職業(yè)院校學生檔案管理工作的思考

摘 要：教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，職校規(guī)模不斷擴大，加大了職校學生檔案管理的工作量。檔案記錄學生在校期間的學習活動和實踐活動，是與社會聯(lián)系的樞紐，也是考察學生的必要依據(jù)，但目前檔案管理工作存在的問題日漸明顯，嚴重影響到檔案管理質(zhì)量。檔案管理作為職校重要工作內(nèi)容，是實現(xiàn)現(xiàn)代化教育管理的重要途徑，也是提升管理水平的重要舉措。本文分析職校檔案管理工作存在的問題，提出有針對性的建議和措施。

關鍵詞：檔案管理;工作思考;職業(yè)院校

信息化建設是學校檔案管理的重要創(chuàng)新，傳統(tǒng)檔案管理工作方法陳舊，不能適應教育事業(yè)發(fā)展，又消耗大量的人力物力。因此，職業(yè)院校檔案管理工作創(chuàng)新，是未來發(fā)展的必要去世。管理體系只有不斷向現(xiàn)代化、技術化等方式轉(zhuǎn)變，才能滿足未來教育發(fā)展，使得檔案管理工作有質(zhì)的飛躍。

1 職校檔案管理存在的問題

1）缺乏有效管理機制。職業(yè)教育涉及學生的擇業(yè)觀和就業(yè)觀，重點是培養(yǎng)學生的實踐能力。但職校學生檔案管理機制不全面，導致學生部分檔案流失。一方面是學校認為培養(yǎng)學生真才實學是教育首選，忽視了檔案管理的重要性。一方面用人企業(yè)重視人才的實用性，輕視職業(yè)院校學生檔案，認為檔案管理工作可有可無。

就目前而言，職校檔案管理工作缺乏現(xiàn)代化的運行機制，普遍忽略學生檔案管理工作，管理條例陳舊不夠完善，很少有學校重視檔案管理工作。檔案管理工作質(zhì)量和工作效率低下，勢必造成檔案流失等重大疏漏，影響整體檔案管理工作。

2）檔案管理設備陳舊。信息技術飛速發(fā)展，學生檔案管理工作也姓應該推陳出新。當前，檔案管理工作多數(shù)以手工填寫為主，工作效率低下。職業(yè)院校的信息化管理也處于初級階段。部分職業(yè)院校往往沒有配備專業(yè)的檔案管理人員，兼職管理人員力不從心，嚴重制約了檔案管理事業(yè)發(fā)展。同時，現(xiàn)代化的設備軟件等投資不到位，難以引起校方的重視。檔案管理工作是否流暢，離不開專業(yè)的輔助設備。忽視管理工作的同事，也沒有投入資金購買現(xiàn)代化設備。陳舊的檔案設備，極大消耗了人力和物力，也為檔案管理工作帶來了許多麻煩和不變。缺少專業(yè)的輔助設備，不能充分發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢，阻礙了檔案管理體系和檔案管理工作的進程。

3）缺乏相應的高素質(zhì)管理人才。在職校學生檔案管理過程中，管理人員的素質(zhì)和能力，一定程度上也影響了工作效率和工作質(zhì)量。當前檔案管理人員，專用水平參差不齊，職業(yè)差別明顯。很難發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢，大大消耗了資源，也影響了學生檔案管理工作的全面性發(fā)展。就目前而言，職業(yè)院校的檔案管理人員，綜合素質(zhì)較差，不是專業(yè)科班畢業(yè)，有沒有培訓力度，不光影響了檔案管理質(zhì)量，也造成諸多管理不規(guī)范現(xiàn)象發(fā)生。因此，提成檔案管理工作，首先要建立一支專業(yè)的隊伍。

2 職業(yè)院校檔案管理改革方向

1）保障檔案的安全性。學生檔案管理，作為職業(yè)院校的重要工作，安全性、真實性是核心。從管理角度而言，學生檔案管理，要在實踐中，創(chuàng)新優(yōu)化，將安全、真實、穩(wěn)定是首要工作。妥善處理好學生檔案，能從中發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題，并提出有針對性的改革策略。職校學生檔案的科學性和規(guī)范性，應遵循教育發(fā)展趨勢，從制度角度出發(fā)，全方位的提升管理者工作水平和檔案管理工作標準。

2）提升管理效率。作為教育組織，職業(yè)院校檔案管理工作的穩(wěn)定性是關鍵。在實際工作中，由于工作模式老化，工作理念落后，檔案管理的要求與實際工作狀態(tài)不匹配。這就需要創(chuàng)新工作理念和工作模式滿足職業(yè)院校未來發(fā)展去求。

3）服務于學校社會。改革，是為學校服務，為教育服務，因此，學生檔案管理工作，也能提升教育的有效性和規(guī)范性。在實踐過程中，以服務學校、服務社會、服務學生為導向，切實的解決檔案管理過程中存在的問題。

3 職校檔案管理創(chuàng)新思路

創(chuàng)新管理工作思路，不僅能提升工作效率，也能推動學生檔案管理工作發(fā)展。不斷完善學生檔案管理體系，能加快學?，F(xiàn)代化管理進程，也能提升整體管理水平。

1）建立適合職校發(fā)展的管理運行機制。建立有效機制的核心是標準化和規(guī)范化。深入探尋學生檔案管理工作的實際需求，做出有針對性的調(diào)整。同時，加強整體機制落實，提升管理者的工作意識和責任意識，促使管理者有效完成學生檔案管理流程。首先，完善管理者的管理意識，加大宣傳力度，讓管理者認識到檔案管理的重要性。其次，緊抓學生檔案的安全性、完整性和準確性，確保學生檔案真實有效。最后，提升各企業(yè)用人單位，對學生檔案的重視。利用相關網(wǎng)絡實例，增加企業(yè)檔案意識，懂得利用學生檔案，挖掘適合企業(yè)的專業(yè)型技術人才。

2）更新學生檔案管理設備。電子信息技術發(fā)展，為學生檔案管理工作帶來了契機，能完善檔案管理的精準性，提升檔案管理工作實用價值。在創(chuàng)新過程中，要充分利用現(xiàn)代化設備，建立數(shù)據(jù)庫，對學生檔案進行全面性、系統(tǒng)性整合，增加和強化查找搜索的有效性，讓學生檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化、數(shù)字化發(fā)展。首先，加大資金注入力度，購買先進設備。由于電子設備更新速度較快，所以需要購買文件服務器以及數(shù)字服務器等設備，實現(xiàn)學生檔案管理信息化。其次，擬定適合學校發(fā)展的管理標準，實現(xiàn)資源共享。最后，創(chuàng)建分析系統(tǒng)。根據(jù)學生檔案的實際情況，通過計算機統(tǒng)計優(yōu)化，實現(xiàn)跨平臺管理。讓學生的實際學習情況、職業(yè)技能測試等情況一目了然。

3）培養(yǎng)專業(yè)化的管理隊伍。專業(yè)化的管理隊伍，需要不斷的完善職業(yè)素養(yǎng)，定期進行技能培訓。不管增強專業(yè)基礎，保持高度的責任意識，達到資源利用最大化。同時，組織管理者參加技術設備培訓，想高回報、高實效的管理方向邁進。首先，提升管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。職業(yè)院校可以定期組織管理者培訓，激發(fā)管理者的自忍心和工作熱度。加大培訓力度，能起到事半功倍的作用。如，組織實習培訓和專題講座，促使學生檔案管理者，不斷豐富新技術、新知識。其次，引進管理人才。專業(yè)且工作經(jīng)驗豐富的管理人員，加入到學生檔案管理工作中，能提升工作效率。同時，將獎勵機制納入績效考核中，對優(yōu)秀的管理人才進行相對應的獎勵，不僅樹立榜樣，也能調(diào)動其余管理者的積極性。

在實際工作中，學生檔案管理得不到重視，普遍認為是常規(guī)工作，缺乏有一定的經(jīng)驗，導致整體管理水平低下。同時，缺乏管理認知，工作效率也不能得到提升。學生檔案管理是一項復雜的工作，但受諸多因素影響，學生檔案管理沒有完成向信息化建設轉(zhuǎn)變，且管理水平較低。這樣就很容易發(fā)生管理失誤和檔案流失等現(xiàn)象發(fā)生。想要提升職業(yè)院校，學生檔案管理工作的穩(wěn)定性和科學性，需要從信息化建設入手，培養(yǎng)專業(yè)型管理人才，借此提升學生檔案的真實性和有效性。

4 結(jié)束語

綜上所述，學生檔案管理創(chuàng)新具有重要意義，在開展檔案管理工作過程中，方法和理念制約了管理工作效率，作為管理者，在工作過程中，要不斷推陳出新，充分利用現(xiàn)代化手段，豐富工作效率和工作需求，這樣才能更好的為學校服務，為學生服務。改變管理體系，應遵循教育事業(yè)發(fā)展趨勢，不斷優(yōu)化現(xiàn)有設備，確保工作效率的同時，推動職校學生檔案管理工作的開展。

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作者簡介

何穎（1973-），女，漢族，白山，吉林省林業(yè)技師學院，助理講師。