高校遠(yuǎn)程查檔的探索與思考

張倩倩

摘 要：探索信息技術(shù)條件下的遠(yuǎn)程查檔是當(dāng)前高校提升檔案管理水平、降低查詢成本的重要舉措，在當(dāng)前高校檔案工作發(fā)展中具有十分積極的意義。在遠(yuǎn)程查檔實(shí)踐過程中存在各種問題，通過分析當(dāng)前遠(yuǎn)程查檔的特點(diǎn)及存在的問題，并對遠(yuǎn)程查檔過程中涉及的資金、制度、人員培訓(xùn)等方面提出了解決方法，對我國高校遠(yuǎn)程查檔提供一定指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：遠(yuǎn)程查檔;探索;思考

高校檔案涉及師生及學(xué)校管理過程中的多方面信息，包含學(xué)籍、學(xué)校行政、人事、財(cái)務(wù)、基建等方面信息，關(guān)系到畢業(yè)生的就業(yè)、深造、落戶，為教師的晉升提供依據(jù)，是學(xué)校日常管理過程中的重要體現(xiàn)[1]。

隨著科技水平的不斷進(jìn)步以及人們對檔案信息管理要求的不斷提高，原理單純依靠紙質(zhì)版的檔案資料以及線下進(jìn)行資料填寫的方式難以滿足人們的要求，因此遠(yuǎn)程查檔檔案管理發(fā)展的必然。目前已有城域網(wǎng)、局域網(wǎng)等應(yīng)用于民生檔案的查詢[2]。部分地區(qū)還建有數(shù)據(jù)檔案中心，將有價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)保管利用[3]。高校作為社會(huì)知識(shí)密集型場所，應(yīng)率先推廣實(shí)踐遠(yuǎn)程查檔管理服務(wù)。在當(dāng)前，開展遠(yuǎn)程查檔是解決目前高校檔案管理中服務(wù)效率不高、查詢成本高、受時(shí)間與空間的限制等核心問題的關(guān)鍵，因此開展遠(yuǎn)程查檔的問題分析及措施研究在當(dāng)前高校檔案工作中具有十分重要意義。

1 遠(yuǎn)程查檔的特點(diǎn)

1）安全保密。數(shù)據(jù)泄露事件在我們身邊時(shí)常發(fā)生，比如QQ被盜，銀行卡盜刷，都是我們自身信息泄露以及操作不當(dāng)導(dǎo)致的，因此對于數(shù)據(jù)的安全保密工作十分重要，需要保證數(shù)據(jù)使用的正確性。而遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)具有加密技術(shù)保護(hù)傳輸過程的安全保密性，并且會(huì)進(jìn)行隨機(jī)賬號(hào)密碼以及使用身份的動(dòng)態(tài)認(rèn)證，不管是客戶端還是市場端均需要進(jìn)行認(rèn)證才能使用，極大程度的保證了使用數(shù)據(jù)的安全保密性。

2）方便快捷。遠(yuǎn)程查檔不受時(shí)間和地區(qū)上的限制，不管是居家還是出國都可以通過與數(shù)據(jù)庫的連接而進(jìn)行數(shù)據(jù)的查找，極大節(jié)省了路途的時(shí)間，實(shí)現(xiàn)信息查找的快捷化。

3）節(jié)約成本。遠(yuǎn)程查檔大大減少了資源的浪費(fèi)，延長了信息的使用年限。對于電子資源來說，不管是保存多少年都是可以的，同時(shí)查閱方便，不會(huì)造成紙質(zhì)查詢上人力物力的浪費(fèi)，工作效率也得到了提升。

4）實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程打印。遠(yuǎn)程查檔既可以對遠(yuǎn)端的信息進(jìn)行查看，也可以將遠(yuǎn)端傳輸?shù)奈募M(jìn)行實(shí)時(shí)打印查看，節(jié)約了時(shí)間成本。對于信息的傳送只需要上傳到遠(yuǎn)程查檔平臺(tái)就可以完成，減少人力的浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)人力的合理分配，數(shù)據(jù)信息的使用也快速高效。

5）管理運(yùn)營簡單。遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)由于具備低網(wǎng)絡(luò)水平下的運(yùn)行能力，因此無需進(jìn)行專人負(fù)責(zé)管理制度，資料查檔結(jié)束后即可關(guān)閉，使用時(shí)進(jìn)行開啟，即使使用人數(shù)較多也不會(huì)造成數(shù)據(jù)崩潰，因此運(yùn)營簡單，操作方便。

2 遠(yuǎn)程查檔的問題

由于遠(yuǎn)程查檔是通過數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)而建立起來的，那么就難免會(huì)因?yàn)閿?shù)據(jù)量大，操作不當(dāng)，網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定問題而出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰，遠(yuǎn)程查檔管理體系中存在以下一些問題：

1）管理人員信息處理能力不足。作為遠(yuǎn)程查檔的工作人員應(yīng)具備專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和能力，懂得如何運(yùn)營數(shù)據(jù)傳輸與使用才能更好的服務(wù)于系統(tǒng)，由于當(dāng)前社會(huì)大發(fā)展的背景下，這類工作沒有形成教學(xué)科目傳授給學(xué)生，還有一方面是對于使用者而言，每一個(gè)完整的遠(yuǎn)程查檔網(wǎng)絡(luò)雖不用專門進(jìn)行管理，但也要由管理人員每天檢查運(yùn)行穩(wěn)定和安全程度，若長期忽視就容易導(dǎo)致遠(yuǎn)程查檔問題的出現(xiàn)。

2）缺乏團(tuán)結(jié)協(xié)作和資源共享意識(shí)。每一個(gè)遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)的管理都有統(tǒng)一的團(tuán)隊(duì)和指揮，這樣能夠保證遇到問題時(shí)快速高效的解決，對于遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)的管理人員也是如此，需要與系統(tǒng)維護(hù)人員、數(shù)字化公司經(jīng)常溝通及時(shí)解決問題。

3）經(jīng)濟(jì)支出大。遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)并非一蹴而就的，需要不斷的錄入數(shù)據(jù)，保存資源，漸漸的才能形成規(guī)模。這就需要大量的人力，人力成本的增加也就導(dǎo)致財(cái)力費(fèi)用的上漲，因此需要持續(xù)的經(jīng)費(fèi)投入以維系數(shù)據(jù)庫的更新與升級。

4）遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)管理方式單一。遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)管理仍采用傳統(tǒng)考核制度管理的方法進(jìn)行，由于管理方式單一，從而造成的問題如員工獨(dú)立解決問題導(dǎo)致效率低下，問題上報(bào)模糊導(dǎo)致解決拖延，不協(xié)作等問題。遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)的管理人員與其他的部門不同，遠(yuǎn)程查檔工作需要充分體現(xiàn)團(tuán)隊(duì)意識(shí)和合作能力，才能保證信息傳輸正確、時(shí)效快且一致。

3 遠(yuǎn)程查檔中問題的思考

當(dāng)前，高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)模式尚處于探索階段，在理論和實(shí)踐方面存在許多可以改進(jìn)的地方，通過對問題的分析，提出以下幾點(diǎn)思考。

1）保障經(jīng)費(fèi)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。遠(yuǎn)程查檔對于促進(jìn)和提升高校檔案管理及利用水平具有重要作用，應(yīng)當(dāng)早日建立起全國或地區(qū)統(tǒng)一的經(jīng)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，高校應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)保證持續(xù)地財(cái)政投入，同時(shí)建立統(tǒng)一的經(jīng)費(fèi)考核制度、?？顚Ｓ谩?/p>

2）完善制度，規(guī)范遠(yuǎn)程查檔工作流程。統(tǒng)一的制度是遠(yuǎn)程查檔順利運(yùn)行的基礎(chǔ)。制度化的遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)會(huì)更加規(guī)范，每個(gè)使用者也都很清晰的知道自己該怎樣做，下一步是什么，怎樣利用資源，使遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)更加健康的發(fā)展。目前并未有完善的制度對信息共享進(jìn)行科學(xué)統(tǒng)籌[4]。遠(yuǎn)程查檔制度應(yīng)明確遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)、工作流程及操作方式、系統(tǒng)維護(hù)及管理責(zé)任人、人員培訓(xùn)、保密要求、問題處理等內(nèi)容。

3）統(tǒng)一培訓(xùn)，定期交流。檔案管理人員對館藏偏重于保管輕于利用。缺少主動(dòng)性[5]。對于遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)的管理工作人員應(yīng)該進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)和定期交流，從而幫助管理人員提高專業(yè)能力，開擴(kuò)視野，孰知新的操作技術(shù)和維護(hù)方式，從而適應(yīng)不斷改進(jìn)的遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)，并在此系統(tǒng)上采取交流機(jī)制，共同對遠(yuǎn)程查檔中的問題進(jìn)行充分探討，促使問題得到有效解決，以滿足不同程度人們對于遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)的需求。

4）持續(xù)的系統(tǒng)維護(hù)。隨著遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)的發(fā)展，會(huì)有越來越多的信息資源納入其中，可利用和查找的資源越來越豐富，此時(shí)對于系統(tǒng)的承載力的要求很高，同時(shí)上線查找資料的人數(shù)多了，若是系統(tǒng)癱瘓，必定會(huì)影響用戶的使用效果。因此，持續(xù)的系統(tǒng)維護(hù)顯得很有必要。一是作為遠(yuǎn)程查檔的管理人員，應(yīng)該具備發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)問題的前瞻眼光，具備防患于未然的能力以及出現(xiàn)問題短時(shí)間恢復(fù)正常秩序的能力，這樣才能保證遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)的安全穩(wěn)定。二是遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)應(yīng)有長期穩(wěn)定的資金流，保證系統(tǒng)的開發(fā)計(jì)劃不會(huì)因?yàn)橘Y金鏈斷開而中斷，在穩(wěn)定的系統(tǒng)和長期的資金鏈維持下，不斷完善遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)，使其更好服務(wù)于全體社會(huì)。

4 總結(jié)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，遠(yuǎn)程查檔必然是未來檔案管理的必由之路。高校作為人才和知識(shí)的密集地，不僅具備遠(yuǎn)程查檔的條件，更應(yīng)在遠(yuǎn)程查檔推廣和應(yīng)用中起到帶頭示范作用。當(dāng)前，在遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)的建設(shè)、使用維護(hù)過程中遇到種種問題，但相信，這些問題會(huì)隨著不斷實(shí)踐過程中得到解決。在將來，我們也要帶著對遠(yuǎn)程查檔的思考更好的發(fā)現(xiàn)其中的不足之處，使其更好服務(wù)生活，讓生活更加快捷高效。

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