企業(yè)檔案信息資源整合策略之我見

魏艷彩

摘 要：企業(yè)檔案信息關(guān)乎著企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展和合法權(quán)益，擁有著豐富的記錄和利用價值，新時代企業(yè)通過開發(fā)和整合檔案信息資源，從而整體提升企業(yè)的市場競爭力。但是目前企業(yè)檔案信息資源存在著分散性的特點，在進行資源整合方面存在著一定的問題，無論是檔案信息整合意識，還是服務(wù)范圍都存在著滯后的現(xiàn)象，制約著企業(yè)檔案信息的發(fā)展。文章從企業(yè)檔案信息資源整合的意義出發(fā)，針對檔案信息資源整合存在的問題，從而提出針對性的建議，幫助促進和提高企業(yè)檔案信息資源整合的利用率。

關(guān)鍵詞：檔案信息;資源整合;策略

檔案指的就是企業(yè)最原始、最真實的記錄活動，對企業(yè)而言檔案信息具有記錄性和資源性兩大特性，對企業(yè)的經(jīng)營管理具備重要的借鑒和利用價值。尤其是在市場競爭日益激烈化的背景下，充分開發(fā)和整合檔案信息資源，能夠幫助企業(yè)快速的做出市場反映，及時的捕捉發(fā)展機遇，最終促成企業(yè)的科學(xué)發(fā)展。信息化時代更需要借助數(shù)字化技術(shù)，展現(xiàn)企業(yè)檔案的信息資源價值，內(nèi)外結(jié)合，促進企業(yè)的又好又快的發(fā)展。

1 企業(yè)檔案信息資源整合的意義

1）提高檔案信息的利用率。企業(yè)檔案信息涉及企業(yè)發(fā)展的了經(jīng)營管理、產(chǎn)品銷售及財務(wù)等方方面面的內(nèi)容，通過將檔案信息進行資源的整合，能夠讓企業(yè)檔案處于有序、集中的狀態(tài)。經(jīng)過分門別類，使得大量同類或者相關(guān)的信息可以按照專題進行整合，形成系統(tǒng)化的檔案信息體系，使用起來更加的方便，大大的提高了檔案信息的利用率和使用率，為企業(yè)創(chuàng)造更大的檔案信息價值。

2）提升企業(yè)市場競爭力。檔案信息是一個企業(yè)發(fā)展的科學(xué)記錄，通過收集和利用這些信息資源能夠幫助企業(yè)制定科學(xué)的發(fā)展決策。借助強大的檔案信息資源整合，加速企業(yè)各部門之間的信息溝通和交流，更好的總結(jié)工作的經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)，從而更好的開展企業(yè)發(fā)展工作。另外企業(yè)本就是一個強大的整體，各個部門之間或多或少存在著不理解，通過信息資源整合，可以幫助協(xié)調(diào)各部門工作，提高工作效率，促進企業(yè)整體競爭力。

2 企業(yè)檔案信息資源整合存在的問題

當前企業(yè)檔案信息資源的管理和整合還是存在著問題，很多都處于相對封閉的狀態(tài)，企業(yè)檔案處于比較零散和混亂的狀態(tài)，其問題主要表現(xiàn)為：

1）檔案信息資源整合意識弱。目前很多企業(yè)在自身檔案信息資源的管理和整合上還缺乏意識，一部分覺得檔案信息對企業(yè)而言并不是那么重要，導(dǎo)致一些企業(yè)的檔案信息管理非常混亂。另一方面一些企業(yè)檔案部門的思想觀念還停留在簡單的收集和整理階段，并沒有對檔案信息進行系統(tǒng)化的整合。還有些領(lǐng)導(dǎo)并沒有形成信息共享的意識，而且在信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用的背景下缺乏創(chuàng)新的意識，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)低，很多企業(yè)的信息資源整合還停留在紙質(zhì)文檔階段，制約了檔案信息資源的開發(fā)和利用。

2）檔案信息整合法規(guī)和制度不健全。關(guān)于企業(yè)信息的管理和整合并沒有具體的法規(guī)和健全的制度，導(dǎo)致很多企業(yè)檔案信息的管理取決于個人意愿和意識，影響了檔案信息整合的進程。很多企業(yè)甚至都沒有設(shè)置獨立的檔案部門，僅僅只是讓個人負責(zé)整合，建立完整的檔案整合制度更是無從談起。此外企業(yè)檔案信息整合還缺乏有效的監(jiān)督機制，在信息的收集、整理、整合過程中憑借自我意愿，容易導(dǎo)致信息的失真和流失，造成后續(xù)的利用脫節(jié)問題。

3）檔案信息數(shù)字化建設(shè)落后。實現(xiàn)檔案信息資源的整合和開發(fā)其重要的途徑就是檔案信息的數(shù)字化和信息化，實現(xiàn)信息資源的共享，為企業(yè)的發(fā)展提供更多的數(shù)字信息和經(jīng)驗。但是目前由于企業(yè)缺乏檔案信息整合的意識，導(dǎo)致在檔案信息數(shù)字化建設(shè)上有所忽略。盡管一些企業(yè)有意想要構(gòu)建數(shù)字化檔案信息建設(shè)，但是檔案部門的數(shù)字化工作基本都是由以前專職檔案工作人員負責(zé)的，他們在數(shù)字化技術(shù)的知識和應(yīng)用方面還缺乏能力，導(dǎo)致整個數(shù)字化的效果不佳。只是將檔案信息單純的搬入到電腦中，而沒有在更大范圍內(nèi)對檔案信息進行整理和整合，影響檔案信息服務(wù)價值。

3 促進企業(yè)檔案信息資源整合的策略

針對當前企業(yè)檔案信息資源存在的種種問題，應(yīng)當結(jié)合企業(yè)實際發(fā)展現(xiàn)狀，進行深入的探索和分析，找出解決和促進企業(yè)檔案信息資源整合的有效措施。筆者從宏觀的角度主要從以下幾個方面提出建議：

1）增強檔案意識，挖掘檔案價值。實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源整合就需要從意識層面對檔案有更深入的認知和理解，無論是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還是檔案部門工作人員都需要轉(zhuǎn)變自己的意識，準確的把握檔案信息的價值，提高對檔案信息的利用率。作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要充分的意識到檔案信息整合對企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展所起到的引導(dǎo)作用，重視對檔案部門的建設(shè)和培養(yǎng)。而檔案部門的工作人員也應(yīng)該積極的轉(zhuǎn)變自己的觀念，充分認識到自己工作的重要性和對企業(yè)長遠發(fā)展的貢獻，不斷的提升自己的專業(yè)技能，學(xué)習(xí)數(shù)字化的信息技術(shù)，為企業(yè)創(chuàng)造更多的信息資源服務(wù)和價值。同時檔案部門還應(yīng)當充分的挖掘檔案信息的價值，依托現(xiàn)代化技術(shù)，將各種要素的信息進行有機結(jié)合，克服檔案信息時間、空間及不同環(huán)境的限制，實現(xiàn)信息的銜接和溝通。通過構(gòu)建數(shù)字化的信息檢索平臺，將分散的信息資源鏈接成一個整體，加速企業(yè)檔案信息的資源共享，促進企業(yè)的信息發(fā)展。

2）加強制度建設(shè)，完善檔案立法。檔案信息資源整合歸根結(jié)底還是需要從制度和立法的層面提供強有效的保障，首先從立法層面而言，我國現(xiàn)有的檔案法律是20年前的產(chǎn)物，顯然已經(jīng)不太適應(yīng)目前的發(fā)展情況。所以在進行檔案立法上應(yīng)當新時代企業(yè)檔案信息的實際特點，轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案管理的理念，除卻機關(guān)單位的檔案信息重要以外，其它企業(yè)的檔案信息資源管理和整合也同樣重要，對企業(yè)自身，對社會的發(fā)展都存在著積極的意義。同時還要賦予企業(yè)一定的法律地位，使得企業(yè)在檔案資源的“享”與“被享”上具有一定的權(quán)力和義務(wù)，強化企業(yè)檔案信息的整合發(fā)展。其次從企業(yè)制度層面而言，企業(yè)在遵循國家大的政策方針的前提下，制定出符合企業(yè)自身發(fā)展的檔案管理準則，將檔案信息整合的每一個環(huán)節(jié)都進行細化，確保將每一項工作落到實處。同時還要完善對檔案信息工作的監(jiān)督機制，對信息失真和整合不利等問題進行及時的反饋，制定對應(yīng)的獎懲制度，從而不斷的提高信息資源管理工作的效率和質(zhì)量。

3）構(gòu)建檔案網(wǎng)站，建立信息資源庫。數(shù)字化時代借助信息技術(shù)不斷的強化和整合檔案信息資源，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立企業(yè)檔案信息資源網(wǎng)站，將檔案文件中的文本、圖像、聲音及數(shù)據(jù)等內(nèi)容進行集中的預(yù)覽、分類、匯總，讓員工通過網(wǎng)絡(luò)檢測就可以輕松的查詢到所需的信息。此外還可以在網(wǎng)站上設(shè)立咨詢欄目，讓員工們可以進行信息資源的在線交流，加速信息的共享。此外積極的建立信息資源庫，可以更好的保存和開發(fā)企業(yè)信息資源，最大限度的為企業(yè)提供信息資源的服務(wù)。在做好必要的紙質(zhì)文檔的收集外，還需要大力加強電子數(shù)字形態(tài)的檔案管理工作，積極拓展檔案信息的輻射面，豐富檔案信息的內(nèi)容。數(shù)字化檔案信息管理不僅能夠節(jié)約時間和成本，在信息資源的整合優(yōu)化上還具有廣泛的優(yōu)勢，從而不斷的滿足企業(yè)對于信息資源的現(xiàn)代化需求。

4 總結(jié)

新時期對于企業(yè)檔案信息資源的管理與發(fā)展也有著新的要求，尤其是在信息技術(shù)的影響下，企業(yè)檔案信息資源的整合已然成為必然的發(fā)展趨勢。通過對企業(yè)信息進行收集、整理和匯總，從而構(gòu)建數(shù)字化的檔案信息管理體系，進一步深化信息資源的整合和共享。文章通過對檔案信息資源的意義出發(fā)，針對企業(yè)檔案信息資源整合存在的問題提出針對性的策略，幫助促進企業(yè)信息資源的整合發(fā)展。

參考文獻

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