談電子信息檔案同傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的互補共存

劉赫赫

摘 要：當代檔案管理事業(yè)雖然有著非常明顯的科學技術(shù)支撐，但仍然不能忽視傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢，在未來很長一段時期內(nèi)，紙質(zhì)檔案還將長期存在。在這個其向電子文件檔案過渡的時間里，檔案管理部門與工作人員必須做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子信息檔案的“雙檔”管理工作，才能走進檔案管理的數(shù)字新時代。本文進一步分析了電子信息檔案同傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的互補共存，以供同仁參考借鑒。

關(guān)鍵詞：電子信息檔案;傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案;互補共存

一、電子信息檔案同傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的區(qū)別

1.1電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異

電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。傳統(tǒng)的檔案的保管主要是通過對紙制品資料的存儲進行的，也就是說在管理過程中必須要占用一定的空間，而且要嚴格的控制存儲的環(huán)境，避免由于受潮和其他環(huán)境因素導致紙制品的破損和損毀，所以，傳統(tǒng)的紙制品資料的管理的難度比較大。

1.2電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同

因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術(shù)條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，在很大程度上減少了工作人員的工作量，變得更加的輕松。在傳統(tǒng)的管理模式當中，在管理手的各個環(huán)節(jié)都要進行區(qū)分，需要大量的的人力物力，在工作的環(huán)節(jié)很可能出現(xiàn)人為的錯誤，這種失誤對于后續(xù)的工作開展造成了極大的影響，工作量繁重，而電子檔案管理把這些方面的問題大大的降低了，是我們今后一個相當長時期的發(fā)展的重要的方向。

1.3電子檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，此外，具有快捷的方式，非常的方便，很大的程度上減少了文件的丟失現(xiàn)象，避免了病毒的侵入。傳統(tǒng)的檔案管理工作，都是由相關(guān)的部門進行統(tǒng)一的整理，定期進行更新整理，一些的格式都是特定的，具有一定的流程性。

1.4電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性，真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。傳統(tǒng)的檔案的歸檔方式相對于電子文件就比較簡便，是通過一定部門的證明開據(jù)，對現(xiàn)有的材料進行更改，在更改的過程中，由于介質(zhì)是紙制品，所以沒有嚴格的驗證程序和要求，對于材料的保密性的要求也并不十分高。

二、電子信息檔案同傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的互補共存

雖然一定程度上來講，電子檔案有著較多的優(yōu)勢，但是從檔案事業(yè)的長久發(fā)展來看，檔案管理在發(fā)展過程中必須將電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相結(jié)合才能更好地推動檔案事業(yè)的發(fā)展。兩者共存的主要原因體現(xiàn)在以下等幾個方面：第一，電子檔案是在傳統(tǒng)檔案基礎(chǔ)上發(fā)展而來的，只不過是利用了現(xiàn)代化信息技術(shù)及計算機的使用，使得檔案更加便利，相關(guān)人員為了提高工作效率在條件允許的前提下將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的方式改變了電子檔案管理的方式，但是這種轉(zhuǎn)變方式的存儲并不是就要完全取代紙質(zhì)檔案的記錄方式。第二，電子檔案記錄的形式雖然很大程度上能夠改變工作方式，提高效率。但是在重要內(nèi)容上也需要紙質(zhì)檔案記錄的配合，因為信息數(shù)據(jù)的存儲容易出現(xiàn)丟失或是泄漏等問題，這對于檔案的安全性而言是極為不利的。所以作為檔案管理者要充分考慮到這一點，將重要的信息數(shù)據(jù)在紙質(zhì)檔案上備份。這樣一旦電子檔子數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失等問題便能夠通過查詢紙質(zhì)檔案進行第一時間的解決。

電子文件的產(chǎn)生，改變了傳統(tǒng)檔案的工作方法和管理模式，“手指辦公”“無紙信息交換”等自動化自動處理系統(tǒng)已走進我們的日常工作中。它將推動文件管理和檔案管理走向標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展。它將改變傳統(tǒng)的運作方式，改變了人們對檔案的理解和對檔案存在的形式、特征、意義等方面的認識，使文件和檔案在管理收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計、鑒定等方面帶來諸多新問題，增加了文件和檔案管理的難度，對加強電子文件歸檔和電子檔案的管理提出了新的課題。面對新技術(shù)的挑戰(zhàn)，我們需要做好這樣幾方面的準備：

（1）擴大知識面，提高創(chuàng)新意識，面對新技術(shù)，我們必須以理智和清醒的態(tài)度從新審視自己和自己所從事的工作，努力提高自己的綜合文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，不至于在新技術(shù)面前束手無策。

（2）繼續(xù)做好傳統(tǒng)檔案的收集、整理工作。把文書檔案工作做細、做深入、要在利用上做文章，以信息提供利用，以利用效益擴大影響，真正成為單位的強力部門。

（3）為適應(yīng)電子檔案的需要，改變傳統(tǒng)的整理立卷方式，逐步過渡到以件為保管單位的立卷形式。變集中立卷為平時立卷;變裝訂成冊為用盒保管等等。以適應(yīng)電子檔案應(yīng)用計算機的快速多元化檢索功能。

（4）鑒于電子檔案與紙質(zhì)檔案在存儲介質(zhì)方面的差異，紙質(zhì)檔案管理經(jīng)驗彰顯不足，要結(jié)合電子檔案自身特征以及發(fā)展狀態(tài)，構(gòu)建針對性較強的檔案管理體系，促使檔案管理的各個環(huán)節(jié)緊密銜接，整個流程更加科學與順暢，使得檔案保管、使用與備份工作更具協(xié)調(diào)性，切實提升電子檔案管理效率。

（5）研究電子檔案的發(fā)展趨勢，總結(jié)管理電子檔案的經(jīng)驗。應(yīng)充分看到傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢。不斷發(fā)展的高新技術(shù)可以改變檔案信息的載體和管理方法，但改變不了檔案的宗旨和檔案的基本性質(zhì)。電子文件的到來將會使我們傳統(tǒng)的工作方式發(fā)生質(zhì)的變化。但在飛速發(fā)展的高新技術(shù)面前，我們依然不能忽視電子檔案對檔案的影響，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在長時期內(nèi)，仍然將占主導地位，紙質(zhì)檔案與電子檔案將長期并存，雙軌運行。

結(jié)束語

要正視紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的關(guān)系，明確二者優(yōu)缺點，探討電子檔案和紙質(zhì)檔案整合利用的優(yōu)勢，形成具有戰(zhàn)略性的發(fā)展策略，在根本上促使電子檔案與紙質(zhì)檔案都能夠在檔案管理中發(fā)揮各自最大的價值，以更好地滿足整個社會對檔案資料的需求。

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