中小學單位人事檔案管理水平的提升路徑

鄢明芳

摘 要：當前我國很多中小學單位正處于改革之中，在開展相關(guān)工作的過程中需要依托人事檔案管理，了解工作人員的基本信息。但是目前的中小學單位人事檔案管理水平較低，信息內(nèi)容不豐富，會對中小學單位的綜合發(fā)展產(chǎn)生較大的影響。文章主要通過分析中小學單位人事檔案管理中的不足，對提升其管理水平的路徑進行探討。

關(guān)鍵詞：中小學；管理水平；人事檔案管理；信息化管理；提升路徑

中圖分類號：G637 文獻標識碼：A 收稿日期：2020-02-04 文章編號：1674-120X（2020）13-0044-02

一、中小學單位人事檔案管理的不足

第一，真實性不高。中小學單位的人事檔案管理制度不完善，使得人事檔案管理工作的進展受到較多的束縛，難以確保檔案內(nèi)容的真實性。中小學單位的人事檔案管理標準沒有達到統(tǒng)一，在記錄人事信息的過程中存在較多的疏漏。部分中小學單位的人事檔案信息存在虛假狀況，工作人員在填寫自己的年齡、學歷及工作經(jīng)歷等內(nèi)容時沒有依據(jù)實際情況。部分工作人員為了獲得更好的職位與待遇，會刻意夸大自己的信息，甚至在錄入信息的過程中存在故意篡改的情況。很多中小學單位在進行人事檔案管理的過程中沒有核實檔案信息的真實性，導致工作的開展缺乏實際價值。

第二，管理形式不完善。人事檔案包括較多內(nèi)容，不僅需要對工作人員的基本信息進行反映，還需要明確指出其個人狀況、特長及優(yōu)勢等信息，給中小學單位人力資源管理提供有效的依據(jù)。但是在實際管理的過程中，部分中小學單位管理人員沒有對工作人員提出具體的要求，在進行這項管理時，存在較多的信息缺失。中小學單位人事檔案的隱私性較高，因此部分單位選擇利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的方式對信息進行保存，但是這種管理方式會阻礙中小學單位的綜合發(fā)展，在管理的過程中也會遇到較多的問題。紙質(zhì)檔案的保存需要對環(huán)境進行優(yōu)化，在管理的過程中也會受到陳舊的管理思想的束縛，在查找檔案內(nèi)容時需要耗費較多的時間，難以達到資源合理利用的目標。

第三，重視程度不足。在對人事檔案進行管理的過程中，部分中小學單位管理人員認為人事檔案管理工作的開展不能給單位產(chǎn)生直接效益，導致管理人員對人事檔案管理的重視程度不足。這種思想會影響中小學單位綜合工作的開展，在后續(xù)工作當中還會產(chǎn)生更多的問題。中小學單位人事檔案的利用率不高，并且其中的內(nèi)容相對較少，但是在實際利用時比較煩瑣。因此，檔案管理人員在執(zhí)行工作的過程中存在懈怠心理，工作態(tài)度也比較隨意。中小學單位負責人不僅對這種行為沒有懲處，還存在一定的忽視心理，導致人事檔案管理質(zhì)量降低，難以發(fā)揮其實際效用。

第四，信息資源利用率低。中小學單位檔案管理工作的開展逐步趨向信息化，但是在檔案管理過程中，單位沒有按照信息化社會的發(fā)展需要對管理模式進行變動。盡管中小學單位在辦公的過程中推進無紙化，但是實施情況較差，在錄入人事檔案信息的過程中還是過于依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理形式，并沒有將所有的資料錄入職工信息資源庫中。

第五，人員能力不足。人事檔案管理對工作人員的能力水平有較高的要求，其需要具備較強的專業(yè)能力，否則會影響綜合工作的開展。當前的中小學單位檔案管理人員經(jīng)常存在轉(zhuǎn)崗問題，這就要求檔案管理人員在極短時間內(nèi)適應新的工作環(huán)境和工作方法，導致其專業(yè)性難以得到保障。工作人員在進行管理交流的過程中不嚴謹，部分負責檔案管理工作的人員在能力水平上存在不足，可能會產(chǎn)生檔案丟失或者遺漏等問題，難以在短期內(nèi)提高中小學單位檔案管理效用。

二、提高中小學單位人事檔案管理水平的路徑

第一，完善管理體制。在開展人事檔案管理工作的過程中，中小學單位需要完善管理體制，集中開發(fā)檔案管理信息，對管理的形式進行優(yōu)化。管理工作的開展需要以管理體制進行約束，防止管理人員在行為表現(xiàn)上過于隨意，影響管理效率。中小學單位在綜合發(fā)展的過程中需要滿足現(xiàn)代化社會的發(fā)展需求，對人事檔案進行社會化管理，推進管理部門的社會化發(fā)展。就管理體制而言，其中需要具備規(guī)范管理人員行為的條例，對人事管理部門進行體制上的改革，保證管理工作的縝密性，提高綜合管理水平，減少問題的產(chǎn)生。

第二，加大資金投入。資金的投入能夠給中小學單位檔案管理工作的開展提供設(shè)施保障，保證檔案管理能夠以性能優(yōu)良的設(shè)施為基礎(chǔ)。部分中小學單位在開展檔案管理工作的過程中缺乏先進的設(shè)備，導致管理工作的開展受到限制。在當前社會不斷進步的背景中，部分中小學單位的人事檔案管理設(shè)備存在老化現(xiàn)象，存在較大的缺陷，影響管理工作的開展。因此，中小學單位需要加大資金投入，購入專業(yè)設(shè)備，在開展檔案管理工作的過程中不斷優(yōu)化，提高綜合管理效用。

第三，檔案管理電子化。檔案管理電子化是檔案管理工作的主要趨勢，能夠提高檔案管理質(zhì)量。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理雖然能夠在較大程度上提高檔案管理安全性，但無法實現(xiàn)較好的檔案管理目的。而且紙質(zhì)檔案管理相對來說比較煩瑣，在整理的過程中經(jīng)常會遇到較多的問題，導致工作的開展受到阻礙。電子檔案管理不僅能夠避免這些問題，使電子檔案存儲的過程中更加簡單，還能夠加強對其的優(yōu)化處理。因此，中小學單位在開展檔案管理工作的過程中可以將其電子化，使用電子系統(tǒng)提高綜合管理效用。

第四，檔案管理信息化。信息化管理能夠提高檔案管理的時效性，促進中小學單位工作改革的發(fā)展。在現(xiàn)代化社會發(fā)展的過程中，中小學單位對檔案管理信息化的需求逐漸提高，在對工作人員的基礎(chǔ)信息進行管理時，可以利用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案的共享，讓工作人員在需要檔案時，可以通過內(nèi)部共享快速搜索相關(guān)信息。檔案管理信息化能夠通過信息化設(shè)備提高管理質(zhì)量，管理人員可以利用掃描儀等信息設(shè)備進行數(shù)據(jù)管理，在管理的過程中更加科學、便捷。信息化管理的方式可以提高中小學單位檔案管理的準確度，對工作人員的基礎(chǔ)信息進行精確地記錄，防止在利用檔案時出現(xiàn)差錯。

第五，提升人員綜合素質(zhì)。工作人員是中小學單位開展相關(guān)工作的核心，其在工作中需要提高自身對檔案管理的認識，加強綜合能力水平，為檔案管理工作的開展提供基礎(chǔ)的勞動力。盡管現(xiàn)代化檔案管理不需要過多地利用人力，但是還是不能忽視人在其中的主體地位。管理人員要針對檔案管理進行系統(tǒng)的認識與培訓，提高其對管理工作的認識。管理人員需在工作的同時不斷充實自己，掌握更多的專業(yè)理論及實踐知識，對已有的專業(yè)知識進行更新，與時俱進。中小學單位在聘用檔案管理人員時，需要對其綜合能力進行考核，以嚴格的標準提高管理人員的綜合水平，并且做好職業(yè)素養(yǎng)考核，提高管理人員的團隊意識，為單位的綜合發(fā)展謀福利。

中小學單位檔案管理還存在一定的不足，在長期工作及改革的過程中，可以通過某些途徑提高其合理性。中小學單位需要加強對檔案管理的重視，明確其在單位整體發(fā)展中的重要性，提高管理人員的綜合素養(yǎng)。如果要使檔案管理逐步向系統(tǒng)化、電子化、信息化等方向發(fā)展，就需要提高工作人員的綜合能力及水平，中小學單位負責人也需要予以重視。

參考文獻：

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