談檔案基礎(chǔ)性工作的重要性

劉樹智

摘 要：由于檔案的性質(zhì)和特點，檔案工作長期處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)要求不同，檔案人員素質(zhì)不一等情況，形成了檔案基礎(chǔ)不平衡的局面，本文就檔案基礎(chǔ)性工作的重要性進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：檔案;基礎(chǔ)工作;重要性

一、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的問題

眾所周知，計算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具的首要特征：就是要求輸入計算機(jī)的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的，否則輸人的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機(jī)管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作，使其充分滿足計算機(jī)工作的技術(shù)要求。總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨越長且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規(guī)范，沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多。二是案卷標(biāo)題不規(guī)范。有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利四是是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重，如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。

二、規(guī)范化管理，提高檔案管理基礎(chǔ)水平

從科學(xué)與經(jīng)驗中都可以獲知，要想提高檔案管理的水平必須實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法：即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

（一）全面普查案卷，去糟取精

這是實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化的第一步工作。檔案在整理立卷過程中不可避免的存在保管期限劃分不準(zhǔn)確，具有重分文件或無查考利用價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機(jī)管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

（二）重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些目錄不準(zhǔn)確、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機(jī)管理檔案后的利用效率。

（三）結(jié)合單位實際規(guī)范著錄工作

著錄是實行計算機(jī)管理的一項重要基礎(chǔ)工作，也是直接影響輸入計算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項重要的前期工作。由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求，所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。

（四）統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們?nèi)粘z索的需要。為了確保檢索的完整性，我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多可以統(tǒng)一歸人“J ”類，然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識加以區(qū)分。從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。盡量做到前后標(biāo)引一致、同一類文件標(biāo)引一致，從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

（五）規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但儀保證查全率是不行的，還須同時保證查查準(zhǔn)，因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。

三、推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中，計算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程，尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講，由于館藏案卷多，著錄工作不僅巨大而且復(fù)雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“準(zhǔn)”、“好”兼而有之的效果。

（一）分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，而實現(xiàn)計算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進(jìn)行排隊，將那些可以 開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。

（二）分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄;對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的 檔案進(jìn)行文件組合級著錄;而對那些重要文件戎反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄人條目，既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

（三）分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對那些特殊形式的檔案如“房檔”，“案件”等則可用計算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣就可以加快檔案管理計算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

（四）用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率

“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效，卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端。怎樣取其利避其弊：我們認(rèn)為可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)識，待錄入計算機(jī)后利用計算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。例如：擬寫關(guān)于廠房基礎(chǔ)建設(shè)一事的關(guān)鍵詞，有人寫“基本建設(shè)”，有人寫 “基建”，有人寫“廠房建設(shè)”，在進(jìn)行計算機(jī)后控時統(tǒng)一規(guī)范為“基礎(chǔ)”。還可利用計算機(jī)“活動增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并。這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢計算機(jī)自動標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點而且解決了主題詞的詞義含量問題。