同轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的媒介，既可以實現(xiàn)在線快速查詢，提高查詢效率，又可以解決紙質(zhì)合同文本難以長期妥善保存的難題，同時也可以打破紙質(zhì)存檔無法多人同時查閱的瓶頸。

6.加強合同糾紛防范，切實維護合法權(quán)益

合同簽訂時，要充分了解合同條款內(nèi)容，認(rèn)真了解合同相對人的主體資格、資信情況和履約能力，從而降低合同糾紛發(fā)生的風(fēng)險，以維護公司合法權(quán)益和提高經(jīng)濟效益。合同簽訂之后，要加強合同的變更、解除管理，合同在實際履行或適當(dāng)履行確有不可克服的困難而需要變更、解除時，應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對方當(dāng)事人進行協(xié)商。履約過程中如發(fā)生糾紛，要及時對出現(xiàn)的問題進行深入分析，提出解決措施，在協(xié)商不成的情況下，要不怕困難、不怕繁瑣，勇于訴諸于訴訟解決，充分利用法律武器維護公司合法權(quán)益和利益。

四、結(jié)語

綜上所述，濮陽市煙草公司要把加強合同管理作為依法治企的重要抓手，作為持續(xù)推動高質(zhì)量發(fā)展的重要保證。要通過培養(yǎng)合同風(fēng)險防范意識、優(yōu)化合同管理業(yè)務(wù)流程，建設(shè)合同管理信息系統(tǒng)等措施最大限度地建立工作閉環(huán)，實現(xiàn)合同管理過程的無縫銜接，真正做到“信息實時傳遞、問題及時處理、風(fēng)險提前預(yù)測”，使合同管理更好地契合發(fā)展規(guī)劃，為濮陽煙草再創(chuàng)更大的輝煌助力。

作者簡介：石彩鳳，供職于河南省煙草公司濮陽市公司。