對事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討

曹蘇華

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位再行政體制等方面也進(jìn)行了深入的改革。在現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)社會(huì)背景下，事業(yè)單位的檔案管理一定要保證其規(guī)范性與可靠性。本文通過對事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行深入分析，從創(chuàng)新業(yè)務(wù)流程，建立標(biāo)準(zhǔn)化制度等幾個(gè)方面探討事業(yè)單位檔案管理的新思路，從而真正加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案管理、創(chuàng)新思路探討

由于事業(yè)單位的用人量很大及其快速的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)在社會(huì)的需求，因此對檔案的管理提出了新的要求。為了適應(yīng)時(shí)代的需求，一定要落實(shí)好檔案的創(chuàng)新工作，以國家的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合自己單位的特征，打造完善的檔案管理模式，促進(jìn)檔案管理向信息化發(fā)展。

1 現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理方式不合理

近年來在事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案管理的方式也在不斷優(yōu)化，也能夠根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的管理開展相應(yīng)的工作，但是從大的方面來講，事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新方面也存在著一些問題，大部分的事業(yè)單位都沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，將檔案管理看成是一項(xiàng)并不怎么重要的工作，認(rèn)為不耽誤正常工作的進(jìn)行就可以，認(rèn)為按照相應(yīng)的法律法規(guī)進(jìn)行管理就是檔案管理的可行方式，并沒有及時(shí)創(chuàng)新檔案管理工作，導(dǎo)致事業(yè)單位對檔案管理的創(chuàng)新不到位，很難實(shí)現(xiàn)有序化的管理，尤其是對于檔案的查閱和利用程序復(fù)雜，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，若不加以改進(jìn)的話會(huì)對事業(yè)單位的檔案管理制度產(chǎn)生影響，導(dǎo)致工作效率不高。

1.2 信息技術(shù)設(shè)施不到位

隨著科技的不斷進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作要進(jìn)行改革也是必須的，但是從現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀發(fā)現(xiàn)，對于網(wǎng)絡(luò)利用的不充分，導(dǎo)致一些管理工作跟不上步伐，沒法給檔案管理工作提供必要的技術(shù)支持，導(dǎo)致檔案管理工作整體顯得有點(diǎn)雜亂，查閱的時(shí)候也比較困難，存在一定的局限性?，F(xiàn)在社會(huì)信息技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用于生活中，對于事業(yè)單位來說，一定要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，在信息技術(shù)的支持下，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，優(yōu)化資源利用，使事業(yè)單位的檔案管理工作更加便捷。但是現(xiàn)在由于事業(yè)單位的檔案管理沒有可靠的信息技術(shù)支持，在檔案的管理方面稍有些落后，導(dǎo)致進(jìn)行創(chuàng)新工作的難度比較大，如果長期缺乏信息技術(shù)的支持，將會(huì)對事業(yè)單位在檔案管理方面的創(chuàng)新形成制約。

1.3 對檔案管理沒有足夠的重視

檔案是對相關(guān)人員個(gè)人信息，教育水平等一系列基本信息的歸納，有利于人事部門進(jìn)行工作調(diào)動(dòng)?，F(xiàn)在由于檔案的利用率不高，很少進(jìn)行調(diào)動(dòng)，所以大部分都被安全保存著，沒有引起檔案管理人員的重視，所以在信息化時(shí)代也不能快速的實(shí)行電子化，這也是造成人事檔案管理無法快速創(chuàng)新的一個(gè)重要方面。

2 檔案管理的創(chuàng)新措施

2.1 明確檔案管理的規(guī)范

在現(xiàn)在的社會(huì)背景下，檔案管理的創(chuàng)新，可以先從管理業(yè)務(wù)開始，在信息技術(shù)的指導(dǎo)下，一步步規(guī)范檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，采取有效的措施，針對性的解決在檔案管理過程中出現(xiàn)的各種問題，規(guī)范檔案管理的流程，使檔案管理趨向于規(guī)范化。在創(chuàng)新過程中，不僅要實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的創(chuàng)新，還要進(jìn)行合理的規(guī)劃和資源整合，為其他部門的工作提供有效的幫助，使檔案管理流程更加規(guī)范化，包括檔案的檢索和事情的處理等，逐步實(shí)現(xiàn)人們的各項(xiàng)需求，為大眾提供更便捷的檔案管理服務(wù)。事業(yè)單位要做好檔案管理的工作前提是要保證客戶檔案信息的準(zhǔn)確性，安全性與可靠性，并且要對檔案有精準(zhǔn)的定位，高效的為客戶服務(wù)，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范檔案管理的模式，明確檔案管理的權(quán)責(zé)范圍，確保事業(yè)單位職權(quán)與成本效益一致，進(jìn)而有目的的展開檔案管理工作，為事業(yè)單位的發(fā)展提供有效的幫助。

2.2 優(yōu)化服務(wù)

事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，首先要從服務(wù)功能入手，配以相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持，在檔案管理的創(chuàng)新過程中融入數(shù)字化。從事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，逐步打造檔案管理的數(shù)字化平臺(tái)，優(yōu)化檔案的查閱檢索方式，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，使檔案的使用方式更便捷，更有效，使檔案管理的服務(wù)功能能夠得到最大程度的利用，從而提高檔案管理水平。傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也能夠滿足檔案的查閱需求，但隨著科技的不斷進(jìn)步發(fā)展，為檔案管理的創(chuàng)新提供了有效的技術(shù)支持，新增加的檔案管理的檢索功能，促進(jìn)了檔案管理的信息化。在檔案管理過程中，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使檔案管理的整體流程不斷創(chuàng)新，大大降低了檔案管理者的工作強(qiáng)度，工作效率明顯提高，這樣使得檔案管理人員的工作積極性提高，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下能夠更加高效的進(jìn)行工作，進(jìn)而促進(jìn)了事業(yè)單位檔案管理趨向于更規(guī)范更高效的方向進(jìn)行。檔案管理的服務(wù)不斷創(chuàng)新，使得檔案管理的信息化水平也有了顯著的提升。

2.3 優(yōu)化系統(tǒng)功能

優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新進(jìn)程，離不開信息技術(shù)的支持，積極合理的整合與檔案管理有關(guān)的資源，加上配套完善的硬件設(shè)施，和軟件措施，創(chuàng)新檔案管理模式，使事業(yè)單位擁有一套自己的檔案管理的信息化平臺(tái)，將檔案管理功能能夠充分的發(fā)揮。制定合理的職權(quán)范圍，將檔案管理分為不同的功能模塊，使事業(yè)單位的檔案管理模式更加的智能化，提高管理水平。對事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，要整體把握檔案管理現(xiàn)下的實(shí)際情況，結(jié)合自身的實(shí)際需求，建立檔案管理的信息化平臺(tái)，也要不斷完善系統(tǒng)的配置，優(yōu)化系統(tǒng)功能。定期安排相關(guān)的技術(shù)工作人員對平臺(tái)進(jìn)行檢驗(yàn)，定期對系統(tǒng)進(jìn)行升級，及時(shí)的解決出現(xiàn)的各種問題，修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞。這項(xiàng)工作需要給系統(tǒng)配置優(yōu)秀的資源，對維修人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)也有一定的要求，所以在進(jìn)行人員的選擇上面，一定要進(jìn)行充分的考核，才能上崗，以保證事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)的安全可靠的運(yùn)行

2.4 完善管理機(jī)制

在現(xiàn)在的檔案管理過程中還存在著很多問題，要想解決這些問題就必須得從根源上解決。面對當(dāng)前在事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，要根據(jù)當(dāng)前的實(shí)際情況，有計(jì)劃，有目的，高效的解決出現(xiàn)的問題，靈活應(yīng)對人事檔案管理中存在的各種問題。因此，完善相應(yīng)的檔案管理制度是非常有必要的，事業(yè)單位的檔案管理人員要把人們的檔案有效的保管好，在需要的時(shí)候能夠迅速調(diào)出，幫助人們解決自己生活中出現(xiàn)的各種問題，不要讓檔案成為擺設(shè)。

在電子信息化的時(shí)代，檔案管理還存在著很多的問題，我們應(yīng)及時(shí)跟上時(shí)代的步伐，利用網(wǎng)絡(luò)信息的優(yōu)勢，有效的解決在檔案管理中出現(xiàn)的各種問題，制定一套可行的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)合理的進(jìn)行規(guī)劃，提升檔案管理的信息化水平。

3 總結(jié)

對于國家事業(yè)單位來說，檔案管理是一項(xiàng)比較繁瑣的工作，但也是一項(xiàng)比較系統(tǒng)化的工作，能對各個(gè)單位的工作以及各種活動(dòng)的開展提供有效可靠的支持。隨著現(xiàn)在社會(huì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的利用越來越廣泛，對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新是必須的，檔案管理的科學(xué)性和有效性在一定程度上會(huì)促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展，因此應(yīng)充分利用信息技術(shù)對事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，優(yōu)化檔案管理的各項(xiàng)服務(wù)，打造檔案管理的信息化平臺(tái)，最終推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的進(jìn)步。

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