醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)分析

郭玉帥

摘 要：辦公室檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成。本文在闡述辦公室檔案管理機(jī)價(jià)值的基礎(chǔ)上，分析當(dāng)前醫(yī)院辦公室檔案管理的問(wèn)題，并指出醫(yī)院辦公室檔案管理的具體辦法。期望能進(jìn)一步提升辦公室檔案管理水平，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平的進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;辦公室檔案管理;優(yōu)化建設(shè)

深化醫(yī)院管理是推行我國(guó)醫(yī)療改革的重要舉措，其在保證人民身體健康、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定中發(fā)揮著關(guān)鍵作用。醫(yī)院辦公室檔案管理是保證醫(yī)院管理質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，其直接關(guān)系著醫(yī)院的管理效率和服務(wù)水平。醫(yī)療改革背景下，提升醫(yī)院辦公室檔案管理質(zhì)量已經(jīng)成為醫(yī)院現(xiàn)代化、規(guī)范化發(fā)展的內(nèi)在要求。

1 醫(yī)院辦公室檔案管理的價(jià)值

1）滿足醫(yī)療改革需要。新經(jīng)濟(jì)形態(tài)下，人們對(duì)于醫(yī)療服務(wù)水平提出了更高要求，基于此，我國(guó)加快醫(yī)療改革步伐，在醫(yī)療改革深化中，醫(yī)院管理是極為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，其直接關(guān)系著醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)能力和醫(yī)療服務(wù)水平。檔案管理是醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，新時(shí)期，工作人員能構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理模式，同時(shí)通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)行醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理、醫(yī)療服務(wù)資料的有效搜集、整理、存儲(chǔ)、保存和應(yīng)用管理;這在一定程度上提升了醫(yī)院管理效率，醫(yī)院能更好地為患者服務(wù)，滿足了醫(yī)療改革的基本需要。隨著醫(yī)療工作的深入和管理的不斷完善，圍繞服務(wù)質(zhì)量這一軸線，突出“全心全意為病人服務(wù)、以病人為中心”的醫(yī)學(xué)、管理、教學(xué)科研、人員結(jié)構(gòu)、設(shè)備設(shè)施、財(cái)會(huì)統(tǒng)計(jì)等資料對(duì)醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展具有寶貴價(jià)值的原始資料，便形成了醫(yī)院

檔案。

2）提升醫(yī)療服務(wù)水平。提升醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平是醫(yī)院進(jìn)行管理優(yōu)化的根本目的。從醫(yī)院辦公室檔案管理過(guò)程來(lái)看，進(jìn)行醫(yī)院運(yùn)營(yíng)檔案資料的管理，能為醫(yī)院行政決策的制定與實(shí)施提供支撐，提升醫(yī)院整體運(yùn)營(yíng)能力;而通過(guò)醫(yī)療服務(wù)檔案資料管理，醫(yī)院能收集大量的典型病例，這對(duì)于后期臨床診斷和患者服務(wù)具有深刻影響。由此可見，進(jìn)行醫(yī)院辦公室檔案優(yōu)化管理，有利于打造現(xiàn)代醫(yī)院管理模式，提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。

2 醫(yī)院辦公室檔案管理問(wèn)題

1）重視程度不夠。作為我國(guó)最基本的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，醫(yī)院在防疫衛(wèi)生和保證人民健康安全中發(fā)揮著重要作用。基于這樣的責(zé)任和目的，醫(yī)院管理者應(yīng)重視辦公室檔案管理，為醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理和醫(yī)療服務(wù)管理提供有效支撐[1]。從目前管理實(shí)際來(lái)看，一些醫(yī)院管理層尚未充分認(rèn)識(shí)到的辦公室檔案管理的必要性，在醫(yī)院管理中，其將管理的重點(diǎn)放在了醫(yī)療服務(wù)實(shí)施方面，對(duì)辦公室檔案管理人才配置不足，檔案管理工作難以高效開展。此外，要提升辦公室檔案管理質(zhì)量，還應(yīng)注重檔案管理制度的有效建設(shè)，然而在實(shí)際管理中，醫(yī)院在辦公室檔案內(nèi)容管理、查閱管理、安全管理等方面的制度建設(shè)滯后，這使得辦公室檔案內(nèi)容失真、損壞和丟失問(wèn)題較為嚴(yán)重，降低了醫(yī)院辦公室檔案管理的規(guī)范性，同時(shí)其極大地影響了醫(yī)院醫(yī)療管理水平提升，并阻礙了醫(yī)療改革的進(jìn)一步深化。

2）管理模式落后。現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理中存在軟硬件設(shè)施落后、管理模式不能與時(shí)俱進(jìn)的情況，這極大地降低了醫(yī)院辦公室檔案管理質(zhì)量和醫(yī)療服務(wù)水平。一方面，較多的醫(yī)院仍采用紙質(zhì)檔案形式進(jìn)行醫(yī)院運(yùn)營(yíng)和病例檔案管理，在檔案實(shí)際管理中，其未能結(jié)合醫(yī)院發(fā)展實(shí)際構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái)，這使得辦公室檔案管理效率低下，同時(shí)聲像檔案資料缺失，影響了檔案整體管理質(zhì)量。要解決這一問(wèn)題，還應(yīng)優(yōu)化軟件管理的基礎(chǔ)設(shè)施，為辦公室檔案的現(xiàn)代化管理提供有效支撐。另一方面，醫(yī)院檔案管理人員缺乏延續(xù)性管理理念。醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)管理和醫(yī)療服務(wù)是一個(gè)動(dòng)態(tài)化、持續(xù)化的發(fā)展過(guò)程，在檔案管理中，應(yīng)根據(jù)本院醫(yī)療服務(wù)特點(diǎn)，延續(xù)性的進(jìn)行全要素管理，然較多醫(yī)院辦公室檔案管理存在管理階段化特征，如上級(jí)檢查時(shí)臨時(shí)補(bǔ)錄，這使得檔案信息失真問(wèn)題嚴(yán)重，影響了醫(yī)院辦公室檔案的實(shí)際

價(jià)值。

3）管理水平因素?，F(xiàn)階段，醫(yī)院對(duì)于檔案管理人員不重視，甚至選擇一些已退休的醫(yī)院基層管理者進(jìn)行檔案管理。這使得檔案管理人員存在專業(yè)水平不足的問(wèn)題。譬如一些醫(yī)院在醫(yī)療服務(wù)中加大了現(xiàn)代信息技術(shù)的使用力度，這要求管理人員能借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)進(jìn)行辦公室檔案的信息化管理，然受檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)影響，當(dāng)前醫(yī)院檔案管理人員計(jì)算機(jī)操作水平有限，同時(shí)缺乏先進(jìn)的檔案管理理念和方法，其很難在工作中實(shí)現(xiàn)醫(yī)療服務(wù)、檔案管理與信息技術(shù)的融合。另外，在實(shí)際管理中，醫(yī)院未能進(jìn)行檔案管理人員職責(zé)的有效劃分，這使得一部分檔案管理人員在實(shí)際管理中缺乏責(zé)任意識(shí)和職業(yè)道德，增加了檔案管理的實(shí)際風(fēng)險(xiǎn)。

3 醫(yī)院辦公室檔案優(yōu)化管理的措施

1）強(qiáng)化辦公室檔案管理認(rèn)知。要進(jìn)一步提升醫(yī)院辦公室檔案管理水平，醫(yī)院管理層、檔案管理人員就應(yīng)從思想上重視檔案管理工作。一方面，醫(yī)院管理層應(yīng)認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理對(duì)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理和醫(yī)療服務(wù)水平的影響，在醫(yī)院運(yùn)營(yíng)及醫(yī)療服務(wù)中，將辦公室檔案管理作為醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，然后專門的檔案管理部門和人員，為實(shí)際的檔案管理工作創(chuàng)造良好條件。另一方面，為確保檔案管理的規(guī)范性，應(yīng)加大本院辦公室檔案內(nèi)容方面的制度管理，在實(shí)際管理中，要求管理人員按照制度標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行檔案內(nèi)容填寫、檢驗(yàn)和保存管理，從源頭上解決檔案失真問(wèn)題。同時(shí)，建立完善的檔案查閱和安全管理制度，要求醫(yī)院全體人員參與到檔案管理實(shí)踐當(dāng)中，解決檔案損壞和丟失問(wèn)題。

2）創(chuàng)新辦公室檔案管理模式。辦公室檔案管理模式創(chuàng)新中，應(yīng)注重兩個(gè)方面的優(yōu)化管理：一方面，在信息時(shí)代背景下，現(xiàn)代信息設(shè)備在醫(yī)院管理和醫(yī)療服務(wù)的應(yīng)用更加廣泛，這使得在醫(yī)院檔案管理中，應(yīng)加大軟硬件設(shè)施的有效投入，通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的管理模式，這樣一將檔案內(nèi)容輸入計(jì)算機(jī)，工作人員對(duì)后臺(tái)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，確保了檔案信息管理的真實(shí)性、全面性，同時(shí)，當(dāng)需要使用檔案時(shí)，在特定軟件的支撐下，人們能一鍵提取到所用的信息，提高醫(yī)院檔案管理效率。需注意的是，采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)加大聲像檔案的收集和整理，繼而確保檔案內(nèi)容信息的直觀性、有效性。另一方面，針對(duì)目前檔案管理滯后于運(yùn)營(yíng)管理及醫(yī)療服務(wù)管理的問(wèn)題，應(yīng)在實(shí)際管理中強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，然后構(gòu)建全要素、全過(guò)程的辦公室檔案管理模式，確保醫(yī)院辦公室檔案管理的而動(dòng)態(tài)化、延續(xù)化。

3）提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。醫(yī)院辦公室檔案管理需要一大批極具有較高專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人員;在醫(yī)院檔案管理工作開展中，應(yīng)加大培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員水平。一方面，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合本院運(yùn)營(yíng)發(fā)展模式和醫(yī)療服務(wù)現(xiàn)狀，進(jìn)行醫(yī)務(wù)人員檔案管理內(nèi)容和方法的有效培訓(xùn)，確保在實(shí)際管理中，相關(guān)管理人員能通過(guò)先進(jìn)的管理理念和方法，進(jìn)行檔案信息的收集、整理、保存和應(yīng)用管理，確保檔案基本管理符合醫(yī)院管理需要。另一方面，在檔案管理中，還應(yīng)注重人員計(jì)算機(jī)操作技能的有效培訓(xùn)，當(dāng)醫(yī)院創(chuàng)建互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理平臺(tái)后，檔案管理人員具有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作技能，在實(shí)際管理中，其能實(shí)現(xiàn)醫(yī)療服務(wù)、檔案管理與信息技術(shù)的深度融合。此外，在培訓(xùn)中，還應(yīng)注重檔案管理人員責(zé)任意識(shí)的培訓(xùn)，同時(shí)建立檔案管理權(quán)責(zé)制度和獎(jiǎng)懲制度，確保所有檔案館人員具有較高的責(zé)任心和職業(yè)道德，能積極主動(dòng)地進(jìn)行檔案管理，為醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理和醫(yī)療服務(wù)提供有效支撐。

4 結(jié)論

辦公室檔案管理對(duì)于醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量具有深刻影響。新時(shí)期，醫(yī)院管理者只有充分認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理的實(shí)際價(jià)值，然后在分析當(dāng)前管理問(wèn)題的同時(shí)，進(jìn)行辦公室檔案管理方法的優(yōu)化創(chuàng)新，這樣才能有效地提升辦公室檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平的進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]程文鵬，王浩.人才流動(dòng)背景下醫(yī)院人事檔案管理的完善策略研究[J].國(guó)際公關(guān)，2020（4）：135+137.