淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的探索和思考

郭穎珺

【摘要】大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)讓人們重新意識(shí)到了檔案管理的重要性，也在一定程度上推動(dòng)了檔案管理部門(mén)的進(jìn)一步發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展需求，必須深入思考大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理的發(fā)展。通過(guò)分析大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)和機(jī)遇同，探索性提出了大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的應(yīng)對(duì)舉措。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案管理;探索

一、大數(shù)據(jù)相關(guān)概念

大數(shù)據(jù)概念大數(shù)據(jù)是一個(gè)抽象多元化的概念，是一種信息資產(chǎn)，具有海量、高增長(zhǎng)率、多樣化的特點(diǎn)，是一種與以往結(jié)構(gòu)化信息不同的數(shù)據(jù)模式，如置標(biāo)信息、即時(shí)信息等，是一種對(duì)數(shù)據(jù)處理的新模式。在數(shù)字化時(shí)代，數(shù)據(jù)在交易中的作用被掩蓋，數(shù)據(jù)只是被交易的對(duì)象。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，事情發(fā)生了改變，數(shù)據(jù)的價(jià)值從它最基本的用途轉(zhuǎn)變?yōu)槲磥?lái)的潛在用途。數(shù)據(jù)的價(jià)值是其所有可能用途的總和，這些似乎無(wú)限的潛在用途不再是傳統(tǒng)意義的，而是實(shí)際意義上產(chǎn)生的價(jià)值，這就是數(shù)據(jù)的價(jià)值，即數(shù)據(jù)的“潛在價(jià)值”。

大數(shù)據(jù)時(shí)代（IT行業(yè)術(shù)語(yǔ)），最早提出“大數(shù)據(jù)”時(shí)代到來(lái)的是全球知名咨詢公司麥肯錫，麥肯錫稱(chēng)：“數(shù)據(jù)，已經(jīng)滲透到當(dāng)今每一個(gè)行業(yè)和業(yè)務(wù)職能領(lǐng)域，成為重要的生產(chǎn)因素。人們對(duì)于海量數(shù)據(jù)的挖掘和運(yùn)用，預(yù)示著新一波生產(chǎn)率增長(zhǎng)和消費(fèi)者盈余浪潮的到來(lái)?！薄按髷?shù)據(jù)”在物理學(xué)、生物學(xué)、環(huán)境生態(tài)學(xué)等領(lǐng)域以及軍事、金融、通訊等行業(yè)存在已有時(shí)日，卻因?yàn)榻陙?lái)互聯(lián)網(wǎng)和信息行業(yè)的發(fā)展而引起人們關(guān)注。數(shù)據(jù)正在迅速膨脹并變大，它決定著企業(yè)的未來(lái)發(fā)展，雖然很多企業(yè)可能并沒(méi)有意識(shí)到數(shù)據(jù)爆炸性增長(zhǎng)帶來(lái)問(wèn)題的隱患，但是隨著時(shí)間的推移，人們將越來(lái)越多的意識(shí)到數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)的重要性。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)

（一）數(shù)據(jù)處理難題

大數(shù)據(jù)時(shí)代意味著數(shù)據(jù)信息的海量增長(zhǎng)，這便利檔案信息管理工作中的數(shù)據(jù)處理仍面臨難題。面對(duì)呈指數(shù)增長(zhǎng)的大量數(shù)據(jù)信息檔案管理機(jī)構(gòu)不足以有效和全面完整的存儲(chǔ)日常獲得的數(shù)據(jù)信息，不能以科學(xué)的方式對(duì)各種類(lèi)型的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行篩選應(yīng)用。即使大數(shù)據(jù)提供了云盤(pán)技術(shù)也還無(wú)法有效應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)信息實(shí)時(shí)變化的情況。而且當(dāng)前云計(jì)算的分散式存儲(chǔ)形式對(duì)大數(shù)據(jù)的分析造成較大的困擾，大數(shù)據(jù)在處理檔案數(shù)據(jù)信息時(shí)需要把數(shù)據(jù)信息從分散點(diǎn)傳輸?shù)教幚睃c(diǎn)，如果僅在存儲(chǔ)點(diǎn)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理又可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)缺乏完整性和數(shù)據(jù)信息來(lái)源不明的問(wèn)題。

（二）面臨技術(shù)方面挑戰(zhàn)

目前大數(shù)據(jù)應(yīng)用于檔案管理工作還面臨著技術(shù)挑戰(zhàn)，還有較多的技術(shù)難題亟待解決。首先，目前大數(shù)據(jù)方法在數(shù)據(jù)信息處理過(guò)程中存在著容錯(cuò)率較高的問(wèn)題，大數(shù)據(jù)的容錯(cuò)計(jì)算還存在較大困難，現(xiàn)有涉及的算法較為復(fù)雜，而且現(xiàn)有算法不能保證數(shù)據(jù)的絕對(duì)安全，在減少錯(cuò)誤概率的過(guò)程中還帶來(lái)較大的運(yùn)算成本，如果在計(jì)算的過(guò)程中發(fā)生錯(cuò)誤往往導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息處理失敗。其次，現(xiàn)有大數(shù)據(jù)設(shè)備的可擴(kuò)展性依然不足，日前使用的基于大數(shù)據(jù)方法分析管理檔案數(shù)據(jù)基于高層次的數(shù)據(jù)信息共享，而使得整體系統(tǒng)面臨著更高的維護(hù)成本，大數(shù)據(jù)環(huán)境下出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息故障的頻率也會(huì)增加，而且會(huì)在很大程度上影響整個(gè)系統(tǒng)的安全。

（三）數(shù)據(jù)的安全與隱私成難題

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，電子文件是檔案資料的主要呈現(xiàn)方式，對(duì)其安全性提出了很大挑戰(zhàn)，如果在檔案管理過(guò)程中，沒(méi)有嚴(yán)格管理電子文件，會(huì)很容易遭到不法分子的攻擊，一旦這些檔案信息被泄露，就會(huì)對(duì)檔案管理部門(mén)及個(gè)人造成嚴(yán)重?fù)p失，甚至?xí)o國(guó)家?guī)?lái)一定的危機(jī)。所以，必須借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)加強(qiáng)管理，以保護(hù)數(shù)據(jù)的安全與隱私。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理工作帶來(lái)的機(jī)遇

（一）提高工作效率，減少管理成本

大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)明顯，能力突出，可以在短時(shí)間內(nèi)完成對(duì)大量數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確處理，在檔案工作中可以發(fā)揮巨大的作用，一方面，可以提高檔案管理工作的整體效率，另一方面，可以切實(shí)有效地減少檔案管理工作所需要的經(jīng)濟(jì)成本。目前，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，每一個(gè)領(lǐng)域，每一個(gè)行業(yè)，每一個(gè)企業(yè)，每一個(gè)單位，每一個(gè)部門(mén)，甚至是每一個(gè)人，都在隨著制造數(shù)據(jù)。同時(shí)，各種類(lèi)型的主體，無(wú)論是組織還是個(gè)人，所產(chǎn)生出來(lái)的檔案數(shù)量也都在不斷增加，若是仍然使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對(duì)信息進(jìn)行整理與保存，則需要大量的紙質(zhì)資源，同時(shí)，要占據(jù)巨大的保存空間，其經(jīng)濟(jì)成本較高。若是利用充分利用大數(shù)據(jù)對(duì)信息檔案進(jìn)行整理與保存，則可以發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)，將大量信息保存在信息庫(kù)當(dāng)中，在節(jié)約空間，減少工作時(shí)間的同時(shí)，還可以減少保存載體所需要的經(jīng)濟(jì)成本。

（二）提高檔案保存質(zhì)量

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理下，檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力弱，容易受到外界因素影響，造成檔案的損壞，甚至導(dǎo)致檔案的丟失。若是檔案保存地發(fā)生意外情況，如火災(zāi)、水災(zāi)，則會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成嚴(yán)重的破壞，與此同時(shí)，紙質(zhì)檔案在保存一定的時(shí)間后，不可避免的會(huì)出現(xiàn)字跡模糊，以及紙質(zhì)老化損壞的情況，還會(huì)受到一些蟲(chóng)害的侵襲，遭到破壞。而大數(shù)據(jù)，則可以有效地避免上述問(wèn)題，通過(guò)大數(shù)據(jù)對(duì)檔案進(jìn)行保存，只要通過(guò)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間就可以完成大量檔案的保存，同時(shí)，檔案保存的穩(wěn)定性高，不易受到其他因素的干擾與影響，檔案保存時(shí)間久，并可以切實(shí)提高檔案的保存質(zhì)量。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理工作帶來(lái)的思考

（一）要有大數(shù)據(jù)就是檔案，但檔案數(shù)字化不等于大數(shù)據(jù)的理念

大數(shù)據(jù)并不是像有一些檔案界學(xué)者認(rèn)為的那樣與檔案毫無(wú)關(guān)系可言，而是有著密切的關(guān)系。“在信息化時(shí)代，記錄即是檔案，數(shù)字化的記錄一旦生成便變成了不可刪改的檔案。”而“大數(shù)據(jù)產(chǎn)生的主體是人，這些數(shù)據(jù)是對(duì)人類(lèi)生活和客觀世界的測(cè)量和記錄，涵蓋了人們生活的各個(gè)方面，它不僅是人們發(fā)表的隨身小記錄，更是整個(gè)大社會(huì)的記憶庫(kù)”。四大數(shù)據(jù)與檔案都屬于信息，也都是社會(huì)記憶，“在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，一切數(shù)據(jù)和記錄都將成為檔案”，因此，大數(shù)據(jù)就是檔案，或者說(shuō)，檔案是大數(shù)據(jù)的一部分。有了大數(shù)據(jù)是檔案的理念，對(duì)于做好大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案工作有著重要的意義。要認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化不等于大數(shù)據(jù)。檔案數(shù)字化在一個(gè)時(shí)期以來(lái)都是檔案工作信息化的重點(diǎn)工作，因而，“有同志樂(lè)觀地將檔案數(shù)字化與‘大數(shù)據(jù)等同起來(lái)，似乎只要實(shí)現(xiàn)了館藏檔案數(shù)字化，檔案工作就進(jìn)入了‘大數(shù)據(jù)時(shí)代”。曰顯然，這種認(rèn)識(shí)是不正確的。紙質(zhì)檔案數(shù)字化雖然與大數(shù)據(jù)有著密切的關(guān)系，但是不能等同于大數(shù)據(jù)。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，不僅要做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化，也要收集原生電子文件，更要收集各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)，這樣才能在數(shù)量上向大數(shù)據(jù)靠攏，還有運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)做好檔案的編研、開(kāi)發(fā)利用等等。大數(shù)據(jù)要比檔案數(shù)字化的內(nèi)涵豐富得多。

（二）加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息資源的安全體系建設(shè)，提高檔案數(shù)據(jù)的安全性

我們要充分認(rèn)識(shí)到，大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)的高度共享性必然帶來(lái)數(shù)據(jù)的安全問(wèn)題。由于大數(shù)據(jù)是處于網(wǎng)絡(luò)化社會(huì)這樣一個(gè)開(kāi)放的環(huán)境中，加上大數(shù)據(jù)中隱含的價(jià)值，使大數(shù)據(jù)更容易受到來(lái)自網(wǎng)絡(luò)上的攻擊，而檔案館長(zhǎng)期以來(lái)處于一個(gè)相對(duì)封閉的環(huán)境中，且有相當(dāng)部分的檔案涉及一定的密級(jí)，稍有不慎，就容易造成檔案信息安全問(wèn)題。因此，要提高檔案的安全性。具體而言，檔案管理人員要具有安全意識(shí)，在日常工作中要注意預(yù)防計(jì)算機(jī)感染病毒，同時(shí)，相關(guān)的政府部門(mén)，要出臺(tái)相關(guān)的管理規(guī)范和工作細(xì)則。一是加強(qiáng)安全制度建設(shè)。要保證檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)工作的安全，需要建立規(guī)范的人數(shù)據(jù)建設(shè)安全管理策略和制度，讓檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)工作在統(tǒng)一、安全、規(guī)范的管理框架下進(jìn)行，用管理來(lái)保證檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)的安全;二是建立檔案數(shù)據(jù)分級(jí)制度，用能公開(kāi)的檔案數(shù)據(jù)建設(shè)檔案大數(shù)據(jù)，涉密的檔案數(shù)據(jù)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)嚴(yán)格管理;三是建設(shè)數(shù)據(jù)安全防護(hù)系統(tǒng)，保證存儲(chǔ)上的大數(shù)據(jù)信息不會(huì)遭到人為破壞;四是建立大數(shù)據(jù)容災(zāi)機(jī)制，確保檔案大數(shù)據(jù)遭到破壞后能有效恢復(fù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]畢強(qiáng)梅.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理思考[J].江蘇科技信息，2017（9）.

[2]劉德松.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化管理工作的思考[J].管理觀察，2018（3）.

[3]姚文.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作的探索與思考[J].中國(guó)管理信息化，2017（8）.

[4]曾曉玲.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作的思考[J].卷宗，2019（3）.

[5]秦利.對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案工作的思考[J].檔案管理，2018（9）.