檔案信息化建設(shè)不足與對(duì)策

1 檔案信息化建設(shè)存在的主要不足

1.1 軟件開發(fā)多頭現(xiàn)象還比較嚴(yán)重。一是上級(jí)機(jī)關(guān)開發(fā)的軟件往往不能滿足下級(jí)機(jī)關(guān)的實(shí)際工作需要，單靠行政手段予以推廣，而下級(jí)機(jī)關(guān)為滿足本單位的工作需要自行開發(fā)軟件，其個(gè)性有余，共性不足，缺乏標(biāo)準(zhǔn)；二是一個(gè)單位運(yùn)用多套系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，技術(shù)上難以解決數(shù)據(jù)整合，造成操作人員重復(fù)勞動(dòng)，檔案信息收集整理困難重重。存在上述現(xiàn)象的原因：一是缺乏詳細(xì)明確的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施細(xì)則，使軟件開發(fā)工作混亂無(wú)序；二是缺乏權(quán)威機(jī)構(gòu)牽頭，造成軟件開發(fā)重復(fù)和浪費(fèi)。

1.2 部門重視程度存在不平衡。業(yè)務(wù)部門對(duì)檔案信息化建設(shè)的態(tài)度還存在可有可無(wú)的想法，在軟件開發(fā)過(guò)程中，部分同志還存在“等和靠”的想法，不肯在提供需求和測(cè)試中付出太多精力。技術(shù)部門的軟件開發(fā)隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，人力不充分，不能及時(shí)解決系統(tǒng)使用中發(fā)現(xiàn)的不足，及時(shí)加以完善。檔案管理部門因人員、經(jīng)費(fèi)等原因，只能忙于日常工作，難以在宏觀上積極引導(dǎo)。

1.3 復(fù)合型人才不足。目前，既懂技術(shù)，又懂業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才不多，信息化建設(shè)往往需要人才合作才能完成，工作中，由于溝通困難消耗精力比較大，影響工作效率。就檔案信息化建設(shè)而言，要選拔和培養(yǎng)具備精通檔案管理專業(yè)、熟悉本單位業(yè)務(wù)流程、掌握基本的計(jì)算機(jī)管理知識(shí)，能準(zhǔn)確提供軟件開發(fā)需求，與計(jì)算機(jī)專業(yè)人員能熟練溝通、有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和較強(qiáng)的事業(yè)心的檔案管理干部。

1.4 檔案信息安全保障體系還有待完善。需要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全；需要加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效；需要把檔案信息轉(zhuǎn)存到檔案專用服務(wù)器，實(shí)行物理隔離。需要有數(shù)據(jù)異地備份；需要在利用檔案信息資源和信息化處理過(guò)程中提高信息安全意識(shí)，防止失密、泄密的發(fā)生。

2 相應(yīng)對(duì)策

2.1 總體規(guī)劃，分步實(shí)施。國(guó)家檔案局2002年發(fā)布的《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中提出，檔案信息化是以資源建設(shè)為核心、信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)、信息法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)為保障的綜合體系，是一個(gè)很復(fù)雜的系統(tǒng)工程，絕非輕而易舉。需要資金，需要人才。我們要科學(xué)地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，首先，必須對(duì)其有一個(gè)基本正確的認(rèn)識(shí)，這樣，才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時(shí)間等方面造成不必要的損失。我們要認(rèn)真分析研究，按照信息化總體目標(biāo)和階段要求，著手調(diào)研、制定未來(lái)的檔案信息化建設(shè)目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃，使檔案信息化與服務(wù)單位信息化保持同步發(fā)展。同時(shí)，要清醒地認(rèn)識(shí)到，檔案信息化不是一蹴而就的，必須制訂詳細(xì)、周全的實(shí)施方案，分批分階段地實(shí)現(xiàn)。

2.2 突出重點(diǎn)，務(wù)求實(shí)效。當(dāng)前。檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)應(yīng)放在電子文件的管理上。這樣。有利于把數(shù)字檔案信息資源建設(shè)前移至文件形成部門。對(duì)庫(kù)藏檔案的數(shù)字化要防止急于求成、片面追求結(jié)果、淡化過(guò)程、對(duì)困難估計(jì)不足的傾向。國(guó)家檔案局2002年發(fā)布《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》后，各地都在加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。因此，我們要立足單位實(shí)際，對(duì)于文書檔案、聲像檔案等通用性檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)，要在引進(jìn)成熟軟件的基礎(chǔ)上，主要做好與現(xiàn)有辦公軟件的數(shù)據(jù)接口工作。充分利用辦案軟件推廣的契機(jī)，進(jìn)一步做好需求調(diào)研工作，力爭(zhēng)探索出業(yè)務(wù)檔案信息化的新路。

2.3 規(guī)范流程，強(qiáng)化服務(wù)。檔案信息化首要前提是檔案管理工作自身流程的規(guī)范化，對(duì)于不適應(yīng)、不符合實(shí)際的堅(jiān)決予以整改。要引進(jìn)國(guó)際、國(guó)內(nèi)檔案管理的先進(jìn)方法，對(duì)照提高，保持單位檔案管理工作的活力。同時(shí)，要轉(zhuǎn)變工作理念，從傳統(tǒng)的“保管”上升到“服務(wù)”的理念。明確信息資源關(guān)鍵在于利用，否則，再好的信息化技術(shù)手段都是“擺設(shè)”。要先從服務(wù)內(nèi)部管理做起，充分發(fā)揮局域網(wǎng)快速、便捷的效能，建立內(nèi)部的檔案應(yīng)用服務(wù)平臺(tái)；也要未雨綢繆，提前考慮檔案信息化的公眾服務(wù)等功能的設(shè)計(jì)，真正發(fā)揮檔案信息化的效應(yīng)。

2.4 多方籌措，加強(qiáng)保障。一是機(jī)制保障。要將檔案信息化作為單位信息化領(lǐng)導(dǎo)小組工作會(huì)議的常設(shè)議題，進(jìn)行專項(xiàng)研究落實(shí)。要把檔案信息化工作的指標(biāo)要求納入年度考核范圍，明確檔案信息化工作、建設(shè)的重要內(nèi)容，明確具體負(fù)責(zé)人，各方齊抓共管，共同推進(jìn)。二是經(jīng)費(fèi)保障。要積極爭(zhēng)取財(cái)政支持，以財(cái)力立項(xiàng)、信息化資助項(xiàng)目等多種形式申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)。同時(shí)，在每年信息化專項(xiàng)資金中，確定一定的比例投入檔案信息化工作，確保此項(xiàng)工作健康、穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。三是人才保障。適時(shí)引進(jìn)檔案專業(yè)人才，為檔案信息化提供必要的人力資源和智力支持。

（作者單位：河南省范縣檔案局 來(lái)稿日期：2012-06-20）