淺談信息化背景下機(jī)構(gòu)編制檔案管理的創(chuàng)新

李瓊

摘 要：對于政府機(jī)關(guān)來說，文書檔案管理是非常重要的，所以作為機(jī)構(gòu)編制檔案管理人員需要認(rèn)識到自身的職責(zé)，把握好信息化在機(jī)構(gòu)編制檔案管理中的優(yōu)勢，多將其與檔案工作進(jìn)行有機(jī)融合，這樣才能確保機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作可以穩(wěn)步提升。因此，本文主要對信息化背景下機(jī)構(gòu)編制部門文書檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行深入分析，探討當(dāng)今信息化背景下機(jī)構(gòu)編制部門文書檔案管理模式的創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：機(jī)構(gòu)編制檔案;信息化;管理創(chuàng)新;策略

在信息化背景下機(jī)構(gòu)編制檔案管理人員都逐漸意識到新型管理模式對于機(jī)構(gòu)編制檔案工作的重要性，因此很多工作人員都在機(jī)構(gòu)編制檔案管理中引進(jìn)新型的管理模式，有效提高日常檔案管理工作效率。隨著信息化技術(shù)的普及，對機(jī)構(gòu)編制部門的文書檔案管理工作提出了更高的要求，管理的軟件化、查詢的便捷化等手段已經(jīng)在部門的檔案管理中得到大量運用。但是從目前的貧困山區(qū)機(jī)構(gòu)編制部門的文書檔案管理工作中來看，還存在很多問題與不足，這些問題的出現(xiàn)不僅會降低機(jī)構(gòu)編制檔案工作的效率還會影響機(jī)構(gòu)編制文書檔案管理的健康發(fā)展。下面，我就立足當(dāng)今貧困山區(qū)機(jī)構(gòu)編制部門文書檔案管理工作中存在的問題，探索信息化背景下機(jī)構(gòu)編制部門文書檔案管理創(chuàng)新的一些策略。

1目前信息化背景下文書檔案管理中存在的問題與不足

1.1機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作缺乏監(jiān)督機(jī)制。從目前來看，想要更好完成機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作，就需要讓管理人員把握好具體的工作模式以及工作理念，這樣才能解決好工作中出現(xiàn)的問題，從而提高工作人員本身的工作效率。但是從實際的工作中來看，很多機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作中都缺乏一定的監(jiān)督機(jī)制，導(dǎo)致很多工作人員的工作模式還都比較陳舊。在實際的工作中，雖然有部分機(jī)關(guān)單位開展了文書檔案信息化管理工作，但是工作人員并沒有注重整體的工作內(nèi)容，導(dǎo)致工作人員自身的工作效率比較低，也很大程度上降低了文書檔案管理工作質(zhì)量[1]。

1.2文書檔案管理工作保密程度較低。對于機(jī)構(gòu)編制檔案來說，本身的作用是非常強(qiáng)大的，所以需要提高機(jī)構(gòu)編制檔案的保護(hù)力度以及保密情況。所以很多工作人員都通過新型的方式對機(jī)構(gòu)編制檔案進(jìn)行管理，這樣就可以降低檔案流失的風(fēng)險還可以提高機(jī)構(gòu)編制檔案的保密性。但是在進(jìn)行機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作中還存在很多問題沒有解決，例如：在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案的過程中出現(xiàn)問題，還有很多網(wǎng)絡(luò)黑客侵犯電腦系統(tǒng)，給檔案造成很大的損壞等。直到目前為止，我國機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作中的保密程度還比較低，保密風(fēng)險依然存在，這就需要工作人員不斷提高信息技術(shù)水平。

2當(dāng)前創(chuàng)新信息化背景下機(jī)構(gòu)編制檔案管理模式的策略

2.1機(jī)構(gòu)編制檔案管理人員需要樹立信息化管理理念。在機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作中，為了提高整體的工作效率，不僅需要工作人員逐漸轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作手段以及工作理念還需要在整體的機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作中將現(xiàn)代化管理理念滲透其中，這樣不僅可以提高整體的工作效率還可以讓機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作在日后朝著更好的方向發(fā)展。針對這種情況就需要機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作人員不斷創(chuàng)新自身的工作意識，在工作中樹立信息化的管理理念，這樣才能讓機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作人員認(rèn)識到新型工作模式的重要性，給機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作提供良好、合理的氛圍[2]。除此之外，還需要工作人員注重自身工作能力的提升，有效結(jié)合文書檔案管理需求，將一些新型的管理技術(shù)落到實處，這樣不僅可以讓機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作更加的流暢還可以通過信息設(shè)備提高機(jī)構(gòu)編制檔案的保護(hù)力度，進(jìn)而讓機(jī)構(gòu)編制檔案工作可以順利開展下去，給機(jī)關(guān)單位提供最新型、最全面的檔案，進(jìn)而讓我國可以更迅速的發(fā)展。

2.2機(jī)構(gòu)編制部門要加強(qiáng)檔案管理信息平臺建設(shè)?，F(xiàn)階段，我國已經(jīng)逐漸走進(jìn)信息時代，在這個時代中，機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作與信息技術(shù)之家就需要有效結(jié)合，這樣才能提高整體的工作效率，進(jìn)而滿足更多人的需要。因此在開展機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的時候，需要針對機(jī)構(gòu)編制檔案實際情況來建設(shè)合理的檔案管理信息平臺，這樣就可以讓工作人員在此基礎(chǔ)上更好的完成自己的工作。而且機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作人員還可以借助信息數(shù)據(jù)庫的編輯功能，這樣不僅可以有效促進(jìn)文書檔案管理軟件的開發(fā)和建設(shè)，還可以將工作人員的工作壓力降到最低。而且通過信息平臺還可以將機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作人員的工作方式以及工作內(nèi)容更加的簡單化，不僅給工作人員提供便利也給政府機(jī)關(guān)人員在查找檔案的時候提供方便，而且工作人員還可以借助平臺將文書檔案在線閱讀、信息整合等功能充分體現(xiàn)出來[3]。想要做到這一點需要從幾個步驟上進(jìn)行：第一個步驟就是檔案加工系統(tǒng)，這個系統(tǒng)是比較重要的，需要在進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)上不斷完善系統(tǒng)的加工以及文件的處理，這樣不僅減少工作人員的工作內(nèi)容還可以降低壓力。第二個步驟就是保密系統(tǒng)，工作人員需要加強(qiáng)設(shè)計之后的軟件應(yīng)用，并對檔案設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，從而實現(xiàn)檔案信息的共享性目標(biāo)。因此現(xiàn)階段就需要不斷加強(qiáng)現(xiàn)代化科技在機(jī)構(gòu)編制檔案管理中的應(yīng)用，然后采用更符合時代發(fā)展的方式進(jìn)行完成機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作，在工作中注重人力、物力的節(jié)省。因此，必須要加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，從而加強(qiáng)檔案保密管理，促進(jìn)機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的科學(xué)有效開展。

2.3機(jī)構(gòu)編制部門要構(gòu)建高素質(zhì)文書檔案管理隊伍?，F(xiàn)階段我國已經(jīng)逐漸進(jìn)入了信息時代，在這個時代中機(jī)構(gòu)編制檔案管理模式也出現(xiàn)了更新的轉(zhuǎn)變，很多機(jī)構(gòu)編制檔案管理人員都逐漸轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的管理模式以及管理方法，注重引進(jìn)新型的管理策略，同時將信息技術(shù)引入進(jìn)來，這樣不僅可以從根本上提高整體的工作效率還可以避免出現(xiàn)失誤的情況。因此想要更好進(jìn)行機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作需要讓政府機(jī)關(guān)人員構(gòu)建一個完善的管理團(tuán)隊，對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，不僅要轉(zhuǎn)變工作人員的工作理念還需要加強(qiáng)信息管理軟件和相關(guān)設(shè)備的應(yīng)用，將信息化操作管理鞏固到位。每年組織機(jī)構(gòu)編制部門的檔案專職人員到省檔案培訓(xùn)機(jī)構(gòu)參加培訓(xùn)至少1次。同時，定期聘請專家對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，例如：專家講座、課程再培訓(xùn)等，進(jìn)而提高工作人員的工作水平，也可以讓其更好開展機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作[4]。因此，在具體的雞機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作中，工作人員需要樹立正確的工作理念，并在傳統(tǒng)機(jī)構(gòu)編制檔案管理方法中采用新型的技術(shù)，這樣不僅可以加強(qiáng)文書檔案管理信息平臺建設(shè)，還可以提高工作人員的自身素養(yǎng)，讓工作人員可以在日后更好的進(jìn)行工作，提高機(jī)構(gòu)編制檔案管理人員的自身素養(yǎng)，讓機(jī)構(gòu)編制檔案管理人員可以在日后更全面的發(fā)展。

3結(jié)束語

綜上所述，從目前來看，越來越多人都逐漸意識到機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的重要性。在信息技術(shù)背景下機(jī)構(gòu)編制檔案管理人員都逐漸轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的工作模式，注重新型技術(shù)的引進(jìn)，通過新型的工作技術(shù)來完成整體的機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作，這樣才能提高整體的工作積極性。而且對于機(jī)構(gòu)編制部門來說，需要打造一批高質(zhì)量、高能力的機(jī)構(gòu)編制檔案管理團(tuán)隊，從而促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

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[2] 吳雁平，劉東斌.將被改寫的《檔案法》和將被顛覆的檔案學(xué)理論——基于《最高人民法院關(guān)于審理政府信息公開行政案件若干問題的規(guī)定》第七條司法實踐案例分析[J].檔案管理.2019（04）：36-41.

[3] 李艷蘭，施玉燕，陳進(jìn)鋒，卜鑒民.機(jī)關(guān)文檔管理中心建立實踐與探討——以蘇州市市級機(jī)關(guān)文檔管理中心為例[J].中國檔案.2019（06）：60-61.

[4] 王璐.如何做好機(jī)構(gòu)改革期間檔案的收集與整理工作——以大慶市機(jī)構(gòu)改革期間檔案收集與整理為例[J].黑龍江檔案.2019（03）：102.