事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀與對策

摘 要：當(dāng)前階段，我國正處在信息產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)的大背景之下，以計算機(jī)輔助運轉(zhuǎn)的產(chǎn)業(yè)技術(shù)體系處于不斷完善發(fā)展之中，人們都清晰的認(rèn)識到了計算機(jī)具備的強(qiáng)大功能。因此，我國事業(yè)單位要想取得更大的進(jìn)步，加強(qiáng)自身的數(shù)字化管理及信息化建設(shè)是非常關(guān)鍵的一步。只有這樣不會遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后，才能更好的實現(xiàn)良性發(fā)展。本文首先分析我國事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀，其次，提出促進(jìn)事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理的有效應(yīng)對措施，助推事業(yè)單位檔案管理效率的進(jìn)一步提升。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;數(shù)字化;現(xiàn)狀與對策

檔案管理在事業(yè)單位中占據(jù)著重要的地位，作為事業(yè)單位管理的組成部分之一，他對事業(yè)單位的運轉(zhuǎn)起著重要的作用，我們必須引起充分的重視。然而我們可以清晰看到事業(yè)單位的檔案管理工作還不夠完善，存在著一些顯而易見的問題。這些問題嚴(yán)重影響著事業(yè)單位的更好發(fā)展。結(jié)合當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)信息時代發(fā)展的大背景，為了更好的促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息管理工作的有效開展，強(qiáng)化檔案數(shù)字化建設(shè)具有重要意義。

1 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.1 辦公設(shè)備陳舊

經(jīng)過研究發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)的事業(yè)單位檔案管理設(shè)備老化，有的設(shè)備甚至都已經(jīng)無法運轉(zhuǎn)了。由于事業(yè)單位缺乏新型的硬件設(shè)備，這就導(dǎo)致檔案管理經(jīng)常出現(xiàn)偏差，對資源整合的進(jìn)度造成了很大的影響。與此同時，甚至有些事業(yè)單位檔案堆積如山，沒有進(jìn)行及時的歸納整理。甚至一些基本指標(biāo)都達(dá)不到滿分，例如：防潮、防盜等方面的保護(hù)措施也是不夠完善。這種情況造成了現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理與國家信息整合工作的嚴(yán)重脫節(jié)。由于檔案的調(diào)閱和查訪手段陳舊，缺乏現(xiàn)代化的設(shè)備，從而大大降低了事業(yè)單位檔案管理的效率，同時數(shù)據(jù)信息也無法得到安全保障[1]。

1.2 檔案檢索效率低下

當(dāng)前階段，我們可以清晰的看到現(xiàn)在的事業(yè)單位數(shù)對檔案的檢索還處于原始手工階段，很多事業(yè)單位還沒有脫離手工檢索的工作模式。眾所周知的是，手工檢索沒有計算機(jī)檢索更加便捷高效。由于人工檢索存在很大的弊端，事業(yè)單位檔案信息檢索的準(zhǔn)確率受到嚴(yán)重影響，同時還造成了工作速度緩慢的現(xiàn)象。這種人工檢索的方式不僅給工作人員增加了困難，加大了檔案查閱工作量，同時對于檔案借用人員來說也是十分不便的。人力手工檢索的局限性大大降低了事業(yè)單位檔案管理工作的效率，下面筆者結(jié)合例子進(jìn)行具體分析。例如，如果需要緊急調(diào)出某一個工作人員的人事檔案時，事業(yè)單位各部門由于工作人數(shù)眾多，而且大家年齡差異也比較大。此時通過人工檢索的方式就會給檔案工作人員帶來很多的困擾和麻煩，不僅難以迅速提取信息，耗費大量人力，同時也給整個事業(yè)單位的整體工作造成了不利影響。因此，為了更好的提高工作效率，事業(yè)單位必須改革人工檢索的現(xiàn)狀。

1.3 檔案管理人員綜合素質(zhì)低下

隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到了各行各業(yè)。因此，事業(yè)單位也在這個大背景下進(jìn)行了改革。數(shù)字化信息管理對檔案管理人員提出了更高的要求，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的實施，信息化方面的專業(yè)知識和技能是管理者必須要了解的。具備了數(shù)字化檔案管理專業(yè)知識以后，這樣才可以熟練運用數(shù)字化檔案管理設(shè)備，更好的保證檔案管理工作的順利開展。但當(dāng)前階段，有很多檔案管理者年齡較大，因此他們對網(wǎng)絡(luò)化信息不了解，學(xué)習(xí)起來困難較大?，F(xiàn)代化數(shù)字檔案管理設(shè)備是大多數(shù)事業(yè)單位都已經(jīng)擁有了的，這是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)提供的一個良好契機(jī)。但是隨著硬件設(shè)備的發(fā)展，工作人員的技能問題也開始日益凸顯。由于工作人員技能方面還存在著一定的問題，所以事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的工作依然無法順利進(jìn)行。因此，事業(yè)單位的檔案管理人員的綜合素質(zhì)還要進(jìn)行重新培訓(xùn)整頓。

2 事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的優(yōu)化方法

2.1 引進(jìn)現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理設(shè)備

現(xiàn)代化的設(shè)備在社會中已經(jīng)獲得了人們的一致好評，不僅為人們的日常生活提供了很多方便，同時也給數(shù)字化檔案管理的更好發(fā)展提供契機(jī)。事業(yè)單位檔案管理不同于其他的工作，他是一個綜合性的管理工作，需要處理很多繁多復(fù)雜的信息內(nèi)容。為了解決信息量龐大的這一難題，引進(jìn)一些高效的數(shù)字化管理設(shè)備系統(tǒng)是解決問題的關(guān)鍵途徑。為了更好的提高工作效率，確保信息的安全，我們可以根據(jù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實際情況，結(jié)合自身的優(yōu)勢，創(chuàng)建現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，嚴(yán)格控制檔案信息儲存質(zhì)量與安全。這種做法不僅能夠為數(shù)字化檔案管理創(chuàng)建一個有利的環(huán)境，同時還能夠更好的促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位全部工作的順利開展[2]。

2.2 運用數(shù)字化管理的方法

目前，由于檔案管理還存在很多的問題，亟待人們解決。為了更好的提升整個事業(yè)單位的運轉(zhuǎn)速度，事業(yè)單位必須運用高效的數(shù)字化管理方法，解決工作效率低下的現(xiàn)狀。首先，對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)性能進(jìn)行提升可以增加系統(tǒng)內(nèi)部儲存量，可以解決信息存儲容量小的問題。其次，強(qiáng)化檔案管理的可靠性。對檔案管理的可靠性進(jìn)行強(qiáng)化，這就需要嚴(yán)格要求磁盤陣列產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)和硬件的組成要依據(jù)嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，這個做法為數(shù)字化檔案管理的系統(tǒng)未來功能的更新可以奠定良好的基礎(chǔ)[3]。

2.3 提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員在整個檔案管理中占據(jù)著非常重要的地位，作為數(shù)字化檔案管理的執(zhí)行者和操作者，他們的綜合素質(zhì)直接決定著整個工作的進(jìn)程。當(dāng)前階段，很多事業(yè)單位檔案管理人員還存在著各種各樣的一些問題。為了促進(jìn)事業(yè)單位高效運轉(zhuǎn)，提升檔案管理人員的素質(zhì)接待解決。主要可以從以下幾點入手：首先，對所有工作人員進(jìn)行定期組織現(xiàn)代化設(shè)備的學(xué)習(xí)，每次培訓(xùn)完成以后，為了更好的提升他們的工作技能，還需要進(jìn)行定期考核，提升他們對現(xiàn)代化設(shè)備的操作水平。此外，還可以通過獎懲機(jī)制來鼓勵檔案管理人員努力提升自身素質(zhì)，積極主動地學(xué)習(xí)才會收獲更大，利用這種方法，可以輕松實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理人員的技能提升。如果在考核過程中出現(xiàn)不合格現(xiàn)象，事業(yè)單位也要進(jìn)行相應(yīng)的處罰。最后，還需要從入職前的篩選工作入手，通過提高入職人員的門檻，對數(shù)字化檔案人員的選拔要加大難度，進(jìn)行嚴(yán)格篩選，確保入職的每一位工作人員都符合標(biāo)準(zhǔn)。

3 結(jié)語

總而言之，對檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理方式已經(jīng)成為世界發(fā)展的一種潮流，同時他的便捷性我們也是有目共睹的。不斷優(yōu)化數(shù)字化檔案管理是事業(yè)單位需要重點做的一項工作，盡管這項工作任重而道遠(yuǎn)，但在長期優(yōu)化過程中，可以在很大程度上提高檔案的利用效率和安全性，讓數(shù)字化檔案管理更好的服務(wù)于整個社會。

參考文獻(xiàn)

[1]張曉斌.機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策[J].辦公室業(yè)務(wù).2016（06）.

[2]毛羽豐.試析事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策[J].辦公室業(yè)務(wù).2013（01）.

[3]鄭輝.新時期事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（01）.

作者簡介

湯滌（1980-），男，漢族，遼寧本溪，本科，研究方向：網(wǎng)絡(luò)傳播與檔案管理。