如何做好事業(yè)單位檔案管理

魏迎春

摘 要：查詢歷史問題、提供相關(guān)數(shù)據(jù)及文獻(xiàn)作為事業(yè)單位檔案管理工作所具有的基礎(chǔ)功能，任何工作的開展都與檔案查詢有著極為密切的關(guān)系。而在事業(yè)單位查詢工作中檔案管理作為貫穿整體的命脈，加強(qiáng)檔案管理工作以時(shí)代發(fā)展進(jìn)程為依托迎合社會(huì)進(jìn)步需求，采取有效舉措解決檔案管理現(xiàn)階段存在的問題，為推動(dòng)我國事業(yè)單位良好發(fā)展奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理

逐步擴(kuò)增的信息需求量在當(dāng)今社會(huì)已成為常態(tài)，而事業(yè)單位檔案管理工作的有序開展能夠滿足人們生產(chǎn)生活的基礎(chǔ)需求。不斷提升的科學(xué)技術(shù)水平能夠改善事業(yè)單位檔案管理工作，提升事業(yè)單位的核心競爭力，遵循專業(yè)性與系統(tǒng)性原則，進(jìn)一步優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作水平。

1 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.1 未能正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性

大量信息資料存在于檔案中，而事業(yè)單位在其工作中予以合理利用能夠?qū)崿F(xiàn)良好的經(jīng)濟(jì)效益，加強(qiáng)日常檔案管理工作力度能夠?yàn)檎w工作的各項(xiàng)環(huán)節(jié)提供有效助力，保證工作整體內(nèi)容的有序開展。但現(xiàn)階段大多數(shù)事業(yè)單位未能正確認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，使其在宣傳、使用過程中敷衍了事兒，員工對檔案管理重要性的錯(cuò)誤認(rèn)知未能對檔案予以深入了解與全面開發(fā)，使得檔案在其實(shí)際工作中未能充分發(fā)揮自身效力。

1.2 缺乏健全的檔案管理配套設(shè)施

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，推動(dòng)信息技術(shù)的不斷完善與普及，而在檔案管理工作中可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)提升管理效力?，F(xiàn)階段，大多數(shù)事業(yè)單位并未正確認(rèn)知信息技術(shù)為工作帶來的便捷性，仍以傳統(tǒng)檔案管理模式保存與收集檔案不解，不僅無法保證工作效率，還增加整體工作難度，浪費(fèi)人力、物力，制約檔案管理開發(fā)、利用效率，局限檔案信息交流。

1.3 缺乏完善的檔案管理制度

因未能建立健全的檔案管理制度，使得事業(yè)單位在其工作中仍存在較多問題，而制度性缺陷使其在具體操作過程中未能嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)定執(zhí)行各項(xiàng)工作。因缺乏責(zé)任心與事業(yè)心敷衍了事，各級(jí)制度如同虛設(shè)使得檔案堆積如山也無法得到及時(shí)處理。未能第一時(shí)間獲取完整的檔案信息或因未能及時(shí)登記而出現(xiàn)丟失、損毀等情況在當(dāng)前的事業(yè)單位工作中屢見不鮮，進(jìn)而無法保證檔案的真實(shí)性與完整性。

2 做好事業(yè)單位檔案管理的有效措施

2.1 正確認(rèn)知檔案管理信息化建設(shè)重要性

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國已逐步邁入信息化進(jìn)程中，而在事業(yè)單位檔案管理工作中建設(shè)信息化管理平臺(tái)已成為實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的主要方向。事業(yè)單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)知檔案管理工作與信息化建設(shè)兩者結(jié)合的現(xiàn)實(shí)性意義，加大管理工作信息化建設(shè)力度，進(jìn)一步推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作的有序開展，保障整體工作的安全性與穩(wěn)定性。首先，事業(yè)單位在檔案查詢工作中應(yīng)當(dāng)給予一定支持，全面應(yīng)用信息系統(tǒng)軟件中電子檢索功能為事業(yè)單位檔案管理查詢工作提供便捷操作方法，降低整體工作難度，提升工作效率[1]。其次，電子化發(fā)展作為未來事業(yè)單位人事檔案管理工作中的必然趨勢，能夠以其為有效依據(jù)實(shí)現(xiàn)對職工檔案的有效管理，做到人盡其才，物盡其用，充分發(fā)揮人才專長，為推動(dòng)事業(yè)單位發(fā)展提供有利條件。

2.2 加大事業(yè)單位檔案保密工作管理力度

在事業(yè)單位檔案管理中其所存放的檔案屬于單位重要文件，具有較強(qiáng)的機(jī)密性，因而，事業(yè)單位能否長遠(yuǎn)發(fā)展與檔案管理工作有著極為密切的關(guān)系。正確認(rèn)知保密工作對于實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性意義，做好保密工作作為現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作的重要內(nèi)容之一，以有效方式預(yù)防因丟失、損毀、泄露機(jī)密性資料而受到的影響，降低風(fēng)險(xiǎn)危機(jī)。在檔案管理工作中重視整體工作的有序性與數(shù)據(jù)庫安保的牢固性，分派專人值守。除此之外，安裝電子查詢系統(tǒng)保障數(shù)據(jù)庫安全，使得信息資源管理工作得到確切落實(shí)。在系統(tǒng)管理工作中遵循標(biāo)準(zhǔn)化原則，重視網(wǎng)絡(luò)防火墻設(shè)置及應(yīng)用，充分發(fā)揮電子密碼管理效力。并采取定期更換的方式監(jiān)督惡意篡改或刪除資料情況，避免因利益誘導(dǎo)而出現(xiàn)的工作失誤，從而體現(xiàn)檔案保密工作管理效力。

2.3 建立完善事業(yè)單位檔案管理工作機(jī)制

為實(shí)現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)當(dāng)建立完善的檔案管理制度，以提升其實(shí)際效力。檔案管理工作的前提完全以相關(guān)規(guī)章制度為依托開展各項(xiàng)工作，因此，建立健全的檔案系統(tǒng)與完善的管理制度能夠進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作的有序開展?，F(xiàn)階段，我國事業(yè)單位檔案管理工作為提升整體水平，積極學(xué)習(xí)與引進(jìn)現(xiàn)代化管理方式，提升整體效果，進(jìn)一步推動(dòng)事業(yè)單位相關(guān)部門工作得確切落實(shí)[2]。而更新與完善現(xiàn)有管理體系及制度能夠快速推動(dòng)其有序開展，事業(yè)單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作對其長遠(yuǎn)發(fā)展的必要性與重要性，加大建設(shè)力度，以完善的工作體系、健全的規(guī)章制度保證應(yīng)用效果。建立健全的資料管理責(zé)任制，以明晰的責(zé)任劃分統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各級(jí)部門，使得其在發(fā)生突發(fā)狀況時(shí)能夠明確責(zé)任，避免因互相推諉而無法解決實(shí)際問題的情況。電子檔案備份制度的設(shè)施的應(yīng)用可以融合績效管理制度，調(diào)動(dòng)工作人員的積極性。建立完善的機(jī)制，不僅能夠增強(qiáng)工作人員的責(zé)任感，還能夠使其全身心投入到檔案管理工作中。

2.4 定期開展人員業(yè)務(wù)能力專項(xiàng)培訓(xùn)工作

檔案管理工作對于事業(yè)單位而言，其自身所具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)性與復(fù)雜性，而在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)其不僅具有一定公益性還帶有服務(wù)性。因此，在管理工作中為提升整體效果，應(yīng)當(dāng)重視培養(yǎng)工作人員的業(yè)務(wù)能力與職業(yè)素養(yǎng)。隨著信息化時(shí)代的不斷推進(jìn)，應(yīng)當(dāng)加大事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)力度，優(yōu)先提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力，以其良好技能確保管理水平符合新時(shí)期社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展時(shí)的基礎(chǔ)要求。責(zé)任意識(shí)樹立與正確認(rèn)知檔案管理重要性能夠提升其實(shí)際操作可執(zhí)行性，加強(qiáng)信息技術(shù)訓(xùn)練，使其在應(yīng)用電子信息系統(tǒng)的同時(shí)發(fā)揮檔案的使用效率，緊跟時(shí)代發(fā)展才能獲得理想成績。定期開展計(jì)算機(jī)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使得工作人員能夠在業(yè)余時(shí)間內(nèi)學(xué)習(xí)掌握相關(guān)知識(shí)并合理安排各項(xiàng)流程，充分發(fā)揮電子檔案效果。應(yīng)用與操作計(jì)算機(jī)時(shí)需要重視檔案資源的完整性與有效性，在確保其準(zhǔn)確性的同時(shí)為群眾提供服務(wù)。除此之外，事業(yè)單位工作人員還應(yīng)當(dāng)重視網(wǎng)絡(luò)管理知識(shí)學(xué)習(xí)，保證其在應(yīng)對安全隱患或突發(fā)性事件時(shí)能夠采取有效措施及時(shí)解決網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中存在的問題，及時(shí)修復(fù)漏洞，避免因惡意篡改盜取的問題而發(fā)生機(jī)密檔案損毀、丟失等問題。與此同時(shí)，事業(yè)單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)定期開展檔案管理培訓(xùn)工作，保證信息的時(shí)效性。樹立正確的工作認(rèn)知，使其能夠以飽滿的態(tài)度服務(wù)于事業(yè)單位為其長遠(yuǎn)發(fā)展提供有利條件[3]。除此之外，事業(yè)單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)全面分析現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的不足，并以其為切入點(diǎn)，進(jìn)行多角度綜合思考。以文化建設(shè)為基礎(chǔ)是保障業(yè)單位實(shí)現(xiàn)健康和諧發(fā)展目標(biāo)的重要途徑，做好基礎(chǔ)工作，采取有效策略加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作效率。嚴(yán)格把關(guān)人才引進(jìn)及培養(yǎng)工作，挑選高質(zhì)量、高素質(zhì)人才，在掌握專業(yè)理論知識(shí)的同時(shí)又極具操作能力，對現(xiàn)有檔案管理工作隊(duì)伍予以合理優(yōu)化，從而全面提升事業(yè)單位檔案管理工作水平。

3 總結(jié)

現(xiàn)階段，事業(yè)單位為提升整體工作效率采取有效措施解決其中存在的問題，為強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理工作效力提供多元途徑。時(shí)代的發(fā)展促使科學(xué)技術(shù)逐步滲透到人們的生產(chǎn)與生活中，不斷更新的檔案管理模式也為事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展提供有效助力，自動(dòng)化與信息化管理模式的逐步完善與優(yōu)化為檔案管理工作提供便捷條件。

參考文獻(xiàn)

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