做好城建檔案收集工作的思考

1 當前城建檔案收集工作存在的問題

在具體實施過程中，經常出現(xiàn)移交的檔案資料不全、遺漏、丟失等現(xiàn)象，給城市的大規(guī)模建設、統(tǒng)一規(guī)劃、實施現(xiàn)代化管理和維護城市安全帶來隱患。

1.1 城建檔案收集工作發(fā)展滯后。個別區(qū)縣建設局檔案管理仍然停留在“一個文件柜”、“一張桌子”、“一個人”手工管理的狀態(tài)下，與快速發(fā)展城鄉(xiāng)建設極不協(xié)調，難以保證城建檔案實現(xiàn)科學管理。

1.2 城建檔案執(zhí)法力量薄弱。按照城建檔案管理辦法，檔案的收繳、催繳是與建筑業(yè)管理部門的聯(lián)合執(zhí)法，但在實際工作中，不同程度受到人員、機制和資金的制約。如城市規(guī)劃、城市建設管理類檔案，由于跨越不同行業(yè)、受行業(yè)法規(guī)的制約，接收工作開展緩慢，對城市安全緊密相關的電力、通信、地下管線等重要工程項目檔案都不能及時接收進館。

1.3 城建檔案收集方式不合理。按照檔案業(yè)務職責的劃分，市委市政府確定的城建重點工程，應當由市一級城建檔案館負責收集管理，但其工程檔案（包括管線工程檔案）受地域、環(huán)境、工程量、工程期限等客觀因素的制約，無法完整及時歸檔。區(qū)縣級城建檔案管理部門又無權實施監(jiān)管，給檔案收集造成困難。

1.4 城建檔案接收范圍劃分過于粗放。在檔案接收時，沒有嚴格執(zhí)行對工程建設項目重要性區(qū)分劃級。很多利用價值不大的小項目、次要項目重復接收進館，不僅大大增加工作量，并帶來檔案堆放場地庫房不夠、檔案的整理、歸檔等諸多問題，給后期的整理利用帶來不便，更使得一部分重要的城建檔案資料混于普通檔案中，不能充分發(fā)揮使用價值。

2 形成上述情況的主要原因

2.1 建設單位對收集的重要性認識不夠。建設單位存在重建設、輕檔案的思想，對建設工程檔案在收集過程中是否齊全、完整、真實等重視不夠，未建立一套規(guī)范的管理機制，來保障建設檔案的完整和齊全。

2.2 城建檔案管理部門業(yè)務指導不及時。造成檔案收集范圍隨意和檔案收集質量的下降。

2.3 相關部門協(xié)調管理待加強。建設行政管理部門和有關部門未能積極參與城建檔案的產生、收集過程，工程備案和檔案進館之間脫節(jié)，出現(xiàn)疏漏。

2.4 工程施工單位的檔案管理人員專業(yè)水平有待加強。建設單位的工程資料收集大多是由施工員來兼職，對城建檔案的建立、整理的水平較低。

3 改進的具體措施

3.1 廣泛宣傳，提高認識。城建檔案部門通過報紙、電視、召開會議、舉辦講座等多種手段和形式，開展學習宣傳活動。各級領導要充分認識城建檔案的重要性，切實加強對城建檔案工作的領導，把城建檔案工作列入領導工作的議事日程，加強督促、檢查和指導。

3.2 加強執(zhí)法力度，改變收集途徑。積極督促政府完善城建檔案管理的規(guī)章，建立由建筑業(yè)管理部門、城市行政執(zhí)法部門和城建檔案主管部門組成的聯(lián)合執(zhí)法體制，形成相對固定的管理隊伍，適時開展形式多樣的聯(lián)合執(zhí)法活動，確保城建檔案及時全面接收。

改變收集途徑。一是主動收集。城建檔案館通過服務咨詢、技術指導、現(xiàn)身說法等形式，促使建設單位愿意把檔案交送進館。二是強制收集。以城市建設檔案的法律法規(guī)為依據(jù)，強制性地將檔案收進館。三是協(xié)議收集。城建檔案館與建設單位簽訂建設工程項目檔案報送責任書，協(xié)議收集。

3.3 有所側重，提高收集質量。一是從源頭抓起，加強檔案業(yè)務指導和服務。采取多種形式，培訓建設單位檔案管理人員，提高業(yè)務水平。二是進一步做好重點工程建設前、建設中和建設后的跟蹤管理、指導和服務工作，制定工程技術檔案編制辦法，依法及時地把城建檔案接收進館。三是加快城建檔案信息化建設，對城建檔案信息盡快進行數(shù)字化處理，建立全文檔案信息數(shù)據(jù)庫，為社會公眾服務。

3.4 加強溝通協(xié)調，建立多部門監(jiān)管機制。加強與有關職能部門的溝通，加強與各部門之間的信息交流，特別是請規(guī)劃、建管等部門共同參與管理和監(jiān)督城建檔案的收集工作。在工程實施的各個環(huán)節(jié)中，注意做好針對性的工作。初期要求建設單位簽訂檔案管理責任書，明確檔案管理責任和義務；中后期落實好新報建項目的檔案確認制度、辦理房產證時的檔案認可文件備查制度等，實行建設工程檔案合格證制度，確保建設工程檔案完整、系統(tǒng)地移交進館。

（作者單位：周口市城鄉(xiāng)規(guī)劃建設檔案館 來稿日期：2012-06-18）