ERP系統(tǒng)環(huán)境下的房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部控制研究

遲金金

摘? 要;隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)管理進入了簡潔高效的信息時代，ERP作為企業(yè)管理的重要工具，已經(jīng)被人們接受。本文以房地產(chǎn)企業(yè)為背景，從財務(wù)管理的角度出發(fā)，闡述企業(yè)應(yīng)用ERP的必要性，描述企業(yè)運用ERP系統(tǒng)的現(xiàn)狀，揭示運用過程中存在的問題并給出解決方案及建議，進一步分析在應(yīng)用ERP的過程中影響企業(yè)內(nèi)部控制的一些因素，結(jié)合企業(yè)內(nèi)控的要點、房地產(chǎn)行業(yè)實操的業(yè)務(wù)流程，主抓業(yè)務(wù)流程直線進行講解，就如何有效發(fā)揮ERP系統(tǒng)的作用、達到企業(yè)管理的目標(biāo)，對企業(yè)內(nèi)控人員提出有效建議。

關(guān)鍵詞： ERP系統(tǒng)環(huán)境;房地產(chǎn)企業(yè);業(yè)務(wù)流程;內(nèi)控制度

ERP逐漸被企業(yè)管理者接受，特別是在制造業(yè)、零售百貨業(yè)等業(yè)務(wù)流程比較固定、產(chǎn)品周期較短的行業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用。企業(yè)尋求發(fā)展、管理尋求突破以及數(shù)據(jù)庫、信息庫等的建立和溝通都離不開ERP的幫助。同時，ERP系統(tǒng)要求協(xié)同度很高、周期較長，使很多房地產(chǎn)企業(yè)產(chǎn)生了畏懼心理，很少有企業(yè)直面這個挑戰(zhàn)，充分應(yīng)用ERP。

一、ERP系統(tǒng)的基本概念

ERP是Enterprise Resource Planning的縮寫，即企業(yè)資源計劃，是20世紀(jì)90年代美國一家IT公司提出的一種概念，是根據(jù)企業(yè)對供應(yīng)鏈管理的需求而設(shè)置的。隨著時代的變遷，逐漸將簡單的“產(chǎn)品供應(yīng)鏈管理”這一概念延伸到了整個企業(yè)的管理平臺中，是在信息數(shù)據(jù)和IT技術(shù)的基礎(chǔ)上，集信息技術(shù)與管理思想于一體，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)管理者和決策者提供決策手段的管理平臺。

ERP的概念雖然源于美國，但隨著中國的迅速發(fā)展，國產(chǎn)ERP系統(tǒng)也得到了廣泛的應(yīng)用，現(xiàn)階段較為流行的ERP系統(tǒng)有SAP、ORACLE、金蝶和用友等。

二、內(nèi)部控制的基本含義

內(nèi)部控制是在一定的環(huán)境下，企業(yè)為了提高管理效率、有效獲得和使用各種資源、達到預(yù)定的管理目標(biāo)，而在企業(yè)內(nèi)部實施的各種制約（包括自我約束）、調(diào)整、規(guī)劃及評價的一系列程序、措施。換言之，企業(yè)內(nèi)部控制是提高企業(yè)運營效率、保障企業(yè)按照一定規(guī)定經(jīng)營、保證會計信息的真實性和可靠性、促進企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)的一種活動，是現(xiàn)代企業(yè)高效持久發(fā)展的根本要求，是企業(yè)經(jīng)營管理工作的基礎(chǔ)，是企業(yè)提高管理水平和防范風(fēng)險的有效機制。

財務(wù)內(nèi)部控制就是從財務(wù)管理的角度進行管理控制。在完整的內(nèi)部控制活動中，所有的控制標(biāo)準(zhǔn)、計劃定制、結(jié)果完成都要有一定的衡量標(biāo)準(zhǔn)及考核，而這些都與企業(yè)的財務(wù)活動有緊密的聯(lián)系。因此，財務(wù)內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)部控制的重要內(nèi)容，主要包含內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督等要素。

三、房地產(chǎn)行業(yè)中ERP系統(tǒng)下內(nèi)部控制的必要性

（一）環(huán)境的必要性

首先，從外部環(huán)境角度來看，隨著房地產(chǎn)行業(yè)的蓬勃發(fā)展，企業(yè)管理也進入了信息時代。房地產(chǎn)行業(yè)作為國民經(jīng)濟的主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)，受國家政策和市場經(jīng)濟等外部環(huán)境的影響較大，容易產(chǎn)生波動。在信息化的大背景下，自2011年以來，我國房地產(chǎn)市場進入了調(diào)整期，隨著“限購令”和“限售令”等文件的不斷出臺，國家對房地產(chǎn)行業(yè)不斷進行嚴格的調(diào)控和考驗，使房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營變得更加艱難，為了提高工作效率、減少無效成本支出，各企業(yè)上線了人才管理系統(tǒng)、OA（Office Automation，辦公自動化）、銷售系統(tǒng)等各種電子管理平臺，使得ERP順理成章地成為了各企業(yè)必要的管理工具。

其次，在外部環(huán)境急劇惡化、內(nèi)部行業(yè)競爭不斷加劇的背景下，公司內(nèi)部的經(jīng)營管理風(fēng)險和財務(wù)管理風(fēng)險迅速增加，房地產(chǎn)行業(yè)本身具有資金需求大、產(chǎn)品周期長的特點，除了要維持資金鏈的供應(yīng)，更需要針對周期長這一特點強化財務(wù)內(nèi)部控制的作用。在管理過程中建立健全、有效的內(nèi)部控制制度，規(guī)范內(nèi)部管理與流程控制，優(yōu)化組織架構(gòu)，強化溝通渠道，規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險和財務(wù)風(fēng)險，是公司提高競爭力的重要保證。

（二）實操中的必要性

ERP作為一種管理工具，是根據(jù)不同企業(yè)的業(yè)務(wù)需求人為搭建起來的，所呈現(xiàn)出來的數(shù)據(jù)也是人為“意向”控制的，摻雜著不同實際執(zhí)行人的結(jié)果導(dǎo)向。在實際的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，公司的管理層和決策者只負責(zé)政策的制定和審批，各層級、各部門之間缺乏有效的溝通和指令的傳達，對本層級、本部門以外的狀況毫不知情，無法形成流暢的業(yè)務(wù)流程，也就無法實現(xiàn)有效的內(nèi)部控制。公司雖然引入了ERP系統(tǒng)，也對各業(yè)務(wù)人員開展了相應(yīng)的培訓(xùn)，但員工操作標(biāo)準(zhǔn)不同，造成系統(tǒng)出具數(shù)據(jù)的可靠性大打折扣，這時內(nèi)部控制在ERP中的應(yīng)用指導(dǎo)就有了迫切的需求。

四、ERP系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)控問題與解決

（一）資金管理模塊

首先從收入方面來看，房地產(chǎn)公司的收入主要來源于房屋的銷售，經(jīng)調(diào)查，大部分企業(yè)都使用明源銷售系統(tǒng)，通過現(xiàn)場財務(wù)和營銷人員對明源數(shù)據(jù)的維護，再通過ERP的數(shù)據(jù)接口導(dǎo)入來完成收入的核算?，F(xiàn)階段的收入管理已經(jīng)基本完善和形成體系，但是由于現(xiàn)場操作、審核和溝通，過多進行了人為干涉，也由于“一房一價”的特點，所以對收入的審核很難用同一標(biāo)準(zhǔn)來衡量。針對這一問題，要從定價測算開始，財務(wù)人員要充分參與、審核并明確分層分戶級別，然后將定價測算作為指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，通過對ERP流程節(jié)點的設(shè)置，多關(guān)口把控，縱向要有同一部門的多級別審核，橫向要有銷售責(zé)任部門及財務(wù)部門等多部門的確認。

其次從支出角度來看，由于現(xiàn)階段的資金管理人員職責(zé)設(shè)置的問題，審核不健全或者審核業(yè)務(wù)重疊、管理層分管多個部門、一人分飾多個角色的情況多有發(fā)生。ERP系統(tǒng)的上線雖然遵守了“人不直接接觸現(xiàn)金”的基本準(zhǔn)則，可以通過銀行系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的接口，進行資金歸集、資金支付等操作，但系統(tǒng)中金額的確定要有明確的指導(dǎo)性文件作為操作、審核依據(jù)，如政府的收費標(biāo)準(zhǔn)文件、企業(yè)的資金計劃等，做到?？顚Ｓ茫瑖澜У刃袨?。ERP中資金需求（即轉(zhuǎn)入）審批與資金支付流程要分開，所有關(guān)于資金審批的流程都要根據(jù)公司日常管理制度設(shè)置多層級審核，不同等級的業(yè)務(wù)范圍也要設(shè)置不同等級的審核權(quán)限，權(quán)限管理清晰并落實到位。

（二）成本管理模塊

項目成本管理是企業(yè)管理的核心業(yè)務(wù)之一，房地產(chǎn)行業(yè)的成本管理費用主要發(fā)生在建造階段，由于項目所在地不同、產(chǎn)品的獨立性，沒有兩家公司的成本是完全相同的，所以ERP系統(tǒng)的架構(gòu)設(shè)置也沒有完全一樣的，相應(yīng)的內(nèi)控制度也要因地制宜，但要抓住主要核心“合同”這一管理主線，從合同簽訂到合同執(zhí)行再到合同結(jié)算，對成本進行有效的內(nèi)部控制。

現(xiàn)階段的房地產(chǎn)企業(yè)成本合同根據(jù)項目的發(fā)展階段分為前期合同、建安合同、基礎(chǔ)合同等，根據(jù)實際管理需求又可分為設(shè)計類合同、建筑工程類合同、材料合同等，在系統(tǒng)中為維護合同主表、合同明細清單、合同條款、合同支付條款等重要信息，通過對合同變更、支付計劃的控制來完成合同的基本操作，從而完成整個成本數(shù)據(jù)的填充。ERP本就是各個部門協(xié)作的產(chǎn)物，要充分發(fā)揮其溝通作用、部門間協(xié)作功能。雖然對專業(yè)部門的專業(yè)知識要保持尊重，但是監(jiān)督管理機制和內(nèi)控機制是必要的。

第一，合同的簽訂階段。招投標(biāo)采購部門通過預(yù)算目標(biāo)成的框架來擬定合同的具體簽訂工作，關(guān)于合同中的專項條款要有專業(yè)部門的審批意見，現(xiàn)實中合同的三方比價和開投標(biāo)都要有明確的監(jiān)督管理條例，如在開標(biāo)階段要有財務(wù)人員現(xiàn)場開標(biāo)，在宣布中標(biāo)階段要有各專業(yè)部門確認的定標(biāo)通知，合同的審批蓋章生效流程中要經(jīng)過成本預(yù)算、財務(wù)成本、稅務(wù)人員等的復(fù)核。

第二，合同的執(zhí)行階段。在確定合同的簽訂后，系統(tǒng)中合同的錄入和成本拆分要由專業(yè)部門審核，并與財務(wù)核算的成本科目保持一致;核算項目的拆分要嚴格按照設(shè)計規(guī)劃階段的項目匹配，要有設(shè)計部門的參與和審核;在最重要的支付環(huán)節(jié)，要有合同管理部門簽字、工程施工現(xiàn)場經(jīng)理確認、第三方監(jiān)理機構(gòu)的蓋章審核意見或簽字，這些操作都要有明確的內(nèi)部控制制度加以約束和控制。在合同成本發(fā)生的主要節(jié)點，要給出相應(yīng)提示，如在合同執(zhí)行50%和90%有相應(yīng)的提示，以呼應(yīng)現(xiàn)階段銷售資金監(jiān)管的相關(guān)政策，使企業(yè)資金高速周轉(zhuǎn)。

第三，合同的結(jié)算階段。所有合同已發(fā)生的和即將發(fā)生的，都要準(zhǔn)確、明確地列式出來，在ERP系統(tǒng)中一旦合同結(jié)算了，那么此合同的成本和拆分也都鎖定了，系統(tǒng)關(guān)閉對此合同的一切操作，從這一點上看，對內(nèi)控管理是很有幫助的，減少了人為干涉和調(diào)整，為財務(wù)核算提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。對于結(jié)算完成后的支付百分比也要有控制和分析，如超過合同額或者超過前期預(yù)定的目標(biāo)成本10%，要有相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門進行解釋和分析，總結(jié)經(jīng)驗，這樣才能真正達到內(nèi)控的目標(biāo)。

（三）報表管理模塊

手工會計的悠久歷史使得財務(wù)人員對“報表”的觀念還停留在財務(wù)三大報表上，即資產(chǎn)負債表、利潤表和現(xiàn)金流量表，對ERP系統(tǒng)中報表管理模塊的應(yīng)用還處于初級探索階段。其實ERP系統(tǒng)最主要的功能不是簡單的記賬、出具財務(wù)報表，最重要的是它能為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層提供準(zhǔn)確的、個性化的數(shù)據(jù)報表，從而針對企業(yè)的未來發(fā)展制定重要的決策，它可以通過報表編輯器來創(chuàng)建任何業(yè)務(wù)部門的任何業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的管理報表，多層次、多維度地對工作完成情況進行跟蹤分析，提供內(nèi)部控制所需的各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

五、結(jié)語

房地產(chǎn)行業(yè)屬于高風(fēng)險行業(yè)，受市場環(huán)境的影響較大，對開發(fā)企業(yè)的要求也越來越高、越來越嚴格，僅靠外部管理機制和規(guī)定已經(jīng)完全不能滿足企業(yè)的發(fā)展需求，由內(nèi)而外的發(fā)展壯大是大勢所趨，加上人工智能的快速發(fā)展，核算會計的工作將會被取代，這就要求已經(jīng)建立內(nèi)控體系中心的財務(wù)人員信息化，充分了解和應(yīng)用ERP，發(fā)揮ERP的價值，將內(nèi)部控制和ERP系統(tǒng)完美結(jié)合，提高項目工作效率，提高企業(yè)核心競爭力，保證企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。

（作者單位為沈陽恒誼置業(yè)有限公司）

參考文獻

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