淺論如何提高檔案管理工作水平

盧超

摘 要：檔案管理對(duì)于一個(gè)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展是有極其重要的作用的。檔案管理工作開展得很好，是能在一定程度上減少企業(yè)在一些不必要的事情上的工作量，進(jìn)而提高企業(yè)的工作質(zhì)量。但是，目前的企業(yè)對(duì)于檔案管理工作這一方面的工作是存在些許問題的，所以，本文將淺談目前企業(yè)在檔案管理方面存在的問題以及如何提高檔案管理工作水平的策略建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理;提高工作水平

檔案管理工作不僅是在保存一個(gè)企業(yè)的基礎(chǔ)資料，也是在保存企業(yè)的一個(gè)發(fā)展史的。在未來是很有參考價(jià)值的，也有可能會(huì)在特殊的時(shí)刻有關(guān)鍵的作用，所以做好對(duì)檔案管理工作的開展是很有重要性的。

1 目前企業(yè)在檔案管理方面存在的問題

1.1 檔案管理的理念沒有跟進(jìn)

很多機(jī)關(guān)，企業(yè)在檔案管理工作方面的觀念還沒有跟進(jìn)時(shí)代的發(fā)展腳步，還在采用傳統(tǒng)的檔案管理手段，比如紙質(zhì)版的檔案管理，從現(xiàn)實(shí)經(jīng)驗(yàn)看來，這種方式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)于檔案的調(diào)用，管理的制度了，人們?cè)趥鹘y(tǒng)的檔案管理模式下，不能夠很好的進(jìn)行工作的開展，在調(diào)用的時(shí)間上也是有一定程度的浪費(fèi)的，而且，紙質(zhì)版的檔案由于隨著時(shí)間的推移會(huì)存在被損壞的可能，這會(huì)造成很大的損失，也讓檔案管理的本質(zhì)被丟失了。

1.2 技術(shù)方面存在問題

在新時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)是這個(gè)社會(huì)的一個(gè)很普遍的現(xiàn)象了，電腦等數(shù)碼產(chǎn)品在生活中也是必備日常用品，但是人們對(duì)于生活中常用的相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是很熟悉的，但在專業(yè)的技術(shù)方面還是有所欠缺的，比如檔案管理方面的相關(guān)管理技術(shù)就存在問題，進(jìn)而導(dǎo)致了檔案管理的體系的不夠完整，技術(shù)方面不僅有技術(shù)本身需要完善的問題，還有相關(guān)檔案管理工作人員對(duì)于技術(shù)的掌握情況的問題，如果存在操作不熟練，或者不能完整的將技術(shù)的相關(guān)功能作用發(fā)揮好，我相信不僅對(duì)于這項(xiàng)技術(shù)來說，是一種損失，對(duì)于機(jī)關(guān)，企業(yè)來說也是一種損失[1]。

1.3 檔案管理的模式?jīng)]有更新

在以前落后的社會(huì)，相信對(duì)于那個(gè)時(shí)候的檔案管理工作來說，傳統(tǒng)的檔案管理模式相對(duì)而言，一定是最好的選擇，但是，時(shí)代已經(jīng)進(jìn)步了，人們都在往前走，所以對(duì)于這個(gè)全新的時(shí)代來說，傳統(tǒng)的檔案管理模式就不是最好的選擇，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新時(shí)代社會(huì)對(duì)于檔案管理工作的要求了，一定還有更加適合的選擇，所以應(yīng)當(dāng)要提高檔案管理工作的水平，讓檔案管理工作開展得更好。

2 企業(yè)做好檔案管理工作的開展的作用

2.1 可以保存著大量的人才信息資源，為企業(yè)提供準(zhǔn)確的檔案信息

檔案信息管理，可以保存大量的人才信息資源，并且對(duì)大量的人才有非常詳盡的信息資源，真實(shí)有效，不僅能夠建立起一個(gè)比較完善的信息體系，為人們帶來巨大的便利，還能應(yīng)對(duì)突發(fā)性的變化[2]。在企業(yè)的后續(xù)人才需求上能夠提供強(qiáng)大的儲(chǔ)備，在必要時(shí)，能為企業(yè)提供準(zhǔn)確的檔案信息。

2.2 能作為衡量一個(gè)單位，企業(yè)的工作水平的標(biāo)準(zhǔn)

在檔案管理方面的工作開展能夠衡量一個(gè)單位，企業(yè)的工作水平的標(biāo)準(zhǔn)，因?yàn)槠髽I(yè)，單位在發(fā)展時(shí)，都會(huì)留下大量的資料信息，而對(duì)于資料信息的保存，是一個(gè)非常重要的工作，從這些資料信息中，我們能夠發(fā)現(xiàn)一個(gè)單位，企業(yè)在一段時(shí)間的業(yè)績(jī)，發(fā)展水平是處在一個(gè)什么樣的高度，這對(duì)于后續(xù)的考察是很有參考價(jià)值的。

3 提高檔案管理工作水平的措施建議

3.1 增強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的投入

相信無論對(duì)于哪個(gè)行業(yè)來說，要想做好的第一步，一定是要只有雄厚的基礎(chǔ)的，不管是基礎(chǔ)知識(shí)儲(chǔ)備，還是基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的建設(shè)，都是需要有一個(gè)比較下濃厚的基礎(chǔ)，才能夠?qū)⒑罄m(xù)的工作開展進(jìn)行下去，進(jìn)而讓工作持續(xù)的發(fā)展進(jìn)步。對(duì)于檔案管理工作方面來說，也是這樣的，先要有足夠強(qiáng)大的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的支撐才能夠繼續(xù)后續(xù)對(duì)于提高檔案管理工作的開展。我覺得相關(guān)機(jī)關(guān)、企業(yè)應(yīng)該意識(shí)到加強(qiáng)檔案管理工作對(duì)于一個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)的發(fā)展是由多么重要的積極作用的，只有意識(shí)到后，才能夠更好的開展檔案管理工作，自基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的投資上，不能吝嗇，增強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的投入才能讓后的檔案管理工作的開展有強(qiáng)大的支撐，這就像是建一個(gè)房子時(shí)最先打下的夯實(shí)的地基一樣，只有地基穩(wěn)健，才能讓地基以上的房子穩(wěn)健，讓房子中的人們發(fā)生更多的故事[3]。

3.2 加強(qiáng)對(duì)于檔案管理相關(guān)工作人員的投入，培養(yǎng)相關(guān)人才

檔案管理工作不可能只依靠設(shè)施設(shè)備來完成，還沒有做到完全的自動(dòng)化，不需要人力，所以在提高檔案管理工作開展的方面對(duì)于人才也是有一定的要求的，想要提高檔案管理工作的開展就還要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理相關(guān)工作人員的投入，培養(yǎng)相關(guān)人才，可以有定期的培訓(xùn)活動(dòng)，然后對(duì)員工的工作也有定期的考核，讓員工對(duì)于工作的重視度提高，將工作質(zhì)量提高，這樣，也能在一定程度上提高我國(guó)檔案管理水平。

3.3 加強(qiáng)檔案管理的安全管理工作

檔案管理最重要的就是安全，可靠。在新時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，雖然信息資源很方便，但也正是因?yàn)樾畔①Y源的開放性，所以可能會(huì)存在有心之人會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)開放性的特點(diǎn)，對(duì)信息進(jìn)行盜取，然后牟利，所以，為了防止這樣的事情的發(fā)生，相關(guān)企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理的安全管理工作。不管是加強(qiáng)相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)性，還是增派人手對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行隨時(shí)的檢查，對(duì)漏洞及時(shí)修補(bǔ)，都應(yīng)該有一個(gè)明確的規(guī)定。只有加強(qiáng)了對(duì)檔案的安全管理工作，才能夠更好的促進(jìn)企業(yè)，單位的檔案管理工作的后續(xù)開展[4]。

3.4 對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，重整

傳統(tǒng)的檔案管理模式可能會(huì)給現(xiàn)在的檔案管理功能中國(guó)人員留下很大的工作量，但是如果不能夠一次性的將其整理完畢，就會(huì)變得越來越糟，所以，可以借著對(duì)檔案管理工作水平的提高的機(jī)會(huì)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，重新整理，有比較完整的檔案分類的體系，那些已經(jīng)記錄模糊，或者真實(shí)性無法考證的檔案可以對(duì)其進(jìn)行一定程度的補(bǔ)救，是在不能補(bǔ)救的，最好盡早丟棄，因?yàn)槟切]有補(bǔ)救余地的檔案只能起到占據(jù)資源的作用，沒有實(shí)際的意義，這能夠讓檔案管理更加的規(guī)范，這樣，也可以減少后續(xù)的工作量，也會(huì)提高工作效率，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。在對(duì)檔案進(jìn)行重新整理的時(shí)候也可以將檔案的查找方式進(jìn)行科學(xué)化的重新設(shè)計(jì)，是利用關(guān)鍵詞，地名，人名，檔案年份等等來查找，還是利用什么來查找，都是需要有一個(gè)明確的規(guī)定的，這樣，將工作做到極致，可以在后續(xù)的檔案提取的時(shí)候?yàn)閱T工節(jié)省時(shí)間，也是提高工作效率的好方法。

4 結(jié)語

在時(shí)代發(fā)展迅速的當(dāng)前社會(huì)，對(duì)于一個(gè)企業(yè)，機(jī)關(guān)來說，檔案管理是有非常重要的作用的，我國(guó)的各項(xiàng)技術(shù)發(fā)達(dá)，如果個(gè)企業(yè)，機(jī)關(guān)對(duì)這些先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行合理的利用，就會(huì)得到很好的效果，也會(huì)讓我國(guó)的檔案管理工作的水平提升到一個(gè)新的高度。希望上文的分析會(huì)對(duì)有關(guān)企業(yè)有所幫助。

參考文獻(xiàn)

[1]劉長(zhǎng)欣.淺析知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)檔案管理的挑戰(zhàn)與對(duì)策[J].商情（教育經(jīng)濟(jì)研究），2008（02），36-78.

[2]李澤鋒.基于知識(shí)管理的數(shù)字檔案館建設(shè)框架[J].檔案學(xué)通訊.2007（02），12-34.

[3]任麗，陳麗，淑梅.知識(shí)管理及其對(duì)檔案管理的啟示[J].黑龍江交通科技，2006（06），5-9，4.

[4]金衛(wèi)東，溫愛珍，民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作的調(diào)查與分析[J].新上海檔案，2006（06），88-120.