高?；窘ㄔO(shè)項目工程檔案管理初探

張雪嬌

摘 要：信息時代，各行各業(yè)對信息技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛。尤其是信息技術(shù)在高?；n案管理中的應(yīng)用，有效解決了紙質(zhì)檔案管理的弊端，大大提升了高?；n案管理的效率，節(jié)約了大量紙張，簡化了辦公流程，提高了信息傳遞的效率。與此同時，現(xiàn)階段信息技術(shù)在高?；n案管理建設(shè)的應(yīng)用方面還存在一些不足，有待進一步優(yōu)化和完善，以確保高?；n案管理的質(zhì)量，從而保障高?；椖空w施工建設(shè)的品質(zhì)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;高校;建設(shè)項目

引 言

近幾年，我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅猛，越來越與各類經(jīng)濟和管理活動密不可分，在此大環(huán)境之下，高校檔案管理工作也發(fā)生了翻天覆地的變化，這使它面臨著全新機遇，同時也迎來巨大挑戰(zhàn)。若想在新趨勢中擺脫導(dǎo)致高校檔案管理水平無法提升的障礙，就必須提高其管理水平。具體操作方式是根據(jù)時代發(fā)展特色，分析當(dāng)前管理體系的不足，再融入創(chuàng)新精神，對管理制度進行深入改革，形成高效管理模式，進而提高檔案管理水平。

1、新形勢下高校檔案管理工作面臨的主要問題

1.1高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作缺乏必要的重視。其實，現(xiàn)在已經(jīng)有許多高校知悉檔案管理工作的作用，但由于種種原因其重視程度較低。對高校領(lǐng)導(dǎo)而言，即便檔案管理工作處理得再好，也無法獲得可量化的經(jīng)濟收益，亦無法改善高校的社會形象，因此雖然重視該部分工作卻不會投入過多精力，甚至有部分高校領(lǐng)導(dǎo)層在該思想的引導(dǎo)下，認(rèn)為高校檔案管理工作只需滿足形式化、場面化要求即可。在分配資源、資金時，也忽略了高校檔案管理。導(dǎo)致該部分管理工作的投入資金減少、薪資水平也比較低，工作質(zhì)量低下。

1.2檔案管理信息化水平低。目前，許多高校檔案均為紙質(zhì)檔案，無法體現(xiàn)出信息化特色，更無法提高信息化管理水平。還需花費較多的人力物力對其進行分類、管理，其管理質(zhì)量也很難控制。但上文已講述，高校管理層并未針對該領(lǐng)域投入大量資金，對其重視度較低，即便管理人員向上級提出建設(shè)檔案信息化系統(tǒng)的建議，也很有可能被忽略。因此，只能以人工操作的方式進行檔案管理。此外，雖然部分高校已采購信息化設(shè)備、引進信息化管理系統(tǒng)。但由于利用頻率較低，經(jīng)常被忽略或成為擺設(shè)。究其根本，是由于電子檔案管理的普及度較低，許多檔案管理者根本無法深入了解并掌握專業(yè)知識。面對電子檔案系統(tǒng)時，由于操作手法生疏無法提高效率。

1.3歸檔周期長，過程管理機制不健全。基本建設(shè)項目從策劃、籌備到竣工驗收的周期，短則一年，長則數(shù)年。南京理工大學(xué)體育中心建設(shè)項目的施工周期為4年、圖書館建設(shè)項目的施工周期為4年，加之前期策劃、建議書立項階段則超過5年。項目從策劃到竣工的周期越長，相應(yīng)歸檔的周期也越長。由此存在2個問題：一是周期越長，檔案人員變更大，很多人員會離開原來項目部或公司，導(dǎo)致需要多次更換人員。檔案人員更替越頻繁，對檔案工作的穩(wěn)定性、檔案收集的完整性越不利，出現(xiàn)檔案未交接或交接不到位的風(fēng)險越大，文件的收集、整理很難達(dá)到歸檔標(biāo)準(zhǔn)。二是周期越長，與建設(shè)相關(guān)的法律法規(guī)、部門規(guī)章、審核標(biāo)準(zhǔn)等政策會出現(xiàn)修訂、廢止的情況。

1.4工程變更多，調(diào)整確認(rèn)不及時。項目建設(shè)過程中會產(chǎn)生一些變更，包括：設(shè)計變更通知、技術(shù)核定單、材料代用核定單等。工程變更是工程施工過程中投資控制、質(zhì)量控制以及進度控制的一個重要環(huán)節(jié)，需要盡可能減少變更的發(fā)生。但由于前期可行性研究、初步設(shè)計的不充分，會導(dǎo)致施工過程中變更增多，這對高校投資控制、質(zhì)量控制以及進度控制都十分不利，也給檔案管理工作帶來很多不確定性因素。很多項目在施工過程中未及時對變更進行洽商、確認(rèn)，并且未及時辦理調(diào)整申報手續(xù)，以致后期找不到變更的支撐材料。這既給后期結(jié)算埋下了爭議的伏筆，也給歸檔的完整性、系統(tǒng)性留下了隱患。

2、推進檔案管理的措施

2.1加強高?；n案管理的規(guī)劃和組織工作。高?；n案管理的組織工作開展的有效性關(guān)系到以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的高校基建檔案管理建設(shè)工作的質(zhì)量與效率。首先要制定相應(yīng)的政策，設(shè)置相應(yīng)的組織機構(gòu)，對高?；n案管理組織工作進行充分宣傳，從而保證此項工作在開展的過程有一個良好的環(huán)境基礎(chǔ)。其次是對相應(yīng)工作進行合理的規(guī)劃，通過對專業(yè)性人才的引進和培訓(xùn)加強管理隊伍建設(shè)，從而為組織工作的開展提供一定的人才基礎(chǔ)。最后是制定相應(yīng)的考核方案，該方案需要以高?；n案管理總體規(guī)劃作為前提，從而推動和保障信息技術(shù)下的高?；n案管理建設(shè)。

2.2完善高?；ú块T的檔案管理制度。為了實現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理，高?；ú块T應(yīng)建立健全完備的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理的各個環(huán)節(jié)都能得到嚴(yán)格的質(zhì)量控制和驗收管理。高?；ú块T應(yīng)建立專門的檔案信息管理部門，用于統(tǒng)籌信息管理系統(tǒng)的設(shè)立。針對一項建筑項目制定檔案管理流程時，應(yīng)由檔案管理部門組織項目各部門的負(fù)責(zé)人一起交流、協(xié)商，共同制定信息化的檔案管理辦法，這種工作模式更有利于項目實施者的理解，便于信息化檔案管理的實施。此外，在檔案收集歸檔時應(yīng)利用信息技術(shù)嚴(yán)格把控各個環(huán)節(jié)，比如在收集項目資料時，應(yīng)做好信息記錄，確保各個環(huán)節(jié)的信息都能及時收集，以免出現(xiàn)問題時互相推諉。

2.3確保工程建設(shè)與檔案管理的協(xié)調(diào)。檔案管理工作需貫穿于工程項目建設(shè)始終，因此，檔案管理與工程項目的協(xié)調(diào)發(fā)展就顯得尤為重要。建設(shè)工程項目初設(shè)立之時，就應(yīng)該開展建檔工作;在項目實施過程中，檔案管理人員要對工程進程、質(zhì)量嚴(yán)密關(guān)注，對工程建設(shè)的各方面資料材料進行全面核對檢驗。在項目合同正式簽訂后，要相繼開展對應(yīng)的監(jiān)督管理工作，使工程建設(shè)項目逐步地、完整地被納入監(jiān)管、記錄范圍內(nèi)，使檔案管理工作能夠滲透到工程建設(shè)的各個環(huán)節(jié)。

2.4加強建設(shè)工程項目檔案管理的組?？椪{(diào)控按照相關(guān)要求，每個工程建設(shè)單位都會圍繞工程項目建設(shè)設(shè)置自己的檔案管理部門或稱檔案工作室，設(shè)置該部門的意義在于有效管理建設(shè)項目的各種資料，并將這些材料應(yīng)用于實踐，給出專業(yè)的指導(dǎo)意見，進而協(xié)調(diào)建設(shè)工程項目各部門之間的工作，同時還可以監(jiān)督后續(xù)工程。為實現(xiàn)這一目的，就要求建設(shè)工程檔案管理人員必須經(jīng)常性參與工程建設(shè)的相關(guān)例會，以便更多更全面地了解工程建設(shè)實際情況，全面收集檔案資料。相關(guān)人員要對檔案資料的具體狀態(tài)和內(nèi)容進行監(jiān)管，召集工作人員對施工單位的施工情況和進度進行定期核驗。另外還需增強對現(xiàn)代化技術(shù)的學(xué)習(xí)與運用，一方面要組織相關(guān)人員在多媒體網(wǎng)絡(luò)上加強自學(xué)，另一方面可以舉辦培訓(xùn)班或讓檔案管理工作人員相互觀摩、相互介紹經(jīng)驗。

結(jié)束語

綜上所述，隨著信息時代的來臨，在高校基建檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)是大勢所趨。但在具體的應(yīng)用過程中，還需要高?；n案管理部門加大對信息技術(shù)方面的資金投入力度，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思維模式，提升檔案管理工作的綜合效能，加大安全監(jiān)督力度。只有這樣，才能有效提升高?；n案管理的質(zhì)量與效率，更好地服務(wù)于高校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

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