論基層檔案管理工作的困難及解決方法

武紹富

摘 要：基層檔案管理工作對(duì)于中心工作的開(kāi)展具有積極的參考作用，本文旨在分析當(dāng)前基層管理工作中存在共性困難，并對(duì)此提出解決方法。

關(guān)鍵詞：基層檔案管理;制度;標(biāo)準(zhǔn)化管理平臺(tái)

基層是黨和政府服務(wù)人民的橋梁，也是為老百姓排憂解難，解決民生問(wèn)題的平臺(tái)，更是解決好聯(lián)系服務(wù)群眾“最后一公里”這一關(guān)鍵的鑰匙。檔案作為社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的原始記錄，在基層發(fā)揮著重要的服務(wù)作用。基層檔案是基層所做工作的集中反映，具有歷史性、真實(shí)性、可追溯性，既能夠?qū)Ω黝惞ぷ鬟M(jìn)行歸納總結(jié)，也便于溯本追源，便于紀(jì)檢、審計(jì)工作的開(kāi)展;基層檔案對(duì)基層工作的開(kāi)展也具有積極的指導(dǎo)作用，往往發(fā)揮“前人栽樹(shù)后人乘涼”的效果，許多的歷史問(wèn)題，往往只需要在檔案中稍一查詢，便能找到其蹤跡;基層檔案也能夠作為參考資料為決策者提供參考依據(jù)，為決策提供服務(wù)價(jià)值。基層檔案對(duì)各項(xiàng)工作的開(kāi)展也具有積極的參考、指導(dǎo)作用，為政策貫徹落實(shí)提供支撐?；鶛n案管理水平的高低成為影響檔案質(zhì)量的重要因素，本文旨在分析基層檔案管理工作中存在的共性困難，并提出解決辦法，以便促進(jìn)基層檔案管理工作。

1 基層檔案管理工作中存在的困難

1.1 檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化不足

作為基層，當(dāng)前工作檔案涉及脫貧攻堅(jiān)、民政、治安、城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)、城鄉(xiāng)居民基本醫(yī)療保險(xiǎn)、土地確權(quán)、調(diào)解、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方方面面，點(diǎn)多面廣，可謂是“上面千條線，下面一根針”，如何用“一根針”描繪好這幅藍(lán)圖，關(guān)鍵的一點(diǎn)就是要做到檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。但就目前來(lái)看，基層檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度較低，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

1）紙質(zhì)檔案用紙良莠不齊，有些紙質(zhì)質(zhì)量較差，不利于長(zhǎng)期保存，尤其是在經(jīng)常翻看的情況下，時(shí)間長(zhǎng)了，就會(huì)發(fā)生檔案毀損的風(fēng)險(xiǎn);2）部分紙質(zhì)檔案在油墨、碳粉量少的情況下打印，隨著查閱次數(shù)的增多，也會(huì)發(fā)生磨損，導(dǎo)致某些地方模糊不清，時(shí)間長(zhǎng)了，也會(huì)發(fā)生毀損的風(fēng)險(xiǎn);3）檔案往往需要不斷地進(jìn)行完善，某些檔案盒質(zhì)量不好，由于不斷裝訂次數(shù)多了，也產(chǎn)生磨損，導(dǎo)致檔案盒看起來(lái)不規(guī)范;4）檔案普遍存在沒(méi)有目錄的現(xiàn)象，這與基層檔案處于不斷完善之中有極大的關(guān)系，但主要凸顯的問(wèn)題還是沒(méi)有進(jìn)行常態(tài)化管理，沒(méi)有堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理;5）檔案缺乏電子、紙質(zhì)目錄，各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，在檔案管理工作人員缺位的情況下，無(wú)法高效地進(jìn)行查閱;6）部分基層電子檔案存放電腦未安裝殺毒軟件的工具，未建立有效的防護(hù)系統(tǒng)，一旦發(fā)生入侵，就有可能造成檔案的毀損，更缺乏備份系統(tǒng)。

1.2 上級(jí)部門對(duì)基層檔案管理前期指導(dǎo)力度弱。

基層工作多為常規(guī)性工作，具有極強(qiáng)的重復(fù)性和延續(xù)性，但在重復(fù)性的大框架下，又會(huì)出現(xiàn)多樣性。所需存檔檔案也因事而異，基層工作者往往對(duì)其根據(jù)自己的理解來(lái)裝訂檔案。上級(jí)部門也無(wú)法做到事無(wú)巨細(xì)的指導(dǎo)，但總體來(lái)講，對(duì)于檔案前期指導(dǎo)力度較弱。在工作中出現(xiàn)，事前不明確裝檔目錄，基層無(wú)法裝檔的現(xiàn)象;更出現(xiàn)檔案目錄不斷變更，基層根據(jù)要求反復(fù)裝訂檔案的現(xiàn)象，造成檔案管理的被動(dòng)局面，也極大地削弱了基層工作人員的積極性;某些上級(jí)部門在檔案管理指導(dǎo)工作中，重視程度不夠，工作流于形式，對(duì)檔案中存在的問(wèn)題不深入挖掘，提空泛的意見(jiàn)。更有甚者，部分指導(dǎo)人員對(duì)部分工作缺乏專門研究，連政策都拿不準(zhǔn)，做出錯(cuò)誤指導(dǎo)，導(dǎo)致檔案重裝的現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生。

1.3 檔案管理人員檔案學(xué)、檔案意識(shí)薄弱。主要體現(xiàn)為

1）部分檔案管理人員缺乏專業(yè)檔案管理知識(shí)。缺乏檔案收集、整理、價(jià)值鑒別、保管等意識(shí)，缺乏檔案編目編排能力，更缺乏利用現(xiàn)代技術(shù)手段進(jìn)行檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)的能力。在更換工作人員的情況下，又無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情況下，每個(gè)工作人員對(duì)檔案管理的理解都不同，這與大家都缺乏檔案知識(shí)也有相關(guān)性;2）更有少部分檔案管理人員責(zé)任意識(shí)缺乏，對(duì)檔案管理工作重視度低，往往開(kāi)展了工作，但不注意檔案資料的當(dāng)時(shí)收集，錯(cuò)過(guò)了時(shí)效性，導(dǎo)致檔案無(wú)法及時(shí)收集。如某些村民委員在進(jìn)行低保整治表決時(shí)，大家村民集體舉手進(jìn)行了表決，但當(dāng)時(shí)忙著統(tǒng)計(jì)而忘記了拍照，后來(lái)資料不齊，又不得不再次召開(kāi)村民會(huì)議進(jìn)行評(píng)議，這突出反映了工作人員檔案意識(shí)薄弱。3）工作人員大多注重業(yè)務(wù)工作開(kāi)展，注重對(duì)上級(jí)工作的貫徹執(zhí)行而忽略對(duì)工作資料的收集、歸檔、整理，沒(méi)有常態(tài)化地開(kāi)展檔案管理工作，往往在上級(jí)要檢查的時(shí)候開(kāi)展突擊歸檔，許多工作又依靠工作人員記憶中去臨時(shí)刻畫導(dǎo)致檔案不真實(shí)。

1.4 檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，投入力度小

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的逐步發(fā)展，基層辦公環(huán)境有所改善，但總體來(lái)講，基層條件較艱苦，檔案基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，投入力度小，集中體現(xiàn)為：

1）很多地方?jīng)]有建立專門的檔案室，往往是辦公室與檔案室混為一體，人員混雜，非專門檔案管理人員也可隨意查閱、借閱檔案，借出的檔案，有時(shí)忘記歸還，時(shí)間久了，檔案在無(wú)形之中流失。2）檔案柜等基礎(chǔ)設(shè)施配套不全或不達(dá)標(biāo)，部分地方還在用十幾年前的木質(zhì)柜保存檔案，沒(méi)有使用鐵軌進(jìn)行保存，部分基層檔案室受當(dāng)?shù)乜諝鉂穸扔绊?，較為濕潤(rùn)，達(dá)不到檔案管理要求，更有部分地方檔案室擺放在雜物間內(nèi)，檔案與雜物混裝。3）電腦打印機(jī)等設(shè)備陳舊老化，延誤檔案處理時(shí)間，無(wú)形中增加電子檔案保存的不安全性。4）檔案管理經(jīng)費(fèi)持續(xù)投入少，往往一次性投入后，后續(xù)投入支出少。

2 解決辦法

2.1 加大經(jīng)費(fèi)投入，確保硬件設(shè)施達(dá)標(biāo)

對(duì)基層檔案基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行摸底排查，分批次有序解決基層檔案硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)問(wèn)題，確保檔案室達(dá)到防護(hù)要求，達(dá)到隔熱、保溫、防水、防塵、防有害生物、溫濕度等要求。加大電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等投入力度，確保檔案工作開(kāi)展依托，并加強(qiáng)設(shè)備保密管理。根據(jù)基層工作實(shí)際，劃定年度最低檔案建設(shè)經(jīng)費(fèi)占比，對(duì)投入有困難的地方，爭(zhēng)取財(cái)政支持。

2.2 構(gòu)建檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理平臺(tái)

檔案管理平臺(tái)既具備檔案管理功能，也要具備檔案管理指導(dǎo)功能。檔案管理平臺(tái)集成檔案管理工作培訓(xùn)模塊，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行不定期培訓(xùn)。檔案管理平臺(tái)分檔案類別設(shè)立檔案培訓(xùn)模塊。通過(guò)機(jī)動(dòng)靈活的檔案目錄設(shè)置功能對(duì)每項(xiàng)工作檔案歸檔工作進(jìn)行初始指導(dǎo)。依托目錄樹(shù)進(jìn)行檔案管理，構(gòu)建高效便捷的檔案管理系統(tǒng)。國(guó)家應(yīng)統(tǒng)一開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)，以便于檔案工作的統(tǒng)一性。

2.3 試探性地建設(shè)檔案審核、監(jiān)督、指導(dǎo)專職隊(duì)伍

一是依托線上管理平臺(tái)，相關(guān)部門加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量、進(jìn)度的審核工作，進(jìn)行督促指導(dǎo);二是相關(guān)部門通過(guò)線下核查，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的審核、監(jiān)督;三是以鄉(xiāng)鎮(zhèn)為單位，建立檔案審核指導(dǎo)小組，對(duì)基層檔案工作及時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)。

2.4 完善檔案管理培訓(xùn)工作

通過(guò)兩個(gè)途徑完善檔案管理培訓(xùn)工作，一是以縣為單位，開(kāi)展現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)，縣級(jí)相關(guān)部門應(yīng)通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)核查等形式督促指導(dǎo)基層檔案建設(shè)工作;二是應(yīng)搭建線上培訓(xùn)平臺(tái)，可試探性地將檔案管理知識(shí)集成到統(tǒng)一的檔案管理軟件中，既利于檔案管理人員統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，也利于統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作。

2.5 強(qiáng)化檔案管理制度建設(shè)、落實(shí)

各基層應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際，建立行之有效的檔案管理制度，就檔案內(nèi)容、收集、整理、保管等作出詳細(xì)規(guī)定，規(guī)范信息加工和信息輸出環(huán)節(jié)，管理制度應(yīng)圍繞檔案的真實(shí)性、安全性、時(shí)效性作出行之有效的制度規(guī)定。貫徹落實(shí)制定出的檔案管理制度，要重點(diǎn)做好歸檔、借閱、目錄編制等制度。