事業(yè)單位檔案管理改革模式分析

摘 要：事業(yè)單位檔案管理是當前事業(yè)單位管理體系中的基礎部分。同時也是事業(yè)單位管理的基石。當前，事業(yè)單位經常會出現(xiàn)忽略檔案管理工作的問題，檔案管理模式較為陳舊。隨著時代變化，事業(yè)單位要想發(fā)展就一定要創(chuàng)新，創(chuàng)新不僅僅包含事業(yè)單位制度上的創(chuàng)新，它還涉及事業(yè)單位的管理體制以及管理方法上的創(chuàng)新。只有這樣，才能夠為事業(yè)單位的發(fā)展創(chuàng)造更多價值。

關鍵詞：檔案管理;事業(yè)單位;改革;對策

1 優(yōu)化事業(yè)單位檔案運行機制價值

1）提高檔案資源利用率。優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理運行機制，可以明確檔案管理人員的責任，確定具體的檔案管理工作崗位，促進檔案管理人員按照職責要求履行具體的責任[1]。尤其是標準化、細致化、創(chuàng)新性的檔案管理運行機制的影響下，檔案管理流程更加標準，檔案管理的內容更加細致豐富，既可以滿足檔案高速共享的需要，又可以解決檔案運轉復雜的問題，達到高質量進行檔案管理的目標，全面解決檔案管理的現(xiàn)實問題，達到提高檔案管理水平目標。

2）輔助提高工作的效率。加強事業(yè)單位檔案管理工作，優(yōu)化事業(yè)單位檔案收集、制作、存儲與使用程序，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理運行向應用運用，可以更好的體現(xiàn)事業(yè)單位檔案的應用價值，通過事業(yè)單位的各種檔案促進各部門工作的順利運行?？偠灾?，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理運行體系，可以降低檔案管理成本，整合檔案管理工作力量，全面提高檔案管理的科學性、有效性、互動性和系統(tǒng)性。

3）提高檔案資源的質量。當前事業(yè)單位檔案管理工作涉及收集、整理、鑒定、保管、檢索、研究與利用等環(huán)節(jié)，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作體系，可以提高事業(yè)單位檔案的服務屬性，同時保證檔案管理遵循一定的規(guī)章制度，不僅可以做到檔案資料齊全，而且提高檔案資源的運行效率，可以在傳統(tǒng)的人工管理階段向著系統(tǒng)化與數(shù)據(jù)庫化管理的升級，更好的處理各種檔案信息，達到豐富和提高檔案質量目標。完善事業(yè)單位檔案運行體系，對于合理配置檔案管理人員，有效協(xié)調分工管理檔案工作，更好的發(fā)現(xiàn)展示檔案資源的價值有重要價值。

2 當前事業(yè)單位檔案管理的缺陷

1）事業(yè)單位對檔案管理不重視。很多事業(yè)單位由于工作繁忙，都忽視檔案的管理，在處理完近期的工作任務后，總認為本階段的任務完成了可以不用去管它了，應該認真準備下一階段的工作任務，從而造成了對于上一階段的工作材料和總結只是隨意擺放在檔案室。同時由于單位之間的競爭激烈，很多單位認為工作重心應該放在業(yè)務上面，這樣才能夠體現(xiàn)本單位的工作質量突出，讓本單位能夠在眾多事業(yè)單位當中脫穎而出。有的時候由于單位的資金分配不均勻，在檔案管理層面投入較少，也會造成檔案管理不完善[2]。

2）檔案管理方式陳舊。有的事業(yè)單位雖然會對檔案進行管理，但是管理的過程中仍然是沿用老套的管理辦法，只是利用老套陳舊的管理辦法將檔案放置于書架上，然后再用紙質標簽對其進行歸類，因此我們經常見到很多單位的檔案室非常陰暗潮濕，有的年代久遠的檔案都已經出現(xiàn)了破損，這不利于工作人員對檔案的查找。在信息技術飛速發(fā)展的今天，這種檔案管理方式顯得非常陳舊，大大降低了管理的效率。

3）檔案管理人員素質有待考量。很多單位對檔案的管理都是讓員工利用空閑時間進行管理，或者聘請社會上的兼職人員，認為檔案管理只是需要對其進行整理就好，不需要聘請專業(yè)人才，但是非專業(yè)人員的工作能力不高、工作熱情低下，這也是造成很多事業(yè)單位檔案管理不完善的主要原因[3]。當由于某項工作需要查找以前的檔案時，由于檔案管理人員辦事能力的不足，就會導致花費大量的時間在檔案管理上面，大大降低了工作效率。

3 事業(yè)單位檔案管理改革的對策

1）加強對檔案數(shù)字化管理模式的建設。為了加快事業(yè)單位檔案管理的效率，我們應該建立數(shù)字化檔案管理模式。當前，最具有代表性的數(shù)字化管理模式包含數(shù)字加密技術、數(shù)據(jù)庫技術、掃描技術、身份認證技術等，紙質檔案資料經由數(shù)字化技術轉換為數(shù)字化檔案資料后可以有效實現(xiàn)對檔案的長久保存，實現(xiàn)檔案資料的實時更新、整合、補充和查閱等。檔案資料作為事業(yè)單位的發(fā)展歷程資料和工作報告，對檔案進行數(shù)字化建設可以有效為單位社會效益的實現(xiàn)創(chuàng)造有利條件。

2）加強對檔案自動化管理模式的建設。要實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化改革，我們必須要將自動化管理模式滲透其中。當前我國最常見的自動化技術主要包括：數(shù)碼掃描識別、二維碼識別、電子標簽、OCR識別以及指紋識別技術等。通過將自動化技術滲透于事業(yè)單位的檔案管理中，管理人員可以實現(xiàn)對檔案的信息化管理，主要包括：檔案數(shù)據(jù)信息的自動搜集、自動整理、自動篩選、自動檢索以及關鍵詞的自動提取等，從而高效找到自己所需要的檔案資料。自動化檔案管理模式運用于事業(yè)單位的檔案管理，可以高效實現(xiàn)檔案資料的整合、查找、批量處理等功能。

3）加強對檔案互動化管理模式的建設。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理中，每一個檔案只是用一個檔案袋包裝，檔案與檔案之間沒有連接和交流，導致檔案之間缺乏互動性。而事業(yè)單位檔案管理信息化體系增加了信息的互動性，檔案之間互動交流有利于事業(yè)單位工作人員將不同時期的工作進行對比研究，以便于發(fā)現(xiàn)工作中的不足和哪些地方是長期以來一直犯的錯誤，同時通過比較不同的工作人員的檔案，有利于事業(yè)單位的人事篩選與調動。

4）檔案管理業(yè)務流程重構。事業(yè)單位檔案管理業(yè)務流程重構，主要是在信息化背景下，對事業(yè)單位檔案管理工作的各個流程和環(huán)節(jié)進行重新審視，并對其中的職能設計和運行效率進行分析，發(fā)現(xiàn)在管理工作當中所存在的問題，并進一步的優(yōu)化升級空間，從而通過運用信息技術實現(xiàn)重新規(guī)劃和整合升級。信息化改革對社會的影響是本質的和徹底的，所以事業(yè)單位的檔案管理業(yè)務流程重構也同樣要觸及到本質，并需要不斷的深入，從而使管理流程能夠更好的符合信息化改革的趨勢。

5）檔案管理服務能力拓展。事業(yè)單位開展檔案管理工作的本質是服務，而其實際價值的體現(xiàn)也同樣來源于服務。所以事業(yè)單位應該提高自身的服務水平，從而有效的促進檔案管理工作的信息化改革。而想要做到這一點，首先應該擴展服務功能，對于傳統(tǒng)的檔案管理模式中所涉及的服務職能，僅僅只是局限于檢索查閱等層面，而在信息化改革模式下，則可以通過對信息技術的運用進一步的擴展其功能。通過開發(fā)先進的功能模塊，從而有效的實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動規(guī)避、篩選和對比。其次應該進一步的擴展服務內容，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，事業(yè)單位所提供的服務內容十分被動，而管理者僅僅只是作為一個數(shù)據(jù)信息的管理倉庫，而在信息化改革模式下，則可以進一步的擴展服務內容，使其完成由被動到主動的轉變，為需求者提供更有針對性和個性的服務。

4 結束語

綜上所述，現(xiàn)今信息時代不僅僅為事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展帶來了前所未有的機遇，同樣蘊藏著非常巨大的挑戰(zhàn)，對于存在的挑戰(zhàn)，不可以畏縮不前，也不能夠莽撞出擊，而是應該緊緊的跟隨時代發(fā)展的腳步，不斷的改變檔案管理思維，積極的進行檔案管理模式的創(chuàng)新，使其能夠為事業(yè)單位管理工作保駕護航。

參考文獻

[1]趙清賀.事業(yè)單位檔案管理運行機制的改革[J].才智，2019（17）：216.

[2]劉莎.探討機關事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新及改革[J].辦公室業(yè)務，2019（10）：111-112.

[3]郝曉旭.新時代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新模式探析[J].黑河學刊，2019（03）：169.

作者簡介

朱大鑫（1982-），男，山東省棲霞人，?？?，畢業(yè)于山東省委黨校，初級助理館員，研究方向：檔案管理。