新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題及措施分析

王姝　

摘要：新時(shí)期企業(yè)發(fā)展中對(duì)人事檔案管理工作的重視程度逐漸上升，對(duì)企業(yè)人事檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行深入研究并提出其針對(duì)性的解決對(duì)策，對(duì)于新時(shí)期背景下的企業(yè)發(fā)展中有著重要的推動(dòng)意義。本文從新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理的重要性展開(kāi)分析，從管理制度、監(jiān)管機(jī)制、管理信息化建設(shè)、管理人員等方面，對(duì)檔案管理工作存在的問(wèn)題展開(kāi)研究，并提出其解決措施，以推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè);人事檔案管理;問(wèn)題;措施

新時(shí)期的社會(huì)企業(yè)發(fā)展中，對(duì)于企業(yè)人事檔案管理問(wèn)題高度重視，人事檔案管理工作的高質(zhì)量開(kāi)展，是推動(dòng)企業(yè)發(fā)展、為企業(yè)勞動(dòng)人員的合法權(quán)益提供保障的重要基礎(chǔ)。但是在新時(shí)期的企業(yè)發(fā)展運(yùn)營(yíng)中，部分企業(yè)人事檔案管理工作開(kāi)展實(shí)踐中，仍然存在著很多現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，嚴(yán)重影響了企業(yè)人事檔案管理工作開(kāi)展的效率和質(zhì)量，因此對(duì)于人事檔案管理問(wèn)題的解決，已經(jīng)成為了新時(shí)期企業(yè)人事管理工作開(kāi)展的重要組成部分。

一、新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理開(kāi)展的意義

人事檔案管理是新時(shí)期社會(huì)企業(yè)發(fā)展中企業(yè)人事管理工作的基礎(chǔ)組成部分，人事檔案中包含著企業(yè)員工的個(gè)人信息、個(gè)人品德記錄、工作履歷等相關(guān)信息，而人事檔案管理就是企業(yè)對(duì)員工進(jìn)行深入了解的材料基礎(chǔ)，需要企業(yè)人事管理人員對(duì)檔案管理進(jìn)行搜集、整理并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)管理，為企業(yè)人事管理工作的高質(zhì)量開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。

（一）提升人事管理質(zhì)量

人事檔案管理作為企業(yè)人事管理的組成部分，檔案管理本身就是服務(wù)于人事管理的[1]。因此，新時(shí)期背景下企業(yè)人事檔案管理工作的高質(zhì)量開(kāi)展，就能夠提升企業(yè)人事管理的質(zhì)量，在企業(yè)人事管理工作開(kāi)展中，通過(guò)對(duì)企業(yè)員工檔案的全面分析與管理，就能夠幫助人事管理人員對(duì)企業(yè)員工情況進(jìn)行深入了解，進(jìn)而為企業(yè)發(fā)展以及員工個(gè)人發(fā)展奠定檔案管理基礎(chǔ)。

（二）為企業(yè)員工的合法權(quán)益提供保障

員工在企業(yè)工作過(guò)程中，檔案管理工作的開(kāi)展對(duì)于員工本身在企業(yè)中的發(fā)展也有著重要的影響意義，企業(yè)可以通過(guò)人事檔案管理流程對(duì)員工情況進(jìn)行了解，進(jìn)而在人事調(diào)動(dòng)中，為員工提供更加合適的崗位，并根據(jù)員工的檔案履歷，給予員工合適的薪酬，這對(duì)于企業(yè)和員工都具有重要意義。

（三）為企業(yè)評(píng)優(yōu)奠定檔案基礎(chǔ)

在企業(yè)發(fā)展運(yùn)營(yíng)中，企業(yè)需要通過(guò)評(píng)優(yōu)等方式來(lái)激勵(lì)員工的工作積極性，而在進(jìn)行員工評(píng)優(yōu)時(shí)，企業(yè)員工的檔案也是重要的評(píng)選標(biāo)準(zhǔn)，是保證企業(yè)評(píng)優(yōu)公平、公正性的重要基礎(chǔ)。并且在企業(yè)人事調(diào)動(dòng)中，在對(duì)員工進(jìn)行調(diào)動(dòng)前，尤其是重要崗位調(diào)動(dòng)前，也需要對(duì)員工的檔案履歷進(jìn)行了解，對(duì)員工的道德品質(zhì)進(jìn)行了解，以保證員工的綜合職業(yè)素養(yǎng)符合企業(yè)崗位需求。

二、新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）管理制度建設(shè)不足

企業(yè)人事檔案管理作為管理工作的一種，在其開(kāi)展中，管理制度是保證期開(kāi)展質(zhì)量的重要基礎(chǔ)，也是提升企業(yè)對(duì)人事檔案管理工作重視程度的重要保障[2]。然而在新時(shí)期企業(yè)發(fā)展中，部分企業(yè)對(duì)于人事檔案管理工作的重視程度還有待提升，而導(dǎo)致這一情況出現(xiàn)的主要原因就是由于其人事檔案管理制度建設(shè)不足，嚴(yán)重影響了企業(yè)人事檔案管理工作開(kāi)展的質(zhì)量，給新時(shí)期的企業(yè)發(fā)展以及企業(yè)人事管理工作創(chuàng)新造成了不利影響。

（二）監(jiān)管機(jī)制落實(shí)不足

企業(yè)人事檔案管理開(kāi)展中需要嚴(yán)格的監(jiān)管機(jī)制落實(shí)來(lái)保證其工作開(kāi)展的規(guī)范性和科學(xué)性，但是目前階段部分企業(yè)在人事檔案管理實(shí)踐中，監(jiān)管機(jī)制落實(shí)嚴(yán)重不足，甚至存在著監(jiān)管機(jī)制缺失的現(xiàn)實(shí)情況。這就造成了新時(shí)期部分企業(yè)人事檔案管理工作開(kāi)展混亂，對(duì)于企業(yè)員工的人事檔案搜集不足，難以對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行深入了解，這就給企業(yè)人事管理工作的開(kāi)展埋下了隱患，不利于企業(yè)發(fā)展。

（三）管理信息化建設(shè)不足

目前階段部分企業(yè)人事檔案管理工作開(kāi)展中大多以紙質(zhì)檔案作為員工檔案的主要模式，不僅檔案存儲(chǔ)空間較大，在進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)管理使用時(shí)，也會(huì)帶來(lái)諸多限不便，也容易發(fā)生員工檔案遺失或損壞的情況。而隨著信息化時(shí)代發(fā)展，企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為了推動(dòng)人事檔案管理工作發(fā)展的必然途徑，但是部分企業(yè)由于對(duì)人事檔案管理工作的疏忽，導(dǎo)致了人事檔案管理信息化建設(shè)不足的問(wèn)題突出，嚴(yán)重影響了企業(yè)人事檔案管理工作的質(zhì)量，給新時(shí)期背景下的社會(huì)企業(yè)發(fā)展形成了制約。

（四）管理人員的綜合能力有待強(qiáng)化

新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理工作開(kāi)展中對(duì)人事檔案管理人員提出了更高的要求，尤其是在人事檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展中，就對(duì)人事檔案管理人員的信息化辦公能力有了更加迫切的需求。而目前階段，企業(yè)人事檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力不足、檔案管理意識(shí)薄弱、信息化辦公能力有待提升的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題依然存在，成為了新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理工作開(kāi)展中存在的主要問(wèn)題，亟待解決，以提升企業(yè)人事管理質(zhì)量，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。

三、新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理問(wèn)題的解決措施

針對(duì)目前階段企業(yè)人事檔案管理中存在的諸多問(wèn)題，企業(yè)急需采用針對(duì)性的問(wèn)題解決措施，全面革新企業(yè)人事檔案管理模式，提升人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理問(wèn)題的解決措施主要包含以下方面：

（一）完善人事檔案管理制度，為人事檔案管理奠定基礎(chǔ)

建設(shè)完善的人事檔案管理是提升企業(yè)人事檔案管理工作效率和質(zhì)量的重要基礎(chǔ)，只有完善的制度建設(shè)，才能夠?yàn)槠髽I(yè)人事檔案管理工作的開(kāi)展提供指導(dǎo)，并以制度提升管理人員對(duì)企業(yè)員工人事檔案搜集、整理、管理統(tǒng)計(jì)的重視程度。因此，新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理工作問(wèn)題的首要解決措施就是完善其管理制度，結(jié)合企業(yè)的發(fā)展實(shí)際，對(duì)企業(yè)的人事檔案管理提出制度性要求，充分提升管理人員的責(zé)任意識(shí)，進(jìn)而為新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理工作的高質(zhì)量開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。

（二）制定監(jiān)管流程，保障人事檔案管理的規(guī)范性

在新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理工作開(kāi)展中，嚴(yán)格的監(jiān)管機(jī)制落實(shí)也是提升其管理實(shí)效的必然流程，是保證企業(yè)人事檔案管理工作開(kāi)展規(guī)范性的基礎(chǔ)所在[3]。因此，新時(shí)期要保證人事檔案管理工作的規(guī)范化開(kāi)展，企業(yè)就必須制定嚴(yán)格的人事檔案監(jiān)管機(jī)制，例如對(duì)人事檔案管理情況進(jìn)行定期審查，并監(jiān)理抽檢監(jiān)管機(jī)制，并對(duì)檔案搜集、整理、統(tǒng)計(jì)等提出統(tǒng)一、規(guī)范化的要求，作為人事檔案管理監(jiān)管的要點(diǎn)，以此保證新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理工作開(kāi)展的規(guī)范性和統(tǒng)一性，為企業(yè)人事檔案調(diào)用奠定基礎(chǔ)。

（三）監(jiān)理信息化檔案管理模式，提升人事檔案管理實(shí)效

隨著我國(guó)信息技術(shù)體系以及計(jì)算機(jī)設(shè)備在企業(yè)管理發(fā)展中的廣泛應(yīng)用，新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理工作開(kāi)展中，就要以信息化管理模式對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理流程與方法進(jìn)行替換。通過(guò)信息化人事檔案管理模式，能夠以計(jì)算機(jī)設(shè)備作為企業(yè)人事檔案的存儲(chǔ)載體，不論是人事檔案查著還是使用都更加便捷，并且信息化人事檔案管理中，也能夠保證人事檔案保存的安全性，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案易于損毀、遺失的情況發(fā)生，也節(jié)約了檔案儲(chǔ)存的空間，能夠全面提升企業(yè)人事檔案管理工作的效率。

（四）落實(shí)人員培訓(xùn)計(jì)劃，強(qiáng)化管理人員的綜合職業(yè)能力

隨著新時(shí)期企業(yè)運(yùn)營(yíng)中對(duì)人事檔案管理工作的重視程度不斷提升，對(duì)人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力以及綜合職業(yè)素養(yǎng)也提出了更高的要求。因此，企業(yè)要把管理人員的強(qiáng)化培訓(xùn)作為解決人事檔案管理問(wèn)題的解決措施之一，通過(guò)強(qiáng)化培訓(xùn)，全面提升人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和綜合職業(yè)素養(yǎng)，為企業(yè)人事檔案管理工作的高質(zhì)量開(kāi)展奠定高職業(yè)素養(yǎng)的專(zhuān)業(yè)人才基礎(chǔ)。在人事檔案管理人員培訓(xùn)中，要尤為注重對(duì)管理人員信息化辦公能力的強(qiáng)化與提升，以保證企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)運(yùn)行得順利。

四、結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理的重要性不斷提升，企業(yè)必須正事現(xiàn)有人事檔案管理中存在的問(wèn)題，采用科學(xué)化的解決對(duì)策，全面提升企業(yè)人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為企業(yè)發(fā)展奠定高質(zhì)量的人事檔案管理基礎(chǔ)，推動(dòng)企業(yè)的現(xiàn)代化、科學(xué)化發(fā)展。

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