大宗物資采購(gòu)集中結(jié)算的風(fēng)險(xiǎn)與防控

摘? 要;隨著大型施工企業(yè)近些年承擔(dān)工程建設(shè)項(xiàng)目日益增多，企業(yè)對(duì)物資的需求量也隨之增多，這種現(xiàn)狀給企業(yè)在物資采購(gòu)業(yè)務(wù)及資金結(jié)算業(yè)務(wù)方面帶來(lái)了不小的挑戰(zhàn)。針對(duì)這種情況，大部分企業(yè)由以前的物資分散采購(gòu)管理向物資集中采購(gòu)管理轉(zhuǎn)變，而實(shí)施過(guò)程中也暴露出該行為在資金管理方面的一些問(wèn)題，如未提前認(rèn)識(shí)風(fēng)險(xiǎn)并通過(guò)數(shù)據(jù)分析進(jìn)行規(guī)避，給企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的資金鏈安全帶來(lái)極大影響。本文針對(duì)物資集中采購(gòu)管理實(shí)施過(guò)程中對(duì)資金結(jié)算的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行問(wèn)題匯總和分析，并提出對(duì)應(yīng)的辦法進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避和防控措施。

關(guān)鍵詞： 大宗物資采購(gòu);集中結(jié)算;風(fēng)險(xiǎn)防控

為發(fā)揮采購(gòu)量方面的優(yōu)勢(shì)，大型施工企業(yè)紛紛采用對(duì)通用物資集中進(jìn)行采購(gòu)的模式，物資集中采購(gòu)能夠降低企業(yè)的生產(chǎn)成本，達(dá)到合理配置資源的目的。每一筆成功的大宗物資集采行為，都是在資金結(jié)算有了強(qiáng)有力的保障后才得以成功實(shí)施，企業(yè)實(shí)行集中結(jié)算給大額集采合同執(zhí)行提供了有力的資金支撐。

但大宗物資采購(gòu)集中結(jié)算涉及金額巨大，一旦在結(jié)算過(guò)程中發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)給企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重?fù)p失，所以企業(yè)要在實(shí)行集中結(jié)算的同時(shí)充分考慮其中的風(fēng)險(xiǎn)因素，大型施工企業(yè)在日常管理中實(shí)行的是物資采購(gòu)和集中結(jié)算兩條線，這些風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)在業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)結(jié)算方式上面，風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生會(huì)削弱大宗物資集中采購(gòu)工作效果，也會(huì)對(duì)企業(yè)資金造成沖擊，影響到企業(yè)正常生產(chǎn)，使企業(yè)利益受到損失。

一、大宗物資采購(gòu)集中結(jié)算可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)類(lèi)別

（一）業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

站在業(yè)務(wù)視角來(lái)看，影響結(jié)算的風(fēng)險(xiǎn)主要來(lái)源于招標(biāo)過(guò)程中各階段的價(jià)格評(píng)比以及執(zhí)行合同內(nèi)容時(shí)涉及的合同結(jié)算、履約所存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，比如結(jié)算條款、付款方式的不同都會(huì)影響到集中采購(gòu)能否順利開(kāi)展，是否能發(fā)揮出集中采購(gòu)大幅降低采購(gòu)成本的優(yōu)勢(shì)，都會(huì)在很大程度上影響合同的簽署，有可能導(dǎo)致合同失效，從而制約工程的施工進(jìn)度、造成停工待料、增加施工成本，無(wú)法體現(xiàn)物資集中采購(gòu)降低工程成本的優(yōu)越性。

（二）財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

站在財(cái)務(wù)視角來(lái)看，結(jié)算環(huán)節(jié)本身存在資金量過(guò)于龐大、容易形成固定償債壓力的特點(diǎn)，會(huì)帶來(lái)沖擊企業(yè)的現(xiàn)金鏈閉環(huán)，使企業(yè)現(xiàn)金流處于被動(dòng)局面，對(duì)結(jié)算工作的績(jī)效指標(biāo)產(chǎn)生影響，讓企業(yè)的利益受到損害，給企業(yè)的資金安全帶來(lái)威脅，阻礙企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)的風(fēng)險(xiǎn)。國(guó)內(nèi)各大施工型企業(yè)資金回流速率慢，企業(yè)不太注重財(cái)務(wù)比率分析，易造成資金流不暢、資本負(fù)債率累增。在企業(yè)周報(bào)上的表現(xiàn)以及企業(yè)經(jīng)營(yíng)運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中的表現(xiàn)就是現(xiàn)金流量極差，容易形成大量的貨款拖欠，形成社會(huì)上多角債務(wù)關(guān)系，這也是國(guó)內(nèi)各施工型企業(yè)存在的風(fēng)險(xiǎn)之一。從業(yè)人員對(duì)于結(jié)算方式選擇或履約度對(duì)采購(gòu)成本影響的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，如果結(jié)算不及時(shí)，一旦涉及訴訟則是勞民傷財(cái)。這就需要對(duì)大宗物資集中采購(gòu)資金結(jié)算中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行充分識(shí)別，并做到相對(duì)應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控。

企業(yè)對(duì)于這些可能導(dǎo)致集采工作失敗的因素需要區(qū)分對(duì)待，合理選擇結(jié)算方式，靈活運(yùn)用統(tǒng)采統(tǒng)簽統(tǒng)結(jié)和統(tǒng)采分簽分結(jié)兩種工作辦法，同樣要分析隨之產(chǎn)生的財(cái)務(wù)費(fèi)用等數(shù)據(jù)，仔細(xì)甄別不同的結(jié)算方式對(duì)采購(gòu)成本結(jié)果的影響。因此，能否選擇合理的結(jié)算方式對(duì)集采工作執(zhí)行能否成功至關(guān)重要。所以在采購(gòu)資金的支配及業(yè)務(wù)結(jié)算時(shí)應(yīng)充分結(jié)合企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，在仔細(xì)分析后做出資金支配計(jì)劃書(shū)以滿足集采合同履約需要。

二、大宗物資采購(gòu)集中結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)的成因分析

（一）業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的成因分析

1.采購(gòu)集中預(yù)算方面

（1）總控計(jì)劃預(yù)算量不準(zhǔn)確。對(duì)于物資集采業(yè)務(wù)部門(mén)來(lái)說(shuō)，相對(duì)準(zhǔn)確的預(yù)算量對(duì)全年采購(gòu)計(jì)劃和招標(biāo)工作的作用非常關(guān)鍵，然而從實(shí)際工作中來(lái)看，施工項(xiàng)目往往只是根據(jù)施工總控計(jì)劃粗略上報(bào)一個(gè)采購(gòu)計(jì)劃，甚至很多項(xiàng)目是邊用邊報(bào)、隨意估報(bào)，往往沒(méi)有前瞻性和全局性，采購(gòu)部門(mén)無(wú)法得到某項(xiàng)材料的詳細(xì)預(yù)算量，就無(wú)法憑借采購(gòu)量的優(yōu)勢(shì)和供應(yīng)商展開(kāi)細(xì)節(jié)談判。

（2）總控計(jì)劃中的物資類(lèi)別及型號(hào)不全。物資總控計(jì)劃在全覆蓋方面也存在問(wèn)題，部分采購(gòu)項(xiàng)目和參數(shù)內(nèi)容缺失的現(xiàn)象不時(shí)發(fā)生，也就是說(shuō)相當(dāng)一部分的采購(gòu)明細(xì)沒(méi)有包含在內(nèi)。在企業(yè)的物資管理程序上說(shuō)，采購(gòu)總控方案確定后，基本上就是編制采購(gòu)計(jì)劃工作的終結(jié)，缺乏合同履約實(shí)際用量反饋對(duì)比等后續(xù)環(huán)節(jié)，造成資金預(yù)算調(diào)整的隨意性較高，無(wú)法對(duì)采購(gòu)集中數(shù)量談判起到有力的支撐作用，其采購(gòu)合同成交量和成交價(jià)亦無(wú)法對(duì)采購(gòu)集中結(jié)算數(shù)據(jù)計(jì)算和對(duì)比起到參考作用。

（3）集中結(jié)算資金預(yù)算不充分。實(shí)行大宗物資采購(gòu)集中結(jié)算之后，施工項(xiàng)目容易忽視對(duì)物資集中采購(gòu)款項(xiàng)進(jìn)行充分預(yù)算，而集中結(jié)算部門(mén)無(wú)法獲得相對(duì)準(zhǔn)確的采購(gòu)量預(yù)算數(shù)據(jù)，可能會(huì)造成結(jié)算支付時(shí)預(yù)算金額不足，帶來(lái)付款壓力。

2.合同履約管理方面

根據(jù)以往在工程項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的一些案例，很多合同簽訂后往往無(wú)法完成履約或者根本不履約，通過(guò)分析和辨識(shí)這些不成功的采購(gòu)合同，可以總結(jié)出以下五個(gè)因素：

（1）未考慮供貨商配貨時(shí)間。大型施工企業(yè)項(xiàng)目分布分散，制定的物資總控計(jì)劃準(zhǔn)備不充分，造成供貨時(shí)間過(guò)緊，供貨商無(wú)法及時(shí)供應(yīng)物資，極易產(chǎn)生矛盾，給后期合同結(jié)算工作帶來(lái)困難;

（2）施工現(xiàn)場(chǎng)圖紙?zhí)峁┎患皶r(shí)。施工項(xiàng)目單位可能因?yàn)楦鞣N因素延遲圖紙確認(rèn)時(shí)間，比如項(xiàng)目前期拆遷等，供貨商無(wú)法對(duì)工廠實(shí)施排產(chǎn)計(jì)劃，很可能影響供貨時(shí)間、數(shù)量以及后期的結(jié)算工作;

（3）集采合同未考慮外部因素或政策因素帶的價(jià)差影響。政策因素或外部環(huán)境因素，造成供貨成本增加，供貨商無(wú)法按原合同履約，或者原采購(gòu)合同失去履約意義，造成招標(biāo)成本、時(shí)間成本及施工成本增加，形成結(jié)算風(fēng)險(xiǎn);

（4）工程項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)物資管理行為不閉合。接受物資的項(xiàng)目分部忽視了驗(yàn)收工作的重要性，沒(méi)有根據(jù)合同條款以及實(shí)際需求對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收，也沒(méi)有相應(yīng)的記錄，無(wú)法為后期的貨款結(jié)算工作提供依據(jù);

（5）物資本身質(zhì)量原因引起的糾紛不明確。接受物資的項(xiàng)目分部就驗(yàn)收物資質(zhì)量問(wèn)題約談、懲處期間，索賠或扣款金額依據(jù)支撐材料不足或存在爭(zhēng)議，企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)脫節(jié)或信息不對(duì)稱(chēng)或反饋信息鏈過(guò)長(zhǎng)，導(dǎo)致未能及時(shí)暫停對(duì)供應(yīng)款項(xiàng)的支付及扣除履約保證金退還的問(wèn)題。

（二）財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的成因分析

企業(yè)資金結(jié)算過(guò)程中的運(yùn)營(yíng)在現(xiàn)有外部大環(huán)境的條件下，面對(duì)如此大的定期支付壓力，資金支付結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)該充分識(shí)別到三方影響：第一，資金支付結(jié)算方式的選擇，對(duì)物資采購(gòu)成本的影響風(fēng)險(xiǎn);第二，資金支付結(jié)算方式選擇，引起企業(yè)自身的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn);第三，巨額定期債務(wù)的兌現(xiàn)，使企業(yè)運(yùn)營(yíng)的現(xiàn)金鏈閉合壓力承受考驗(yàn)。

目前大型施工企業(yè)選擇的結(jié)算方式主要有銀行承兌匯票、商業(yè)承兌匯票、貸款后付現(xiàn)三種模式進(jìn)行債務(wù)結(jié)算，由于銀票貼現(xiàn)率較低，貸款信用額度受限等因素影響，使供應(yīng)商普遍接受支付現(xiàn)金和6個(gè)月期銀行承兌兩種結(jié)算方式，結(jié)合實(shí)際使用方式來(lái)看，使用承兌匯票來(lái)進(jìn)行結(jié)算的情況最多。

舉例說(shuō)明不同結(jié)算方式在資金支配效率及對(duì)企業(yè)財(cái)報(bào)影響的比較數(shù)據(jù)：

假設(shè)在物資采購(gòu)集中招標(biāo)時(shí)即明示貨款結(jié)算方式需用6個(gè)月銀行承兌匯票，按上述表中銀行承兌貼現(xiàn)率再加上延展付款期，供貨商報(bào)價(jià)會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)成本增加5%～10%。同時(shí)在申辦銀行承兌匯票時(shí)，銀行一般要求至少繳納辦理匯票額度的30%的保證金。

采購(gòu)成本為1500萬(wàn)元，營(yíng)業(yè)收入2000萬(wàn)元;若全部采購(gòu)成本申辦承兌，30%的保證金450萬(wàn)元在申辦銀行存為對(duì)應(yīng)6個(gè)月期（1.3%）的存款，能增加利息收入2.925萬(wàn)元，抵消了申辦銀行承兌匯票0.05%的手續(xù)費(fèi)0.75萬(wàn)元，但使用銀行承兌匯票后采購(gòu)成本預(yù)計(jì)增加5%。那么我們來(lái)對(duì)比一下6個(gè)月期銀行承兌匯票、采購(gòu)成本全額貸款后付現(xiàn)這兩種模式選擇對(duì)資金成本的影響，如下：

從上述例子看出在一定的條件下，采用流動(dòng)資金貸款和銀行匯票支付結(jié)算財(cái)務(wù)表現(xiàn)也有所不同：使用貸款增加了利息費(fèi)用支出65.25萬(wàn)元，但現(xiàn)金購(gòu)貨降低了采購(gòu)成本，利潤(rùn)總額增加了但所得稅也增加了;使用6個(gè)月承兌時(shí)保證金利息收入抵減手續(xù)費(fèi)后增加2.175萬(wàn)元，但采購(gòu)成本增加了75萬(wàn)元，所得稅減少但凈利潤(rùn)也大幅減少。

該案例用最簡(jiǎn)單的數(shù)字來(lái)做比較，采購(gòu)價(jià)格因結(jié)算方式而變動(dòng)，進(jìn)而影響到利潤(rùn)報(bào)表結(jié)構(gòu)，實(shí)際物資采購(gòu)集中結(jié)算涉及的金額會(huì)加大對(duì)比差距。在實(shí)際結(jié)算過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)依據(jù)市場(chǎng)利率變化，和自身在銀行的信用額度，比如現(xiàn)金較為充足且承兌保證金繳納額度低等各種有利條件，則可以對(duì)比定期存款和使用承兌支付之間的優(yōu)劣，根據(jù)企業(yè)的資金流量配比情況，分析其變動(dòng)帶來(lái)的財(cái)務(wù)影響，隨時(shí)調(diào)整財(cái)務(wù)融資手段，以防因結(jié)算方式不同而造成損失而抵消了物資集中采購(gòu)優(yōu)勢(shì)，采取適合本企業(yè)使用的結(jié)算方式。

三、大宗物資采購(gòu)集中結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)的防控措施

（一）物資采購(gòu)管理與預(yù)算管理的有效結(jié)合

預(yù)算的擬定首先要有往年數(shù)據(jù)作對(duì)比，要對(duì)之前的招標(biāo)結(jié)果和采購(gòu)數(shù)量、質(zhì)量、履約等各方面進(jìn)行對(duì)比分析，調(diào)研當(dāng)前時(shí)間、當(dāng)前地域市場(chǎng)行情，結(jié)合當(dāng)年資金市場(chǎng)利率情況及企業(yè)當(dāng)年資金流預(yù)測(cè)，進(jìn)行全面預(yù)算分析;在招標(biāo)審核過(guò)程中，對(duì)預(yù)估價(jià)格嚴(yán)格審核，避免預(yù)算超支;如有各種原因未按計(jì)劃實(shí)施時(shí)，應(yīng)及時(shí)調(diào)整和完善最初的采購(gòu)計(jì)劃，加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)之間的業(yè)務(wù)溝通，及時(shí)應(yīng)對(duì)此期間存在的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）加快結(jié)算憑證簽認(rèn)傳遞和加強(qiáng)履約保證金管理

采購(gòu)集中結(jié)算手續(xù)傳遞鏈過(guò)長(zhǎng)，容易造成延誤或差錯(cuò)，要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，并檢查相關(guān)人員培訓(xùn)理論與技能的培訓(xùn)效果;對(duì)日常工作中存在結(jié)算憑證傳遞工作，盡量采取電子化憑證和數(shù)據(jù)傳遞，并對(duì)傳遞的內(nèi)容和時(shí)間進(jìn)行記錄?？山Y(jié)合企業(yè)業(yè)財(cái)共享、成本管理等數(shù)據(jù)信息，做到數(shù)據(jù)收集一鍵推送等功能。履約保證金應(yīng)指定專(zhuān)人管理，避免出現(xiàn)由于履約瑕疵而未扣除履約保證金的情況，并通過(guò)成本管理軟件控制預(yù)付貨款支付比例，避免出現(xiàn)預(yù)付采購(gòu)款大于繳納的履約保證金的情況。

（三）使用數(shù)據(jù)處理軟件等科技方法

充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，打造數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，搭建物資管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)、稅務(wù)數(shù)據(jù)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)報(bào)表分析系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的結(jié)合，做到數(shù)據(jù)共享、高效采集、深度分析，有效發(fā)揮大型企業(yè)借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在數(shù)據(jù)集中、業(yè)務(wù)集中、物資集中、資金集中的優(yōu)勢(shì)，提高業(yè)務(wù)處理效率，識(shí)別高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)預(yù)警，減少人為因素的干擾，督促物資管理人員對(duì)供應(yīng)鏈上下游、企業(yè)內(nèi)外部關(guān)聯(lián)單位及供應(yīng)商不良行為進(jìn)行約束和管控，避免企業(yè)資金超付、支付比例不均衡帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）加強(qiáng)數(shù)據(jù)收集分析能力，以后臺(tái)數(shù)據(jù)為企業(yè)決策做支撐

企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的大數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)向管理者匯報(bào)，形成固定的財(cái)務(wù)告知制度，其中數(shù)據(jù)分析出來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)及糾偏措施應(yīng)盡可能詳細(xì)。因此，企業(yè)財(cái)務(wù)管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)分析機(jī)構(gòu)，定期形成周報(bào)或月報(bào)，對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)提前進(jìn)行識(shí)別和干預(yù)，并及時(shí)糾偏。

四、結(jié)語(yǔ)

本文綜合分析了集中結(jié)算過(guò)程中，因風(fēng)險(xiǎn)管控不到位而導(dǎo)致物資集中采購(gòu)行為優(yōu)越性失效，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、防控及措施都做作了詳細(xì)描述。因此，在大型企業(yè)實(shí)施物資集中采購(gòu)時(shí)，需要在資金集中結(jié)算工作角度考慮采購(gòu)行為中的各種隱患，做到事前風(fēng)險(xiǎn)分析、過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避并提前制定糾偏措施，有效降低企業(yè)的財(cái)務(wù)隱患。

（作者單位為中鐵隧道股份有限公司）

[作者簡(jiǎn)介：黃永敏（1978—），女，河南新鄉(xiāng)人，本科（函），會(huì)計(jì)師，研究方向：財(cái)務(wù)管理，資金管理。]

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