我國檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐與發(fā)展的探討

阮春燕

摘 要：在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的大環(huán)境下，檔案數(shù)字化逐步成為我國政府、市政單位以及很多社會(huì)企業(yè)檔案工作的主要方向。檔案數(shù)字化建設(shè)是技術(shù)、社會(huì)發(fā)展的必然趨勢，決定著檔案管理水平乃至單位經(jīng)營管理水平。文章首先闡述了檔案數(shù)字化建設(shè)的基本概念和內(nèi)容，再從多個(gè)角度對我國檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性進(jìn)行分析。然后從信息共享系統(tǒng)、安全機(jī)制、紙質(zhì)檔案處理、數(shù)據(jù)系統(tǒng)等角度，分析了檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)踐要點(diǎn)，最后對檔案數(shù)字化的發(fā)展趨勢進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化建設(shè);發(fā)展趨勢

引 言

檔案是一個(gè)單位經(jīng)營管理活動(dòng)的記錄主體，反映了單位的經(jīng)營狀況，同時(shí)也是單位開展日常經(jīng)營管理活動(dòng)的重要依據(jù)。隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化是必然趨勢。檔案數(shù)字化是利用計(jì)算機(jī)硬軟件，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化，并實(shí)現(xiàn)數(shù)字化儲存、數(shù)字化傳輸?shù)倪^程。對我國政府單位而言，需要及時(shí)開展有效的檔案數(shù)字化建設(shè)工作，提高檔案管理乃至整個(gè)單位的經(jīng)營管理水平。

一、檔案數(shù)字化的基本概念和建設(shè)內(nèi)容

（一）檔案數(shù)字化的概念

檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中的信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，進(jìn)而滿足檔案數(shù)字化儲存、傳輸?shù)倪^程。通過該技術(shù)，可以將常見的電信號、光信號、磁信號、聲信號等轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號，再通過數(shù)字編碼，以文字、語音、圖像的形式進(jìn)行儲存和傳輸。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，幾乎所有檔案都是由紙質(zhì)文件進(jìn)行儲存的，隨著社會(huì)的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式下檔案資料儲存量小、占用空間大、應(yīng)用效率低等缺點(diǎn)逐步暴露出來。而檔案數(shù)字化依靠計(jì)算機(jī)、信息化技術(shù)，可以將各類檔案文件、資料以數(shù)字化的形式，儲存于計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫乃至互聯(lián)網(wǎng)云端，對檔案管理工作的改革和優(yōu)化，有極高的價(jià)值[1]。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容

首先，需要使用計(jì)算機(jī)、掃描設(shè)備，將單位原有的紙質(zhì)資料掃描成為電子文件，然后儲存到計(jì)算機(jī)之中，或是用于電子傳輸分享使用;其次，要對已經(jīng)完成數(shù)字轉(zhuǎn)化的電子文件和信息進(jìn)行歸類，確保電子檔案規(guī)整有序，便于查詢、調(diào)取和使用。在這個(gè)過程當(dāng)中，不僅要完成相關(guān)數(shù)字檔案的目錄建設(shè)，還要對所有信息進(jìn)行有效處理，再利用儲存設(shè)備進(jìn)行儲存，最后通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件技術(shù)進(jìn)行查閱。

二、進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性分析

（一）檔案數(shù)字化是時(shí)代與社會(huì)發(fā)展的必然趨勢

在當(dāng)今信息化技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為人們工作生活必不可少的一部分。在政府單位、企業(yè)的經(jīng)營管理中，無紙化辦公成為必然趨勢。所以，檔案數(shù)字化工作需要從傳統(tǒng)的實(shí)物管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、信息化管理，而檔案數(shù)字化建設(shè)則是首要任務(wù)。從政府單位的角度來講，檔案管理人員管理的相關(guān)檔案是國家、社會(huì)信息資源的關(guān)鍵部分，具有很高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值[2]。通過檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅能滿足越來越多樣化的檔案信息資料儲存需求，還能提高政府單位社會(huì)化服務(wù)管理的效率。同時(shí)，數(shù)字化檔案體系當(dāng)中，在調(diào)取和使用檔案資料時(shí)，不會(huì)損壞源文件，將能進(jìn)一步保證檔案信息的安全性。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理工作升級的必要途徑

在當(dāng)今社會(huì)金融大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，各單位逐步開始重視線上經(jīng)營與管理，涉及到的資源、資料體量越來越大，類型越來越多樣化。顯然，傳統(tǒng)檔案管理模式無法滿足這么多復(fù)雜信息的儲存和管理要求，檔案管理工作機(jī)制與模式的改革是必然趨勢。加上傳統(tǒng)檔案管理模式效率低、成本高等方面的缺點(diǎn)，積極開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作，成為各單位當(dāng)下的重點(diǎn)工作之一。

（三）檔案數(shù)字化建設(shè)是進(jìn)一步挖掘檔案信息價(jià)值的關(guān)鍵

在大數(shù)據(jù)時(shí)代當(dāng)中，信息、數(shù)據(jù)是十分寶貴的財(cái)富，具有極高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。就政府單位而言，面對越來越多樣化的社會(huì)信息資源，利用大數(shù)據(jù)思維，深入挖掘信息數(shù)據(jù)中的價(jià)值，是提升單位經(jīng)營管理水平、進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)社會(huì)資源優(yōu)化配置的關(guān)鍵。為了做到這一點(diǎn)，要積極開展檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)工作，提高檔案數(shù)據(jù)信息的收集能力和處理能力，促使檔案信息資源得到進(jìn)一步利用，為更高水平的社會(huì)服務(wù)打下可靠的基礎(chǔ)[3]。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的要點(diǎn)

（一）構(gòu)建數(shù)據(jù)系統(tǒng)和信息共享機(jī)制

為了滿足單位大量現(xiàn)有檔案資料的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化儲存以及未來信息資源儲存需求，建立一套龐大的數(shù)據(jù)庫儲存系統(tǒng)是首要工作。為此，相關(guān)技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)深入了解單位檔案工作當(dāng)下以及未來的數(shù)據(jù)庫容量需求，然后結(jié)合單位經(jīng)營管理性質(zhì)，配置相應(yīng)的硬軟件。例如，民政部門在社會(huì)化服務(wù)的過程當(dāng)中，涉及到大量社會(huì)民眾個(gè)人資料信息的管理，需要構(gòu)建一套以民政部為核心，各級民政單位為重要組成的系統(tǒng)化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。在該系統(tǒng)當(dāng)中，以縣為單位，分別建立民政檔案資料數(shù)據(jù)庫，再通過專屬網(wǎng)絡(luò)與市級、省級單位數(shù)據(jù)庫連接，最終實(shí)現(xiàn)民政檔案資料的全國互聯(lián)，并在一定的權(quán)限管理機(jī)制下實(shí)現(xiàn)各地區(qū)的檔案資料信息共享。另外，還要配置紙質(zhì)檔案掃描設(shè)備、光盤備份系統(tǒng)、軟件管理系統(tǒng)等。同時(shí)，考慮到政府等單位日常服務(wù)、管理的過程當(dāng)中會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)、信息，數(shù)據(jù)庫及信息共享系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)采用雙服務(wù)器的形式，再配以磁盤陳列儲存、光盤磁帶雙備份，以及高速掃描儀系統(tǒng)化掃描轉(zhuǎn)化等解決方案。值得一提的是，在云儲存技術(shù)越來越成熟的情況下，云儲存平臺也將被應(yīng)用到檔案管理的資料備份以及遠(yuǎn)程調(diào)取環(huán)節(jié)之中。

（二）檔案數(shù)據(jù)化系統(tǒng)的安全保障

檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)雖然通過數(shù)字轉(zhuǎn)化、數(shù)字儲存以及分享的方式，避免了傳統(tǒng)檔案管理中檔案資料容易損壞的問題，但是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)，意味著檔案數(shù)據(jù)化系統(tǒng)面臨著新的安全威脅。一方面，檔案數(shù)據(jù)化之后，檔案資料可能會(huì)遭到來自互聯(lián)網(wǎng)黑客乃至內(nèi)部人員的竊取;另一方面，檔案資料可能因硬軟件故障，或是遭到計(jì)算機(jī)病毒的攻擊，導(dǎo)致資料泄露或損壞。所以，檔案數(shù)據(jù)化的背景下，需要針對性建立一套完善的安全保障機(jī)制。以政府檔案管理工作為例：首先，政府單位應(yīng)當(dāng)針對檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的基本特點(diǎn)，以及內(nèi)部組織管理模式，對相關(guān)人員進(jìn)行合理的權(quán)限劃分，通過權(quán)限賬號機(jī)制，讓相關(guān)崗位人員在有限的權(quán)限下，訪問和使用數(shù)據(jù)資料。其次，需要針對檔案工作計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫配置防火墻、殺毒軟件，并應(yīng)用加密技術(shù)，避免外部入侵。最后，建立完善的檔案數(shù)字化資料的備份機(jī)制，通過獨(dú)立硬盤、云儲存技術(shù)，將資料進(jìn)行備份，進(jìn)行統(tǒng)一管理[4]。最后，建立有效的檔案信息安全管理機(jī)制和應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，將不同的答案資料按照重要程度劃分等級，如果核心機(jī)密文件遭到泄露或被竊取，將進(jìn)行自動(dòng)鎖定或自動(dòng)銷毀處理，避免造成重大損失。

（三）紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化與處理

在相關(guān)單位進(jìn)行檔案數(shù)字化處理的過程當(dāng)中，普遍面臨著傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案文件資料的數(shù)字轉(zhuǎn)化任務(wù)。為了提高檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化效率和準(zhǔn)確性，需要利用先進(jìn)的掃描設(shè)備，對標(biāo)準(zhǔn)化檔案資料進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化，并按照一定的目錄機(jī)制進(jìn)行分類儲存。針對掃描設(shè)備難以識別，或識別誤差率過高的檔案資料，則采用人工轉(zhuǎn)錄的方式。最后，還需要對相關(guān)資料的數(shù)字轉(zhuǎn)化準(zhǔn)確性進(jìn)行核查，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。值得一提的是，在紙質(zhì)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化完成之后，針對現(xiàn)有的資質(zhì)檔案資料應(yīng)當(dāng)盡量按照原來的管理機(jī)制進(jìn)行管理，再逐步按照規(guī)范進(jìn)行淘汰和銷毀。另外，檔案資料的數(shù)字化并不是一蹴而就的，需要建立紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案信息長期并存的準(zhǔn)備。

四、檔案工作數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展趨勢

目前，我國各地區(qū)各級檔案部門已經(jīng)逐步完成了歷史檔案的數(shù)字化處理，初步建立了數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫與數(shù)字化檔案管理機(jī)制。隨著計(jì)算機(jī)、軟件開發(fā)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，各地區(qū)的檔案數(shù)字化水平也越來越高。近年來，在我國深圳、上海等地區(qū)，數(shù)字檔案館的規(guī)劃與建設(shè)工作正在穩(wěn)步展開，取得了不錯(cuò)的效果。

不過，整體來看，對政府單位而言，檔案數(shù)字化工作面臨著效率、資源、技術(shù)、資金等方面的難題，政府獨(dú)立推進(jìn)和完成檔案數(shù)字化的難度較高。所以，通過政府與社會(huì)企業(yè)合作的檔案數(shù)字化外包模式逐漸成為各地區(qū)政府檔案部門數(shù)字化的主要方式之一。在該模式下，將由社會(huì)企業(yè)提供檔案數(shù)據(jù)化過程中數(shù)據(jù)庫建設(shè)、軟件開發(fā)、專用網(wǎng)絡(luò)平臺搭建、信息安全管理等方面的技術(shù)支持，同時(shí)還可以提供數(shù)字化檔案系統(tǒng)的維護(hù)、升級服務(wù)?？傮w來講，檔案數(shù)字化建設(shè)的外包模式，可以提高檔案部門數(shù)字化效率，降低成本，并有利于促進(jìn)檔案工作機(jī)制的順利轉(zhuǎn)型。不過，目前這種模式在我國相關(guān)領(lǐng)域當(dāng)中還處于探索階段，需要相關(guān)政府單位與社會(huì)企業(yè)積極探討，尋求更符合社會(huì)發(fā)展要求的合作模式。

五、結(jié)束語

綜上所述，在如今計(jì)算機(jī)、信息化技術(shù)全面發(fā)展的情況下，檔案管理工作面臨著傳統(tǒng)檔案管理模式容量低、效率低、應(yīng)用價(jià)值不高等問題，無論是從檔案工作的發(fā)展，還是從社會(huì)發(fā)展趨勢角度來講，進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)都是大勢所趨。為此，各單位企業(yè)都應(yīng)當(dāng)深入認(rèn)識到檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性和意義，從硬軟件配置，到工作模式、管理機(jī)制改革等角度，逐步促進(jìn)檔案資料的數(shù)字轉(zhuǎn)化，并實(shí)現(xiàn)相關(guān)工作的數(shù)字化處理與管理。只有這樣，才能促進(jìn)檔案工作的改革創(chuàng)新，為相關(guān)單位乃至整個(gè)社會(huì)的發(fā)展奠定可靠的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1] 牛莉俠. 檔案數(shù)字化建設(shè)對提高高職院校檔案管理工作的意義和方法[J]. 中外企業(yè)家， 2020.

[2] 楊萍. 大數(shù)據(jù)時(shí)代商標(biāo)檔案數(shù)據(jù)化趨勢探析與思考[J]. 中華商標(biāo)， 2020（4）.

[3] 黎鹍. 大數(shù)據(jù)云時(shí)代醫(yī)院檔案信息化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2020.

[4] 劉嵐萍， 曠文俊. 檔案數(shù)據(jù)深度挖掘與精細(xì)化管理：大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化建設(shè)策略[J]. 知識經(jīng)濟(jì)， 2020.