煙草企業(yè)物資采購管理的研究

白秀娟

【摘要】隨著市場競爭的日益加劇，傳統(tǒng)采購模式和理念已不再適應(yīng)新形勢下的采購管理要求。文章針對新形勢下煙草行業(yè)物資采購面臨的實際問題，提出了加強物資采購管理的科學(xué)有效的對策，對提升采購管理水平，促進煙草企業(yè)經(jīng)濟效益的提升提供了借鑒和參考。

【關(guān)鍵詞】煙草企業(yè) ?市場競爭 ?物資采購 ?采購管理

煙草行業(yè)穩(wěn)中向好的整體形勢，為煙草企業(yè)的進一步發(fā)展創(chuàng)造了良好的機遇，各煙草企業(yè)加速產(chǎn)業(yè)升級，加快新產(chǎn)品研發(fā)，從而加速了各品牌之間的激烈競爭，卷煙產(chǎn)品的更新?lián)Q代更加頻繁，卷煙生產(chǎn)計劃調(diào)整成為常態(tài)，對物資采購提出了更高的要求?？焖夙憫?yīng)市場需求，保障卷煙材料的優(yōu)質(zhì)、及時供應(yīng)，是物資采購的基本要求。

一、物資采購概述

煙草企業(yè)物資采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要環(huán)節(jié)，采購內(nèi)容涉及到卷煙紙、濾棒、絲束等專賣材料及商標紙、接裝紙、內(nèi)襯紙等近20種卷煙材料。受市場競爭因素的影響，煙草企業(yè)的卷煙產(chǎn)品生產(chǎn)計劃變更較為頻繁，物資采購具有多規(guī)格材料小批量、多批次重復(fù)采購、采購難度大的特點。采購環(huán)節(jié)涉及招投標管理，供應(yīng)商管理，質(zhì)量管理，計劃與訂單管理，結(jié)算與付款等具體流程。加強物資采購過程管理，對提升采購工作效率，促進企業(yè)的規(guī)范經(jīng)營，促進生產(chǎn)成本的有效降低，提高企業(yè)經(jīng)濟效益有著重要的作用。

二、物資采購工作現(xiàn)狀

經(jīng)過數(shù)十年的發(fā)展，煙草企業(yè)物資采購工作在規(guī)范性、效率性方面取得了長足發(fā)展。但相對于新形勢下規(guī)范管理的新要求，物資采購工作還存在著一些問題。

（1）部分企業(yè)采購人員年齡結(jié)構(gòu)不合理，人員素質(zhì)參差不齊。

（2）在市場競爭壓力下，生產(chǎn)計劃變更頻繁，物資采購被動等待訂單下達，采購前瞻性和預(yù)測性需要加強。

（3）現(xiàn)有信息系統(tǒng)相對落后，且系統(tǒng)繁多，各成體系，尚未形成完全統(tǒng)一的、充分利用現(xiàn)代化信息手段支撐采購管理。

（4）采購管理相對粗放，沒有形成系統(tǒng)的管理體系。

三、加強物資采購管理的對策

（一）提升采購人員素質(zhì)

煙草企業(yè)要建立一支專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、文化結(jié)構(gòu)等均衡科學(xué)的物資采購專業(yè)隊伍。物資采購隊伍要注重梯隊建設(shè)，保障采購隊伍的有效銜接，以老帶新，實現(xiàn)老員工的經(jīng)驗與新員工的創(chuàng)新有效結(jié)合;要通過組織培訓(xùn)強化采購人員的專業(yè)知識能力，如熟練掌握卷煙材料的技術(shù)標準要求、各類材料的工藝要求以及采購管理制度與業(yè)務(wù)流程等，特別是業(yè)務(wù)洽談能力，分析問題與處理問題能力，成本構(gòu)成基本分析能力，采購預(yù)測能力等;采購人員要有高度的思想自覺和政治自覺，有大局意識，在面對利益誘惑時有良好的拒腐防變能力。

（二）增強采購前瞻性

煙草企業(yè)要優(yōu)化供應(yīng)鏈協(xié)同機制，采購部門要密切加強與技術(shù)、生產(chǎn)、銷售部門的高效協(xié)同，以加強物資采購的前瞻性和預(yù)測性，應(yīng)對市場變幻條件下的卷煙生產(chǎn)調(diào)整。首先，加強與技術(shù)部門的協(xié)同，提前介入新產(chǎn)品研發(fā)過程，做好產(chǎn)品上市前的材料準備;其次，加強與銷售部門的協(xié)同，了解特定品牌的宣傳促銷預(yù)案及不同卷煙產(chǎn)品的成長狀況與銷售趨勢，做好采購預(yù)測;第三，產(chǎn)、供、銷部門之間月度卷煙銷售動態(tài)、生產(chǎn)日報及生產(chǎn)進度、各類材料庫存報表等數(shù)據(jù)共享，打通信息孤島，實現(xiàn)信息的互聯(lián)互通，采購部門結(jié)合銷售和生產(chǎn)情況，及時對材料進行補充采購;四是實行產(chǎn)銷協(xié)調(diào)倒會制度，月初、月中、月末由產(chǎn)、供、銷等部門對銷售情況、材料到貨與庫存情況進行通報，生產(chǎn)管理部門根據(jù)銷售需求與庫存情況合理安排生產(chǎn)。

（三）依托大數(shù)據(jù)信息管理系統(tǒng)

物資采購部門要依托現(xiàn)代化的大數(shù)據(jù)信息管理系統(tǒng)，強化對采購全過程的管理。針對現(xiàn)有采購系統(tǒng)，進行升級改造或功能集成，建立集供應(yīng)商信息、采購信息、庫存信息、生產(chǎn)計劃與使用信息、銷售信息等于一體方便快捷的物資采購管理系統(tǒng)，一是快捷、高效地完成采購計劃編制與審核、采購訂單下達、到貨情況跟蹤及質(zhì)量問題反饋與處置、各類材料采購信息、付款信息等的快速查詢、統(tǒng)計、匯總、分析等功能;二是采購部門與相關(guān)職能部門之間、與供應(yīng)商之間實現(xiàn)點對點地對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸、信息傳遞的簡便高效，減少人工操作量，提高工作效率。

（四）構(gòu)建系統(tǒng)的采購管理體系

1.完善招投標管理

煙草企業(yè)物資采購部門要根據(jù)國家、行業(yè)的要求，健全卷煙材料的招投標制度，對卷煙材料招標采購的準入資格設(shè)置、開標、評標、定標全過程，依據(jù)公開，公平，公正，透明的原則，科學(xué)合理地制定制度條款，確保真招實招。煙草企業(yè)的監(jiān)管部門，要嚴格履行監(jiān)管職責(zé)，對評委抽取、開標、評標、定標過程進行全過程監(jiān)督，杜絕暗箱操作，防范廉政風(fēng)險。

2.強化供應(yīng)商管理

供應(yīng)商管理是保障采購質(zhì)量的基礎(chǔ)和前提。在準入環(huán)節(jié)，要通過規(guī)范的招標流程，選擇確定綜合實力強、供貨質(zhì)量好的供應(yīng)商;在資質(zhì)認證過程，強化對在供供應(yīng)商的能力評價和績效評價;在日常管理中，加強對供應(yīng)商的動態(tài)管理，根據(jù)月度供貨質(zhì)量情況，進行年度評價，實現(xiàn)優(yōu)勝劣汰;對檢驗環(huán)節(jié)及生產(chǎn)過程發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，加大處置力度，明確整改要求，促進供貨質(zhì)量的穩(wěn)步提升。

3.嚴格質(zhì)量管控

煙草企業(yè)要加強對卷煙材料的質(zhì)量管控，建立各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量管控標準機制。一是針對各類材料、各類規(guī)格建立嚴格細致的技術(shù)標準，便于供應(yīng)商在組織材料生產(chǎn)過程中比照執(zhí)行;二是建立嚴格的質(zhì)量驗收操作規(guī)范，強化在入庫驗收環(huán)節(jié)和監(jiān)督檢驗的管控;三是建立暢通高效的質(zhì)量問題反饋機制;四是建立質(zhì)量問題處置與整改機制，不斷提升采購質(zhì)量。

4.優(yōu)化采購流程

物資供應(yīng)部門要建立從新產(chǎn)品材料定價、采購計劃編制、訂單下達、到貨跟蹤、入庫接收到結(jié)算與付款全流程的規(guī)范的采購業(yè)務(wù)控制規(guī)程，優(yōu)化與生產(chǎn)、計劃、技術(shù)等部門的銜接流程，確保各個業(yè)務(wù)流程程序規(guī)范，運轉(zhuǎn)高效。

四、結(jié)論

對于煙草企業(yè)而言，適應(yīng)煙草行業(yè)發(fā)展的新要求，通過提升采購人員綜合素質(zhì)，增強采購工作前瞻性，依托功能強大的信息管理系統(tǒng)，構(gòu)建嚴格規(guī)范、運轉(zhuǎn)高效的物資采購管理體系，促進煙草企業(yè)經(jīng)濟效益的提高，提升在市場競爭中的能力，保障企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1]張宇新.淺議現(xiàn)代企業(yè)中的物資采購管理[J].財經(jīng)界（學(xué)術(shù)版），2013，（02）.