關(guān)于高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)若干問題的思考

徐甜

摘 要：在國家信息技術(shù)不斷創(chuàng)新的進程中，信息資源在人們生活中已成為主要資源。在此形勢下，信息技術(shù)被人們應(yīng)用到眾多領(lǐng)域，高職院校也不例外，高職院校不斷運用數(shù)字化對檔案進行管理，這在一定程度上促進了高職院校的發(fā)展。對此，筆者首先介紹了高職院校運用數(shù)字化對檔案進行管理的緊迫性;然后淺談了高職院校運用數(shù)字化對檔案進行管理的內(nèi)容;最后簡要展望高職院校運用數(shù)字化對檔案進行管理的程序，望高職院?？梢栽诖嘶A(chǔ)上順利開展檔案數(shù)字化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：高職院校;檔案管理;數(shù)字化建設(shè)

高職院校想要持續(xù)發(fā)展，必須對檔案進行數(shù)字化建設(shè)，因為國家的發(fā)展走向就是數(shù)字化。高職院校運用數(shù)字化方式管理檔案，可以使檔案管理效率進一步提升。高職院校當(dāng)中的檔案具有較強的歷史性以及參考性，屬于一種極其重要的信息資源，因此，管理檔案的人員必須時刻對管理方法進行學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，實時探究信息技術(shù)對高職院校實施的檔案管理工作造成哪些影響，進而構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案管理方案。

1 高職院校運用數(shù)字化對檔案進行管理的緊迫性

1.1 能夠使檔案管理工作得到改善

高職院校只有對檔案進行數(shù)字化管理，才能夠使管理檔案的部門從封閉式向開放式方向邁進，從手動管理檔案方面轉(zhuǎn)變成智能化采集信息、管理信息以及服務(wù)等，這樣高職院?？梢院侠矸峙浜陀行Ч芾硇畔①Y源，進而為社會提供良好的服務(wù)[1]。

1.2 能夠使形勢發(fā)展需求得到滿足

隨著信息化時代的到來，社會上眾多領(lǐng)域開始應(yīng)用信息化對自身發(fā)展進行完善，此背景下，高職院校應(yīng)用數(shù)字化對檔案管理進行建設(shè)，這對于院校的發(fā)展有著極其重要的意義。高職院校建設(shè)的檔案館中收藏了眾多與院校有關(guān)的資料，因此，檔案館具有極強的歷史價值。目前許多高職院校因為沒有合理方法對這些檔案資料進行管理，致使檔案被破壞，信息資源大量丟失。對此，高職院校如果想要提供給社會與學(xué)生更多價值較高的信息資源，必須對檔案進行數(shù)字化管理，使檔案信息變得更加完整，與此同時，這也是新時代的發(fā)展需求[2]。

2 高職院校運用數(shù)字化對檔案進行管理的內(nèi)容

2.1 對檔案信息進行規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化處理

高職院?，F(xiàn)階段檔案數(shù)字化建設(shè)中存在檔案規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化落后的情況，這對于檔案管理水平造成嚴重影響。筆者表示高職院校只有對檔案進行標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)劃化處理，才能夠有效實現(xiàn)數(shù)字化管理檔案的目標(biāo)。

2.2 對管理數(shù)字化系統(tǒng)的水平進行提升

高職院校應(yīng)用數(shù)字化管理檔案時，一定要重視整個系統(tǒng)建設(shè)，同時還應(yīng)該注意組成此系統(tǒng)的所有部分都應(yīng)該相對統(tǒng)一，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)促使管理系統(tǒng)發(fā)揮整體優(yōu)勢，進而使管理系統(tǒng)的能力得以提高。如果管理系統(tǒng)當(dāng)中某部分存在問題，都會影響整個系統(tǒng)的運作，所以，應(yīng)該不斷對管理系統(tǒng)進行完善。除此之外，高職院校必須明確，自己根本無法使系統(tǒng)當(dāng)中的所有節(jié)點都統(tǒng)一在相同水平上，因此，我們一定要對那些占據(jù)優(yōu)勢的單位進行鼓勵，讓他們提升自己的管理水平，然后傳授成功經(jīng)驗，進而促使系統(tǒng)當(dāng)中的節(jié)點水平不斷提升，只有這樣檔案管理系統(tǒng)才會更完善，檔案管理效率才會變得更高[3]。

3 高職院校運用數(shù)字化對檔案進行管理的程序

3.1 對檔案數(shù)據(jù)庫進行構(gòu)建

第一，根據(jù)以前的資料對文件目錄進行建立。從高職院校中的首批檔案開始，運用計算力錄入所有檔案文件目錄，將這些內(nèi)容當(dāng)作數(shù)據(jù)庫的首批資料。高職院校在建立數(shù)據(jù)庫的時候，能夠在輸入電子信息的同時，將這些信息打印出來，這樣可以不斷增添卷內(nèi)文件目錄記載，從而使數(shù)據(jù)庫內(nèi)資料變得更加完整。除此之外，還能夠及時驗證輸入信息，看其是否準(zhǔn)確，這樣才能夠保證數(shù)據(jù)庫中信息更加完整以及準(zhǔn)確[4]。第二，對數(shù)碼照相機、掃描儀等現(xiàn)代化技術(shù)進行運用，對檔案信息進行處理，使其恢復(fù)到原有狀態(tài)。如：高職院校中有部分檔案使用頻率非常大，特別是那些年代極其久遠的檔案，被損壞的十分嚴重，所以，只有運用新技術(shù)對其進行處理，才能夠與原始狀態(tài)相接近，并使檔案更加完整。

3.2 對管理檔案的軟件進行推廣

高職院校在對檔案進行數(shù)字化建設(shè)的過程中，應(yīng)該關(guān)注電子文件，進而合理運用管理軟件。電子文件包括電子文件載體、電子文件內(nèi)容、電子文件運行平臺等，因為在不同因素的影響下，不相同的電子文件被高職院校納入電子檔案系統(tǒng)當(dāng)中的時候，依賴以及需要的硬件平臺與軟件平臺都是不一樣的，這在一定程度上阻礙了高職院校管理檔案工作的開展。所以，高職院校必須對電子文件的管理加強重視，然后對以上問題進行分析，制定科學(xué)的解決方法。在實際工作中，工作人員可以利用印發(fā)電子目錄的方式歸納卷宗的名稱、類型和等級等，與此同時，還要詳細規(guī)范軟件格式，這樣就可以保證數(shù)據(jù)庫高效、穩(wěn)定運行。

3.3 對管理人員的素質(zhì)進行培養(yǎng)

高職院校在不斷創(chuàng)新管理檔案方法的過程中，需要管理人員具備較強的素質(zhì)。由于在管理檔案的工作當(dāng)中，檔案具有極其廣的層次性和知識面，所以，管理檔案的工作人員一定要具備較強的管理水平與管理能力。高職院校中管理檔案的工作人員必須具有專業(yè)文化知識，否則就會使管理檔案變得雜亂，甚至出現(xiàn)張冠李戴的現(xiàn)象。高職院校在管理檔案的時候應(yīng)該強調(diào)工作人員具備良好的專業(yè)素養(yǎng)，盡心盡責(zé)，踏實肯干，對檔案進行認真整理。因此，高職院校應(yīng)該對管理檔案的工作人員進行職業(yè)道德與精神的培養(yǎng)，讓每個工作人員都可以具備較強的責(zé)任心，使檔案管理更高效[5]。目前科技化已經(jīng)普及到各個領(lǐng)域，因此管理檔案的人員還必須可以熟練運用計算機技術(shù)，只有這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)智能化管理檔案的目的，使檔案信息變得更加可靠。高職院校必須定期開展培訓(xùn)課程，定期抽調(diào)檔案管理人員參加，使管理人員在學(xué)習(xí)中提升自己的綜合素質(zhì)，進而使檔案管理效率得以提升。

3.4 對與檔案管理有關(guān)的使用水平進行提升

高職院校應(yīng)該對管理檔案的使用水平以及服務(wù)水平進行加強，健全服務(wù)思想與態(tài)度，確定服務(wù)方向。高職院校在對檔案進行管理的時候，一定要使用各種各樣的方法革新服務(wù)形式，并為學(xué)校以及社會的發(fā)展奉獻自己的微薄之力，強化服務(wù)意識、服務(wù)質(zhì)量以及基礎(chǔ)建設(shè)，明確借閱者想要使用哪些資料，進而及時提供給借閱者需要的資料。與此同時，高職院校一定要注意，如果想要將檔案資料的使用范圍擴大，那么必須合理開發(fā)以及利用檔案，將優(yōu)質(zhì)的服務(wù)提供給高職院?！，F(xiàn)在高職院校不但沒有將檔案數(shù)字化管理作為重點建設(shè)，而且還沒有運用先進的方法進行檔案管理，致使部分檔案成為死檔，幾乎沒有人去看，可是一般這些檔案才能夠提供更可靠和真實的信息。所以，高職院校在對檔案進行管理的時候，必須重視這些信息的完善以及整理，使檔案開發(fā)程度與使用水平得到提升。

4 結(jié)束語

總之，高職院校想要對檔案信息進行數(shù)字化管理，那么一定要做好長期作戰(zhàn)的準(zhǔn)備，并不斷對管理方法進行創(chuàng)新，進而使數(shù)字化管理系統(tǒng)變得更加完善。高職院校在具體檔案管理過程中，應(yīng)該按照建設(shè)規(guī)則和步驟逐一實施，促使高職院校穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻

[1]王秋云.新形勢下高職院校檔案管理的數(shù)字化建設(shè)探析--以湖南城建職院為例[J].經(jīng)營者，2018，35（17）：157-158.

[2]楊慧卿，肖婷.《高職院校人才培養(yǎng)工作動態(tài)檔案利用平臺》構(gòu)建實踐研究[J].蘭臺世界，2018，42（23）：27-28.

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[5]程大帥.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代城鎮(zhèn)圖書檔案數(shù)字化建設(shè)研究[J].山西檔案，2019，28（1）：74-75.