信息化背景下如何優(yōu)化事業(yè)單位文書檔案管理分析

王成

摘 要：時(shí)過境遷，物轉(zhuǎn)星移，如今信息技術(shù)的飛速發(fā)展已成為時(shí)代的主旋律。對于事業(yè)單位文書檔案管理來說，這無疑是一個(gè)好消息。在飛速發(fā)展的信息技術(shù)下，事業(yè)單位可以更好更方便的實(shí)現(xiàn)對文書檔案的管理，這樣可以提高相關(guān)部門的工作效率，在一定程度上也側(cè)面推進(jìn)了事業(yè)單位的發(fā)展，提高相關(guān)部門整體素質(zhì)，并使事業(yè)單位在當(dāng)今這個(gè)信息滾滾的大潮流中不至于被淹沒。

關(guān)鍵詞：信息化;文書檔案管理

縱橫近幾十年，不管時(shí)代如何發(fā)展，文書檔案對于事業(yè)單位來說都至關(guān)重要，可以說是事業(yè)單位的命脈。里面包括企業(yè)運(yùn)作過程中整體流程的詳細(xì)檔案與記錄，客觀上來說，這樣的資料較為復(fù)雜，管理起來也絕非一件易事。因此文書檔案管理不可疏忽，尤其是在當(dāng)下這樣一個(gè)信息飛速發(fā)展的年代，更要好好結(jié)合當(dāng)代信息技術(shù)，使文書檔案管理工作精益求精，并力求信息技術(shù)能為精密細(xì)致的管理工作帶來快捷方便，提高管理工作的整體效率與質(zhì)量，先把管理工作這種小事做好，企業(yè)的發(fā)展才能更上一層樓。

1 在文書檔案管理工作中，到底存在著哪些問題呢？

1.1 管理人員專業(yè)水平有待提高

社會瞬息萬變，科學(xué)技術(shù)日新月異，與此同時(shí)這些也對文書檔案管理提出了更高的要求。就目前情況而言，實(shí)際上相當(dāng)一部分在崗人員都是老員工，對于文書檔案管理工作還是抱以傳統(tǒng)的模式和思維，管理模式實(shí)在是有待改進(jìn)。但是如果換作新員工的話，又沒有完全掌握信息化之下的新型文書檔案管理技術(shù)，所以無論是新老員工在專業(yè)水平上都有待提高。員工們對于信息化的管理方式，知識儲備不夠，實(shí)踐起來更是難上加難根本無法自如的駕馭著信息技術(shù)來應(yīng)用到工作中。這樣一來，高素質(zhì)人員的缺乏使在崗人員無法應(yīng)用信息技術(shù)來進(jìn)行高效的管理，這樣一來，文書檔案管理工作效率得不到提高，自然會拖慢整個(gè)企業(yè)的運(yùn)行效率，長此以往勢必會對企業(yè)發(fā)展造成不可小覷的威脅。

1.2 內(nèi)部制度有待革新

上文中提到，信息化的趨勢是必然的且勢不可擋。但是這就造成了一些矛盾。在原來的制度之下，很多工作人員還在沿用之前的傳統(tǒng)方式來對資料以及文獻(xiàn)進(jìn)行處理、核實(shí)，往往以手動為主，機(jī)動為輔，效率極低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。且人工整理的資料會出現(xiàn)不易保存、容易丟失等現(xiàn)象，風(fēng)險(xiǎn)極大，且損失都是不可挽回的。這是不完善的制度之下所造成的其中一種后果。還有很多惡性后果，例如由于制度的欠缺，資料在很大程度上受不到重視，得不到很好的保護(hù)，這就勢必加大了資料泄露或丟失的風(fēng)險(xiǎn)。直逼企業(yè)內(nèi)部，易造成企業(yè)危機(jī)。

1.3 文書管理的保密工作令人堪憂

平心而論，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式單一，方式簡單，而相比于現(xiàn)在的信息化管理模式，方法多元，種類龐雜，從某種角度上來講，多元化更是加大了文書檔案的泄露風(fēng)險(xiǎn)。從客觀角度來講，一旦文書檔案管理的保密性得不到保障，這將對企業(yè)貿(mào)易的發(fā)展以及后續(xù)工作的進(jìn)行產(chǎn)生相當(dāng)大的威脅。尤其是對于像機(jī)關(guān)辦公室這種權(quán)威單位而言，一旦文書檔案泄露，將會造成不可挽回的嚴(yán)重后果。綜上所述，創(chuàng)新管理模式迫在眉睫，權(quán)當(dāng)是為了企業(yè)的長足發(fā)展。

2 在信息化的滾滾潮流中，到底該如何革新文書檔案管理模式？

2.1 樹立正確的文書檔案管理理念

實(shí)施有效措施之前，一定要有配套的觀念。對于人才來說，專業(yè)知識必不可少，但信息化的新興技術(shù)也不可落下。管理性的活動實(shí)際上也是存在風(fēng)險(xiǎn)的，而信息化的擴(kuò)充在某種程度上也將這種風(fēng)險(xiǎn)提高了。因此，管理部門上上下下要團(tuán)結(jié)一心，做好嚴(yán)格把關(guān)，全力避免因信息化帶來的各種可能的風(fēng)險(xiǎn);與此同時(shí)更要充分利用信息化的特點(diǎn)與優(yōu)勢，將管理部門的工作做到盡善盡美;信息化讓管理管理的地位穩(wěn)步提升，因此必須要用全新的發(fā)展理念來發(fā)展這一部門的工作水平，提高該部門的工作質(zhì)量。

2.2 提高對新型人才的重視程度

上文中提到了信息化時(shí)代之下的新型人才。毋庸置疑，管理部門發(fā)展的大趨勢在告訴我們：新型人才的需求勢必會增加。隨著時(shí)間的推移，傳統(tǒng)型人才會在日新月異的財(cái)務(wù)工作中越來越吃虧，此時(shí)便面對著兩個(gè)選擇：要么積極學(xué)習(xí)信息化知識，將自己打造為新型信息化人才，要么拱手相讓，將崗位讓給亟待就業(yè)的優(yōu)秀新型人才。企業(yè)只有通過對員工的及時(shí)培訓(xùn)或是大量招募新型人才，才不至于讓企業(yè)在新時(shí)代的滾滾潮流中被淘汰。在思想上，企業(yè)也要做好員工的思想工作，讓其認(rèn)識到掌握信息化技能的重要性，這樣才會讓員工更為自主的去接受和學(xué)習(xí)信息化技術(shù)?？偠灾娜瞬?，因地制宜，摸索出一條只屬于本企業(yè)的一條康莊大道，才能讓企業(yè)在時(shí)代的滾滾潮流中脫穎而出。

2.3 積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，補(bǔ)足短板

沒有過硬的技術(shù)也就相當(dāng)于一招致命。這一方面問題的解決刻不容緩。以我觀之，管理單位應(yīng)不惜一切代價(jià)積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)抓住一切機(jī)會向身邊的專業(yè)人士討教，畢竟技術(shù)問題影響到單位的未來，萬萬不可小覷。若外界求助不成，也可自尋出路，通過自學(xué)、報(bào)班等方式使工作人員全方位的了解文書檔案管理基本技巧并熟記于心。先理論，再實(shí)戰(zhàn)，才是硬道理。

2.4 改善運(yùn)營模式，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備

在這個(gè)瞬息萬變的時(shí)代里，以前的破舊設(shè)備以及以往的運(yùn)營模式已經(jīng)不能為企業(yè)帶來太大的利潤?，F(xiàn)在需要做的就是積極引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，考慮到資金問題，不必追求設(shè)備太過高端，只要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展便可。除此之外還要不惜一切代價(jià)改變運(yùn)營制度，因?yàn)橐郧暗倪\(yùn)營制度早晚會被時(shí)代淘汰。增加市場調(diào)研，形成一套完整的管理流程，增加整個(gè)單位的抗風(fēng)險(xiǎn)能力，唯有如此才能在這個(gè)瞬息萬變的時(shí)代里越戰(zhàn)越勇，不被時(shí)代拋下。

2.5 在信息化軟件上做文章

很多企業(yè)至今還在將一些陳舊軟件作為主要的管理部門軟件。理論上講，雖然陳舊軟件也具有一定的計(jì)算、整理、分類作用，但其實(shí)這些遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。一個(gè)企業(yè)若是想要在當(dāng)今世界獲得長足的發(fā)展，不應(yīng)僅僅滿足于此，首先就應(yīng)該在軟件上進(jìn)行開發(fā)創(chuàng)新。除了具備之前的基礎(chǔ)作用，還有很多主要功能有待去開發(fā)、去探究，盡量做到最高效率整合數(shù)據(jù)，用最低的成本做出最輝煌的成績。

2.6 保持對信息泄露的警惕性

無商業(yè)，不風(fēng)險(xiǎn)。信息化的時(shí)代，一切商業(yè)交互都是瞬息萬變的。在這個(gè)變幻莫測的時(shí)代里，唯有時(shí)時(shí)刻刻保持警惕，提前制定出各種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)案，未雨綢繆，才可小心駛得萬年船。

3 結(jié)束語

不可否認(rèn)的是，文書檔案管理部門在企業(yè)中自始至終都在扮演著一個(gè)重要角色。唯有重視新型人才，樹立正確的安全管理觀念，因地制宜，適時(shí)改進(jìn)，從各方面來鞏固文書檔案管理部門的設(shè)備安全管理，才能在這個(gè)瞬息萬變的時(shí)代里勇立在新時(shí)代的潮頭。部門管理不是靠一個(gè)人的努力，也不是靠某一個(gè)群體的死撐，唯有企業(yè)上上下下團(tuán)結(jié)一心，攻堅(jiān)克難，才能在新時(shí)代的考驗(yàn)中脫穎而出。

參考文獻(xiàn)

[1]曹建波.信息化背景下文書檔案管理工作初探[J].蘭臺世界，2014，（0s6）：1，4.

[2]嚴(yán)紅利.信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017.

[3]陳秀紅.信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理優(yōu)化研究[J].山東檔案，2018（03）：56-57.