互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下檔案管理注意事項(xiàng)探究

韋雪榮

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的發(fā)展，目前互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)逐漸的滲透到了工作和生活的各個(gè)領(lǐng)域中，互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用給很多行業(yè)的發(fā)展帶來了新的機(jī)遇。在這一時(shí)代背景下，檔案視野也需要緊隨時(shí)代發(fā)展的步伐，根據(jù)自己的情況把握機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)。在互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理還存在著很多需要我們注意的內(nèi)容，本文將從這些內(nèi)容出發(fā)針對(duì)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下檔案管理的注意事項(xiàng)和具體的實(shí)施策略進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng);檔案管理;注意事項(xiàng)

目前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用到了我們工作和生活的各個(gè)領(lǐng)域中，對(duì)于社會(huì)的發(fā)展起到了有力的推動(dòng)作用，在這一時(shí)代背景下，檔案視野也迎來了新的發(fā)展期，但是檔案管理在發(fā)展中也遇到了一些問題，所以互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下的檔案管理工作還有很多需要我們注意的地方。本文將針對(duì)這些注意事項(xiàng)進(jìn)行探究，并且探索出在互聯(lián)網(wǎng)背景下落實(shí)檔案管理工作的一些具體措施，希望可以給相關(guān)的工作人員一些啟發(fā)。

1 互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理注意事項(xiàng)探討

1.1 從業(yè)人員素質(zhì)問題

在信息時(shí)代背景下，能夠合理地利用信息化資源開展檔案管理工作也是對(duì)檔案管理者一個(gè)新的要求，作為新時(shí)期的檔案管理人員應(yīng)該具備一定的信息處理能力和管理能力。如果從業(yè)人員不具備較高的信息技術(shù)水平則無法勝任當(dāng)今時(shí)代下的檔案管理工作。目前我國檔案的保管型人才較多，但是缺乏一定的創(chuàng)新意識(shí)，不能夠與時(shí)俱進(jìn)。缺乏一定的信息處理能力。因此目前我們需要改變檔案管理人員單一的結(jié)構(gòu)模式，我們需要提升檔案管理人員的素質(zhì)，創(chuàng)建一支具備高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍。

1.2 硬件和軟件升級(jí)需要跟上時(shí)代發(fā)展

隨著科技的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)的更新升級(jí)也在快速地進(jìn)行中。從計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備來看，集成電路集成度在不斷地提升，硬盤儲(chǔ)存量在不斷地?cái)U(kuò)大。那么在這個(gè)背景下檔案管理的硬件也要面對(duì)升級(jí)換代的形勢。而從軟件方面來看，很多的編碼方案不斷地出現(xiàn)，新的編碼方案逐漸代替舊的編碼，所以為了確保檔案管理工作正常的運(yùn)行，我們也需要更新硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)，能夠讓檔案存儲(chǔ)的信息得到不斷地升級(jí)。這樣才能夠更好地應(yīng)對(duì)信息技術(shù)升級(jí)等多方面的問題。

1.3 信息時(shí)效性和準(zhǔn)確性

時(shí)代不斷地在發(fā)展，計(jì)算機(jī)也逐漸地走進(jìn)了我們的家庭中，并且得到了全面的普及。隨著人們素質(zhì)水平不斷地提升，人們對(duì)于檔案的質(zhì)量和數(shù)量要求也在逐漸的增高。所以這些也給我們的檔案管理工作提出了一些新的要求。檔案管理工作更需要高素質(zhì)的人才，從而確保檔案管理的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。

1.4 信息采集重視度不高

我國互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)信息的采集工作還存在著明顯的缺陷，對(duì)于很多互聯(lián)網(wǎng)下的檔案管理者而言，需要盡快加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)硬件的建設(shè)，要能夠開發(fā)大量的檔案信息資源，借助互聯(lián)網(wǎng)更好地服務(wù)于社會(huì)。網(wǎng)絡(luò)給檔案管理公開創(chuàng)造了有力地條件，為此我們也應(yīng)該重視互聯(lián)網(wǎng)的作用。

1.5 轉(zhuǎn)變檔案工作重心

互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展讓檔案管理工作發(fā)生了一些轉(zhuǎn)變。之前的檔案管理中一般都是紙質(zhì)文檔，信息無法有效的流通但是隨著時(shí)代的發(fā)展，目前網(wǎng)上也可以發(fā)布檔案信息，所以檔案部門成為信息采集和供應(yīng)部門。作為檔案管理人員應(yīng)該做好工作重心的轉(zhuǎn)變，能夠逐漸地從以往的檔案管理模式向開放性進(jìn)行轉(zhuǎn)化，提高檔案的質(zhì)量，做好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。

2 互聯(lián)網(wǎng)背景下對(duì)檔案管理工作新思考

2.1 人事檔案管理者思維的轉(zhuǎn)變

1）逐漸形成創(chuàng)新性思維。作為檔案管理工作者應(yīng)該逐漸地提升自己的互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)思維，能夠自覺地把自己的工作和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行結(jié)合。檔案管理部門要積極的應(yīng)對(duì)新的形式，可以借助網(wǎng)站、微博、微信等平臺(tái)加強(qiáng)檔案的服務(wù)，通過網(wǎng)絡(luò)開展一些遠(yuǎn)程的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和學(xué)術(shù)交流?？梢越柚ヂ?lián)網(wǎng)組織一些檔案志愿者開展檔案的編目和關(guān)鍵詞著錄等工作，不斷地壯大檔案管理者的隊(duì)伍。而且作為檔案管理者應(yīng)該借助互聯(lián)網(wǎng)不斷地尋找到一些工作中創(chuàng)新的辦法，改變傳統(tǒng)的工作模式，逐漸地形成創(chuàng)新思維，更好的順應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展需要。

2）建立用戶思維，實(shí)現(xiàn)高效查詢。在創(chuàng)新互聯(lián)網(wǎng)下的檔案模式時(shí)，檔案管理部門應(yīng)該建立用戶思維。要充分去思考用戶的體驗(yàn)和需求。能夠更好地構(gòu)建一個(gè)檔案信息的公示平臺(tái)，從而推進(jìn)檔案事業(yè)更好地發(fā)展。我們盡可能提供給用戶一個(gè)更加便捷的查詢系統(tǒng)，比如可以實(shí)現(xiàn)用戶異地查詢、跨館服務(wù)，群眾能夠就近查詢檔案等等?；ヂ?lián)網(wǎng)為檔案提供了一個(gè)更加開放的系統(tǒng)，而這也給檔案服務(wù)評(píng)價(jià)提供了更多的方法。我們可以通過大數(shù)據(jù)獲取檔案服務(wù)評(píng)價(jià)信息，能夠促進(jìn)檔案管理機(jī)構(gòu)獲得不斷地進(jìn)步。

2.2 做好檔案信息安全防范工作

在傳統(tǒng)的檔案管理中，其主要的問題就是檔案實(shí)體安全的保護(hù)。但是在互聯(lián)網(wǎng)背景下，檔案的安全防范更加重要，也面臨著更多的威脅。而當(dāng)前所涉及地主要安全問題就是信息的泄密。

1）實(shí)現(xiàn)實(shí)名制查詢制度。雖然在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下檔案的提取和應(yīng)用變得更加的方便，但是也出現(xiàn)了容易泄密的問題。因此對(duì)于檔案我們可以采取身份認(rèn)證或者權(quán)限設(shè)置的模式，從而對(duì)檔案的權(quán)限做好分類，保證檔案信息的安全。另外隨著檔案信息平臺(tái)的建設(shè)，我們平臺(tái)也可以努力和公民的身份證系統(tǒng)進(jìn)行整合，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的實(shí)名制查詢，這樣可以按照身份信息對(duì)應(yīng)用權(quán)限做好一定的分類。

2）保密方面相關(guān)問題。在網(wǎng)絡(luò)檔案管理中涉及的保密問題至關(guān)重要。檔案信息并不是公開的，也并不是所有的人都能夠看到的。互聯(lián)網(wǎng)下的檔案更加的開放，但是這也和檔案的安全管理之間發(fā)生了矛盾。為此我們需要制定出相關(guān)的法律政策，能夠?qū)n案的保密程度進(jìn)行制度的劃分。確保檔案能夠受到嚴(yán)格的保密。能夠在有限的條件下實(shí)現(xiàn)共享。對(duì)于一些嚴(yán)格保密的檔案不能夠上傳到網(wǎng)絡(luò)上面，或者存儲(chǔ)于局域網(wǎng)中。從業(yè)人員在日常的工作管理中也要能夠?qū)ΜF(xiàn)有的檔案進(jìn)行有效的管理，能夠按照規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行靈活處理，該保密的要嚴(yán)格保密，可以公開的也要適當(dāng)?shù)墓_。

3）防止網(wǎng)絡(luò)攻擊。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)水平不斷地提升。目前電腦中也開始出現(xiàn)電腦病毒，也會(huì)受到黑客的威脅。這些黑客會(huì)對(duì)信息系統(tǒng)造成一定的損壞。所以作為檔案管理人員要能夠設(shè)計(jì)出先進(jìn)的防護(hù)系統(tǒng)，能夠提高自身的信息技術(shù)水平，更好地應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊。

2.3 加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)

隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，目前的檔案管理人員更加重視紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)變。但是對(duì)于新媒體信息、網(wǎng)絡(luò)資源的歸檔還有整理的意識(shí)不強(qiáng)。其實(shí)互聯(lián)網(wǎng)信息已經(jīng)占據(jù)了相當(dāng)大的一部分比重，如果對(duì)互聯(lián)網(wǎng)信息檔案歸檔忽視肯定不利于檔案信息的完整性。為此檔案管理人員應(yīng)該重視互聯(lián)網(wǎng)信息歸檔，同時(shí)可以對(duì)這些信息進(jìn)行更好的分類并且進(jìn)行積極地研究。在政府的帶動(dòng)下檔案管理部門應(yīng)該積極地配合工作，能夠建立一個(gè)全國性的檔案信息資源平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)和檔案的整合，這樣能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，將一些檔案信息更好地傳播給受眾。目前國家檔案局網(wǎng)站已經(jīng)開通了國家開放檔案信息資源共享利用系統(tǒng)，但是這個(gè)系統(tǒng)中的內(nèi)容其實(shí)還可以做進(jìn)一步的豐富和補(bǔ)充，從而構(gòu)建一個(gè)內(nèi)容更加廣泛的平臺(tái)。

3 結(jié)語

總而言之，隨著互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展，社會(huì)的趨勢就是實(shí)現(xiàn)信息和數(shù)據(jù)的互聯(lián)和共享，促進(jìn)各種信息平臺(tái)的整合。因此信息技術(shù)在檔案管理中被廣泛地應(yīng)用，推動(dòng)者檔案管理事業(yè)不斷地發(fā)展，但是與此同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)檔案管理中也逐漸地暴露出了一些問題。作為檔案管理工作人員要能夠?qū)@些問題進(jìn)行關(guān)注，找到問題存在的原因，能夠提高自身的素質(zhì)，轉(zhuǎn)變一些傳統(tǒng)陳舊的理念，不斷地提升自己的信息技術(shù)水平，科學(xué)的防范網(wǎng)絡(luò)信息安全問題，更好地開展和落實(shí)檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

[1]葛鸝.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的一些思考[J].社會(huì)科學(xué)前沿，2016.

[2]宋業(yè)妮.探究大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作[J].赤子，2019.

[3]王迪.基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景的檔案管理探究[J].赤子，2017.