大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理效率提升策略分析

閆亞祥

摘 要：隨著時代的不斷進步給各項工作帶來更多挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)的時代背景下，想要將事業(yè)單位檔案管理工作進行進一步地細化，就需要處理好檔案工作中對于大數(shù)據(jù)的內(nèi)容應(yīng)用，并將大數(shù)據(jù)的特點進行逐步的優(yōu)勢展現(xiàn)，按照優(yōu)勢的情況進行內(nèi)容的掌握與了解，掌握大數(shù)據(jù)的時代脈搏，更好地促進事業(yè)單位今后的發(fā)展與建設(shè)。鑒于此，本文就大數(shù)據(jù)時代下事業(yè)單位管理檔案工作的內(nèi)容進行分析和討論。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);事業(yè)單位;檔案管理

在大數(shù)據(jù)背景下，為了提升檔案管理的質(zhì)量和效率，給檔案服務(wù)提供多樣化、便捷化的數(shù)據(jù)利用，需要將大數(shù)據(jù)技術(shù)充分應(yīng)用于檔案管理工作中，從而實現(xiàn)檔案工作和大數(shù)據(jù)常態(tài)化發(fā)展，有助于提升檔案管理和利用工作的質(zhì)量和效率。因此，深入研究大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理和利用，推動檔案服務(wù)工作有效發(fā)展是當前亟待解決的重要問題。本文的主要研究內(nèi)容為檔案管理和利用過程中存在的問題及對策。

1 大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.1 檔案信息開發(fā)程度較低

對檔案信息的利用的有效途徑是開發(fā)檔案中的資源，在大數(shù)據(jù)時代，將檔案信息利用大數(shù)據(jù)進行管理的有效方式也是對檔案信息進行開發(fā)，只有充分的開發(fā)才能夠?qū)F(xiàn)有的檔案信息轉(zhuǎn)移到數(shù)據(jù)庫中從而利用數(shù)據(jù)庫進行檔案的管理。但目前事業(yè)單位建立的檔案管理制度主要以儲存為主，缺乏對檔案進行開發(fā)的途徑，加之檔案數(shù)據(jù)的日漸增多，檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)變得越來越困難，這同時也不利于事業(yè)單位的健康發(fā)展。

1.2 電子信息的保密問題

信息時代計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用大幅提升了人們的工作效率，事業(yè)單位也不例外，但電子信息在提升工作效率的同時也帶來了信息保密的問題。事業(yè)單位要提升檔案信息管理效率，就需要將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，而電子檔案與紙質(zhì)檔案不同的是其保密性將進一步降低。對于惡意攻擊者來說，將有更多的方式獲取電子檔案的信息，但這對于檔案管理人員來說通常是難以發(fā)現(xiàn)的，因此攻擊者的竊密行動可能會造成事業(yè)單位重要信息的泄露，對單位的信息安全造成影響。

1.3 人員觀念意識淡薄

大數(shù)據(jù)時代的來臨使得處理大量的數(shù)據(jù)集成為可能，而很多事業(yè)單位和個人也看中了大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，開始利用大數(shù)據(jù)技術(shù)處理檔案等文件信息，大幅提升了管理效率。但事業(yè)單位由于長期受國家的管理，其內(nèi)部人員在進行工作時普遍以穩(wěn)定性優(yōu)先，因此并不傾向于頻繁的使用先進的技術(shù)，因此我國很多事業(yè)單位在大數(shù)據(jù)時代依舊在使用傳統(tǒng)的方式管理檔案數(shù)據(jù)。但隨著檔案數(shù)據(jù)的增加，這種傳統(tǒng)的管理方式將逐漸難以適應(yīng)大量檔案的管理工作。此外，事業(yè)單位的性質(zhì)使得在其中應(yīng)用先進檔案管理技術(shù)顯得非常困難，特別是對于部分保密性質(zhì)較強的單位來說，出于保密需求，這些單位往往會較為抗拒使用信息技術(shù)進行檔案的管理。

2 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理效率的提升策略

2.1 完善檔案管理機制，建立統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范

建立完善的檔案管理機制和統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范和標準，能夠有效提升檔案管理和利用的效率和質(zhì)量。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，能夠有效建設(shè)科學(xué)的管理平臺，實現(xiàn)各部門之間的統(tǒng)一管理，并通過在線的形式實現(xiàn)不同部門之間檔案信息的共享和交流，并充分創(chuàng)造出巨大的價值。然而，在傳統(tǒng)檔案管理機制的制約下，各部門之間的檔案信息資源通常處于相對獨立的狀。

2.2 加強電子檔案管理安全系統(tǒng)的建設(shè)

一方面，需要加強準入安全建設(shè)。信息數(shù)據(jù)的訪問管理是保證檔案資源的共享安全得到有效保障的重要措施，訪問管理是檔案網(wǎng)絡(luò)安全保護的重要渠道，具有重要的保護意義。通過合理運用訪問管理技術(shù)，能夠?qū)φJ證用戶的訪問權(quán)限進行管理和控制，從而保證資源不受非法侵權(quán)和惡意披露。通常情況下，訪問管理方法主要包括文件權(quán)限設(shè)置、密碼加密、身份認證、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備權(quán)限控制等;另一方面，需要加強接入安全建設(shè)。訪問管理是實現(xiàn)電子檔案信息資源受控共享，確保檔案信息資源訪問符合要求的有效措施。要想保證電子檔案資源的安全存儲，檔案部門需要事先掃描電子檔案信息，隨后再將其傳入綜合共享平臺，從而有效避免惡意數(shù)據(jù)的入侵。同時，檔案部門還應(yīng)當選擇合適的加密存儲技術(shù)、檔案存儲系統(tǒng)和共享機制，從而有效保證數(shù)據(jù)的加密存儲，保護檔案云平臺和檔案信息資源集成共享平臺中存儲信息的安全性。

2.3 加強檔案管理軟件的開發(fā)

目前市面上有很多的集成化的檔案管理軟件，但是這些軟件大多適合傳統(tǒng)的檔案管理，沒有解決好具體的細節(jié)問題。因此，檔案管理人員在選擇檔案管理軟件時必須嚴格把關(guān)，全面了解軟件的功能，如果有必要，還應(yīng)該選擇合作的軟件事業(yè)單位進行新軟件的開發(fā)。在開發(fā)的過程中，應(yīng)堅持人性化管理的標準配置軟件功能，合并或者剔除那些無用和重復(fù)的功能，確保每一項功能都是適用的。同時，在軟件功能整合配置時，檔案管理人員一定要與軟件開發(fā)人員交流溝通好，如需要什么功能、什么操作方式等，從而確保開發(fā)的軟件更加具有適用性。

2.4 拓展事業(yè)單位檔案的利用功能

目前，大數(shù)據(jù)形勢下，事業(yè)單位檔案的應(yīng)用需要進一步加強創(chuàng)新，使檔案的應(yīng)用功能得到拓展。以往進行檔案管理工作的時候，事業(yè)單位檔案管理更多的是為有需要的人提供查閱上的服務(wù)功能，檔案應(yīng)用上就非常的被動，無法足夠的體現(xiàn)出檔案的實際價值所在。大數(shù)據(jù)時代，大量的文獻及數(shù)據(jù)信息在事業(yè)單位的檔案系統(tǒng)里存在著，檔案管理部門要根據(jù)實際情況去建構(gòu)數(shù)據(jù)模型，對每一種數(shù)據(jù)都要做好詳細的歸類和具體分類，并做好有關(guān)分析，深度挖掘檔案間的關(guān)聯(lián)性。對于檔案的潛在價值要進行深度的開發(fā)，應(yīng)用每個信息平臺，不斷向大眾推送高質(zhì)量的檔案信息內(nèi)容，進而充分展現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的重要性意義。

2.5 搭建專業(yè)化的平臺和培養(yǎng)人才

檔案數(shù)據(jù)化管理模式需要具有處理數(shù)據(jù)的能力，即有對檔案材料轉(zhuǎn)變?yōu)楣┯嬎銠C和用戶使用、處理和分析的數(shù)據(jù)化文本的能力。同時也要保證管理系統(tǒng)具有分析、抓取信息的能力，保證用戶社會有接收到信息的能力，還要保證數(shù)據(jù)的存儲、備份和安全的能力。故推廣檔案數(shù)據(jù)管理模式需要在國家層面建立專業(yè)化的檔案數(shù)據(jù)協(xié)同處理平臺，培養(yǎng)具有專業(yè)的數(shù)據(jù)分析處理運用能力的專業(yè)管理人員。

2.6 培養(yǎng)正確的數(shù)據(jù)意識

大數(shù)據(jù)時代中，檔案管理模式的前提是真實的數(shù)據(jù)，因此要培養(yǎng)正確的數(shù)據(jù)觀念。檔案管理中要注重實時產(chǎn)生的新數(shù)據(jù)，捕捉到檔案資料中的隱藏數(shù)據(jù)以及其他與之相關(guān)的開放性數(shù)據(jù)。在檔案管理過程中，將檔案內(nèi)容形成的數(shù)據(jù)和其他數(shù)據(jù)結(jié)合起來，形成區(qū)域關(guān)聯(lián)，就能建立起正確的數(shù)據(jù)管理意識。

3 結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)背景下，各行各業(yè)之間的競爭已經(jīng)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橘Y源和數(shù)據(jù)的競爭，因此實現(xiàn)大數(shù)據(jù)資源的開發(fā)和利用，提升檔案管理效率，方可實現(xiàn)更大的價值。通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)，為檔案管理提供了新的模式，并建立新的管理系統(tǒng)和平臺，有效推動檔案管理和利用服務(wù)的升級，將大數(shù)據(jù)的作用和價值最大程度地發(fā)揮出來。因此，檔案管理人員必須不斷提升自身的綜合素質(zhì)和相應(yīng)技術(shù)能力，才能促進檔案資源的價值有效發(fā)揮。

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