事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀及對策探討

馬業(yè)波

摘 要：隨著近幾年我國科技的快速發(fā)展，人們步入了信息化時代，各個行業(yè)工作也逐步發(fā)生變化。檔案管理作為一項復(fù)雜且對工作質(zhì)量、效率要求相對較高的工作類型，也需要結(jié)合時代發(fā)展，引入先進技術(shù)，構(gòu)建數(shù)字化檔案管理模式，以適應(yīng)時代發(fā)展。本文將結(jié)合實際情況，對數(shù)字化檔案管理工作實踐進行詳細分析，以期為今后開展的有關(guān)工作提供寶貴參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;數(shù)字化檔案管理;對策

1 引言

檔案管理是事業(yè)單位管理工作的一部分，在確保組織協(xié)調(diào)、高效運轉(zhuǎn)方面發(fā)揮著重要的作用。隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為一種重要的發(fā)展趨勢，事業(yè)單位工作人員運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)對檔案查詢、閱讀來提升工作成效。受多種因素的影響，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理還存在一系列問題，需要具體問題具體分析，提出相應(yīng)的解決策略為事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展服務(wù)。

2 檔案管理工作數(shù)字化的必要性

在事業(yè)單位中，檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性，且工作量較為龐大，而隨著事業(yè)單位的發(fā)展，檔案的數(shù)量不斷增加，若是仍然采用傳統(tǒng)的管理方式，不僅會影響到工作效率，還會為檔案查閱、調(diào)取、使用等帶來阻礙。因此，在步入數(shù)字化時代以后，檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展已經(jīng)成為一種必然趨勢。一方面，能夠改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案自身存在的弊端，以電子檔案的形式，將所有檔案信息保存起來，避免在因紙質(zhì)檔案損毀而影響檔案信息的精準度，另一方面，可以有效提高工作效率，數(shù)字化的實現(xiàn)能夠簡化檔案管理工作，在調(diào)取檔案時只需要搜索關(guān)鍵詞即可，在提高工作效率的同時，還減輕了管理人員的工作壓力，對于檔案管理工作的進一步優(yōu)化有著重要的現(xiàn)實意義。

3 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

3.1 工作標準缺乏科學(xué)有效性

就當前情況來看，很多事業(yè)單位都開始重視檔案的數(shù)字化建設(shè)工作，但是并沒有認真、仔細的探討單位的數(shù)字化檔案管理開展到什么程度？數(shù)字化管理要達到什么樣的成效？單位所制定的檔案數(shù)字化管理制度也沒有對其做出明確的規(guī)范和要求，部分管理人員在開展檔案管理工作的時候會抱有“僥幸”心理，漫不經(jīng)心、敷衍了事，并沒有統(tǒng)一規(guī)范化的要求，只對那些特別重要、價值特別高的檔案進行了嚴格意義上的編號、歸檔，導(dǎo)致事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的局面比較被動。

3.2 傳統(tǒng)檔案管理設(shè)備更換龐雜

有的單位對于檔案管理缺乏科學(xué)、規(guī)范化，也不夠重視。甚至有些檔案管理沒有充分的防潮防火措施，因陋就簡。對于檔案的調(diào)閱也采用傳統(tǒng)的文本檢索法，缺乏現(xiàn)代化的索引，要實現(xiàn)數(shù)字化需要“大破大立”。傳統(tǒng)信息資源不能進行電子化、數(shù)字化的二次開發(fā)，導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化的困難重重。

3.3 檔案檢索效率偏低

數(shù)字化管理最大的優(yōu)勢就是檢索效率的提升和管理的便捷性。事業(yè)單位中有大量檔案采用了傳統(tǒng)紙質(zhì)管理的方式方法，一旦管理不到位，就可能造成丟失、調(diào)包、損毀等情況的出現(xiàn)，在一定程度上影響了檔案管理的準確性、有效性，也加大了檔案查閱的挑戰(zhàn)性，降低了檔案檢索效率。

4 完善事業(yè)單位數(shù)字化進程的有效路徑

4.1 更新硬件設(shè)備

首先，更新硬件設(shè)備應(yīng)做好原設(shè)備上的保存工作，也可以存儲在“云”端，硬件設(shè)備更換以后的重新下載。其次，在設(shè)備更換完成以后，事業(yè)單位必須要對設(shè)備進行調(diào)試，確保所有的設(shè)備都能夠進入正常工作狀態(tài)，尤其是計算機，作為數(shù)字化檔案實現(xiàn)的主要載體，其性能、安全穩(wěn)定性關(guān)系到數(shù)字檔案的上傳、下載、存儲等，必須保障計算機系統(tǒng)安全無漏洞，為個后續(xù)開展的各項工作提供充足保障。最后，除了硬件設(shè)備本身，事業(yè)單位還需要為硬件設(shè)備運行提供良好的環(huán)境。一方面，針對用于檔案管理的一系列硬件設(shè)備，應(yīng)為其提供專門的房間，并安排專門的人員進行定期打掃，同時，也方便統(tǒng)計檔案查閱人員，避免檔案出現(xiàn)丟失的情況;另一方面，需要定期對這些設(shè)備進行檢查，計算機為著重檢查部分，保證硬件軟件都不存在問題。

4.2 加大資金投入來更新技術(shù)設(shè)備

檔案作為重要活動的紀錄材料見證事業(yè)單位的成長，在組織運營管理過程中的使用頻率也在提升，對檔案數(shù)字化收集與歸檔管理的時效性提出了新的要求，要在確保時效性的基礎(chǔ)上保障檔案資料的質(zhì)量，以高質(zhì)量的檔案材料為組織決策提供參考依據(jù)，實現(xiàn)工作開展的價值。所以，事業(yè)單位管理者要提升對檔案數(shù)字化管理的重視度，投入專項資金配備專業(yè)的計算機設(shè)備、打印機設(shè)備等，在設(shè)置目標或者做決策的時候參考檔案信息資料，發(fā)揮檔案信息資源在維持組織政策運行方面的重要作用。打破傳統(tǒng)的信息格局形勢，讓檔案信息變得更加精確化。

4.3 完善辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的接口

為了確保事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化進程的建設(shè)，還應(yīng)當重視辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的銜接，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中要增加一些查詢接口，為資源的有效利用打下基礎(chǔ)。結(jié)合數(shù)字化管理的實際情況，事業(yè)單位也應(yīng)當更新檔案管理制度，確保檔案管理系統(tǒng)運行的科學(xué)化，包括檔案的歸檔、文檔一體化、數(shù)字檔案堅定制度、文件保密制度、網(wǎng)絡(luò)安全制度等等，確保檔案管理的有效性。事業(yè)單位科研檔案則具有一定保密性，在調(diào)用過程中一定要有可追溯性，讓符合權(quán)限的人方便調(diào)閱，所有調(diào)閱情況都有歷史記錄可以追溯和適當?shù)膶徟Ｔ跈n案數(shù)字化安全性和檔案價值實現(xiàn)方面實現(xiàn)平衡。

5 結(jié)束語

總之，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理屬于一項基礎(chǔ)性的工作，也是整個組織管理工作的關(guān)鍵組成部分。在現(xiàn)階段，要能夠認清事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀，完善檔案數(shù)字化管理制度，加大資金投入來更新技術(shù)設(shè)備，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而為事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理打下堅實的基礎(chǔ)。

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