大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

郝偉

摘要：檔案管理工作是單位日常管理工作的重中之重，同時(shí)也是單位人事部門管理水平的重要體現(xiàn)。在當(dāng)今信息化時(shí)代背景下，各種現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)也給檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機(jī)會，但與此同時(shí)，也給傳統(tǒng)的檔案管理工作無論是工作形式還是工作內(nèi)容上都帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和巨大的壓力。所以，如何在信息化時(shí)代把大數(shù)據(jù)技術(shù)完美應(yīng)用于檔案管理工作中，是當(dāng)前單位部門急需考慮的問題。本文將分為三部分，首先針對當(dāng)前檔案管理工作的實(shí)際情況，分析大數(shù)據(jù)技術(shù)對開展檔案管理工作的重要意義;然后指出目前檔案管理工作產(chǎn)生的問題;最后對如何把大數(shù)據(jù)技術(shù)更好地應(yīng)用在檔案管理工作中，提出自身的幾點(diǎn)想法和建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作;大數(shù)據(jù)技術(shù);應(yīng)用分析

1大數(shù)據(jù)技術(shù)對開展檔案管理工作的重要影響

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及和廣泛應(yīng)用，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用范圍也越來越廣，在檔案管理工作中起著不可或缺的重要作用。

1.1適應(yīng)檔案管理工作自身發(fā)展的需要

檔案管理工作本身就是一項(xiàng)具有連續(xù)性且十分復(fù)雜的工作，對工作場所、基礎(chǔ)設(shè)施和人員素質(zhì)上都有著較高的要求。以往傳統(tǒng)的檔案管理工作，通常是采用紙質(zhì)檔案存檔的方式，這種方式非常不利于保存，而且很容易造成檔案遺失和損耗，并且由于檔案信息復(fù)雜且數(shù)量多，管理人員需要耗費(fèi)較多的時(shí)間在查找信息工作上，這大大增加了管理人員后期整理審核等工作的難度。運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以把檔案信息進(jìn)行電子化的儲存保管，不但節(jié)省了時(shí)間和空間，提升管理部門的工作質(zhì)量以及工作效率，同時(shí)這在很大程度上減輕了管理人員的工作壓力，保障檔案管理工作的有序良好運(yùn)行。

1.2增強(qiáng)對檔案信息的全面保護(hù)

檔案信息屬于單位職工的隱私信息，它涉及到職工多方面的重要信息。因此檔案信息的保護(hù)工作應(yīng)作為檔案管理工作的重要組成部分，單位部門應(yīng)對其充分的重視，避免出現(xiàn)檔案信息泄露或者丟失等問題。大數(shù)據(jù)技術(shù)完全打破了傳統(tǒng)檔案信息保護(hù)工作的局限性，它有嚴(yán)格化、規(guī)范化的信息保護(hù)程序，除本人和專業(yè)的管理人員外，其他人沒有權(quán)限查看檔案信息，這就相當(dāng)于給檔案信息加上了一層完整規(guī)范的保護(hù)程序。并且，大數(shù)據(jù)技術(shù)也解決了傳統(tǒng)檔案管理在儲存上的難題，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對所有的檔案信息進(jìn)行科學(xué)的分類歸納，以便于后續(xù)準(zhǔn)確有效的查找信息。這不僅節(jié)省了許多成本，也大大提升了檔案信息資源的利用率。

2目前檔案管理工作產(chǎn)生的問題

當(dāng)前檔案管理在工作過程中還存在著許多急需解決的問題，主要體現(xiàn)在下面幾個(gè)方面：

2.1相關(guān)單位和部門對檔案工作不夠重視

檔案工作是單位日常管理的重中之重，單位必須要足夠的重視，投入相應(yīng)的資金和精力，保障檔案管理工作的有序良好開展。目前很多單位對檔案工作并沒有正確充分地認(rèn)識，認(rèn)為檔案工作對單位的整體發(fā)展起不到關(guān)鍵的作用，片面地認(rèn)為檔案管理工作只是單純的保管檔案資料，從根本上忽略了其重要作用。甚至當(dāng)前有些單位并沒有設(shè)立專門的檔案管理室，認(rèn)為其管理工作和文書工作沒有什么不同。所以直接導(dǎo)致了檔案工作無論是在工作場地、工作環(huán)境還是基礎(chǔ)管理設(shè)施上都有很大的局限性，嚴(yán)重限制了檔案工作的有序規(guī)范開展。

2.2沒有規(guī)范化的管理制度體系

當(dāng)前許多單位在檔案工作上沒有設(shè)立完備的科學(xué)制度體系，所以導(dǎo)致在開展檔案管理工作時(shí)沒有具體實(shí)際的制度做保障，管理制度體系也沒有充分落實(shí)到實(shí)際的檔案管理工作中，導(dǎo)致檔案工作呈現(xiàn)出一種比較混亂的狀態(tài)。對一些單位已有的管理制度體系來說，并沒有從單位實(shí)際的發(fā)展情況出發(fā)，甚至管理制度直接生搬硬套其他單位的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案制度和本單位的檔案管理工作并不適合，對相關(guān)的管理工作者起不到真正的規(guī)范約束作用，這大大增加了后續(xù)信息管理工作的難度。

2.3沒有配備專業(yè)的管理人員

檔案管理工作作為一項(xiàng)比較繁雜的工作，它對管理人員自身各方面的要求都比較高。目前很多單位由于對檔案工作的重視程度不夠，所以在人員配備上存在著很大的問題。導(dǎo)致在檔案管理工作上出現(xiàn)問題時(shí)，不能及時(shí)合理化的解決，因此大大降低了檔案工作的效率和質(zhì)量。甚至有的單位沒有設(shè)置專門的檔案管理員，讓其他部門的人員兼職檔案管理、審核、歸納等一系列的工作，所以造成檔案工作失去了專業(yè)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。并且由于管理人員的專業(yè)能力不夠，所以在工作中出現(xiàn)了一些簡單的錯誤，例如：檔案的裝訂不夠統(tǒng)一、檔案材料的書寫不夠規(guī)范、材料信息歸納不及時(shí)等問題，這些問題給檔案管理工作帶來了許多難題。

3如何把大數(shù)據(jù)技術(shù)更好地應(yīng)用在檔案管理工作中

把大數(shù)據(jù)技術(shù)和檔案工作緊密結(jié)合起來，是未來檔案工作的一大趨勢和特征，如何把大數(shù)據(jù)技術(shù)更好地應(yīng)用在檔案管理工作中，具體可以結(jié)合下面幾點(diǎn)：

3.1創(chuàng)建云端儲存空間

把大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案工作中最重要的體現(xiàn)就是其內(nèi)部存儲信息資源的空間足夠大。對于檔案工作來說，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版保存方式一方面不適應(yīng)信息化時(shí)代的要求，同時(shí)也不利于管理人員高效率地完成工作。而創(chuàng)建云端信息儲存空間，不但能夠有效地節(jié)約時(shí)間和成本，減輕工作人員的任務(wù)量;而且也能對檔案信息起到雙重的保護(hù)，確保信息的真實(shí)和安全。

3.2提升數(shù)據(jù)分析的服務(wù)意識

大數(shù)據(jù)技術(shù)不僅能夠快速地把大量的信息資源完整地保存下來，而且也能對信息資源內(nèi)部的價(jià)值進(jìn)行全面地分析，并充分挖掘出其深層次的價(jià)值。因此，在開展檔案工作時(shí)，可以充分利用好這一點(diǎn)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行合理的歸納和整理，滿足單位發(fā)展的需要，提升檔案的利用率。

3.3提高數(shù)據(jù)技術(shù)的檢索能力

大數(shù)據(jù)技術(shù)為單位提供了多元化、現(xiàn)代化的信息管理手段，傳統(tǒng)檔案在管理形式上的一大弊端就是耗時(shí)長，如果想要查找某一信息，需要耗費(fèi)較長的時(shí)間。大數(shù)據(jù)技術(shù)最方便的就是其強(qiáng)大的檢索能力，可以實(shí)現(xiàn)自動把所有復(fù)雜、繁多的信息全部進(jìn)行分類的整理，并且檢索信息特別的迅速。所以，在大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)施應(yīng)用的過程中，應(yīng)不斷提高數(shù)據(jù)技術(shù)的檢索能力，為單位和管理人員提供更多地便利。

結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，單位檔案工作應(yīng)抓住這次良好的機(jī)遇，把大數(shù)據(jù)技術(shù)和檔案工作完美結(jié)合起來，使檔案工作展現(xiàn)出全新的活力。

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