電子政務下檔案集成網(wǎng)站建設研究

1 檔案工作電子政務建設的現(xiàn)狀

所謂“檔案工作電子政務”，就是檔案部門應用現(xiàn)代信息技術(shù)，將管理和服務通過網(wǎng)絡技術(shù)進行集成，在互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)和工作流程的優(yōu)化重組，超越時間和空間及部門之間的分隔限制，向社會提供優(yōu)質(zhì)和全方位的、規(guī)范而透明的管理和服務。其主要內(nèi)容包括檔案行政管理、數(shù)字檔案館、電子文件中心與電子備份中心。

近年來，檔案工作電子政務建設得到了快速發(fā)展，2002年12月，深圳數(shù)字檔案館建成通過國家檔案局驗收；青島市數(shù)字檔案館建設工作從2000年開始籌劃，到2009年底歷時10年，投資約1410 萬元。青島的做法和經(jīng)驗得到國家檔案局的充分認可，被《數(shù)字檔案館建設指南》大量采納。此后，全國數(shù)字檔案館和電子文件中心建設快速發(fā)展。

在快速發(fā)展的同時，也存在一些問題：一是信息共享問題。深圳、青島等數(shù)字化檔案館，只能實現(xiàn)本館館藏檔案的查閱和利用，不能實現(xiàn)市、縣（區(qū)）檔案館之間檔案信息的共享。二是資金問題。按照現(xiàn)在的數(shù)字檔案館、檔案網(wǎng)站及電子文件中心建設模式，都是“各自為戰(zhàn)”，軟件、硬件重復投資，浪費資金。三是規(guī)模效益問題?！案髯詾閼?zhàn)”的建設模式，受各地經(jīng)濟條件、技術(shù)水平、人員素質(zhì)的限制，進展參差不齊，建設周期長，形不成規(guī)模效益。四是硬件軟件的不統(tǒng)一，造成檔案管理軟件程序設計不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)千差萬別，數(shù)據(jù)庫存在各種類型各種版本中。實現(xiàn)共享數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化工作量大，轉(zhuǎn)換中出錯率較高，還存在有關(guān)關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)無法導出的現(xiàn)象。

2 河南檔案信息集成網(wǎng)站的建設

基于上述情況，就顯得“積極穩(wěn)步地推進信息技術(shù)在檔案工作中的應用，有效控制檔案信息化成本，減少資金浪費具有特別重要的意義”。因此，結(jié)合省情、檔情，河南省檔案工作電子政務的總體建設方案應該是：建設基于檔案集成網(wǎng)站或者稱之為檔案網(wǎng)站集群，包括網(wǎng)站、數(shù)字檔案館、已公開現(xiàn)行文件中心、電子文件中心、電子文件備份中心、遠程辦公系統(tǒng)、檔案登記備案系統(tǒng)等主要功能的綜合檔案信息系統(tǒng)。

2.1 理念——為全省各級檔案行政管理部門與各級綜合檔案館提供一個免費公共電子政務平臺。集成網(wǎng)站的建設，并不是要各級檔案局館放棄原有的檔案網(wǎng)站，而是重點為由于種種原因無力建設或運營網(wǎng)站的檔案局館提供一個免費的公共電子政務平臺，同時，也為已建立網(wǎng)站的檔案局館提供另一個公共電子政務平臺。通俗地講，這個網(wǎng)站集群更多的是“安居”房、“解困”房，并不限制有能力、有條件的檔案局館蓋自己的“別墅”。

2.2 目標——2015年前實現(xiàn)數(shù)字檔案館、已公開現(xiàn)行文件中心、電子文件中心、電子文件備份中心、遠程辦公系統(tǒng)五大功能。

2.2.1 數(shù)字檔案館——檔案信息的館際異地跨庫查詢利用。其一，建立基于標準規(guī)范的檔案信息數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)。各市縣在統(tǒng)一標準的前提下，把重點放在數(shù)據(jù)采集、加工與移交上。其二，與相關(guān)檔案管理軟件開發(fā)企業(yè)合作，開發(fā)基于多系統(tǒng)的檔案館內(nèi)部管理信息系統(tǒng)。面對各級檔案館的眾多基于不同系統(tǒng)、構(gòu)架、數(shù)據(jù)庫的檔案管理系統(tǒng)，放棄是浪費，整合又費時費錢?？尚械姆桨福涸诮y(tǒng)一標準的前提下，能用的就用，能改的則改，并進行異構(gòu)數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與共享研究，建設一個基于多系統(tǒng)的檔案館內(nèi)部管理信息系統(tǒng)平臺。最終，通過統(tǒng)一的升級平穩(wěn)過渡。其三，提供標準通用接口方案，使得原沒有檔案管理軟件的單位也能通過簡單的普通辦公軟件實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的入庫，實現(xiàn)省市縣三級多庫數(shù)據(jù)同步提供跨庫查詢服務。

2.2.2 已公開現(xiàn)行文件中心。以省檔案館已公開現(xiàn)行文件中心為核心，建立全省國家綜合檔案館已公開現(xiàn)行文件中心。該中心的管理與運行模式與河南省數(shù)字檔案館系統(tǒng)相同，這里，不再贅述。

2.2.3 電子文件中心。實現(xiàn)多點異庫的管理架構(gòu)。建立省級電子文件登記備案系統(tǒng)，各個單位的電子文件通過系統(tǒng)統(tǒng)一登記，并在歸屬的地區(qū)建立目錄數(shù)據(jù)庫。通過系統(tǒng)建立起和原始電子文件相對應的編號和存放位置，向本地檔案管理部門移交原始文件?？晒_的電子文件直接遷移到公開現(xiàn)行文件數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)實時對外提供利用。

2.2.4 電子文件備份中心。定期集中各個地區(qū)的電子文件匯聚成立備份中心核心數(shù)據(jù)。放棄按行政區(qū)劃處處布點的方式，條件合適的時候集中有限財力，在省里若干地區(qū)建立備份中心鏡像，實現(xiàn)統(tǒng)一和分散相結(jié)合的備份中心架構(gòu)。

2.2.5 遠程辦公系統(tǒng)。建立覆蓋全省的網(wǎng)狀遠程公務系統(tǒng)，實現(xiàn)各個檔案部門之間無差別的公務傳遞。遠程辦公系統(tǒng)本著“就低不就高”的原則，以滿足最低公務需要為限，從檔案登記備案、公務通信與內(nèi)部文件交流內(nèi)容入手，并著手檔案信息城域?qū)＞W(wǎng)建設。以期實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的統(tǒng)一和檔案信息有差別的共享利用。實現(xiàn)省級檔案電子政務環(huán)境建設的升級。

2.3 構(gòu)架——省市縣同級分層。省市縣三級網(wǎng)站上都有上下級的超鏈接，從上向下形成樹狀結(jié)構(gòu)。訪問者可以通過河南省檔案信息網(wǎng)訪問18個市的二級市檔案信息網(wǎng)，由此，從上到下實現(xiàn)最基層的某某鄉(xiāng)檔案信息網(wǎng)的瀏覽。在具體的應用上，省市縣各級的檔案信息網(wǎng)都作為一個獨立的單位網(wǎng)站存在。各子網(wǎng)站通過自身的賬戶獨立完成本網(wǎng)站內(nèi)容的發(fā)布、修改、刪除。通過服務器設置每個網(wǎng)站可以使用獨立域名。如www.kfdaj.com就直接訪問到網(wǎng)站群的開封市網(wǎng)站。為了節(jié)省每個單位的域名費用，開通每個站點的二、三級域名應用，如xc.hada.gov.cn(許昌市站)、xcx.xc.hada.gov.cn(許昌縣站)。也是同樣實現(xiàn)同級分層的架構(gòu)。

2.4 步驟——先建站，后建庫，再建遠程辦公，再備份，不斷完善

2.4.1 建站。2011年，建立并開通省、市、縣（區(qū)）三級網(wǎng)站，覆蓋全省18個省轄市和各個縣區(qū)。2012年，向鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）及直屬機關(guān)拓展。目前，共建成開通鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）檔案網(wǎng)站275 個，建成開通縣直單位檔案網(wǎng)站12個，截至目前，建立并開通省、市、縣（區(qū)）、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、縣直機關(guān)站點476個，欄目27個，各類信息10400條，日均上傳信息25條，日最高上傳信息120條；總訪問量突破1000000，日均訪問量為2000，最高日訪問量4200。僅6月訪問網(wǎng)站IP數(shù)就達到23009個。2013年，向省直單位、市直單位、企業(yè)、行政村、社區(qū)居委會等更大范圍及縱深拓展。

網(wǎng)站集群建設中按照國家統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行實施，按照省、市、縣三級統(tǒng)一界面、統(tǒng)一風格、統(tǒng)一管理的模式，建成了以省級檔案網(wǎng)站為中心站，市級檔案網(wǎng)站為重要節(jié)點站，縣區(qū)檔案網(wǎng)站為基層站點的網(wǎng)站集群，在保留各省轄市已經(jīng)建有網(wǎng)站的同時，為河南省內(nèi)所有檔案局館建立了存貯于一個服務器上的網(wǎng)站集群，河南省檔案網(wǎng)站集群實施統(tǒng)一維護與管理。各地市與縣區(qū)級檔案部門只需通過本地終端向位于河南省檔案網(wǎng)站集群中各自站點發(fā)布新聞信息、工作信息、開放檔案目錄、已公開現(xiàn)行文件等內(nèi)容即可。在提供大量實時檔案信息的同時，還大大節(jié)約了網(wǎng)站運營、維護與管理費用，最重要的是，實現(xiàn)了檔案網(wǎng)站集群的主要功能模塊和數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)統(tǒng)一。

2.4.2 建庫。2012年在統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫標準的基礎上，建立“明清”、“民國”、“革命歷史”及“建國”后已開放檔案目錄數(shù)據(jù)庫；建立省、市、縣（區(qū)）三級政府已公開現(xiàn)行文件數(shù)據(jù)庫。截至目前，已上傳檔案館館藏開放檔案目錄40萬條，省、市、縣（區(qū)）的已公開現(xiàn)行文件26587條；2015年，建立“明清”、“民國”、“革命歷史”及“建國”后已開放檔案全文數(shù)據(jù)庫。

2.４.3 遠程公務網(wǎng)建設。在遠程公務網(wǎng)初期覆蓋省市縣三級檔案管理部門的主要科室的基礎上，逐步向鄉(xiāng)（鎮(zhèn)、街道辦事處）和省市縣直基層單位過渡，實現(xiàn)全省檔案管理工作人員全覆蓋。實現(xiàn)省內(nèi)檔案辦公的互聯(lián)互通。截至目前，已覆蓋省檔案局各個處室，并在1個省轄市開通試點，進行了網(wǎng)絡遠程辦公試運行，試點包括市縣（區(qū)）鄉(xiāng)（鎮(zhèn)、街道辦事處）所有檔案工作者。

2.4.4 備份。2013年在2012年的基礎上，著手建立電子文件及檔案目錄備份中心和若干地區(qū)鏡像站。作為記憶工程的展示平臺，2015年，建立檔案全文備份中心。

2.4.5 完善。2012年針對一些市縣檔案、黨史辦、地方志合一的局，為這些單位設計與其全面工作相應的欄目，增加了“紅色記憶”等欄目；2014年，對已經(jīng)完成的項目不斷進行完善，爭取實現(xiàn)預期的設計建設目標。加快新的構(gòu)想和規(guī)劃，加速檔案城域?qū)＞W(wǎng)建設。形成從網(wǎng)站到信息資源中心過渡，逐步向統(tǒng)一網(wǎng)絡中心邁進。

3 結(jié)語

河南檔案信息網(wǎng)站集群的建成從一個側(cè)面證實了這樣一種可能性，在基本技術(shù)條件允許的情況下，實踐行動有時比論證來得更為有效。河南檔案信息網(wǎng)站集群建設遵循著以下路徑：省級修路——搭建網(wǎng)站共享平臺；地方市縣配車——購置計算機硬件；檔案局館備貨——檔案政務信息和館藏檔案的數(shù)字化。普遍缺乏資金與技術(shù)的基層檔案部門可以選擇加入檔案信息網(wǎng)站集群的方式，依托檔案信息網(wǎng)站集群實現(xiàn)信息發(fā)布、宣傳等初級功能；并將主要精力放在館藏檔案數(shù)據(jù)庫的建設上，依照網(wǎng)站統(tǒng)一的標準，努力實現(xiàn)館藏檔案信息資源的優(yōu)化，達到標準后將檔案數(shù)據(jù)及時地分期分批上傳到檔案信息網(wǎng)站集群統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫。已公開現(xiàn)行文件數(shù)據(jù)庫中，通過統(tǒng)一的檢索界面實現(xiàn)同一省級行政轄區(qū)內(nèi)各地方檔案館藏檔案信息與已公開現(xiàn)行文件的共享。同時，也實現(xiàn)省級行政轄區(qū)內(nèi)各地方檔案行政管理的遠程辦公。

河南檔案信息網(wǎng)站集群的建成和正常安全運行，也為其他地區(qū)實現(xiàn)檔案信息化建設的跨越式發(fā)展，提供了一個可以借鑒的范例。

（作者單位：開封市檔案局 來稿日期：2012-06-20）