資源共享下的檔案管理模式探究

管麗丹

摘 要：資源共享是信息技術(shù)發(fā)展下的產(chǎn)物，在各行業(yè)、領(lǐng)域都有著深入的滲透性和影響力。在人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作中，有效利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享有著積極的作用。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理也迎來了挑戰(zhàn)和機(jī)遇，如何利用網(wǎng)絡(luò)資源共享的優(yōu)勢優(yōu)化和完善檔案管理工作模式，成為相關(guān)工作人員的重要探究方向。在檔案管理工作過程中，做到與時(shí)俱進(jìn)、緊跟時(shí)代潮流，能有效提升檔案管理工作效率，優(yōu)化檔案管理模式。

關(guān)鍵詞：資源共享;檔案管理;人力資源和社會(huì)保障局

在社會(huì)發(fā)展過程中，檔案管理工作占據(jù)著重要的作用。檔案管理中繁瑣、復(fù)雜的工作內(nèi)容，要求工作人員必須搜集正確的信息并進(jìn)行整理，最后進(jìn)行檔案管理。工作人員必須明確管理目標(biāo)和任務(wù)，在數(shù)字化檔案信息建設(shè)的基礎(chǔ)上做好檔案收發(fā)工作，堅(jiān)持對(duì)檔案管理工作進(jìn)行分析、研究，減少在檔案管理工作中可能會(huì)出現(xiàn)的問題，避免為個(gè)人和管理單位造成不利的影響[1]。

1 檔案管理中資源共享的重要性

資源共享有效提升檔案管理工作的效率，提升了檔案管理服務(wù)能力。檔案信息資源共享在各方單位查閱、借閱檔案時(shí)有效提升了速度和拓展形式，節(jié)約了查閱、借閱檔案人員的時(shí)間和精力。在解決相關(guān)單位部門重復(fù)歸檔和多頭歸檔的問題上，管理人員能通過共享系或者平臺(tái)能快速清晰的了解到檔案的歸檔情況和保存情況，有效節(jié)約了部門之間工作交接的效率，避免了檔案遺失或者混亂的現(xiàn)象[2]。另一方面，檔案管理部門的本質(zhì)屬性屬于服務(wù)部門，是政府為廣大人民群眾提供檔案信息資源服務(wù)的快捷窗口。增強(qiáng)檔案管理工作的資源共享能力，能進(jìn)一步推進(jìn)檔案借閱人員的服務(wù)工作，提升服務(wù)體驗(yàn)，也能增強(qiáng)節(jié)約檔案人員的服務(wù)滿意度。信息技術(shù)的發(fā)展讓各項(xiàng)工作都降低和減少了繁瑣程序，建立檔案資源的共享服務(wù)系統(tǒng)和平臺(tái)，能減少相關(guān)審批手續(xù)，有效提升檔案工作效率;對(duì)規(guī)范檔案的流轉(zhuǎn)程序和環(huán)節(jié)，提升檔案管理水平具有重要作用，很大程度上提升了檔案管理部門的工作能力和服務(wù)水平。

2 檔案資源利用和信息資源共享的現(xiàn)狀

2.1 檔案內(nèi)容重復(fù)

檔案重復(fù)是信息資源共享下常見的現(xiàn)象之一，在一些單位對(duì)檔案進(jìn)行查閱和借閱之后，在歸檔的過程中常會(huì)出現(xiàn)重復(fù)歸檔的情況，或者是對(duì)同一個(gè)信息檔案進(jìn)行分別歸檔，造成了檔案存儲(chǔ)內(nèi)容的重復(fù)性。歸根結(jié)底是缺乏信息資源共享下的檔案管理制度，檔案內(nèi)容的重復(fù)性占用了大量的資源空間，在以后的查閱借閱過程中造成了很大的不便。

2.2 檔案安全管理不到位

在信息技術(shù)不斷創(chuàng)新發(fā)展的大環(huán)境背景下，一些檔案管理單位正在使用的檔案管理系統(tǒng)還無法滿足共享平臺(tái)中部分部門的共享需求。存在對(duì)部分重要的檔案信息資源沒有做好特殊處理，在檔案借閱的過程中出現(xiàn)檔案資源丟失或者損壞的情況;或者是對(duì)一些電子檔案沒有做好安全處理工作，就會(huì)出現(xiàn)一些非法使用的現(xiàn)象，對(duì)檔案管理工作的安全性埋下隱患。在檔案工作的單位中也因制度的缺陷，對(duì)檔案管理人員的權(quán)限分配不到位，導(dǎo)致各類檔案管理人員的檔案借閱和使用權(quán)限相同，使得檔案管理工作中存在機(jī)密檔案泄漏的風(fēng)險(xiǎn)。信息技術(shù)的發(fā)展也帶來了信息透明度高、傳播路徑廣等影響，使得檔案信息數(shù)據(jù)更容易得到，數(shù)據(jù)安全作為檔案信息管理工作中不容忽視的問題，可以從管理理念和技術(shù)層面尋找原因，避免國家重要信息和公民個(gè)人信息、隱私的泄漏。

2.3 事業(yè)單位檔案管理過于“獨(dú)立”

事業(yè)單位的檔案管理工作較為繁瑣、沉重，工作量較大，但有些事業(yè)單位還沒有專門的檔案管理人員，而是由各部門的工作人員展開檔案管理工作，相互之間較為獨(dú)立，管理工作中缺乏交流和配合，統(tǒng)一運(yùn)作的基礎(chǔ)也較為薄弱，對(duì)構(gòu)建完善的檔案管理體系具有一定的難度。檔案管理工作的分散，導(dǎo)致資源共享不便利，管理體系也不兼容，阻礙了檔案信息價(jià)值的利用。一些檔案管理人員還存在檔案信息資源是優(yōu)質(zhì)資源的觀念，與社會(huì)資源共享不具有共通性基礎(chǔ)，不能共享。同時(shí)，因?yàn)闄n案管理部門工作的特殊性，與外界聯(lián)系和溝通較少，并且缺乏共享設(shè)備資源的資金投入和支持，對(duì)檔案管理工作在資源共享的背景下發(fā)展造成了很大的阻礙，使得檔案管理信息化技術(shù)不高。檔案管理信息化技術(shù)的落后，無法在以后檔案管理工作中體現(xiàn)出較高的規(guī)范性和有序性，很難實(shí)現(xiàn)信息資源的傳播與共享。

3 共享資源下優(yōu)化檔案管理模式的探究

3.1 提高資源共享意識(shí)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

共享資源觀念的更新和正確樹立是創(chuàng)新和構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理工作的重點(diǎn)。相關(guān)工作人員要在信息資源共享觀念的樹立和發(fā)展中，將“數(shù)字化”的管理工作作為構(gòu)建新型檔案管理模式的關(guān)鍵，在傳統(tǒng)的檔案管理模式基礎(chǔ)上，建立電子檔案管理模式，快速適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的發(fā)展進(jìn)程，推進(jìn)檔案資源的共享服務(wù)。也可以通過宣傳方式和培訓(xùn)的方式，加強(qiáng)工作人員檔案管理工作信息化，將共享意識(shí)不斷強(qiáng)化，明確檔案信息資源共享的意義和目的，清晰資源共享的范圍。配合各方單位做好該項(xiàng)工作。

3.2 完善檔案管理工作制度，提供制度保障

隨著信息資源共享下檔案管理工作的落實(shí)，相關(guān)單位要及時(shí)更新和完善管理制度。在檔案管理工作中摒棄陳舊的管理理念，將“重保管，輕利用”的檔案管理方式及時(shí)糾正，制定相應(yīng)的管理方案和調(diào)動(dòng)流程規(guī)范。還要明確好檔案管理人員的管理層次界限，明晰檔案資源共享的范圍和調(diào)動(dòng)權(quán)限，強(qiáng)化檔案資源共享管理的頂層設(shè)計(jì)[3]。在新形勢下檔案管理工作的改進(jìn)，如數(shù)字化檔案、電子文件等新生事物都在影響著檔案管理工作，在電子文件借閱、歸檔和信息公開辦法、節(jié)約制度以及應(yīng)急管理上都要結(jié)合工作實(shí)際制定和完善管理制度，從制度上保障檔案借閱以及歸檔的流程和規(guī)范，進(jìn)一步明確工作方向，鞏固檔案的管理制度。

3.3 建立共享機(jī)制，提高服務(wù)水平

在檔案管理工作的共享機(jī)制建立中，要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行，采用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)的技術(shù)手段將檔案資源進(jìn)行整合歸納，為創(chuàng)建信息資源共享平臺(tái)打好基礎(chǔ)。在建立好資源共享中心時(shí)，還要與技術(shù)人員和檔案管理人員共同探討研究，力求建立科學(xué)合理的、實(shí)操性強(qiáng)的共享平臺(tái)。在建立共享服務(wù)機(jī)制時(shí)，還需要充分結(jié)合檔案借閱人員和管理人員的使用需求和習(xí)慣，完善服務(wù)機(jī)制，讓檔案資源共享平臺(tái)能夠切實(shí)有效的發(fā)揮作用，實(shí)現(xiàn)管理人員數(shù)據(jù)化管理的同時(shí)，滿足借閱人員信息采集的目的，在雙向關(guān)系中提升共享服務(wù)機(jī)制的服務(wù)滿意度。同時(shí)，還需要考慮到單位內(nèi)的特色或優(yōu)勢，不斷完善和豐富檔案信息資源的數(shù)據(jù)，在服務(wù)高度、深度和廣泛度上深入挖掘，建立信息資源分類的體系，提升檔案管理工作效率和窗口服務(wù)水平。例如異地辦理身份證件、辦理臨時(shí)身份證購票憑證等服務(wù)，信息資源共享在很大程度上為異地工作人員提供了便利，優(yōu)化了社會(huì)服務(wù)機(jī)制。

3.4 多方協(xié)同合作，創(chuàng)新檔案管理工作思路

檔案資源數(shù)據(jù)共享是要求檔案信息從“獨(dú)立”轉(zhuǎn)向“共享”。實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值的最大化。基于此，檔案管理工作部門應(yīng)該主動(dòng)與外界聯(lián)系，組織企業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行資源共享平臺(tái)的建立和完善，做好平臺(tái)維護(hù)更新工作，加強(qiáng)檔案信息安全管理的同時(shí)，促進(jìn)檔案信息資源的共享發(fā)展。為加強(qiáng)資源數(shù)據(jù)的保護(hù)，可以通過設(shè)置二維碼掃描借閱人信息，或者在檔案資料上添加水印，做好信息登記和安全提示工作。還可以積極地與其他部門展開交流討論，學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，豐富檔案資源數(shù)據(jù)總量，拓展信息來源的渠道，為共享資源下社會(huì)發(fā)展做好信息服務(wù)工作[4]。

4 強(qiáng)化人事檔案管理的方式

人事檔案管理工作人員在工作中，要想提高工作效率必須加強(qiáng)自身專業(yè)能力的培訓(xùn)，在資源共享化的檔案管理工作中才能有效提升工作質(zhì)量和效率，以便更好地勝任人事檔案在資源共享平臺(tái)中的管理工作。管理人員要定期進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和技術(shù)培訓(xùn)，便于在日常的檔案管理工作中能較好的對(duì)各種設(shè)備進(jìn)行操作，讓人事檔案管理人員能在新形勢的檔案管理工作中快速適應(yīng)和提升自身工作能力。

計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展對(duì)檔案工作管理有著極大的推進(jìn)作用，在人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理中做好信息技術(shù)化建設(shè)工作，提高檔案管理工作的現(xiàn)代化管理水平，對(duì)加強(qiáng)社會(huì)信息資源共享有著重要意義。因此，做好檔案信息化建設(shè)工作，是時(shí)代的要求，是信息技術(shù)發(fā)展的福利，為促進(jìn)信息資源共享工作的開展具有重要作用。

5 結(jié)束語

信息技術(shù)的發(fā)展給檔案管理工作部門帶來了機(jī)遇的同時(shí)，也為檔案管理工作迎來了新的挑戰(zhàn)。在信息資源共享的大環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)的信息化管理和信息資源的共享是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢，也是強(qiáng)化檔案利用率的有效途徑和手段。檔案管理的相關(guān)部門必須緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，緊握時(shí)代的脈搏，轉(zhuǎn)變和更新檔案管理的理念，正確認(rèn)識(shí)檔案資源共享理念和意義，加強(qiáng)部門檔案資源共享基礎(chǔ)建設(shè)，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和管理技術(shù)，最大程度的發(fā)揮檔案資源在共享平臺(tái)上的使用價(jià)值，為提升社會(huì)服務(wù)水平和能力做出不懈的努力。

參考文獻(xiàn)

[1]胡娟.人力資源和社會(huì)保障局個(gè)人檔案管理的措施研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（05）：144+146.

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[4]黃杰瑤.檔案管理的信息化重構(gòu)模式及建設(shè)研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（19）：11-12.