談環(huán)保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化

黃碧燕

摘 要：近年來隨著經(jīng)濟發(fā)展水平的不斷進步與提升，人民生活水平逐步提高，人們對于環(huán)保發(fā)展也給予了更高的關注，環(huán)保作為一種先進的社會發(fā)展理念目前已經(jīng)涌入到了多個行業(yè)領域當中。在檔案管理工作開展的過程當中，環(huán)保這一理念同樣發(fā)揮著至關重要的作用。本文主要對于環(huán)保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化進行了探討分析，對于當前階段檔案管理工作開展過程中所存在的缺陷與不足進行了研究，有針對性地提出相應的環(huán)保檔案管理措施，希望可以為切實強化檔案管理工作的開展水平貢獻一份力量。

關鍵詞：環(huán)保檔案;檔案管理;規(guī)范化;標準化

1 引言

所謂環(huán)保檔案，簡單來說就是指與環(huán)境保護和生態(tài)建設相關的信息的集中記錄，在環(huán)境保護工作開展的過程當中發(fā)揮著極為重要的作用。做好環(huán)保檔案管理工作，一方面能夠幫我們將現(xiàn)階段及過往的發(fā)展情況進行明確的記錄，另一方面也能夠為后續(xù)的決策工作提供有力的參考依據(jù)，提升環(huán)保工作的開展水平。在下文中我們具體對于環(huán)保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化進行了研究，通過對于當前階段檔案管理工作開展過程中所存在的不足進行分析，有針對性的提出相應的規(guī)范管理措施，旨在為有效強化環(huán)保檔案管理工作的開展水平起到有力的促進作用。

2 當前階段檔案管理工作開展過程中存在的不足

2.1 管理平臺缺乏秩序性

就目前情況來看，國內(nèi)的環(huán)保檔案管理普遍缺乏足夠優(yōu)質(zhì)的管理平臺作為支撐。相同的檔案、相似的檔案混亂的儲存于檔案管理體系當中，這在很大程度上影響了環(huán)保檔案管理規(guī)范化和標準化水平的提升。久而久之，現(xiàn)在的檔案管理問題逐步累積，無論是檔案管理工作的開展還是檔案的檢索與利用都會因此而受到干擾。

2.2 檔案管理未受到重視

對于一個企業(yè)的長遠發(fā)展而言，環(huán)保檔案記錄了許多有價值的內(nèi)容，能夠為相關決策提供有利的參考。但就目前情況來看，檔案管理工作始終未能受到管理人員足夠的關注與重視，許多管理人員甚至覺得管理工作只是一項輔助性的工作，合理開展自然較好，不開展也無所謂。加之，許多企業(yè)長期將檔案管理工作擺在不重要的位置上，管理人員對于崗位的需求了解甚少，分配給檔案管理人員的資源也較為匱乏，這使得許多檔案長期處于隨意存儲的狀態(tài)，如果需要調(diào)取檔案，就必須及時找到原有的環(huán)保檔案，這將消耗大量的時間和精力。另外，部分企業(yè)會選擇將年齡較大或工作能力普通的工作人員分配至檔案管理崗位，許多負責檔案管理工作的管理人員不僅并未經(jīng)過專業(yè)技能培訓，更缺乏足夠的檔案管理經(jīng)驗，當出現(xiàn)突發(fā)的檔案管理問題時，很難給出良好的應對方法，這必將很大程度上影響檔案管理工作水平的提升。

2.3 管理方式仍然十分單一

檔案管理的方式?jīng)Q定著檔案管理的質(zhì)量，檔案管理的方式較為單一必將誘發(fā)一系列的檔案管理問題。首先，在固有的管理模式下，已有的檔案信息會呈現(xiàn)出較為明顯的片面性的特征，難以從多個角度上充分反映實際情況。其次，缺乏變通性的管理形式會導致管理內(nèi)容的混亂，信息的交互性和共享性明顯降低，環(huán)保檔案管理工作的安全性和可靠性也被明顯削弱。最后，傳統(tǒng)的檔案管理模式更加注重檔案的歸納整理，卻缺乏對于檔案管理過程的監(jiān)督和管理，這不僅影響了檔案管理工作的開展效率，同時也會導致管理質(zhì)量的降低。如果上述問題始終難以得到解決，環(huán)保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化自然難以得到保障。

2.4 信息檢索水平較為落后

結合目前已有的檔案檢索形式來看，通過檔案標題進行檢索無疑是最為常見的一種形式，檢索的范圍很難得到拓展，許多存在相似性和互通性的檔案未能被整合至同一范疇當中，這在無形當中增大了檢索的難度。想要掌握更多的檔案信息內(nèi)容，就需要花費更多的時間精力進行檔案檢索收集，而最終所獲取到的檔案結果也往往不盡人意。

3 環(huán)保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化的有利措施

3.1 強化檔案管理的質(zhì)量

首先，針對已有的檔案，應當投入足夠的時間和精力進行全面清查。社會發(fā)展水平在不斷進步，檔案管理工作被不斷地細分，形成了新的企業(yè)發(fā)展體系，傳統(tǒng)的環(huán)保檔案管理模式已經(jīng)逐步顯現(xiàn)出滯后性，許多老舊檔案都存在著缺乏規(guī)范性，分類和存儲混亂的問題，許多已經(jīng)不再具備應用價值的檔案混雜其中，提高了檢索工作的開展難度。想要有效改變這一現(xiàn)狀，就必須要對于已有的檔案進行全面清查，將不具備應用價值的檔案及時清除，保留有價值的檔案信息數(shù)據(jù)。

其次，針對繁雜的檔案，應當進行系統(tǒng)的合并重組。受到大數(shù)據(jù)所帶來的影響，海量的信息充斥在檔案管理領域當中，為了提高檢索的精度和可靠性，應當將檔案適當縮減，去除繁雜無用的內(nèi)容，深入發(fā)掘檔案之間的內(nèi)部聯(lián)系，重新編寫檔案目錄，強化檔案管理的規(guī)范性和整體性。

最后，及時進行檔案的全面歸檔。在開展檔案管理工作的過程當中，需要將應當歸檔的內(nèi)容進行系統(tǒng)的整合，發(fā)現(xiàn)檔案之間存在的內(nèi)部聯(lián)系，將同類檔案聯(lián)系在一起，可以借助關鍵詞檢索的形式，提高檢索的效率和檢索的精準度。

3.2 完善相應的管理制度

首先，檔案管理工作必須交由專業(yè)的部門和專業(yè)的人員來完成，明確檔案管理工作的權責劃分，所有與企業(yè)發(fā)展有關的環(huán)保檔案都需要及時收集歸檔，交由檔案管理人員負責管理，而其它人員對于檔案的調(diào)取應用都應當經(jīng)過檔案管理部門的允許。

其次，在進行環(huán)保檔案的歸檔時需要將檔案內(nèi)容進行清晰明確的編號，定期更新檔案內(nèi)容。對于紙質(zhì)檔案，應當存儲于潔凈、干燥的空間內(nèi)，避免因檔案損壞、發(fā)霉導致檔案的意外遺失。同時還要做好檔案的排序工作，便于隨時查找檔案。

最后，應當充分保障檔案管理工作的保密性，避免隨意將檔案泄露給他人。負責檔案管理工作的管理人員除了要具備足夠的管理經(jīng)驗之外，還需要具備突出的安全意識和保密意識。如果檔案管理部門內(nèi)部出現(xiàn)了人事調(diào)動，管理人員應當做好管理工作的交接，避免檔案隨意流入他人之手。

3.3 強化環(huán)保檔案管理意識

隨著計算機網(wǎng)絡的逐漸發(fā)展進步，環(huán)保檔案管理工作越來越多的開始運用到了信息網(wǎng)絡，可以通過構建檔案信息管理平臺，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成為數(shù)字檔案，延長檔案的使用壽命，提升檔案的檢索效率。同時還可以將環(huán)保檔案備份與網(wǎng)絡平臺系統(tǒng)當中，一方面可以減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理所占用的空間，另一方面也可以更好地避免檔案的遺失。

4 總結

綜上所述，強化環(huán)保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化，不僅可以有效提升檔案管理工作的開展效率，同時也可以延長有價值的檔案的存儲時間，便于人們隨時進行檔案的檢索和利用。針對當前階段檔案管理工作開展過程中所存在的不足，我們應當積極尋求有效的方式與應對，做好檔案的開發(fā)與利用，更大程度上發(fā)揮環(huán)保檔案所具備的應用優(yōu)勢，為企業(yè)的長遠發(fā)展和行業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展保駕護航。

參考文獻

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