資源共享下的檔案管理模式探究

管麗丹

摘 要：資源共享是信息技術(shù)發(fā)展下的產(chǎn)物，在各行業(yè)、領(lǐng)域都有著深入的滲透性和影響力。在人力資源和社會保障局的檔案管理工作中，有效利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享有著積極的作用。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理也迎來了挑戰(zhàn)和機(jī)遇，如何利用網(wǎng)絡(luò)資源共享的優(yōu)勢優(yōu)化和完善檔案管理工作模式，成為相關(guān)工作人員的重要探究方向。在檔案管理工作過程中，做到與時俱進(jìn)、緊跟時代潮流，能有效提升檔案管理工作效率，優(yōu)化檔案管理模式。

關(guān)鍵詞：資源共享;檔案管理;人力資源和社會保障局

在社會發(fā)展過程中，檔案管理工作占據(jù)著重要的作用。檔案管理中繁瑣、復(fù)雜的工作內(nèi)容，要求工作人員必須搜集正確的信息并進(jìn)行整理，最后進(jìn)行檔案管理。工作人員必須明確管理目標(biāo)和任務(wù)，在數(shù)字化檔案信息建設(shè)的基礎(chǔ)上做好檔案收發(fā)工作，堅(jiān)持對檔案管理工作進(jìn)行分析、研究，減少在檔案管理工作中可能會出現(xiàn)的問題，避免為個人和管理單位造成不利的影響[1]。

1 檔案管理中資源共享的重要性

資源共享有效提升檔案管理工作的效率，提升了檔案管理服務(wù)能力。檔案信息資源共享在各方單位查閱、借閱檔案時有效提升了速度和拓展形式，節(jié)約了查閱、借閱檔案人員的時間和精力。在解決相關(guān)單位部門重復(fù)歸檔和多頭歸檔的問題上，管理人員能通過共享系或者平臺能快速清晰的了解到檔案的歸檔情況和保存情況，有效節(jié)約了部門之間工作交接的效率，避免了檔案遺失或者混亂的現(xiàn)象[2]。另一方面，檔案管理部門的本質(zhì)屬性屬于服務(wù)部門，是政府為廣大人民群眾提供檔案信息資源服務(wù)的快捷窗口。增強(qiáng)檔案管理工作的資源共享能力，能進(jìn)一步推進(jìn)檔案借閱人員的服務(wù)工作，提升服務(wù)體驗(yàn)，也能增強(qiáng)節(jié)約檔案人員的服務(wù)滿意度。信息技術(shù)的發(fā)展讓各項(xiàng)工作都降低和減少了繁瑣程序，建立檔案資源的共享服務(wù)系統(tǒng)和平臺，能減少相關(guān)審批手續(xù)，有效提升檔案工作效率;對規(guī)范檔案的流轉(zhuǎn)程序和環(huán)節(jié)，提升檔案管理水平具有重要作用，很大程度上提升了檔案管理部門的工作能力和服務(wù)水平。

2 檔案資源利用和信息資源共享的現(xiàn)狀

2.1 檔案內(nèi)容重復(fù)

檔案重復(fù)是信息資源共享下常見的現(xiàn)象之一，在一些單位對檔案進(jìn)行查閱和借閱之后，在歸檔的過程中常會出現(xiàn)重復(fù)歸檔的情況，或者是對同一個信息檔案進(jìn)行分別歸檔，造成了檔案存儲內(nèi)容的重復(fù)性。歸根結(jié)底是缺乏信息資源共享下的檔案管理制度，檔案內(nèi)容的重復(fù)性占用了大量的資源空間，在以后的查閱借閱過程中造成了很大的不便。

2.2 檔案安全管理不到位

在信息技術(shù)不斷創(chuàng)新發(fā)展的大環(huán)境背景下，一些檔案管理單位正在使用的檔案管理系統(tǒng)還無法滿足共享平臺中部分部門的共享需求。存在對部分重要的檔案信息資源沒有做好特殊處理，在檔案借閱的過程中出現(xiàn)檔案資源丟失或者損壞的情況;或者是對一些電子檔案沒有做好安全處理工作，就會出現(xiàn)一些非法使用的現(xiàn)象，對檔案管理工作的安全性埋下隱患。在檔案工作的單位中也因制度的缺陷，對檔案管理人員的權(quán)限分配不到位，導(dǎo)致各類檔案管理人員的檔案借閱和使用權(quán)限相同，使得檔案管理工作中存在機(jī)密檔案泄漏的風(fēng)險。信息技術(shù)的發(fā)展也帶來了信息透明度高、傳播路徑廣等影響，使得檔案信息數(shù)據(jù)更容易得到，數(shù)據(jù)安全作為檔案信息管理工作中不容忽視的問題，可以從管理理念和技術(shù)層面尋找原因，避免國家重要信息和公民個人信息、隱私的泄漏。

2.3 事業(yè)單位檔案管理過于“獨(dú)立”

事業(yè)單位的檔案管理工作較為繁瑣、沉重，工作量較大，但有些事業(yè)單位還沒有專門的檔案管理人員，而是由各部門的工作人員展開檔案管理工作，相互之間較為獨(dú)立，管理工作中缺乏交流和配合，統(tǒng)一運(yùn)作的基礎(chǔ)也較為薄弱，對構(gòu)建完善的檔案管理體系具有一定的難度。檔案管理工作的分散，導(dǎo)致資源共享不便利，管理體系也不兼容，阻礙了檔案信息價值的利用。一些檔案管理人員還存在檔案信息資源是優(yōu)質(zhì)資源的觀念，與社會資源共享不具有共通性基礎(chǔ)，不能共享。同時，因?yàn)闄n案管理部門工作的特殊性，與外界聯(lián)系和溝通較少，并且缺乏共享設(shè)備資源的資金投入和支持，對檔案管理工作在資源共享的背景下發(fā)展造成了很大的阻礙，使得檔案管理信息化技術(shù)不高。檔案管理信息化技術(shù)的落后，無法在以后檔案管理工作中體現(xiàn)出較高的規(guī)范性和有序性，很難實(shí)現(xiàn)信息資源的傳播與共享。

3 共享資源下優(yōu)化檔案管理模式的探究

3.1 提高資源共享意識，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

共享資源觀念的更新和正確樹立是創(chuàng)新和構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理工作的重點(diǎn)。相關(guān)工作人員要在信息資源共享觀念的樹立和發(fā)展中，將“數(shù)字化”的管理工作作為構(gòu)建新型檔案管理模式的關(guān)鍵，在傳統(tǒng)的檔案管理模式基礎(chǔ)上，建立電子檔案管理模式，快速適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的發(fā)展進(jìn)程，推進(jìn)檔案資源的共享服務(wù)。也可以通過宣傳方式和培訓(xùn)的方式，加強(qiáng)工作人員檔案管理工作信息化，將共享意識不斷強(qiáng)化，明確檔案信息資源共享的意義和目的，清晰資源共享的范圍。配合各方單位做好該項(xiàng)工作。

3.2 完善檔案管理工作制度，提供制度保障

隨著信息資源共享下檔案管理工作的落實(shí)，相關(guān)單位要及時更新和完善管理制度。在檔案管理工作中摒棄陳舊的管理理念，將“重保管，輕利用”的檔案管理方式及時糾正，制定相應(yīng)的管理方案和調(diào)動流程規(guī)范。還要明確好檔案管理人員的管理層次界限，明晰檔案資源共享的范圍和調(diào)動權(quán)限，強(qiáng)化檔案資源共享管理的頂層設(shè)計(jì)[3]。在新形勢下檔案管理工作的改進(jìn)，如數(shù)字化檔案、電子文件等新生事物都在影響著檔案管理工作，在電子文件借閱、歸檔和信息公開辦法、節(jié)約制度以及應(yīng)急管理上都要結(jié)合工作實(shí)際制定和完善管理制度，從制度上保障檔案借閱以及歸檔的流程和規(guī)范，進(jìn)一步明確工作方向，鞏固檔案的管理制度。

3.3 建立共享機(jī)制，提高服務(wù)水平

在檔案管理工作的共享機(jī)制建立中，要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行，采用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)的技術(shù)手段將檔案資源進(jìn)行整合歸納，為創(chuàng)建信息資源共享平臺打好基礎(chǔ)。在建立好資源共享中心時，還要與技術(shù)人員和檔案管理人員共同探討研究，力求建立科學(xué)合理的、實(shí)操性強(qiáng)的共享平臺。在建立共享服務(wù)機(jī)制時，還需要充分結(jié)合檔案借閱人員和管理人員的使用需求和習(xí)慣，完善服務(wù)機(jī)制，讓檔案資源共享平臺能夠切實(shí)有效的發(fā)揮作用，實(shí)現(xiàn)管理人員數(shù)據(jù)化管理的同時，滿足借閱人員信息采集的目的，在雙向關(guān)系中提升共享服務(wù)機(jī)制的服務(wù)滿意度。同時，還需要考慮到單位內(nèi)的特色或優(yōu)勢，不斷完善和豐富檔案信息資源的數(shù)據(jù)，在服務(wù)高度、深度和廣泛度上深入挖掘，建立信息資源分類的體系，提升檔案管理工作效率和窗口服務(wù)水平。例如異地辦理身份證件、辦理臨時身份證購票憑證等服務(wù)，信息資源共享在很大程度上為異地工作人員提供了便利，優(yōu)化了社會服務(wù)機(jī)制。

3.4 多方協(xié)同合作，創(chuàng)新檔案管理工作思路

檔案資源數(shù)據(jù)共享是要求檔案信息從“獨(dú)立”轉(zhuǎn)向“共享”。實(shí)現(xiàn)檔案信息價值的最大化。基于此，檔案管理工作部門應(yīng)該主動與外界聯(lián)系，組織企業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行資源共享平臺的建立和完善，做好平臺維護(hù)更新工作，加強(qiáng)檔案信息安全管理的同時，促進(jìn)檔案信息資源的共享發(fā)展。為加強(qiáng)資源數(shù)據(jù)的保護(hù)，可以通過設(shè)置二維碼掃描借閱人信息，或者在檔案資料上添加水印，做好信息登記和安全提示工作。還可以積極地與其他部門展開交流討論，學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，豐富檔案資源數(shù)據(jù)總量，拓展信息來源的渠道，為共享資源下社會發(fā)展做好信息服務(wù)工作[4]。

4 強(qiáng)化人事檔案管理的方式

人事檔案管理工作人員在工作中，要想提高工作效率必須加強(qiáng)自身專業(yè)能力的培訓(xùn)，在資源共享化的檔案管理工作中才能有效提升工作質(zhì)量和效率，以便更好地勝任人事檔案在資源共享平臺中的管理工作。管理人員要定期進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和技術(shù)培訓(xùn)，便于在日常的檔案管理工作中能較好的對各種設(shè)備進(jìn)行操作，讓人事檔案管理人員能在新形勢的檔案管理工作中快速適應(yīng)和提升自身工作能力。

計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展對檔案工作管理有著極大的推進(jìn)作用，在人力資源和社會保障局的檔案管理中做好信息技術(shù)化建設(shè)工作，提高檔案管理工作的現(xiàn)代化管理水平，對加強(qiáng)社會信息資源共享有著重要意義。因此，做好檔案信息化建設(shè)工作，是時代的要求，是信息技術(shù)發(fā)展的福利，為促進(jìn)信息資源共享工作的開展具有重要作用。

5 結(jié)束語

信息技術(shù)的發(fā)展給檔案管理工作部門帶來了機(jī)遇的同時，也為檔案管理工作迎來了新的挑戰(zhàn)。在信息資源共享的大環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)的信息化管理和信息資源的共享是社會發(fā)展的必然趨勢，也是強(qiáng)化檔案利用率的有效途徑和手段。檔案管理的相關(guān)部門必須緊跟時代發(fā)展的潮流，緊握時代的脈搏，轉(zhuǎn)變和更新檔案管理的理念，正確認(rèn)識檔案資源共享理念和意義，加強(qiáng)部門檔案資源共享基礎(chǔ)建設(shè)，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和管理技術(shù)，最大程度的發(fā)揮檔案資源在共享平臺上的使用價值，為提升社會服務(wù)水平和能力做出不懈的努力。

參考文獻(xiàn)

[1]胡娟.人力資源和社會保障局個人檔案管理的措施研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（05）：144+146.

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[3]于燕.數(shù)字檔案在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（14）：107.

[4]黃杰瑤.檔案管理的信息化重構(gòu)模式及建設(shè)研究[J].蘭臺內(nèi)外，2019（19）：11-12.