如何做好房地產(chǎn)交易檔案工作之我見

林青

摘 要： 房產(chǎn)檔案是整個房產(chǎn)管理的基礎(chǔ)，它的作用是為房產(chǎn)權(quán)屬登記、房產(chǎn)交易、房產(chǎn)糾紛仲裁、物業(yè)管理、房屋拆遷、住房制度改革、城市規(guī)劃、城市建設(shè)和保障房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)人合法權(quán)益等各項工作提供服務(wù)。

關(guān)鍵詞： 房地產(chǎn)交易;檔案管理;熱忱服務(wù)

【中圖分類號】 U413? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A? ? ?【文章編號】1674-3733（2020）14-0297-01

房地產(chǎn)檔案則是房地產(chǎn)企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實(shí)記錄和城市建設(shè)發(fā)展的一項基礎(chǔ)性工作，是體現(xiàn)政府管理不可缺少的職能。我國各級房地產(chǎn)交易管理部門承擔(dān)著所屬范圍內(nèi)房屋權(quán)屬登記、發(fā)證和產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理的職責(zé)。這方面的工作是房地產(chǎn)行政管理的基礎(chǔ)性工作。

隨著我國房地產(chǎn)市場的迅速發(fā)展，房地產(chǎn)交易量日漸增長，交易事項日漸增多，交易手續(xù)日漸周密，交易管理日漸規(guī)范。進(jìn)而檔案工作任務(wù)更加繁重，工作要求更加具體。而且這項工作不僅涉及到單位的自身管理問題，更關(guān)系到國家和人民群眾的財產(chǎn)安全與切身利益。這就要求房地產(chǎn)交易管理部門在開展工作過程中，應(yīng)具備依法管檔的法制觀念、制度健全的剛性約束、細(xì)致無誤的工作質(zhì)量、熱忱服務(wù)的工作態(tài)度。

1 依法管檔的法制觀念

依法管檔的法制觀念一是從學(xué)習(xí)中來，知法才能執(zhí)法;二是從實(shí)踐中來，體驗(yàn)勝于感知。

從學(xué)習(xí)中來，要求各級房地產(chǎn)交易管理部門應(yīng)該組織所屬工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)、正確理解這些法律法規(guī)知識，作為檔案管理人員應(yīng)該自覺的學(xué)習(xí)和領(lǐng)會這些法律法規(guī)的內(nèi)容。做到三個明確：其一、明確房地產(chǎn)權(quán)屬檔案工作的性質(zhì)是城市房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記錄和重要依據(jù)，是城市建設(shè)檔案的組成部分，增強(qiáng)依法管檔的意識。其二、明確房地產(chǎn)權(quán)利人、房地產(chǎn)權(quán)屬登記權(quán)、房地產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移及變更、設(shè)定他項權(quán)利等有關(guān)的證明和文件;房屋及其所占用的土地使用權(quán)權(quán)屬界定位置圖;房地產(chǎn)分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖;房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記工作中形成的各種文件材料，包括房產(chǎn)登記申請書、收件收據(jù)存根、權(quán)屬變更登記表、房地產(chǎn)狀況登記表、房地產(chǎn)勘測調(diào)查表、墻界表、房屋面積計算表、房地產(chǎn)登記審批表、房屋滅籍申請表、房地產(chǎn)稅費(fèi)收據(jù)存根等;反映和記載房地產(chǎn)權(quán)屬狀況的信息資料，包括統(tǒng)計報表、攝影片、照片、錄音帶、錄象帶、縮微膠片、計算機(jī)軟盤、光盤等;其他有關(guān)房地產(chǎn)權(quán)屬的文件資料，包括房地產(chǎn)權(quán)屬凍結(jié)文件、房屋權(quán)屬代管文件、歷史形成的各種房地產(chǎn)權(quán)證、契證、賬、冊、表、卡等是法律和法規(guī)確定給房地產(chǎn)檔案管理部門必須履行好的責(zé)任。檔案管理人員要從本崗位必須履行好的責(zé)任做起，夯實(shí)管理基礎(chǔ)，做實(shí)檔案管理工作，在自己的職責(zé)范圍內(nèi)絕不發(fā)生違法行政問題。對于出現(xiàn)的反面事例應(yīng)發(fā)揮其警示作用，通過可能的宣傳途徑，對檔案人員進(jìn)行宣傳教育。

2 細(xì)致無誤的工作質(zhì)量

2.1 強(qiáng)化業(yè)務(wù)管理手段。房產(chǎn)檔案雖不是商品，但卻是珍貴的信息資源，既有歷史價值也有現(xiàn)實(shí)價值，既有地方價值，又有全局價值。房地產(chǎn)檔案保存了大量基礎(chǔ)資料，并擔(dān)負(fù)著采集、管理與提供房產(chǎn)信息的責(zé)任，長期以來，為房地產(chǎn)管理提供了準(zhǔn)確而可靠的基礎(chǔ)性資料。可是從業(yè)務(wù)上看，房地信息管理具有量大、復(fù)雜、更新快、用途廣的特點(diǎn)，適應(yīng)這一特點(diǎn)，就必須注意強(qiáng)化業(yè)務(wù)手段，努力實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理新突破，進(jìn)一步完善產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍信息化建設(shè)。 完善“數(shù)字房產(chǎn)”框架，構(gòu)建和完善權(quán)屬登記發(fā)證系統(tǒng)、產(chǎn)籍檔案管理系統(tǒng)、抵押登記管理系統(tǒng)、房屋產(chǎn)權(quán)平面數(shù)字控制系統(tǒng)，徹底改變傳統(tǒng)的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理模式，不斷創(chuàng)新管理手段。

2.2 做好檔案編研工作。產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理工作必須按照編研工作的原則要求，以需求為核心，以服務(wù)為主體，不斷地、及時地對檔案史料進(jìn)行選材、鑒別、考證、加工、整理。根據(jù)不同的編研內(nèi)容，把分散的資料，按照利用規(guī)律有機(jī)的編制起來，以利于檔案資源的開發(fā)利用，建立積極向上的內(nèi)部激勵機(jī)制，建設(shè)高素質(zhì)的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理隊伍。勇于創(chuàng)新、培養(yǎng)一支思想品德好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、創(chuàng)新意識強(qiáng)、廉潔高效的高素質(zhì)隊伍。實(shí)現(xiàn)權(quán)屬管理規(guī)范化、信息化的發(fā)展。圍繞服務(wù)于市場，服務(wù)于百姓，服務(wù)于發(fā)展，進(jìn)一步簡化、規(guī)范流程。對一些不利于當(dāng)前發(fā)展的環(huán)節(jié)予以調(diào)整，盡可能縮短辦件時限，提高辦事效率。

2.3 嚴(yán)格日常工作管理。如建立嚴(yán)格的庫房管理制度，每天記錄檔案室溫濕度，定期進(jìn)行安全檢查，尤其是逢節(jié)假日更加重視檢查，并做好安全檢查記錄。庫房管理科學(xué)，庫內(nèi)有檔案資料存放示意圖，檔案柜架排放規(guī)范，庫內(nèi)清潔衛(wèi)生，無火災(zāi)、水淹事故，無霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象。建立規(guī)范的全宗卷、詳細(xì)的檔案移交接收、借閱登記、鑒定銷毀記錄，做到檔案進(jìn)館詳細(xì)無誤，借有憑還有據(jù)。

3 熱忱服務(wù)的工作態(tài)度

房產(chǎn)檔案提供利用的方式包括：設(shè)置閱覽室接待查檔，按規(guī)定提供電子檔案在閱覽室查閱;根據(jù)利用者需求出具查詢結(jié)果證明;為權(quán)利人提供所繳交房屋原始登記材料的復(fù)印件;以房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案為依據(jù)，為利用者提供咨詢服務(wù);向城市建設(shè)及房地產(chǎn)開發(fā)單位提供產(chǎn)權(quán)檔案信息。房地產(chǎn)檔案工作人員應(yīng)以履行這些只能為基礎(chǔ)，滿腔熱忱的提供服務(wù)。

在全面落實(shí)社會服務(wù)承諾制的基礎(chǔ)上，堅決做到“一與二從三不讓”，即：與服務(wù)對象換位思考;從群眾最滿意的地方做起，從群眾最不滿意的地方改起;不讓工作在我手里延誤，不讓差錯在我手里發(fā)生，不讓形象在我這里受損。真正做到權(quán)為民所用，情為民所系，利為民所謀。以創(chuàng)新管理理念為主線，使窗口建設(shè)再上新臺階。規(guī)范服務(wù)程序考核、職業(yè)道德教育;進(jìn)一步完善工作制度、辦事程序，及時調(diào)整和改進(jìn)服務(wù)方式，全面、系統(tǒng)的規(guī)范服務(wù)工作程序要求，抓好工作檢查和督查。通過抓管理，進(jìn)一步提高工作效能。

數(shù)字化使檔案的編排效率、檢索速度和準(zhǔn)確程度有明顯的提高。計算機(jī)檢索即能改變目錄單點(diǎn)線性的檢索模式，實(shí)現(xiàn)同一界面的多點(diǎn)選擇查詢，還支持關(guān)鍵詞的模糊查詢，大大提高了檢索速度、查準(zhǔn)率和查全率，而且目錄維護(hù)十分方便。數(shù)字化緩解了檔案保護(hù)與利用的矛盾。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，房產(chǎn)檔案的利用率不斷提高，對檔案原件的損壞問題越來越突出。把房產(chǎn)檔案資料掃描錄入計算機(jī)，不僅可以解決利用與保護(hù)的矛盾，還提高了檔案的完整性和安全性。數(shù)字化有利于規(guī)范房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理，提高辦事效率。

參考文獻(xiàn)

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