提高辦公室檔案管理工作效率的思考

董春鵬 徐蔚 韓波

摘 要：科學(xué)、高效的組織開展辦公室檔案管理工作，可以發(fā)揮檔案資料的全面性和綜合性，提高檔案資料內(nèi)容的完整性。根據(jù)日常進(jìn)行辦公室檔案管理工作過程中產(chǎn)生的問題，通過制定相關(guān)解決措施，并加以合理利用，幫助辦公室檔案管理工作效率的逐步提升，更有助于辦公室檔案管理工作的開展。本文作者分析了當(dāng)前辦公室檔案管理工作中現(xiàn)存的問題，以及提出了幾點(diǎn)提高辦公室檔案管理工作效率的具體策略，意在希望為我國(guó)辦公室檔案管理人員與相關(guān)領(lǐng)域的研究人員，提供一些新的思路。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案管理;工作效率

辦公室檔案管理工作的開展，其根本目的是發(fā)揮檔案資料信息的最大價(jià)值，提升檔案資料信息在日常工作中的便利性，保障檔案資料的完整性。從實(shí)際工作的角度分析，深入研究當(dāng)前問題并加以分析，才能制定科學(xué)性、針對(duì)性、系統(tǒng)性的管理制度，保證辦公室檔案管理工作的有效性。

1 辦公室檔案管理工作的現(xiàn)存問題

1.1 辦公室檔案管理工作人員管理意識(shí)較為欠缺

目前，在日常的辦公室檔案管理工作中，我國(guó)檔案管理工作人員因受到外界元素的干擾與影響，無(wú)法持續(xù)保持著科學(xué)、良好、專注的檔案管理工作態(tài)度，在某種意義上來(lái)說，這種情況的出現(xiàn)，在一定程度上影響我國(guó)辦公室檔案管理工作的工作效率以及工作質(zhì)量。根據(jù)相關(guān)調(diào)查結(jié)果顯示，當(dāng)前我國(guó)現(xiàn)有的辦公室檔案管理工作人員中，仍有大部分相關(guān)工作人員缺乏專業(yè)的工作素質(zhì)與教育背景。在進(jìn)行日常的工作時(shí)，因其并不具備系統(tǒng)化與專業(yè)化的辦公室檔案管理工作的實(shí)踐應(yīng)用技能與基礎(chǔ)理論知識(shí)教育技能培訓(xùn)，所以，難以貫徹和落實(shí)各項(xiàng)檔案管理工作所要求的規(guī)范與要求，此種情況的出現(xiàn)，在一定程度上影響了辦公室檔案管理工作的工作效率以及工作質(zhì)量，進(jìn)而無(wú)法保證辦公室檔案管理工作的有效性。

1.2 辦公室檔案管理工作人員基本素質(zhì)和能力有待提升

經(jīng)過實(shí)際調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)，我國(guó)辦公室檔案管理工作人員受到歷史性、政策改革性與制度性等因素的影響，仍有一部分辦公室檔案管理工作單位領(lǐng)導(dǎo)者，對(duì)于辦公室檔案管理工作不夠重視，并沒有完全認(rèn)識(shí)到在日常工作任務(wù)運(yùn)行中，開展辦公室檔案管理工作的良好效果。并且在日常工作任務(wù)運(yùn)行中，對(duì)于辦公室檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率不夠重視，沒有嚴(yán)格按照相關(guān)要求規(guī)范加以約束，未將辦公室檔案的本質(zhì)要求與管理工作相結(jié)合。所以，培養(yǎng)具備專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)和工作能力優(yōu)秀的辦公室檔案管理工作人員，是刻不容緩的事情。

1.3 辦公室檔案管理工作缺乏科學(xué)性與規(guī)范性

我國(guó)辦公室檔案管理工作的實(shí)際運(yùn)行中，仍有一部分基層單位缺乏完善、科學(xué)、系統(tǒng)的規(guī)定章程。在實(shí)施建立工作管理流程與方法等方面，開展日常辦公室檔案管理工作時(shí)，明顯存在著不完善、不系統(tǒng)等問題，其管理流程、管理方法缺乏科學(xué)性、合理性，嚴(yán)重限制了辦公室檔案管理工作人員的工作效率和工作質(zhì)量。

2 提高辦公室檔案管理工作效率的具體策略

2.1 創(chuàng)新高效辦公室檔案管理工作

想要?jiǎng)?chuàng)新高效辦公室檔案管理工作，就要提高檔案管理人員的創(chuàng)新與管理意識(shí)。觀察以往檔案管理工作的運(yùn)行可以發(fā)現(xiàn)，長(zhǎng)時(shí)間按部就班的檔案管理方式，也會(huì)在一定程度上造成工作內(nèi)容的枯燥無(wú)味。以往的檔案管理工作只是著重于建立了多少檔案，以及得到了多少幫助服務(wù)，卻不會(huì)積極地提高自身的創(chuàng)新與管理意識(shí)，改變和創(chuàng)新這種單一、枯燥的工作模式，以求完成更好的服務(wù)目標(biāo)。提高檔案管理人員的創(chuàng)新與管理意識(shí)能夠更好的完成這一工作目標(biāo)。在日常進(jìn)行辦公室檔案管理工作時(shí)，不僅要完成基本的工作要求，還要?jiǎng)?chuàng)新制度和工作方式。摒棄工作過程中繁瑣、無(wú)用的流程，以此提高辦公室檔案管理人員的工作效率。以此同時(shí)，還需要將現(xiàn)代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化的管理手段運(yùn)用到檔案管理中，從而幫助我們更好的完成工作目標(biāo)，制定完善的檔案管理規(guī)則章程，提高鑒別、歸檔、利用和保管等工作任務(wù)的要求。以此保證辦公室檔案管理工作的時(shí)效性、有效性、完整性、系統(tǒng)性和科學(xué)性，更有助于辦公室檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的提高。

2.2 實(shí)現(xiàn)高效辦公室檔案管理信息化

目前，檔案管理信息化逐漸已成為實(shí)現(xiàn)高效辦公室檔案管理的發(fā)展方向。長(zhǎng)久以來(lái)的檔案管理工作，不僅非常容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，還有著工作效率低下、查閱資料困難等問題。作為信息與資源的整合，它更應(yīng)該與時(shí)代接軌，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息化的同步。合理的使用攝影技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)，并將這些現(xiàn)代化信息技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，從而達(dá)到高效、快速、準(zhǔn)確的目的，促進(jìn)檔案管理工作效率與工作質(zhì)量的提升，實(shí)現(xiàn)管理工作的系統(tǒng)化、科學(xué)化、智能化與自動(dòng)化。所以，為更好的建設(shè)和開發(fā)檔案管理信息化，需要做到下列三個(gè)方面：一是建立科學(xué)、系統(tǒng)的檔案管理規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，從而做好網(wǎng)絡(luò)資源的共享與數(shù)據(jù)化的檔案資源管理，比如“網(wǎng)絡(luò)通信標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)等”。二是利用檔案管理工作人員的靈活性與操作性，建立出功能齊全且面向多用戶的資源數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。根據(jù)不同的使用要求與不同類型的人員需求設(shè)定分化權(quán)限，以此滿足用戶不同的使用需求。三是建立安全、有保障的技術(shù)體系，在進(jìn)行故障維修、數(shù)據(jù)備份、用戶訪問、系統(tǒng)維護(hù)等方面時(shí)，采取合理的應(yīng)對(duì)措施，從而保證檔案資源的安全。

2.3 提高高效辦公室檔案管理人員的素質(zhì)

辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)與檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量、管理水平與工作效率有著直接影響。為實(shí)現(xiàn)檔案信息化和培養(yǎng)檔案管理工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，都要提高辦公室檔案管理人員的素質(zhì)水平。由于辦公室檔案管理工作相對(duì)枯燥、繁瑣，這就需要檔案管理人員擁有甘愿為他人付出的精神與一顆沉著、冷靜的心。作為一名合格的檔案管理人員，不僅要具備熱愛本職工作的敬業(yè)心，還要擁有高尚的事業(yè)心，以及高度的工作責(zé)任心。在完成本職工作的同時(shí)，提高對(duì)各種檔案信息的收集能力，加強(qiáng)自身的創(chuàng)新意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，通過對(duì)檔案信息資源的合理使用，帶給用戶更好的服務(wù)。除了重視辦公室檔案管理人員素質(zhì)的提高外，還要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理的重視，積極組織檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新時(shí)代發(fā)展的技術(shù)，提高辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和知識(shí)結(jié)構(gòu)，從而達(dá)到提高辦公室檔案管理工作效率的目的。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，本文選取了辦公室檔案管理工作中較為常見的一些問題，以及提供了幾點(diǎn)提高辦公室檔案管理工作效率的具體策略，意在希望為我國(guó)辦公室檔案管理人員與相關(guān)領(lǐng)域的研究人員，提供一些新的思路。根據(jù)我國(guó)當(dāng)前辦公室檔案管理工作中存在的問題，制定合適的辦公策略，確保辦公室檔案管理工作效率得到有效提高，從而使辦公室檔案管理工作能夠得到最佳的效果和順利的進(jìn)行。

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作者簡(jiǎn)介

董春鵬（1991-），男，漢，山東壽光人，學(xué)士學(xué)位，濰坊職業(yè)學(xué)院，研究方向：檔案管理。

徐蔚（1973-），女，漢，浙江金華人，碩士學(xué)位，濰坊職業(yè)學(xué)院，研究方向：檔案管理。

韓波（1965-），女，漢，山東濰坊人，學(xué)士學(xué)位，濰坊職業(yè)學(xué)院，研究方向：檔案管理。