農(nóng)業(yè)種子科技檔案的信息化建設(shè)探討

李佳麗 王廣新

摘 要：現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展延伸了檔案事業(yè)價(jià)值鏈，改變了檔案管理內(nèi)容、目標(biāo)、重心和方式，檔案信息化成為時(shí)代熱詞和檔案學(xué)研究的重點(diǎn)。具體到農(nóng)業(yè)種子科技檔案領(lǐng)域，做好農(nóng)業(yè)種子科技檔案細(xì)膩阿虎建設(shè)，進(jìn)一步對(duì)不同種類(lèi)的種子檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，能夠提升農(nóng)業(yè)種子科技檔案的利用效益，彰顯農(nóng)業(yè)種子科技檔案在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、農(nóng)業(yè)科研中的價(jià)值。文章就農(nóng)業(yè)種子科技檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義進(jìn)行分析，指出當(dāng)先信息化建設(shè)中存在的不足，借鑒相關(guān)理論提出自己的建議，旨在進(jìn)一步提升種子管理站檔案服務(wù)能力和創(chuàng)新水平。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)種子;信息化;科技檔案;對(duì)策;現(xiàn)實(shí)意義

1 農(nóng)業(yè)種子科技檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義

1.1 提升檔案管理實(shí)效，為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供科學(xué)依據(jù)

農(nóng)業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)結(jié)構(gòu)的調(diào)整和優(yōu)化背景下，農(nóng)業(yè)種子在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的重要性不斷凸顯。做好農(nóng)業(yè)種子科技檔案信息化建設(shè)工作，將種子質(zhì)量、特性、選育率以及其他重要信息資源記錄在相關(guān)的電子終端，能夠確保相關(guān)的信息資料長(zhǎng)久保存和多次利用[1]。除此之外，注重信息化技術(shù)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久保存的目標(biāo)。信息化社會(huì)，種子管理站要實(shí)現(xiàn)檔案高效管理的目標(biāo)，必須要借助相應(yīng)的信息技術(shù)，提升效率。例如，以數(shù)字化的形式對(duì)農(nóng)業(yè)種子科技檔案進(jìn)行管理，可以減少紙質(zhì)檔案所長(zhǎng)用的物理空間。

1.2 確保農(nóng)業(yè)種子科技檔案的系統(tǒng)性，反作用于農(nóng)業(yè)種子科學(xué)研究

農(nóng)業(yè)種子科研活動(dòng)是一種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，離不開(kāi)對(duì)既往種子科研成果、種子科研數(shù)據(jù)以及其他信息資料的參考和借鑒。農(nóng)業(yè)種子科技檔案是重要的信息憑證，詳細(xì)記錄了既往科研活動(dòng)中的各項(xiàng)信息，能夠?yàn)榭蒲腥藛T提供信息參考、決策咨詢(xún)，幫助科研人員更好地開(kāi)展下一步的科研活動(dòng)[2]。一方面，做好農(nóng)業(yè)種子科研檔案信息化建設(shè)工作，便于檔案管理人員及時(shí)更新與銷(xiāo)毀檔案資源，避免檔案資源堆積。另一方面，做好農(nóng)業(yè)種子科技檔案工作，可以對(duì)不同種類(lèi)的種子科技檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，確保檔案管理的系統(tǒng)性，助力于種子科學(xué)研究?？傮w而言，農(nóng)業(yè)種子科研檔案信息化建設(shè)工作可以避免人力資源、財(cái)力資源和物力資源的浪費(fèi)，最大限度地挖掘檔案價(jià)值。

2 農(nóng)業(yè)種子科技檔案信息化建設(shè)中存在的主要問(wèn)題

2.1 農(nóng)業(yè)種子科技檔案信息化進(jìn)程緩慢

當(dāng)下，部分種子管理站仍然處于“雙軌化”的管理狀態(tài)，對(duì)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案進(jìn)行雙重管理，難以適應(yīng)檔案資料增多的形式。一是種子科技檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢，沒(méi)有及時(shí)對(duì)既往科研活動(dòng)中產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案資源進(jìn)行處理。部分管理站所購(gòu)置的硬件設(shè)施和軟件設(shè)備無(wú)法滿足種子檔案數(shù)字化管理的基本要求，難以快速對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行處理。二是種子科技檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不明確，存在重復(fù)處理、重復(fù)加工、重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象，影響信息化建設(shè)實(shí)效。在缺乏相關(guān)規(guī)章制度的情況下，部分業(yè)務(wù)人員錄入檔案資源的過(guò)程中沒(méi)有按照既定的標(biāo)準(zhǔn)操作，也沒(méi)有將其轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的格式，導(dǎo)致檔案管理人員需要重復(fù)對(duì)其進(jìn)行加工，影響檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性。

2.2 農(nóng)業(yè)種子科技檔案立卷歸檔滯后

一是立卷歸檔的時(shí)限不明確，許多農(nóng)業(yè)種子科技檔案沒(méi)有及時(shí)移交檔案管理部門(mén)，檔案管理人員無(wú)法及時(shí)錄入檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案更新緩慢[3]。二是云計(jì)算技術(shù)、自然語(yǔ)言搜索技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用度不高，許多自動(dòng)化的數(shù)據(jù)分析模型、算法模型沒(méi)有建立，難以對(duì)科研活動(dòng)中產(chǎn)生的科研信息直接錄入和同步，需要檔案管理人員手工錄入。

2.3 尚未建立相關(guān)的農(nóng)業(yè)種子科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

當(dāng)下，部分種子管理站尚未建立農(nóng)業(yè)種子科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，無(wú)法將“死檔案”變成“活資訊”，難以朝著“知識(shí)管理”“智庫(kù)管理”的方向發(fā)展。一是缺乏可供參考的借鑒，檔案管理人員不知從何入手開(kāi)展相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作。二是OA辦公系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)之間存在數(shù)據(jù)壁壘，大量與種子科研相關(guān)的信息資源無(wú)法實(shí)現(xiàn)同步、共享，影響數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)效率。三是種子科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的使用權(quán)限、管理權(quán)限不明，存在保密風(fēng)險(xiǎn)和使用風(fēng)險(xiǎn)。部分地區(qū)種子管理站雖然建立了種子科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，但沒(méi)有明確相關(guān)的權(quán)責(zé)，導(dǎo)致檔案資源在管理和使用過(guò)程中出現(xiàn)無(wú)序化的問(wèn)題。

3 農(nóng)業(yè)種子科技檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1 推進(jìn)農(nóng)業(yè)種子科技檔案信息化進(jìn)程，夯實(shí)信息化建設(shè)基礎(chǔ)

為了更好地解決人力資源與檔案資源失衡的問(wèn)題，適應(yīng)檔案資源不斷增多的形勢(shì)，必須要推進(jìn)農(nóng)業(yè)種子科技檔案信息化進(jìn)程。一是要結(jié)合種子管理站實(shí)際需求采購(gòu)相應(yīng)的微縮相機(jī)、高速掃描儀、格式轉(zhuǎn)化軟件、格式處理軟件以及檔案管理軟件，確保能夠盡快將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式。二是要建立《農(nóng)業(yè)種子科技檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》等相關(guān)的規(guī)章制度，明確信息化建設(shè)的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和流程，提升信息化建設(shè)的規(guī)范性和科學(xué)性。

3.2 做好種子科技檔案立卷歸檔工作，保障實(shí)效性

信息化環(huán)境下，農(nóng)業(yè)種子科技檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)在檔案管理系統(tǒng)中立卷，并歸入相關(guān)的版塊。一方面，從檔案更新的角度來(lái)看，隨著農(nóng)業(yè)種子科研檔案活動(dòng)深入推進(jìn)，部分失效檔案資源需要被銷(xiāo)毀。為此，種子管理站應(yīng)明確信息移交時(shí)限和錄入時(shí)限，確保檔案管理人員能夠及時(shí)銷(xiāo)毀失效檔案，錄入最新的檔案資源，提升檔案資源的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。另一方面，將云計(jì)算技術(shù)、自然語(yǔ)言搜索技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)融入種子科技檔案管理中，建立相關(guān)的數(shù)據(jù)分析模型、算法模型，實(shí)現(xiàn)“一次處理，多次使用”的目標(biāo)，進(jìn)而提升檔案管理實(shí)效。

3.3 推動(dòng)農(nóng)業(yè)種子科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，充分發(fā)揮農(nóng)業(yè)種子科技檔案價(jià)值

信息化社會(huì)，推動(dòng)農(nóng)業(yè)種子科技檔案信息化的目標(biāo)絕不僅僅是為了提升信息資源整合能力，更是為了幫助農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，發(fā)揮檔案價(jià)值。一是要強(qiáng)化在數(shù)據(jù)庫(kù)領(lǐng)域的培訓(xùn)，幫助檔案管理人員科學(xué)認(rèn)識(shí)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作，推動(dòng)檔案管理工作朝著數(shù)據(jù)化、智能化、共享化的方向發(fā)展。二是要進(jìn)一步打通OA辦公系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)壁壘，便于科研人員、檔案管理人員以及其他人員在既有權(quán)限范圍內(nèi)錄入相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)信息，提升種子管理站整體的信息管理效率。三是要明確種子科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的使用權(quán)限、管理權(quán)限，避免出現(xiàn)泄密安全事件。種子管理站可以通過(guò)規(guī)章制度的方式對(duì)相關(guān)的流程、內(nèi)容、使用權(quán)限、管理權(quán)限加以明確，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。

4 結(jié)束語(yǔ)

近幾年來(lái)，數(shù)據(jù)鏈、數(shù)據(jù)庫(kù)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能……不斷出現(xiàn)在媒體報(bào)道、學(xué)術(shù)研究以及實(shí)務(wù)工作當(dāng)中，圍繞農(nóng)業(yè)種子科技檔案管理的話題也不斷豐富。農(nóng)業(yè)種子科技檔案來(lái)源于農(nóng)業(yè)種子科學(xué)研究以及其他農(nóng)業(yè)科技活動(dòng)，是種子信息的結(jié)合體，對(duì)我國(guó)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)與農(nóng)業(yè)科研具有重要的意義。過(guò)去一段時(shí)間內(nèi)，部分種子管理站存在“重科研工作，輕檔案管理”的現(xiàn)象，導(dǎo)致農(nóng)業(yè)科研檔案信息化進(jìn)程緩慢。故此，相關(guān)人員必須要轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立創(chuàng)新思維，推動(dòng)農(nóng)業(yè)種子科技檔案信息化建設(shè)步伐。具體而言，一是要推進(jìn)農(nóng)業(yè)種子科技檔案信息化進(jìn)程，夯實(shí)信息化建設(shè)基礎(chǔ);二是要做好種子科技檔案立卷歸檔工作，保障實(shí)效性;三是要推動(dòng)農(nóng)業(yè)種子科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，充分發(fā)揮農(nóng)業(yè)種子科技檔案價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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