新形勢下如何做好辦公室檔案的收集與整理研究

孫桂雪

摘 要：我國社會(huì)的發(fā)展速度的加快，也不斷的推動(dòng)著事業(yè)單位對(duì)各方面管理要求的提升。在新時(shí)代的影響下，各個(gè)單位的管理工作需要不斷地加強(qiáng)提升，充分采用現(xiàn)代化技術(shù)，令自己單位的工作，能夠跟上時(shí)代的步伐。在針對(duì)事業(yè)單位辦公室檔案工作管理方面，要對(duì)現(xiàn)有的辦公室檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，并針對(duì)問題做出收集管理方面的改進(jìn)，已促進(jìn)辦公室檔案的收集與管理水平的提升，提高相關(guān)崗位人員工作效率，以適應(yīng)新時(shí)代下對(duì)辦公室檔案收集管理的規(guī)定與要求。

關(guān)鍵詞：新形勢;辦公室;檔案收集與整理

在當(dāng)前的事業(yè)單位中，事業(yè)單位辦公室的發(fā)展進(jìn)程已經(jīng)進(jìn)入到現(xiàn)代化階段，因此也就要求著在新形式下，辦公室要對(duì)檔案的收集與整理工作做出優(yōu)化，使之滿足辦公室事業(yè)發(fā)展的需求。因此，本文通過分析辦公室檔案收集整理的特點(diǎn)，從而表達(dá)出對(duì)于辦公室檔案管理革新的重要意義，回顧以往工作內(nèi)容發(fā)現(xiàn)當(dāng)前辦公室檔案收集與整理中現(xiàn)存的問題，并針對(duì)這些問題做出有效改進(jìn)建議，以此來提升新形式下辦公室檔案收集與整理的水平，提升生辦公室的工作效率。

1 辦公室檔案的收集整理的內(nèi)容

辦公室的檔案是在文書處理程序完成之后，同時(shí)完成了文件傳達(dá)的使命后，為預(yù)防核查而備份的文件。公文是檔案工作的基礎(chǔ)，因此要對(duì)公文的處理做好規(guī)范，是公文以完整的形式保留下來，以做好辦公室檔案的收集準(zhǔn)備工作。不同單位的辦公室所傳發(fā)的公文大不相同，從公文的格式、文章內(nèi)容的水平都能體現(xiàn)出來，這也導(dǎo)致所產(chǎn)生的公文質(zhì)量有所差異，因此也對(duì)辦公室檔案的收集增加了困難，也增加了辦公室人員對(duì)于公文的篩選工作。

2 檔案管理創(chuàng)新的意義

隨著經(jīng)濟(jì)水平的提高，社會(huì)信息化發(fā)展也更加的迅速，因此也使事業(yè)單位面臨著巨大的挑戰(zhàn)。事業(yè)單位也需要對(duì)自己的工作做出優(yōu)化與改善，緊緊跟隨當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的步伐。事業(yè)單位充分運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)的管理思想，管理觀念以及管理手段進(jìn)行更新。通過更新和優(yōu)化管理思想管理觀念，重視工作人員的個(gè)人綜合素質(zhì)，對(duì)各個(gè)人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，以提升人員的技能和水平。因而辦公室檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，也滿足了這種新時(shí)期管理思想的需求。對(duì)檔案管理工作的內(nèi)容程序手段和輔助技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，能夠提高辦公室的人力工作效率，從而也減免因紙質(zhì)檔案而產(chǎn)生的復(fù)雜問題，以此來提升辦公室檔案管理水平，從而更進(jìn)一步推進(jìn)事業(yè)單位的優(yōu)化發(fā)展。

3 辦公室檔案收集管理存在的問題

3.1 信息化建設(shè)落后

當(dāng)前的辦公室檔案收集管理中，大部分事業(yè)單位仍處于運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理方法，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集與整理，因此會(huì)是檔案的收集涉及的部門比較多，需要耗費(fèi)一定的精力，對(duì)收集到的公文再進(jìn)行歸納整理，就需要一個(gè)很長的周期才能完成。而當(dāng)前現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，大部分單位已經(jīng)改為電子文檔，所以各個(gè)單位與事業(yè)單位之間的交接又會(huì)出現(xiàn)差異，因此增加辦公室檔案收集的難度。還有部分事業(yè)單位將檔案管理停留在表層，僅僅是形式化的收集，并沒有將其用到實(shí)處，因此在需要用到檔案的時(shí)候，并不能為之提供準(zhǔn)確的信息，往往會(huì)容易出現(xiàn)檔案找不到的現(xiàn)象。

3.2 專職人員缺乏

因?yàn)闆]有設(shè)立專門的檔案管理崗位和人員，許多事業(yè)單位中的檔案負(fù)責(zé)人大部分都為其他崗位職工兼職，這也就導(dǎo)致了員工非專業(yè)性人員，在對(duì)檔案整理時(shí)缺乏條理性，不能對(duì)檔案進(jìn)行合理的收集與整理，也就無法得到的對(duì)檔案進(jìn)行擺放。這種兼職管理人員往往也會(huì)出現(xiàn)疏忽，且他們對(duì)相關(guān)電子流程了解不夠充分，因此也就無法迅速完成檔案整理工作，因而不能提高相關(guān)工作的工作效率。這種兼職進(jìn)行大管理的人員流動(dòng)性比較大，因此也會(huì)出現(xiàn)檔案信息泄露的情形。

3.3 檔案管理意識(shí)匱乏

大部分事業(yè)單位往往會(huì)由于缺乏檔案管理意識(shí)而疏忽檔案管理，因此也就導(dǎo)致了事業(yè)在檔案收集于管理方面的工作的不重視。單位對(duì)于檔案管理資金投入較少，以此相關(guān)管理人員的專業(yè)技能不能得到良好的培訓(xùn)，這也就使得檔案管理人員的專業(yè)技能不足，工作效率和水平低下。缺乏檔案管理意識(shí)，往往會(huì)使得檔案管理工作出現(xiàn)形式化現(xiàn)象，使得對(duì)于檔案管理工作浮于面，因此使得所收集的檔案不能為日后的工作提供有意義的依據(jù)，影響了事業(yè)單位的發(fā)展。

4 辦公室檔案的收集與整理方法的創(chuàng)新

4.1 提高檔案管理意識(shí)

事業(yè)單位要充分認(rèn)識(shí)到檔案的收集與管理的重要性，收集有效用的公文，并按照一定的規(guī)范進(jìn)行歸納。這也就要求了事業(yè)單位要加大對(duì)于檔案收集與管理的投入，對(duì)相關(guān)崗位人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，以提升工作人員的專業(yè)技能，同時(shí)也在潛移默化中提升對(duì)檔案收集與整理的意識(shí)。

4.2 做好檔案收集工作

辦公室檔案整理工作的前提是要對(duì)各個(gè)公文進(jìn)行收集，因此，辦公室檔案管理人員要對(duì)公文進(jìn)行及時(shí)的收集，檢查公文的相關(guān)材料是否齊全，及時(shí)發(fā)現(xiàn)未歸檔的附件。同時(shí)也要對(duì)發(fā)出的文件進(jìn)行跟蹤，按時(shí)將文件收回，避免出現(xiàn)在同事手中遺失的現(xiàn)象。同時(shí)要加強(qiáng)自己對(duì)于文件的鑒別能力，鑒別是否具有存檔價(jià)值，再對(duì)文件進(jìn)行取舍，然后再對(duì)留下的文件進(jìn)行建檔按照規(guī)范歸檔。

4.3 運(yùn)用現(xiàn)代化檔案管理方式

現(xiàn)代化的信息技術(shù)在各個(gè)行業(yè)中的應(yīng)用取得良好效益，因此，在新時(shí)期下，辦公室檔案管理人員也要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理方式，充分運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，提升檔案管理工作的效率和水平。如辦公室檔案管理人員可以運(yùn)用相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行檔案管理，對(duì)檔案進(jìn)行類別的區(qū)分，并使之純存儲(chǔ)在不同時(shí)期的檔案內(nèi)，同時(shí)可以將所整理出來的檔案資料運(yùn)用信息化平臺(tái)進(jìn)行保存，建立相關(guān)數(shù)據(jù)庫保證能夠隨時(shí)對(duì)所需要的檔案進(jìn)行查看，這樣簡化了管理檔案的工作內(nèi)容是也提升了工作效率。而信息化技術(shù)的應(yīng)用也減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，使之能夠更加有精力的進(jìn)行該崗位的其他工作。數(shù)據(jù)庫的建立能夠更快速地為相關(guān)工作提供依據(jù)，同時(shí)也能更長時(shí)間的保存，防止檔案丟失，遺漏等現(xiàn)象，且電子檔案的應(yīng)用可以減少辦公室空間的耗費(fèi)情況。

4.4 管理制度創(chuàng)新

對(duì)于不同崗位的管理制度，影響著該崗位的工作效率，因此，科學(xué)合理的創(chuàng)新檔案管理工作制度可以有效提高檔案管理工作質(zhì)量。將檔案工作按照不同級(jí)別進(jìn)行劃分，然后指定想讓人員去進(jìn)行工作的完成，是該崗位內(nèi)的人員各司其職，防止因分配不均而出現(xiàn)怠慢工作的現(xiàn)象。因此該崗位工作人員要對(duì)自己的工作負(fù)責(zé)，各崗位的工作人員必須完成自己的崗位上的工作，否則就會(huì)按照獎(jiǎng)懲機(jī)制受到處罰。要制定合理的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)工作完成效率高的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，以提高各崗位工作人員的工作積極性。同時(shí)也要加強(qiáng)辦公室檔案管理崗位之間的互相監(jiān)督與合作，增強(qiáng)工作人員之間的凝聚力，各崗位之間積極配合，進(jìn)而推進(jìn)檔案收集管理工作的完成。

5 總結(jié)

辦公室所收集整理檔案對(duì)事業(yè)單位的其他工作具有重要輔助作用，因此要加強(qiáng)辦公室對(duì)于檔案的收集與管理，提升該崗位人員的專業(yè)技能，使之能夠以更規(guī)范的方式去對(duì)檔案進(jìn)行歸納整理，防止檔案出現(xiàn)丟失遺漏現(xiàn)象。規(guī)范檔案管理的工作內(nèi)容，提升檔案管理與收集工作水平，從而推動(dòng)事業(yè)單位良好發(fā)展。

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