高校檔案信息化管理問題及對策研究

摘 要：隨著信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，檔案管理也迎來了新的發(fā)展機遇，高校檔案建設(shè)也逐漸朝著信息化方向發(fā)展。將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作之中，檔案信息化管理不但是當(dāng)前時代的發(fā)展趨勢，還能夠顯著提升檔案管理效率與檔案管理質(zhì)量，實現(xiàn)檔案價值的最大化，為各高校實現(xiàn)進(jìn)一步發(fā)展的目標(biāo)創(chuàng)造良好的條件。本文首先從檔案管理工作的重要性出發(fā)，對各高校目前檔案信息化管理中存在的問題進(jìn)行分析，并針對這些問題提出可靠的解決對策，從而提升高校管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案信息化管理;問題;對策

檔案具有極高的收藏保存價值，并且還可以為各項數(shù)據(jù)資料的收集、查閱提供可靠依據(jù)。簡單而言，高校檔案實質(zhì)上就是對學(xué)校開展的各項教育活動的記錄和保存工作。隨著信息化進(jìn)行的推進(jìn)，各行各業(yè)都開始實行信息化管理，在這一趨勢下，高校檔案信息化管理已經(jīng)成為時代發(fā)展必須要經(jīng)歷的一個過程。傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔不易搜索、保存，當(dāng)需要調(diào)取信息時，往往需要花費大量的時間、人力搜索，但是借助信息化技術(shù)對高校檔案進(jìn)行信息化處理，不但可以顯著提高檔案管理的工作效率，還可以保障各項數(shù)據(jù)資料的完整性，加強數(shù)據(jù)資料的私密性，防止核心資料被泄漏，是推動各高校信息化、智能化發(fā)展的助力。

1 當(dāng)前高校檔案信息化管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理工作重視程度不足

隨著社會的進(jìn)步以及信息化水平的提高，以電子信息化技術(shù)為支撐的檔案管理已經(jīng)融入到各個領(lǐng)域之中，能夠顯著提升檔案管理工作的效率以及工作質(zhì)量。經(jīng)過一段時間的發(fā)展，高校檔案管理工作已經(jīng)取得了一定的效果，檔案信息化管理的初步條件已經(jīng)具備，學(xué)校檔案管理的意識也在不斷加強，但是仍舊無法滿足高校實際發(fā)展需要，主要是因為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對于檔案信息化管理工作的重視程度不足。因為領(lǐng)導(dǎo)缺乏遠(yuǎn)見，一部分高校直到現(xiàn)在還在使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，不愿意根據(jù)時代需要對檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，最終導(dǎo)致檔案管理模式出現(xiàn)問題。正式因為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致先進(jìn)的檔案管理模式無法在學(xué)校內(nèi)部推廣使用，導(dǎo)致檔案管理效率與質(zhì)量始終無法得到提升，學(xué)校發(fā)展受到限制。

1.2 管理人員素質(zhì)偏低

因為檔案管理人員能夠直接參與到檔案管理工作之中，所以這些管理人員的素質(zhì)將會對檔案管理的效率以及質(zhì)量造成直接的影響，并且還會影響到檔案信息化推廣進(jìn)程。就實際情況而言，目前各高校檔案管理隊伍綜合素質(zhì)普遍較低，并且這一群體的年齡層次較高，受長久以來觀念的影響，不容易接受新的觀念、新技術(shù)，將會在一定程度上限制高校檔案信息化推廣。另一方面，因為學(xué)校內(nèi)部檔案管理工作比較輕松，長期以來工作人員容易形成不良習(xí)慣，工作態(tài)度不積極，不會主動發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，而是等到問題堆積過多時才會選擇解決或是上報，這種對待日常工作不主動熱情的工作態(tài)度也是導(dǎo)致高校檔案信息化管理工作的效率始終無法得到明顯提升的關(guān)鍵因素。

1.3 檔案處理速度慢，信息化程度低

雖然檔案管理工作對于技術(shù)的要求比較低，但是因為有時候工作量會比較大，并且為了確保檔案管理工作的準(zhǔn)確性，需要保持極高的注意力，導(dǎo)致工作效率始終無法得到顯著提升。另一方面，隨著人們生活和工作節(jié)奏的加快，各高校又經(jīng)常舉辦活動，所以檔案的更新速度也需要加快，這也在一定程度上加大了檔案管理工作的難度。傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的信息搜集、整理比較困難，當(dāng)需要對以往信息進(jìn)行查找時，通常都需要花費大量的時間、人力進(jìn)行調(diào)取、整理，雖然大多數(shù)高校已經(jīng)開始實行檔案信息化管理，但是在檔案收集、錄入過程也需要花費大量的人力，同時因為當(dāng)前高校檔案信息化管理還處于起步階段，沒有實現(xiàn)檔案信息共享，使得檔案價值無法得到充分發(fā)揮，這也是檔案信息化管理過程中面對的難題之一。

2 解決高校檔案信息化管理的具體對策

2.1 加強院校重視，健全管理制度

高校領(lǐng)導(dǎo)的重視能夠使檔案信息化管理工作達(dá)到事半功倍的效果，所以，各高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加大對學(xué)校檔案信息化管理工作的重視力度，將檔案信息化管理工作視為學(xué)校行政管理工作中一項重要的內(nèi)容納入學(xué)校工作考核范圍內(nèi)，使學(xué)校內(nèi)部的工作人員能夠在心理上重視檔案信息化管理工作。除此之外，檔案管理工作將會在一定程度上對高校的未來規(guī)劃造成影響，所以需要建立健全檔案信息化管理制度，良好的制度是確保各項工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)條件，可以有效預(yù)防檔案數(shù)據(jù)遺漏、丟失，確保相關(guān)檔案的準(zhǔn)確性。

2.2 提升人員素質(zhì)

一些檔案的私密性較高，所以檔案信息化管理工作具有極高的機密性，但由于檔案管理工作比較枯燥，容易喪失興趣，所以在檔案管理人員時，首先選擇具有極強責(zé)任心、可以堅守崗位的人員從事檔案管理工作。尤其是隨著檔案信息化進(jìn)程的推進(jìn)，為了保證學(xué)校檔案資料的私密性以及準(zhǔn)確性，所以需要對檔案管理隊伍進(jìn)行調(diào)整，要求具備一定計算機能力的人員從事檔案管理工作，提升當(dāng)前檔案管理隊伍的綜合能力，從而使檔案信息化管理的工作效率能夠得到進(jìn)一步提升。

2.3 實現(xiàn)檔案信息化管理

伴隨著數(shù)字信息化時代的到來，各大高校也應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展潮流，及時對學(xué)校內(nèi)部檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新，推動檔案信息化管理進(jìn)程，確?？梢愿玫貫楦咝５母黜椆芾砉ぷ鞣?wù)。通過借助國內(nèi)外先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理工作與信息技術(shù)的充分融合，從而能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)校內(nèi)部各部門檔案信息資料的共享，及時對信息庫進(jìn)行更新?？偠灾S著當(dāng)前時代信息化進(jìn)程的推進(jìn)，各大高校如果想要得到進(jìn)一步發(fā)展，就需要緊隨時代發(fā)展趨勢，將信息化技術(shù)與學(xué)校內(nèi)部檔案管理工作深入融合，對檔案管理工作優(yōu)化調(diào)整，以便于其能夠滿足當(dāng)前時代對高校檔案管理的要求，進(jìn)一步推動高校檔案管理工作進(jìn)程。

3 結(jié)束語

總而言之，檔案信息化管理工作并不是一朝一夕就能夠完成的，需要大量的時間積累，在此之前，需要對高校檔案信息化管理工作對于院校發(fā)展的重要性有一個清晰的認(rèn)識，從而能夠在工作中有意識地重視檔案信息化管理工作的開展。除此之外，還需要加大對高校檔案信息化管理工作的管理力度，建立健全相關(guān)制度，打造一個高素質(zhì)的檔案管理隊伍，在檔案管理工作中融入信息化技術(shù)，從而能夠充分發(fā)揮檔案管理工作的價值，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、制度化，最終能夠顯著提升高校的社會競爭力。

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作者簡介

時翠紅（1980-），女，山西省清徐縣，本科，館員，太原師范學(xué)院，檔案學(xué)基礎(chǔ)理論。