淺析城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理

崔文鵬

摘 要：城市建設(shè)檔案對于城市的規(guī)劃建設(shè)與發(fā)展來說都有著不可替代的作用，在城市建設(shè)過程中必然會產(chǎn)生較多的資料信息，龐大的紙質(zhì)資料為管理工作帶來了一定的弊端。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化管理技術(shù)在城市建設(shè)檔案管理工作中發(fā)揮了重要的作用。本文將對城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀及優(yōu)勢進(jìn)行分析，并簡單探討如何加強城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理，旨在為城市建設(shè)檔案管理質(zhì)效的提升奠定良好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：城市建設(shè)檔案;數(shù)字化;管理;優(yōu)勢

信息技術(shù)的發(fā)展讓城市建設(shè)檔案管理工作也有了新的發(fā)展方向，城市建設(shè)檔案管理逐漸向著數(shù)字化管理方向發(fā)展。數(shù)字化管理不僅彌補了傳統(tǒng)管理中的時效差、質(zhì)量差、安全差等弊端，同時也為檔案的使用者提供了方便。面對數(shù)字化管理方式的優(yōu)勢，應(yīng)當(dāng)對當(dāng)前城市建設(shè)檔案管理中的弊端進(jìn)行適當(dāng)改進(jìn)，加快檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。

1 城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理有著非常多的優(yōu)勢。多媒體技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式，通過數(shù)字信息來反應(yīng)檔案信息，大幅度提升了檔案管理的質(zhì)量和效率。檔案數(shù)字化管理不僅為檔案管理工作提供了便捷性，同時其具備的查詢、檢索、存儲、記錄等多種功能也為使用者提供了方便，通過計算機(jī)自動提取數(shù)據(jù)、自動處理等功能讓管理工作實現(xiàn)了進(jìn)一步的智能化發(fā)展。此外，城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理還能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源的共享，為需要的部門提供檔案信息，為實現(xiàn)城市的合理建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。

2 城市建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀

在城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理發(fā)展的過程中，雖然我國給予了大力的支持，并取得了一定的成績，但實際上城市建設(shè)檔案管理還面臨著一定的發(fā)展難題，比如起步方面的困難、信息缺失、信息泄露等情況。由于在檔案數(shù)字化管理建設(shè)的初期階段，數(shù)據(jù)庫建設(shè)、項目制造等都需要大量的人力、物力以及資金等，且不同的管理單位在數(shù)字化管理模式上存在著一定的差異，使得城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理難以實現(xiàn)統(tǒng)一。與此同時，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境開放的基礎(chǔ)上，采取數(shù)字化管理方式有著一定的弊端，很容易遭受到病毒、黑客的攻擊而導(dǎo)致檔案信息泄露或是缺失的情況產(chǎn)生，使電子檔案與紙質(zhì)檔案之間存在著真實性和完整性方面的差距，且在管理的過程中，人為因素、網(wǎng)絡(luò)因素、軟硬件設(shè)施因素等任何一個因素都可能會影響到檔案信息的安全性，為管理工作帶來了負(fù)面影響。

3 城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的途徑

基于城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢及現(xiàn)狀，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)對數(shù)字化管理進(jìn)行改革與優(yōu)化，建立完善的管理體系，并加強各方面的管理和建設(shè)，為城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理奠定良好基礎(chǔ)。

3.1 建立完善的數(shù)字化管理體系

建立完善的城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理體系，對數(shù)字化管理工作的正常進(jìn)行有著一定的保障性作用。首先，要成立一個專門的檔案數(shù)字化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、調(diào)查監(jiān)督、職責(zé)分配等工作，為檔案的數(shù)字化管理提供有效的支持。其次，由于城市建設(shè)過程中涉及多個部門、多個領(lǐng)域、多個專業(yè)，為了保證檔案管理的有效性，應(yīng)當(dāng)為不同的專業(yè)設(shè)置不同的管理崗位，并派遣專業(yè)對口的人員來對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，同時為每個崗位設(shè)定相應(yīng)的管理職責(zé)，嚴(yán)格要求管理人員按照管理規(guī)范展開管理工作。最后，制定完善的數(shù)字化管理制度，參照我國已經(jīng)出臺的法律法規(guī)，比如《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《中華人民共和國檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》等，并在此基礎(chǔ)上制定適合本地城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理需求的相關(guān)法律法規(guī)，細(xì)化各項條例，保證能夠為檔案數(shù)字化管理工作提供制度保障。

3.2 建立城市建設(shè)檔案管理模式集中制

通常情況下，我國檔案管理的方式主要有分散式和集中式兩種。其中，分散式管理方式是各個部門采取不同的管理方式來對城市建設(shè)檔案進(jìn)行管理，而集中式管理方式是城市建設(shè)檔案管理部門對檔案進(jìn)行集中管理。集中管理方式與分散管理方式相比具有一定優(yōu)勢，集中管理模式下的檔案管理更加整齊劃一、檔案管理及使用也更加規(guī)范化。因此，在實行檔案集中管理的過程中，不同的城市應(yīng)當(dāng)要將檔案進(jìn)行集中管理或相對集中的管理，特別是針對縣級城市來說，可以采取將城市建設(shè)檔案資料上報的方式來進(jìn)行管理，在使用相關(guān)檔案資料的時候只需要登錄到系統(tǒng)中進(jìn)行調(diào)取即可。此外，集中管理模式并不僅僅意味著不同級別城市之間的集中管理，還意味著不同專業(yè)檔案材料放到同一個部門進(jìn)行管理。在實際情況中，是否采取集中管理的方式還要酌情處理，要與城市的發(fā)展以及國家相關(guān)規(guī)定為基礎(chǔ)。

3.3 加強基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

在城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的過程中，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)能夠為數(shù)字化管理提供支持。通常情況下，通過數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來對檔案進(jìn)行統(tǒng)一化的管理，形成統(tǒng)一的服務(wù)系統(tǒng)，為檔案資料的管理與使用提供服務(wù)。其中，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、硬件環(huán)境以及系統(tǒng)軟件都是數(shù)據(jù)系統(tǒng)的重要組成部分，做好此方面基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)非常重要。對于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境來說，管理部門應(yīng)當(dāng)要致力于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的健康發(fā)展，雖然網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是開放的，但是要做好保密管理和安全保護(hù)，讓檔案管理所處的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境始終保持健康。對于硬件方面的建設(shè)來說，應(yīng)當(dāng)要定期對硬件設(shè)施進(jìn)行維護(hù)與升級，并根據(jù)實際管理需求適當(dāng)引進(jìn)更加新進(jìn)的硬件設(shè)施，為檔案管理提供有效的支持。在軟件方面的建設(shè)，需要定期對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理維護(hù)和升級，定期做好更新工作，并緊跟軟件市場的發(fā)展，及時使用更加符合城市建設(shè)檔案管理需求的軟件。

3.4 加強安全管理

加強安全管理，主要是針對兩方面。一方面要對硬件所處的環(huán)境進(jìn)行安全管理，特別是要做好防水防潮防火工作，同時避免無關(guān)人等進(jìn)出檔案管理室，保證硬件環(huán)境的安全性。因此，管理部門應(yīng)當(dāng)要安排專員定期對檔案管理室進(jìn)行清掃和整理。另一方面，要對軟件所處的環(huán)境進(jìn)行安全管理，特別是要注意病毒查殺、系統(tǒng)升級、防火墻建立、檔案加密等方面的安全管理。與此同時，還要定期對城建電子檔案做好備份工作，當(dāng)計算機(jī)內(nèi)電子檔案丟失或意外情況發(fā)生時，能夠從備份中恢復(fù)相關(guān)數(shù)據(jù)，保證檔案信息的安全性。

3.5 加強管理人才隊伍的建設(shè)

加強管理人才隊伍的建設(shè)，需要從兩方面入手。一方面要加強對現(xiàn)有管理人才隊伍的培訓(xùn)工作，定期進(jìn)行專業(yè)管理技能的培訓(xùn)，或是外派管理人員進(jìn)修，去到先進(jìn)的單位進(jìn)行學(xué)習(xí)，掌握更加全面的計算機(jī)技能以及管理技能，為城建檔案的數(shù)字化管理奠定基礎(chǔ)。另一方面，應(yīng)當(dāng)要根據(jù)檔案管理的實際需求來擴(kuò)充人才隊伍，吸納更多高素質(zhì)的管理人才，并給予人才相應(yīng)的薪資待遇，保證人才能夠在就職期間發(fā)揮自身的潛能和價值，為城建檔案的數(shù)字化管理提供良好的人力支持。

綜上所述，在城市建設(shè)的過程中，各種類型的檔案記錄了城市建設(shè)和發(fā)展的歷程，同時也對城市后續(xù)的發(fā)展有著一定的指導(dǎo)性作用。在信息化背景下，城市建設(shè)檔案管理向著數(shù)字化管理的方向發(fā)展。為了有效提升管理效果，應(yīng)當(dāng)要借助數(shù)字化管理的優(yōu)勢，對當(dāng)前的管理進(jìn)行改革與創(chuàng)新，構(gòu)建檔案數(shù)字化管理體系，為城市建設(shè)檔案管理工作質(zhì)量的提升奠定良好基礎(chǔ)。

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